高校學生檔案管理體系優(yōu)化策略探究

黃煌

學生檔案主要是學生管理過程中，可以綜合反映學生個人經(jīng)歷、成績、表現(xiàn)等，是個體集中保存的文字歷史記錄資料。高校學生檔案管理在學生管理活動當中發(fā)揮了重要作用，其重要性不可忽視。當時目前高校學生檔案管理工作依然存在些許問題，本文以此為出發(fā)點，首先分析了檔案管理的概念性內(nèi)容，其次總結(jié)了當前高校檔案管理現(xiàn)狀，最后有針對性的概括了高校學生檔案管理體系優(yōu)化策略。

檔案管理工作長期作為一項服務性和政治性的工作內(nèi)容而存在，因此檔案管理的水平也成為了考量高校管理質(zhì)量的指標之一。目前階段，高校的信息化建設水平不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作開始面臨新的挑戰(zhàn)。對此，應該全面關注和深度分析高校檔案管理存在的問題，提出有針對性的優(yōu)化策略，發(fā)揮理論的指導意義和價值。

1 高校檔案管理概述

高校學生檔案管理在學生管理活動當中發(fā)揮了重要作用，其重要性不可忽視。學生檔案主要是學生管理過程中，可以綜合反映學生個人經(jīng)歷、成績、表現(xiàn)等，是個體集中保存的文字歷史記錄資料。學生檔案可以為用人單位的人才選拔提供參考，通過檔案招聘人員可以準確并全面的了解學生個人素質(zhì)、能力、表現(xiàn)、成績等。對學生的晉升、任免、獎懲等多方面材料匯總后歸入檔案，成為了人員考核的重要依據(jù)。學生檔案內(nèi)容包括高中階段的學生學籍檔案資料、基本信息登記表、軍訓鑒定、畢業(yè)測評、黨員及團員資料及其他獎勵材料等。

輔導員之所以需要進行全面的檔案管理，主要是由于檔案信息價值的重要性。在新生入學后檔案歸檔，大學期間會進行檔案再次整理，如果學生中途休學、退學、參軍、公務員考錄等都需要提前調(diào)閱檔案。檔案的派遣、改派、查詢等需要依照不同單位要求進行不同操作。

2 當前高校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理意識薄弱

高校檔案管理意識薄弱主要是由于高校決策管理層對檔案的認識不足，未能充分認識到檔案管理的重要性。很多高校檔案管理者片面的認為檔案成果資料數(shù)量較少，因此實際管理難度不大，因此并沒有有針對性的建立起科學的檔案管理體系，這也在一定程度上弱化了檔案的內(nèi)容價值和服務利用價值。實際上，各大高校目前都已經(jīng)在檔案的收集、整理和保管方面建立了統(tǒng)一的管理辦法，但是實際落實效果也并不理想。綜合分析可見，管理意識的薄弱和重要性的認識不足是直接影響高校檔案管理效果的問題所在。

2.2 管理制度不健全

目前階段高校檔案管理存在制度不健全的問題。規(guī)章制度是開展各項檔案管理工作的重要標準和基礎，因此在制度方面的欠缺直接降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。很多高校在開展檔案管理的過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，這也導致了操作規(guī)范出現(xiàn)失誤和問題。管理制度不健全所導致的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。首先，檔案管理制度不健全導致學院和檔案管理處業(yè)務對接不到位，資料管理和收集不及時，增加了資料定期整理和查找的難度。

2.3 管理開發(fā)利用不到位

目前，很多高校開始意識到校園檔案管理工作的收集內(nèi)容重要性，但是對開發(fā)和利用的關注較少。重視檔案收集和管理而忽視檔案的資源開發(fā)利用是目前存在的重要問題之一。由此也導致了很多高校的檔案資源管理系統(tǒng)遲遲未能落實到位，在電子信息化的校園建設中，檔案管理相關環(huán)節(jié)的電子化建設落后。同時，由于很多檔案資源處于被動服務、保守封閉的狀態(tài)，也不利于檔案資源的開發(fā)和使用，等同于耗費資源管理和收集而沒有發(fā)揮實際效用。該問題的出現(xiàn)也阻礙了高校檔案管理水平的提升和高效服務體系和服務價值的提高。

2.4 管理信息化水平低

上文分析中提到，檔案管理開發(fā)利用不到位間接導致了在電子信息化的校園建設中，檔案管理相關環(huán)節(jié)的電子化建設落后，很多高校的檔案資源管理系統(tǒng)遲遲未能落實到位，這也是管理信息化水平低的重要表現(xiàn)。目前很多高校的檔案管理依然保持在傳統(tǒng)的檔案收集、立卷、歸檔、分類、編號和編目的手工操作狀態(tài)，不僅耗時耗力，同時也開始脫離信息化的校園建設要求。雖然目前很多高校的檔案管理部門配置了掃描儀、計算機、復印設備等，但是由于缺乏充足的資金支持，也影響了檔案信息化建設。

3 高校學生檔案管理體系優(yōu)化策略

3.1 提升檔案管理重視程度

針對上文中提到了目前高校檔案管理工作存在的問題，應該進一步提升檔案管理重視程度。應該從管理層入手，由校領導親自開會落實檔案管理要求，明確檔案管理工作的重要意義，提升全體參與人員的檔案管理重視程度。由此才能讓全校教職工作人員充分充實檔案管理工作，形成良好的工作氛圍，以檔案管理要求為標準。高校的檔案管理工作人員也應該明確自身的工作職責，積極投入更多精力，加大檔案管理的工作力度，提升工作熱情。

3.2 完善檔案管理制度

制度是實踐的重要前提和基礎，擁有良好的檔案管理制度才能更好的指導實踐的發(fā)展。高校檔案管理工作制度的完善應該從以下幾點入手。首先，應該明確各學院與檔案室的工作關系及各自的權利、義務。保證檔案資料歸檔過程中各部分參與者順利開展工作;其次，應該形成一套完整的檔案管理工作細則，保證檔案管理工作人員可以按時完成檔案歸檔;最后，應該以檔案管理制度為依據(jù)來做好檔案的收集、裝訂、借閱等，形成規(guī)范化的運行機制。

3.3 加強高校檔案編研

高校的檔案編研工作應該事先檔案收集保存與開發(fā)利用的同步進行。高校在科研、基建、教學等各個方面的工作內(nèi)容的回顧和總結(jié)都需要檔案資料為參考。因此檔案編研需要參與者全面加強檔案資源的征集和歸檔，堅持詳盡而沒有遺漏。對于所征集的資料也應該積極堅持分類整理、科學甄別，保證檔案資源的完整、真實。除此之外，不同載體的資源開發(fā)和利用應該形成專屬的目錄及匯總材料，幫助使用者更快捷的獲取所需要的檔案信息，通過加強高校的檔案編研來進一步實現(xiàn)高校檔案的憑證化、系統(tǒng)化。

3.4 創(chuàng)新檔案管理方法

在創(chuàng)新檔案管理辦法的過程中，提升高校檔案管理的整體信息化水平是關鍵所在。高校應該在信息化校園的發(fā)展背景下做到以下幾點：首先，應該建立健全校園檔案管理局域網(wǎng)，利用先進的網(wǎng)絡技術進行深層次的檔案資源挖掘，通過檔案資料的系統(tǒng)化收集和整理來實現(xiàn)自動化辦公的有機融合;其次，應該通過掃描、錄入等不同方式實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源向電子檔案資源的轉(zhuǎn)化，便于統(tǒng)一的數(shù)字檔案收集、傳輸、查閱;最后，應該建立起高校的檔案資源數(shù)據(jù)庫，完成資源的遠程檢索，促進檔案資源的功能模塊化、網(wǎng)絡共享化。

4 總結(jié)

綜上所述，高校的檔案管理工作對于整體的校園建設和發(fā)展有十分重要的影響。因此，各大高校應該做好檔案管理的優(yōu)化工作。充分認識到當前存在的管理意識薄弱、管理制度不健全、管理開發(fā)利用不到位、管理信息化水平低等問題，進一步有針對性的提升檔案管理重視程度、完善檔案管理制度、加強高校檔案編研。通過多種辦法有針對性的實現(xiàn)高校學生檔案管理體系優(yōu)化，推動高校檔案管理水平的不斷提升。

（作者單位：四川工商學院）