高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對策

周勝

【摘要】高校建設(shè)離不開各個環(huán)節(jié)。當(dāng)前在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校數(shù)據(jù)化建設(shè)工作也在不斷發(fā)展完善，而檔案管理工作更是高校必不可少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，積極推動高校建設(shè)好檔案管理數(shù)字化是適應(yīng)社會發(fā)展必然要求。該文擬簡單探討高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中遇到的問題和解決對策。

【關(guān)鍵詞】高校建設(shè);檔案管理;數(shù)字化

伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校的發(fā)展也在不斷適應(yīng)社會發(fā)展，包括教學(xué)方式、人事管理、教研研究和檔案管理等一系列工作，都在由紙質(zhì)管理模式逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理模式，檔案管理作為高校建設(shè)的重要組成部分有著重要意義。然而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在推動高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展進程中，也存在著不少問題。

一、推動高校檔案管理數(shù)字化的意義

21世紀(jì)是一個信息爆炸的時代，信息技術(shù)不斷發(fā)展，并伴隨著互聯(lián)網(wǎng)平臺廣泛應(yīng)用在人們的生活中，實現(xiàn)信息社會數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢。而高校檔案信息數(shù)字化對我國高校建設(shè)進一步提高起著重要的作用。高校檔案作為記錄高校發(fā)展的第一手資料，涉及許多方面，種類多、信息量大是它的主要特征。高校建設(shè)離不開檔案管理，它是最能直接表現(xiàn)和反映高校發(fā)展的歷史進程和真實情況，包含著許多珍貴信息和科研成果，是不能忽視的寶貴財富;同時檔案管理是保證高校能否穩(wěn)定發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。但是，目前我國很多高校在推動檔案管理數(shù)字化工作還存在著很多問題，不利于檔案管理工作效率和工作質(zhì)量提高。這就需要高校管理層能夠及時轉(zhuǎn)變思想觀念，切合實際情況，正確把握時代發(fā)展的潮流，以科學(xué)發(fā)展觀提升教育創(chuàng)新理念，推動高校檔案管理數(shù)字化有效發(fā)展，不斷完善數(shù)字化管理網(wǎng)格化，實現(xiàn)方便快捷的檔案信息資源共享，促進高校的良好建設(shè)。

二、高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的主要問題

（一）硬件和軟件設(shè)備缺少投入。高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要充足的軟件和硬件設(shè)備投入到工作中，這也是想要更好開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵的一步。首先，檔案信息數(shù)字化需要良好的網(wǎng)絡(luò)連接環(huán)境，需要支持信息傳遞穩(wěn)定輸送，但是目前很多高校在這方面并沒有過多的投入建設(shè)，受到自身或者某些客觀因素限制，導(dǎo)致一些過于老化的硬件設(shè)施沒有得到及時更新，信息管理系統(tǒng)難以實現(xiàn)大容量的網(wǎng)絡(luò)信息輸送。其次，軟件技術(shù)手段較落后，無法提供給工作人員高效便捷的工作系統(tǒng)、處理各種文件的軟件以及身份識別系統(tǒng)和信息共享系統(tǒng)。這影響了高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的步伐，滯緩了推動其發(fā)展的進程。

（二）管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系不統(tǒng)一。高校檔案管理沒有建立統(tǒng)一的管理規(guī)范和體系，各校發(fā)展參差不齊。由于檔案管理數(shù)字化工作共享安全要求高、操作處理技術(shù)要求嚴(yán)，需要統(tǒng)一的技術(shù)支持、管理體系和工作標(biāo)準(zhǔn)。但是目前高校并不能實現(xiàn)這樣的要求，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化信息在收集、分類、歸檔和共享的流程緩慢，造成各個高校之間檔案信息數(shù)字化工作建設(shè)進度不一致。又因為制度不健全，管理體系沒有得到完善，缺少相應(yīng)的管理制度意識。

（三）缺乏專業(yè)性人才。檔案信息數(shù)字化需要具有專業(yè)知識的人才，既要懂檔案管理，也要會使用現(xiàn)代信息技術(shù)，以及需要良好的隊伍建設(shè)，因此對檔案管理人員有更高的要求。目前檔案管理隊伍整體素質(zhì)較低，專業(yè)能力相對較差，他們沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作時計算機操作困難、檔案整理緩慢、共享信息不方便，工作效率低。不能很好地應(yīng)對高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，難以適應(yīng)高速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需求。專業(yè)人士的缺失也導(dǎo)致檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高，制約了檔案信息數(shù)字化發(fā)展朝著專業(yè)化的道路發(fā)展。

（四）安全意識薄弱，沒有得到重視。檔案信息數(shù)字化建設(shè)對我國高校建設(shè)發(fā)展有著十分重要的作用。就我國高校現(xiàn)狀來說，學(xué)校對它的重要性還沒有清晰的認(rèn)識，意識不到檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，又因為檔案文件具有一定的保密性，對它的宣傳力度小，老師和學(xué)生無法充分了解到它的重要程度，使檔案管理在學(xué)校各個部門容易受到忽視。對電子文件的安全意識也較為薄弱，安全隱患問題主要表現(xiàn)在檔案信息在網(wǎng)絡(luò)共享容易受到入侵，文件查閱沒有嚴(yán)密性，某些職工甚至可以隨意查看檔案文件。這是目前高校檔案信息建設(shè)中存在的普遍性問題。

三、提升高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對策

（一）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。檔案的載體和記錄方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展而不斷革新。推行數(shù)字化工作建設(shè)不僅需要人才的支撐，也需要優(yōu)良的基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)軟件，引入先進的數(shù)字化硬件設(shè)施。高校應(yīng)該提高對檔案信息數(shù)字化工作的經(jīng)費使用，及時更新硬件設(shè)備，積極引進先進的基礎(chǔ)設(shè)施，比如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、掃描儀、計算機等，為高校檔案管理數(shù)字化工作提高物質(zhì)保障。同時，信息數(shù)字化要求高校選擇一款適合學(xué)校系統(tǒng)、功能全面的檔案軟件，使用一些高水平、系統(tǒng)功能完善的檔案管理軟件，能夠適應(yīng)工作人員在工作中的操作需求，這是推動檔案信息數(shù)字化的關(guān)鍵一步。

（二）建立健全的高校檔案管理制度。任何一項工作的推行，都會存在一些問題，檔案信息數(shù)字化發(fā)展也是如此。我們應(yīng)該健全專門的高校檔案管理制度，并且建立起一定條件的監(jiān)督機制，以便于管理制度的順利實施。教育部在2008年9月1日起就頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在推行實施的過程不斷修改完善，高校檔案管理工作在慢慢改正，也在不斷探索恰當(dāng)?shù)墓芾碇贫?。首先，?yīng)該明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，建立嚴(yán)格合適的管理規(guī)范，使工作人員遵循工作要求，在檔案整理工作的各個環(huán)節(jié)都能按照標(biāo)準(zhǔn)來實行。其次，建立一個專門的監(jiān)督小組，督促工作人員的工作情況，有利于提高工作人員的工作效率。最后，簡化工作程序，便捷有效地處理檔案信息。只有建立一個完善的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，才能使工作健康有序。

（三）建設(shè)專門的人才隊伍。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，離不開高素質(zhì)的專業(yè)人才，一個專業(yè)隊伍的建設(shè)也需要這樣的復(fù)合型人才。檔案管理人員作為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)隊伍中的關(guān)鍵，需要具有較高的知識素養(yǎng)。因此對這方面人才的培養(yǎng)刻不容緩，高校也要與時俱進，對現(xiàn)有工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力、培養(yǎng)他們的專業(yè)素養(yǎng)以及更新他們的專業(yè)知識。同時，現(xiàn)在許多高校都有開設(shè)針對實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化發(fā)展的專業(yè)課，高校也要積極引進既懂檔案管理知識，又懂計算機技術(shù)的高級人才，充分發(fā)揮他們專業(yè)優(yōu)勢，提升高校檔案管理建設(shè)隊伍整體的專業(yè)化能力。另外，高校也可以建立良好的工作競爭機制，對提高工作人員的競爭意識，對調(diào)動工作人員的積極性和工作能力十分有利。檔案工作人員的素質(zhì)提高了，檔案管理隊伍也會不斷進步，才會使檔案管理數(shù)字化發(fā)展更加快速走上專業(yè)化的方向，取得更好的成效，更好地滿足高校對這方面人才的需求。

（四）加強安全管理，提高重視。網(wǎng)絡(luò)安全問題急需解決：一方面，國家需要制定嚴(yán)格的信息保密制度，讓工作人員依法辦事，嚴(yán)格遵守規(guī)則，培養(yǎng)從業(yè)人員的安全保密意識;另一方面，學(xué)校需要建立多種安全防范措施應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)系入侵者的破壞，建立一套完善的管理系統(tǒng)，爭取落實到人，有事必究的管理機制。我們需要提高檔案信息數(shù)字化工作的重視，加強學(xué)校對檔案管理知識的宣傳力度，讓大家對它有更多了解，學(xué)校要加強對它的重視，也要得到學(xué)校各個成員的支持，這樣有利于改善檔案管理工作人員的工作環(huán)境、提高影響力和學(xué)校各個部門的管理意識。檔案信息數(shù)字化工作才能更好為學(xué)校服務(wù)，使它的作用得到充分發(fā)揮。

四、結(jié)語

高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展工作的推行，仍然存在著很多問題，這要求我們在使用過程中對其不斷完善?，F(xiàn)在越來越多人把目光關(guān)注檔案信息管理的各個環(huán)節(jié)，人們的個人信息安全意識也在不斷加強，這使檔案信息數(shù)字化推進工作獲得一個很大的進步。這對推動高校信息化建設(shè)有著十分重要的意義，也是必不可少的環(huán)節(jié)之一。高校除了要注意物質(zhì)層面的問題，也要對專業(yè)素質(zhì)人才培養(yǎng)加以重視，不能為了完成工作而工作，要切合自身實際情況制定符合學(xué)校發(fā)展方向的措施，從而不斷提升高校檔案信息數(shù)字化的發(fā)展水平。

【參考文獻(xiàn)】

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