論醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新提升

王艷麗

摘?要：從某種程度上來(lái)講，醫(yī)院所開(kāi)展的人事檔案管理工作的質(zhì)量能夠反映出醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的狀況，為了促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案管理工作實(shí)效性。本文闡述了如今醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出了創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，旨在為醫(yī)院檔案管理工作人員啟發(fā)新的思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;創(chuàng)新提升

作為醫(yī)院開(kāi)展人力資源配置與管理工作的重要依據(jù)，醫(yī)院的人事檔案能夠客觀地反映醫(yī)院工作人員的工作經(jīng)歷與有關(guān)情況，其涉及到多項(xiàng)內(nèi)容，其中包括醫(yī)院的各類(lèi)人事管理資料，工作人員的績(jī)效考核結(jié)果、專(zhuān)業(yè)能力和業(yè)績(jī)等內(nèi)容。隨著醫(yī)療市場(chǎng)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，如今醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)管理方面也產(chǎn)生了不同程度的變化，特別是在檔案管理層面上，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與愈發(fā)廣泛的應(yīng)用使得電子檔案信息的使用頻率逐漸提升，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理亦是不可忽視的，兩種形式檔案的混合應(yīng)用就容易產(chǎn)生不可控因素，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生消極的影響。

一、如今醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

鑒于醫(yī)院的人事檔案管理工作不直接與經(jīng)濟(jì)利益產(chǎn)生聯(lián)系，因而在很多醫(yī)院，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都容易忽視對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督與管理，人事檔案管理方面存在很多亟待解決的問(wèn)題。

首先，對(duì)那些規(guī)模較小的醫(yī)院而言，缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，沒(méi)有能夠設(shè)置成單獨(dú)的人事檔案存儲(chǔ)管理室的房間，最常見(jiàn)的便是將人事檔案直接存放在人力資源部門(mén)的辦公室內(nèi)，這就導(dǎo)致人事檔案的安全性以及保密性都有所降低，甚至容易出現(xiàn)泄露工作人員重要信息的情況。同時(shí)，醫(yī)院可能缺乏專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員，因管理人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的、專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，導(dǎo)致其缺乏較強(qiáng)的檔案保密意識(shí)以及檔案安全保護(hù)意識(shí)，對(duì)于檔案管理工作中涉及到的有關(guān)知識(shí)也是知之甚少的，當(dāng)然更不必提對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)了，這就使得檔案管理人員在完成檔案管理工作時(shí)具有較弱的主動(dòng)性與積極性。

其次，部分醫(yī)院雖然配備了專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員開(kāi)展人事檔案管理工作，但其缺乏合理的檔案管理操作規(guī)范，且采用的傳統(tǒng)人工檢索的檔案管理方式已經(jīng)陳舊過(guò)時(shí)，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)因操作不規(guī)范而導(dǎo)致檔案資料遭到損壞甚至發(fā)生其他為醫(yī)院帶來(lái)?yè)p失的意外事件。

最后，醫(yī)院的人事檔案管理工作最大的問(wèn)題在于檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及發(fā)展，醫(yī)院的員工數(shù)量亦呈現(xiàn)不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)，而人員檔案的數(shù)量也在不斷增多，這必然為檔案管理工作增添了一定的難度，因而，如果不能及時(shí)地對(duì)檔案管理意識(shí)及思路進(jìn)行更新與創(chuàng)新，就會(huì)使檔案管理工作的質(zhì)量與效率停滯不前甚至每況愈下，進(jìn)而引發(fā)醫(yī)院內(nèi)部管理的諸多隱患。

二、創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作的措施

2.1 提高醫(yī)院整體對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

妥善處理日常管理工作是醫(yī)院為社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵前提，而日常管理注重對(duì)醫(yī)院發(fā)展思想的升華，并以“后勤、行政為臨床一線服務(wù)”為管理理念，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員充分地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要意義與價(jià)值，并提高對(duì)人事檔案信息管理開(kāi)發(fā)與利用的效率，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀應(yīng)當(dāng)給予客觀的評(píng)價(jià)與分析，對(duì)其中存在的問(wèn)題主動(dòng)采取恰當(dāng)?shù)慕鉀Q措施，防止出現(xiàn)因醫(yī)院人事檔案管理工作不到位而對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生消極影響的情況。

具體來(lái)講，醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的監(jiān)督與治理，在醫(yī)院內(nèi)部創(chuàng)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理隊(duì)伍，科學(xué)地健全檔案管理隊(duì)伍的考核制度和管理規(guī)范，約束醫(yī)院人事檔案管理人員嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)章制度來(lái)開(kāi)展工作。在設(shè)置醫(yī)院人事檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)細(xì)分檔案管理人員的工作內(nèi)容，實(shí)行個(gè)人責(zé)任追究制度;考核機(jī)制應(yīng)當(dāng)獎(jiǎng)罰分明

，對(duì)于那些能夠高效完成人事檔案管理工作的人員，應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于在檔案管理工作中出現(xiàn)差錯(cuò)的人員，應(yīng)給予罰款等相應(yīng)懲罰，同時(shí)應(yīng)當(dāng)定期組織工作人員對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，各抒己見(jiàn)，討論這一時(shí)期內(nèi)檔案管理工作中存在的問(wèn)題并加以反思，避免以后在檔案管理工作中發(fā)生類(lèi)似的問(wèn)題。

2.2 強(qiáng)化對(duì)人事檔案資料的安全保護(hù)

醫(yī)院人事檔案管理工作具有顯著的系統(tǒng)性、科學(xué)性以及真實(shí)性的特點(diǎn)，而高質(zhì)量的檔案資料安全保護(hù)工作是提高人事檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵前提。開(kāi)展檔案資料安全保護(hù)工作應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面入手：

首先，提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，采購(gòu)需要的硬件管理設(shè)備，向上級(jí)部門(mén)申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)來(lái)促進(jìn)人事檔案管理建設(shè)。比如：設(shè)置檔案室、采購(gòu)檔案儲(chǔ)存保險(xiǎn)柜、計(jì)算機(jī)等，并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況做好檔案室內(nèi)的防火、防盜、防潮等各項(xiàng)工作，同時(shí)謹(jǐn)防檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況。

其次，醫(yī)院在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分利用發(fā)達(dá)的現(xiàn)代化信息技術(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代以前，檔案管理主要采用人工立卷模式，工作人員依據(jù)自己對(duì)文件種類(lèi)的理解來(lái)劃分檔案資料，由于不同工作人員的觀點(diǎn)以及理解能力之間都存在一定的差異，極可能發(fā)生同一文件被劃分到不同種類(lèi)的情況，這就為后續(xù)的檔案資料查找與使用帶來(lái)了較大的不便性。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段可以實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的科學(xué)化分類(lèi)與管理，在立卷時(shí)嚴(yán)格按照類(lèi)別對(duì)所屬條目開(kāi)展分類(lèi)工作，在日后的查找中，僅通過(guò)檢索就可以找尋到相關(guān)的檔案資料，在降低人事檔案管理工作量的同時(shí)提高了檔案使用的效率。

最后，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案主要以紙質(zhì)版為主，如今現(xiàn)代化的人事檔案大都為電子檔案，電子檔案既可以提高檔案整理工作的效率，又能提升檔案資料的存儲(chǔ)量，能夠有效避免檔案信息資料丟失、缺損、出錯(cuò)等情況發(fā)生。

2.3 強(qiáng)化人事檔案管理室的環(huán)境

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案資料儲(chǔ)存室的環(huán)境，安排人員定期進(jìn)行室內(nèi)的徹底清掃，時(shí)刻保持檔案室內(nèi)干凈整潔，同時(shí)，工作人員應(yīng)定期檢驗(yàn)檔案室門(mén)、窗的防盜情況，避免因門(mén)窗不完好而存在檔案室安全隱患;鑒于檔案室內(nèi)儲(chǔ)存的多為紙質(zhì)文件，消防安全更應(yīng)當(dāng)?shù)玫街攸c(diǎn)關(guān)注，工作人員要定期檢查消防安全，更換消防用具。此外，醫(yī)院應(yīng)以本院人事檔案實(shí)際的管理環(huán)境為基礎(chǔ)來(lái)開(kāi)展工作人員的消防培訓(xùn)，強(qiáng)化安全意識(shí)以及處理特殊情況的能力。

結(jié)束語(yǔ)

總之，醫(yī)院人才檔案管理工作質(zhì)量將影響到醫(yī)院為社會(huì)大眾提供醫(yī)療服務(wù)的水平，如今，

醫(yī)院的人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷地加強(qiáng)自身素質(zhì)的提高與專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)效性，進(jìn)而為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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