新時(shí)期如何加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)管理

韓彩麗

【摘要】辦公室是一個(gè)綜合性服務(wù)部門(mén)，起著對(duì)外交流和內(nèi)部協(xié)調(diào)的重要職責(zé)，任何單位的發(fā)展都離不開(kāi)辦公室。辦公室職員都有各自的職責(zé)，雖然他們的工作內(nèi)容不同，但是工作目標(biāo)都是一致的，即確保各個(gè)部門(mén)和員工之間的良好溝通。只有當(dāng)每位辦公室職員各自圓滿完成工作任務(wù)，才能確保單位健康發(fā)展。本文以縣衛(wèi)生進(jìn)修學(xué)校為例，對(duì)在新時(shí)期如何加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)管理進(jìn)行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;辦公室;業(yè)務(wù)管理

在新時(shí)期，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)變得日益激烈，單位要想得到可持續(xù)發(fā)展，必須要將辦公室業(yè)務(wù)發(fā)揮到極致，以此來(lái)提升自身決策的科學(xué)性，增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理工作的重視，采取積極有效的改進(jìn)措施，確保辦公室工作人員各司其職，高效圓滿地完成各自的工作，從而將辦公室對(duì)外交流和內(nèi)部協(xié)調(diào)的作用充分發(fā)揮出來(lái)。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)辦公室業(yè)務(wù)的管理研究是非常必要的。

一、新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)外交流工作業(yè)務(wù)有待加強(qiáng)。單位在經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的過(guò)程中，必然要與外部進(jìn)行交流和聯(lián)系，因此，辦公室工作的重要職能就是對(duì)外交流。但是就目前單位辦公室工作現(xiàn)狀來(lái)看，對(duì)外交流業(yè)務(wù)能力較弱，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，辦公室人員沒(méi)有做好外來(lái)人員的信息錄入工作，會(huì)給單位的管理工作增加一定的難度。第二，外來(lái)人員進(jìn)入單位學(xué)習(xí)交流時(shí)，辦公室人員對(duì)其重視程度不夠，導(dǎo)致外來(lái)人員對(duì)單位的印象不佳，這對(duì)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是非常不利的。

（二）信息傳遞不及時(shí)。辦公室起著上傳下達(dá)的重要作用，確保各個(gè)部門(mén)信息傳遞順暢是辦公室的重要業(yè)務(wù)職責(zé)，如果辦公室不能夠及時(shí)將上級(jí)命令下達(dá)給下級(jí)區(qū)域，不僅會(huì)耽誤下級(jí)對(duì)于命令的了解，同時(shí)也會(huì)影響決策的時(shí)效性，從而影響到單位的健康發(fā)展。但是目前大多數(shù)辦公室實(shí)施的都是8小時(shí)工作制，再加上辦公室工作比較單一、枯燥，導(dǎo)致部分辦公室職員對(duì)于工作抱著得過(guò)且過(guò)的態(tài)度，上了班盼下班，對(duì)于工作沒(méi)有激情，上級(jí)下達(dá)的命令沒(méi)有及時(shí)下達(dá)，從而影響單位其他工作的開(kāi)展。

（三）辦公室競(jìng)爭(zhēng)激烈。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，就業(yè)形勢(shì)變得越來(lái)越嚴(yán)峻，這也使得辦公室職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為了職位晉升，有些辦公室人員明爭(zhēng)暗斗，甚至存在惡性競(jìng)爭(zhēng)，從而嚴(yán)重影響到辦公室的日常工作氛圍。另外，有些辦公室人員為了獲取更多的利益，違反辦公室規(guī)章制度，在上班期間處理私人問(wèn)題，甚至利用工作之便謀取私人利益。這些現(xiàn)象的發(fā)生都會(huì)給單位的健康發(fā)展造成負(fù)面影響。

二、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)管理的措施

（一）加快信息傳遞速度。辦公室是單位信息傳遞的樞紐，在單位內(nèi)部進(jìn)行信息交換時(shí)，辦公室起著上傳下達(dá)的重要作用，辦公室及時(shí)掌握、接收和傳遞信息是確保單位內(nèi)外部信息順暢傳遞的重要保障。因此，在新時(shí)期，單位必須要加強(qiáng)對(duì)辦公室信息傳遞業(yè)務(wù)的管理。首先，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)辦公室人員服務(wù)意識(shí)的提升，讓辦公室人員在工作期間各司其職，能夠及時(shí)下達(dá)上級(jí)的各項(xiàng)決策。其次，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，辦公室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提升信息傳遞的實(shí)效性。這就要求單位向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，借鑒相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)建立新的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化辦公。同時(shí)要求辦公室人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，靈活運(yùn)用信息化手段進(jìn)行日常辦公，以此來(lái)提升辦公室的工作效率，確保各項(xiàng)信息順暢傳遞，促進(jìn)單位的蓬勃發(fā)展。

（二）完善辦公室工作制度。辦公室是一個(gè)綜合性的部門(mén)，是單位各部門(mén)與上級(jí)溝通和協(xié)調(diào)的直接部門(mén)，起到落實(shí)單位各項(xiàng)決策的重要作用。因此，辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展都應(yīng)當(dāng)有依據(jù)，以此使得辦公室工作系統(tǒng)化、規(guī)范化，為辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)職能的發(fā)揮提供重要保障。這就要求單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)辦公室的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容，制定完善的辦公室工作制度。首先，單位應(yīng)當(dāng)完善監(jiān)督管理制度，對(duì)每個(gè)辦公室工作人員的工作進(jìn)行有效監(jiān)督，確保每個(gè)辦公室人員都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髡J(rèn)真排查，清晰整理各項(xiàng)數(shù)據(jù)，將各項(xiàng)工作落到實(shí)處。其次，單位應(yīng)當(dāng)完善協(xié)調(diào)制度。辦公室工作內(nèi)容多且雜，辦公室人員需要與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通和交流，如果其他部門(mén)不積極配合，那么辦公室各項(xiàng)工作將難以開(kāi)展。在協(xié)調(diào)制度的保障下，確保各個(gè)部門(mén)能夠積極配合辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展，確保辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)有條不紊地開(kāi)展。最后，單位應(yīng)當(dāng)完善工作紀(jì)律。辦公室工作實(shí)際上相當(dāng)于將領(lǐng)導(dǎo)的部分職權(quán)下放，如果辦公室人員在工作過(guò)程中出現(xiàn)各種失誤，那么必然會(huì)對(duì)單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展造成不利影響。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，只有在嚴(yán)格的工作紀(jì)律下，才能夠確保辦公室工作人員各司其職，在工作時(shí)間內(nèi)做好本職工作，從而將協(xié)調(diào)上下和對(duì)外溝通的業(yè)務(wù)職能發(fā)揮出來(lái)。

（三）提升辦公室工作效率和質(zhì)量。工作質(zhì)量是評(píng)價(jià)一個(gè)部門(mén)是否出色的重要標(biāo)準(zhǔn)。在加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)管理的過(guò)程中，單位應(yīng)當(dāng)著重對(duì)辦公室工作質(zhì)量和效率進(jìn)行提升。這就要求單位管理人員加強(qiáng)對(duì)辦公室工作的管理和監(jiān)督，積極參與到辦公室業(yè)務(wù)管理過(guò)程中，以此來(lái)確保辦公室各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。另外，高質(zhì)量的工作并非單純指工作結(jié)果，工作的過(guò)程以及整體工作的完成效率同樣重要。辦公室工作內(nèi)容繁瑣，工作難度之大毋庸置疑。如果辦公室人員缺乏良好的時(shí)間觀念或者高效的工作能力，那么辦公室工作將很難達(dá)到高質(zhì)量、高水平。因此，單位在提升辦公室工作效率的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)員工工作積極性的調(diào)動(dòng)，通過(guò)各項(xiàng)激勵(lì)措施讓員工始終保持高效的工作狀態(tài)，辦公室工作效率必然能夠有效提升，辦公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)也必然出彩，從而使得辦公室工作高質(zhì)量、高水平開(kāi)展。

（四）注重員工綜合素質(zhì)的提升。時(shí)代發(fā)展十分迅猛，辦公室人員應(yīng)該時(shí)刻將自己當(dāng)成是一個(gè)學(xué)習(xí)者，利用工作閑暇時(shí)間不斷充實(shí)自我和學(xué)習(xí)，開(kāi)拓自己的視野，以便更好適應(yīng)不斷變化的時(shí)代要求。此外，辦公人員還得清楚認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)，絕對(duì)不能散漫、懈怠。一方面，在日常工作中，應(yīng)該積極與上下級(jí)進(jìn)行有效的溝通，有效提升自己的服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，員工的遠(yuǎn)瞻性也非常關(guān)鍵，合作的員工應(yīng)該有一定的預(yù)見(jiàn)能力，絕對(duì)不能滿足于現(xiàn)狀，永遠(yuǎn)停滯不前;另一方面，是強(qiáng)化自身執(zhí)行力。首先要營(yíng)造良好的辦公室環(huán)境，自覺(jué)遵守辦公室相關(guān)規(guī)定。其次是有意識(shí)鍛煉自身的奉獻(xiàn)精神，不計(jì)較個(gè)人得失，將企業(yè)利益放在首位。最后是強(qiáng)化監(jiān)督意識(shí)，適當(dāng)增大監(jiān)督人員的監(jiān)督權(quán)力，確保出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，決策層能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)。通過(guò)這種方式，必定能有效提升辦公室整體管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供更大的助力。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著新時(shí)代的到來(lái)，為單位的生存和發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，傳統(tǒng)辦公室管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足單位新時(shí)期的發(fā)展需求，這就要求單位必須要清楚意識(shí)到辦公室管理中存在的問(wèn)題，并通過(guò)有效措施進(jìn)行改進(jìn)，以此將辦公室業(yè)務(wù)充分發(fā)揮出來(lái)，為單位提供強(qiáng)勁的動(dòng)力，促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張玉滿，李江山.如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：12.

[2]李玉桃.如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016（8）：85.

[3]聶焱.如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（19）：9-10.

[4]邵露霞.如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2017.

[5]程剛，陸炳乾，王少奇.如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016（24）.·