企業(yè)檔案編研工作的實(shí)踐與體會

白淑祥

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)管理經(jīng)營過程中形成的真實(shí)歷史記錄，對企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)有參考依據(jù)和憑證作用。企業(yè)檔案編研工作則是指檔案部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理的實(shí)際，通過編研的形式對利用頻率高、參考價(jià)值大的，對領(lǐng)導(dǎo)決策有依據(jù)作用的企業(yè)檔案信息進(jìn)行分析、提煉、集合，形成針對性強(qiáng)、實(shí)用價(jià)值大的編研成果，是經(jīng)驗(yàn)的積累與聚集，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部、職工所利用。經(jīng)過實(shí)踐，檔案編研工作因提供的檔案內(nèi)容系統(tǒng)豐富，使用廣泛，服務(wù)方式主動，節(jié)省查閱時(shí)間而越來越受到推崇，被認(rèn)為是深化檔案利用工作的一種重要手段。

一、企業(yè)檔案編研對企業(yè)管理的意義

企業(yè)檔案編研不僅可以把企業(yè)分散的檔案資源加以歸類集中整合，轉(zhuǎn)化為可共享的信息、知識資源，從而為企業(yè)管理提供理論依據(jù)，而且企業(yè)檔案編研工作也是企業(yè)自身發(fā)展和文化建設(shè)的需要，是企業(yè)文化管理的重要組成部分。更重要的是企業(yè)檔案編研工作由于涉及范圍寬、應(yīng)用價(jià)值大，可以直接體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的管理水平。

二、企業(yè)檔案編研實(shí)踐中的具體做法

通過幾年來的工作實(shí)踐，筆者所在單位在實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案綜合管理的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮廣大干部、職工和工程技術(shù)人員的集體智慧，采取多種渠道和形式，根據(jù)利用者的不同層次和需求，編寫了多種編研成果。在探索企業(yè)檔案編研方面，大致有以下四種做法：

（一）領(lǐng)導(dǎo)編研。即由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要，提出具體要求，專門編研。這個(gè)方法在實(shí)踐中往往是先由領(lǐng)導(dǎo)提出某個(gè)問題，再由檔案工作人員根據(jù)這個(gè)問題把不同時(shí)間產(chǎn)生的文件材料逐項(xiàng)查找齊全，并把主要問題和事件摘列出來，匯編成冊交由領(lǐng)導(dǎo)審閱以解決問題。

（二）聯(lián)合編研。即由檔案工作人員和業(yè)務(wù)部門合作進(jìn)行編研。由于檔案工作人員對本單位業(yè)務(wù)專業(yè)知識的認(rèn)知范圍有限，缺乏必要的感性材料，獨(dú)立完成編研工作尚有一定的難度，這就需要和業(yè)務(wù)部門聯(lián)合進(jìn)行編研，充分聽取他們的意見建議，最后再由檔案工作人員整理成冊。

（三）獨(dú)立編研。即由檔案室自己獨(dú)立完成編研。這個(gè)方法適用于一些資料性強(qiáng)、專業(yè)不突出、技術(shù)難度不大，可以通過檔案工作人員自己加工、整理的編研題材。這類加工任務(wù)，只要適當(dāng)?shù)姆诸悺⒓?、抄錄或校對，無需作更多的著述，通過編輯成冊，便于管理和利用。

（四）專題編研。這是針對年代久遠(yuǎn)、歷史清楚、涉及面廣的專著而采取的一種形式，這些編研課題涉及政治、經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)等領(lǐng)域。這種方法工作量較大，一般需要專門抽調(diào)人員進(jìn)行專題編研，并查閱大量的檔案資料，借鑒許多編研材料，以求形成一個(gè)全面、精練的編研成果。

三、企業(yè)檔案編研工作的幾點(diǎn)體會

（一）多方聯(lián)動形成檔案編研工作合力。在企業(yè)檔案編研力量薄弱的條件下，僅憑幾個(gè)專職檔案人員孤軍奮戰(zhàn)是不夠的，檔案人員不可能也沒必要成為無事不通的多面手。在具體編研過程中，只有主動爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，發(fā)揮和調(diào)動企業(yè)內(nèi)部各部門的積極性，才能靈活機(jī)動地做好檔案編研工作。這樣做，既可避免檔案部門因人力所限給編研帶來的被動局面，又可帶動檔案工作其他環(huán)節(jié)的科學(xué)管理。

（二）服務(wù)企業(yè)，發(fā)揮檔案編研工作職能。編研工作改變了檔案利用工作中普遍存在的提供原始檔案利用的局面，提供的是系統(tǒng)化的經(jīng)過科學(xué)整理的編研成果，方便了利用者。解決了利用者通常按問題查找所需檔案，盡管査找了很多不同年代的案卷，還不一定查得全的問題。我們所做的編研工作是按照題目收集資料，把不同案卷里有關(guān)同一個(gè)問題的檔案集中在一起，為利用者提供便捷的服務(wù)，以滿足利用者的需求，縮短檔案服務(wù)與企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的距離。

（三）平衡供需體現(xiàn)檔案編研工作特色。在企業(yè)改革和發(fā)展的新形勢下，做好檔案編研工作是盤活檔案信息資源，讓檔案更好地服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)的重要舉措。實(shí)際工作中，一方面是檔案中還有大量的信息沒被利用，另一方面是利用者沒有大量的時(shí)間去查詢檔案原件，這個(gè)信息的需求矛盾可以通過我們編研工作來解決。檔案人員熟悉檔案，因此，可以根據(jù)利用者的需要，編制出各種匯編，滿足利用者的需要。

（四）提高企業(yè)檔案編研人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)檔案編研還是一項(xiàng)繁瑣、艱巨的工作，這要求檔案人員要“坐得住、鉆得進(jìn)”?！白米　本褪且ぬ?shí)實(shí)坐下來，一字一句翻閱檔案，查找資料，研究問題?！般@得進(jìn)”是檔案編研人員圍繞特定的主題，集中全力作縱向發(fā)掘，全面掌握與主題相關(guān)的檔案內(nèi)容，以“深”取勝，以“專”見長。另外，企業(yè)也可以通過組織系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作人員檔案編研的能力和水平。

（五）尊重企業(yè)檔案編研工作的文化屬性。企業(yè)檔案編研工作應(yīng)該放在企業(yè)文化建設(shè)和文化管理的范疇之中。企業(yè)檔案部門對企業(yè)各類文化材料進(jìn)行集中統(tǒng)一的收藏、整理、保管與提供利用的過程，就是企業(yè)文化建設(shè)不斷積累、傳承和發(fā)展的過程。檔案編研可以提煉并形成企業(yè)文化，對內(nèi)可以增強(qiáng)員工的凝聚力、自豪感、責(zé)任感和使命感，對外可以顯示企業(yè)核心文化，提升企業(yè)的知名度，為企業(yè)在市場競爭中處于更加有利的地位打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（六）創(chuàng)新是做好企業(yè)檔案編研工作的生命線。要求每個(gè)企業(yè)都能搞好企業(yè)檔案編研工作，搞出獨(dú)具特色的編研成果并不是一件輕而易舉的事情。尤其檔案工作長期以來深受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)舊體制的束縛，致使部分檔案人員形成了較為頑固的思維定式和編研工作模式。新形勢下必須摒棄一切舊的思想包袱，創(chuàng)新思維、更新理念，才能開拓企業(yè)檔案編研工作的新思路、新局面。

總之，企業(yè)檔案編研作為檔案信息開發(fā)的重要形式，必須把編研的重點(diǎn)定位在為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)上，只有這樣才能多方位、多渠道地開展新時(shí)代檔案編研工作，主動把編研材料送到需要者手中。這是搞活企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的一條捷徑，能充分體現(xiàn)出檔案工作綜合性、多層性、廣闊性的獨(dú)特魅力。