新形勢下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑分析

鄭藝

【摘要】信息化時代，信息是重要的資源，檔案作為信息的重要來源，使各行業(yè)發(fā)展過程中對檔案管理工作越發(fā)重視，辦公室檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在這種新形勢下，需要針對辦公室檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并創(chuàng)新策略，提高辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資源的開發(fā)利用。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案;檔案管理;問題;創(chuàng)新途徑

作為一個機(jī)構(gòu)的中樞大腦——辦公室對整個單位的管理有著非常重要的作用，發(fā)出正確指令，整體機(jī)構(gòu)運(yùn)作的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化可以使一個單位有機(jī)運(yùn)行。檔案是地勘單位的重要信息，是記錄歷史的重要載體，對于地勘單位而言，辦公室作為綜合管理部門，檔案管理是其中較為關(guān)鍵的一項(xiàng)職能，需要在實(shí)際工作中針對單位各項(xiàng)重要?dú)v史事件、重要工作內(nèi)容和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行記錄、收集和保管，從而為單位發(fā)展提供重要的資料。隨著檔案工作作用的不斷凸顯，檔案管理工作中需要積極對管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，以此來提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮檔案信息資源的重要價(jià)值。

一、新形勢下辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）對辦公室檔案管理工作重視度不夠。由于大部分單位領(lǐng)導(dǎo)覺得辦公室檔案管理工作屬于常規(guī)性工作，不會給單位帶來具體的經(jīng)濟(jì)收益，對于提升單位社會形象也沒有多大幫助，在這種錯誤思想影響下，對于辦公室檔案管理工作投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)費(fèi)缺乏，檔案管理人員在實(shí)際工作中存在得過且過的心理，這必然會影響辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）缺乏完善的辦公室檔案管理制度。在實(shí)際辦公室檔案管理工作中，需要具備一套適應(yīng)本單位的、完善的檔案管理制度，明確檔案工作人員崗位職責(zé)，在文件的收集、整理、利用、銷毀等重要環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化，做到收集齊全、分類合理、歸檔及時。從而實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)化。在實(shí)際辦公室檔案管理工作中，仍有部分單位沒建立健全檔案重審制度，這就導(dǎo)致辦公室檔案管理工作缺乏規(guī)范性，時間一長，導(dǎo)致辦公室檔案管理混亂和無序。

（三）檔案管理信息化水平低。目前形成的檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，信息化管理水平處于較低水平。這就導(dǎo)致實(shí)際檔案管理工作量較大，而且檔案管理工作效率不高，檔案管理質(zhì)量得不到保障。特別是在領(lǐng)導(dǎo)重視不夠的情況下，檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，這也嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，不利于辦公室檔案管理質(zhì)量的提升。

（四）檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高。檔案對于地勘單位的發(fā)展具有極為重要的意義，無論是地勘單位的經(jīng)營、改革和發(fā)展都離不開檔案的支持。這就對辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。當(dāng)前地勘單位辦公室檔案管理人員存在兼職的現(xiàn)象，部分檔案管理人員僅能夠保證每年參加一次檔案局組織的檔案崗位培訓(xùn)，工作中做到自學(xué)、提高業(yè)務(wù)技能的時間很少。而且在實(shí)際檔案管理工作中，由于檔案管理人員流動頻繁，工作交接不規(guī)范、對本單位檔案管理情況了解不夠透徹，對檔案管理的重要性了解不到位等，制約了檔案管理工作的有效開展。

二、新形勢下辦公檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）積極轉(zhuǎn)變思想，強(qiáng)化對辦公室檔案管理工作的重視度。進(jìn)一步提高單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對檔案工作和檔案安全工作的認(rèn)識。單位領(lǐng)導(dǎo)需要積極轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識到辦公室檔案管理工作的重要性，并在實(shí)際工作中給予高度重視，提升辦公室檔案管理的規(guī)范化。并要樹立先進(jìn)的檔案管理思想，將辦公室檔案管理工作納入單位整體發(fā)展規(guī)則中，加大資金和人員方面的投入，全面促進(jìn)辦公室檔案管理工作水平的提升。作為辦公室檔案管理人員，也需要積極創(chuàng)新自身的檔案管理理念，并樹立良好的服務(wù)意識，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，更好地滿足檔案利用者的需求，更好地服務(wù)于單位的發(fā)展和建設(shè)。

（二）建立健全辦公室檔案管理機(jī)制。在當(dāng)前辦公室檔案管理工作中，需要加快構(gòu)建完善的符合單位實(shí)際的管理機(jī)制，從而為單位各項(xiàng)管理活動有序開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而且通過加快檔案管理制度，積極推動檔案管理工作的創(chuàng)新。為了避免辦公室檔案管理機(jī)制的構(gòu)建流于表面形式，則將其納入檔案管理工作創(chuàng)新體系中來。另外，還需加大監(jiān)管力度，通過構(gòu)建監(jiān)管制度，確保檔案管理工作能夠嚴(yán)格按照具體的規(guī)章制度執(zhí)行，進(jìn)一步發(fā)揮其對檔案管理活動的導(dǎo)向和約束作用。

（三）創(chuàng)新辦公室檔案管理模式。由于辦公室檔案管理工作中文件種類繁雜，文件數(shù)量呈現(xiàn)不斷增長的態(tài)勢，而且檔案歸類和存檔缺乏具體的規(guī)范，導(dǎo)致文件缺失現(xiàn)象較為常見。針對這種情況，需要積極對辦公室檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，具體可以針對收錄的文件構(gòu)建一個系統(tǒng)的檔案目錄，針對檔案內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)分類。運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)對于辦公室檔案進(jìn)行管理，這樣能夠?yàn)闄n案信息的查詢和檢索提供更多的便利。而且為了保證檔案信息的安全，還需要建立備份系統(tǒng)，避免檔案信息出現(xiàn)丟失。

（四）加快推進(jìn)辦公室檔案的信息化建設(shè)。在辦公室檔案管理工作中，需要對繁雜的信息進(jìn)行歸檔和妥善保管，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。但隨著檔案數(shù)量的增加，導(dǎo)致檔案工作效率不高，檔案管理工作越來越無法滿足單位發(fā)展過程中對信息的需求。針對這種情況，可以充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，通過加快推進(jìn)辦公室檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，以此來提高檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查找。相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案信息化管理可以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲和保證檔案信息的安全。對于地勘單位而言，還可以通過單位局域網(wǎng)來構(gòu)建公共信息資源平臺，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)時對存儲的信息進(jìn)行更新，這樣可以強(qiáng)化單位各部門之間的聯(lián)系，為檔案信息在單位內(nèi)部共享的實(shí)現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。

（五）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在當(dāng)前信息社會及數(shù)字化背景下，在辦公室檔案管理工作中，對于檔案信息的安全性和保密性有嚴(yán)格的要求，這就需要一支高素質(zhì)的專業(yè)性檔案管理隊(duì)伍。地勘單位在實(shí)際工作中，需要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過采取多種形式的培訓(xùn)和教育，努力提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)知識水平和專業(yè)技能，并重視對檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的責(zé)任心，使其在實(shí)際工作中樹立良好的服務(wù)意識。同時還要加大對人才引進(jìn)的力度，積極引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)化檔案管理人才，構(gòu)建一支業(yè)務(wù)精通的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的水平進(jìn)一步提升。

三、結(jié)束語

在地勘單位改革不斷深入的新形勢下，辦公室檔案管理工作的重要性不斷凸顯出來，為了能夠進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作的水平，使其與當(dāng)前新形勢發(fā)展需求相符合。在實(shí)際工作中需要積極探索辦公室檔案管理工作的方式方法，并通過運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理工作的內(nèi)容，全面提高檔案管理水平，使其為地勘單位各項(xiàng)工作的有序開展提供重要的信息支持。

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