探討電力行業(yè)如何做好庫存物資的賬務(wù)核對工作

趙云

【摘要】隨著供電企業(yè)精益管理、財(cái)務(wù)成本控制理論的發(fā)展，財(cái)務(wù)正在從成本中心向利潤中心轉(zhuǎn)型，正從后臺(tái)部門逐步向價(jià)值創(chuàng)造部門轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)管控的關(guān)注點(diǎn)不斷前移，更多滲入到企業(yè)前端業(yè)務(wù)過程中。而在輸配電價(jià)改革不斷深化這一背景下，電力企業(yè)的成本資金管理控制的要求更嚴(yán)格，電力市場的競爭不斷加劇。提升企業(yè)的競爭優(yōu)勢，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)資金周轉(zhuǎn)管理效率的提升，讓資金充分發(fā)揮出價(jià)值，就是電力企業(yè)要注重研究的問題，這對電力企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)管控帶去重要影響，直接關(guān)系到企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造能力。

【關(guān)鍵詞】電力行業(yè);庫存物資;財(cái)務(wù)核對

供電局財(cái)務(wù)部推進(jìn)財(cái)務(wù)精益化管理、創(chuàng)新轉(zhuǎn)型工作中，在很多方面取得較好的成績，但是財(cái)務(wù)物資賬務(wù)處理流程質(zhì)量一直不高，財(cái)務(wù)物資賬賬差錯(cuò)率高，流程周期長、成本高。首要因素就是資產(chǎn)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，直接連通的話，協(xié)同場景數(shù)據(jù)交換過程復(fù)雜，資產(chǎn)系統(tǒng)信息需要經(jīng)過至少4次數(shù)據(jù)交換才能最終到達(dá)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。最終的表現(xiàn)就是專業(yè)間協(xié)同（入賬、對賬）還是依靠人工，效率低，質(zhì)量管控難度大?；诖耍罄砭謩?chuàng)新管理模式，探索架起物資財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)、信息橋梁-物資財(cái)務(wù)智能管控平臺(tái)（AMCS）。讓數(shù)據(jù)“一個(gè)流”，讓單據(jù)傳遞（信息）“單件流”，讓“價(jià)值流”順暢起來。

一、庫存物資管理存在問題和風(fēng)險(xiǎn)

（一）庫存余額太大，物資周轉(zhuǎn)速度慢

公司對物資進(jìn)行統(tǒng)簽統(tǒng)付，能夠形成集團(tuán)采購的價(jià)格優(yōu)勢，但同時(shí)因?yàn)檎袠?biāo)采購和供貨較為落后，使得工程無法依據(jù)計(jì)劃進(jìn)行，很多單位對此就會(huì)選擇多上報(bào)要購置的材料的方法，這樣當(dāng)年用不完的材料，明年工程批準(zhǔn)之后就可以先落實(shí)，避免出現(xiàn)工期滯后的問題，尤其是一些嚴(yán)寒地區(qū)，冰凍開始后就需要停止施工。這樣不斷積累，就會(huì)讓縣市局可能有很多的庫存，占用很多資金，在收支兩條線的模式下，資金集中管理，會(huì)對企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)帶去消極的影響。

（二）核對和管理手段落后，物資管理賬賬、賬實(shí)存在不符問題

在財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)與物資部門分別使用不同的信息化系統(tǒng)時(shí)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和物資系統(tǒng)缺乏有效的信息傳遞路徑，導(dǎo)致數(shù)據(jù)流不統(tǒng)一，且紙質(zhì)單據(jù)在各個(gè)部門間的傳遞也存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致物資賬賬、賬實(shí)存在不符問題。通過價(jià)值流分析，識(shí)別流程中存在的“低價(jià)值”問題。一是整個(gè)流程人工耗時(shí)多，二是流程移動(dòng)、等待、資源等的浪費(fèi)大，三是人工負(fù)荷不均衡，月初單據(jù)少，月末單據(jù)多，四是流程周期太長。要解決這一系列問題，我們勢必得打通財(cái)務(wù)系統(tǒng)與物資系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通道，秉承著“逢山開路遇水搭橋”的思維，基于實(shí)時(shí)管控，線上審批，網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控的方式，打破原來“事后”查找不相符原因的管理模式，把事后對賬變成過程管控，讓財(cái)務(wù)與物資數(shù)據(jù)“一個(gè)流”，讓單據(jù)傳遞（信息）“單件流”，讓“價(jià)值流”順暢起來。同時(shí)，可以讓相關(guān)主管部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)了解庫存情況，并據(jù)此可以對物資周轉(zhuǎn)相關(guān)決策準(zhǔn)確有效。

（三）人員責(zé)任心不強(qiáng)，有管理風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前電力工程在不斷的發(fā)展，人們對于電力能源的需求不斷增加，這也促進(jìn)了精細(xì)化和精益化管理的發(fā)展，企業(yè)整體管理要求不斷增加。日常運(yùn)行以及經(jīng)營管理，通常都會(huì)認(rèn)為庫存物資管理的技術(shù)性不高，會(huì)安排能力較低、歲數(shù)大的人負(fù)責(zé)庫存物資的管理工作。只停留在材料可以確保施工正常開展上，并未重視材料管理出入庫流程，物資出庫無法第一時(shí)間結(jié)算，入庫報(bào)銷存在滯后問題，在盤點(diǎn)工作中也不夠規(guī)范和及時(shí)。

二、物資財(cái)務(wù)管控平臺(tái)介紹

根據(jù)以上識(shí)別的財(cái)務(wù)物資管理流程中的“痛點(diǎn)”和改善目標(biāo)，全面梳理業(yè)務(wù)流程，識(shí)別關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)、價(jià)值表現(xiàn)以及主要的數(shù)據(jù)、信息，掌握價(jià)值、數(shù)據(jù)和信息的“流動(dòng)”規(guī)律，整合“匯聚”于財(cái)務(wù)部門，建立“三流合一”的業(yè)財(cái)賬務(wù)管理創(chuàng)新模式。采用信息化手段，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)物資的自動(dòng)對賬，構(gòu)建了財(cái)務(wù)物資對賬管控平臺(tái)。

財(cái)務(wù)物資管控平臺(tái)是基于物資系統(tǒng)中的出庫、入庫以及數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的，通過運(yùn)用信息化手段，對自動(dòng)對賬的流程進(jìn)行固化，利用該自動(dòng)對賬平臺(tái)可以全面的管控物資報(bào)賬整個(gè)過程，促進(jìn)財(cái)務(wù)物資管理和物流中心物資管控業(yè)務(wù)的同步發(fā)展。

開發(fā)財(cái)務(wù)機(jī)器人取數(shù)和提單。資產(chǎn)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同場景數(shù)據(jù)交換過程復(fù)雜，資產(chǎn)系統(tǒng)信息需要經(jīng)過至少4次數(shù)據(jù)交換才能最終到達(dá)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。設(shè)計(jì)開發(fā)取數(shù)機(jī)器人，打通物資系統(tǒng)得數(shù)據(jù)提取通道，自動(dòng)提取資產(chǎn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和提單，并根據(jù)虛擬、重復(fù)單據(jù)的編碼規(guī)則自動(dòng)剔除虛擬、重復(fù)單據(jù)，提高協(xié)同質(zhì)量和效率。

開發(fā)線上審批流程。在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)線上審批流程，上傳單據(jù)電子化流轉(zhuǎn)，引入流程追溯機(jī)制將每張單據(jù)的進(jìn)程，待處理環(huán)節(jié)，待處理人展示在單據(jù)后，便于追蹤單據(jù)在系統(tǒng)里的進(jìn)度，提高單據(jù)傳遞的及時(shí)性。根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置不同的流程，增設(shè)轉(zhuǎn)單功能，傳單過程中同一層級的單據(jù)審批簽收人之間可互相傳遞，也不必再退回到上一環(huán)節(jié)重新傳遞，提升流程效率和可視化。

開發(fā)財(cái)務(wù)機(jī)器人智能制證。通過內(nèi)設(shè)單據(jù)和憑證科目之間的邏輯關(guān)系，抓取系統(tǒng)匯總完成審批的單據(jù)字段至對應(yīng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)科目，模擬人工操作，輸入憑證分錄的步驟，實(shí)現(xiàn)智能制證。

一鍵對賬。智能管控系統(tǒng)將單據(jù)與財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)匹配生成對賬表，穿透查詢產(chǎn)生的差異明細(xì)，生成差異表，實(shí)現(xiàn)一鍵對賬，基層人員減負(fù)增效。

信息、數(shù)據(jù)共享應(yīng)用。集成信息、數(shù)據(jù)，開放多維的單據(jù)管理、流程狀態(tài)、單據(jù)狀態(tài)、物流金額、物資名稱、合同編號等維度的信息匯總查詢分析，開放分類統(tǒng)計(jì)查單、項(xiàng)目進(jìn)度管理，督辦、暫估管理，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等應(yīng)用，為物流、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目部門提供基于數(shù)據(jù)的決策依據(jù)。

三、加強(qiáng)物資財(cái)務(wù)管控平臺(tái)效果的措施和建議

傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)互聯(lián)網(wǎng)化管理方式就只有開發(fā)一個(gè)個(gè)獨(dú)立的財(cái)務(wù)信息處理庫一條路，相對于用戶而言就好比低頻“信息孤島”。而“智能+”不僅可以成為連接孤島的橋梁，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息區(qū)域共享，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流全程動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

需要對物資財(cái)務(wù)智能管控平臺(tái)的自動(dòng)數(shù)據(jù)讀取性能進(jìn)行優(yōu)化。要改善物資財(cái)務(wù)對賬平臺(tái)自動(dòng)取數(shù)機(jī)器人，還有物資的出庫、調(diào)撥、入庫和退庫單數(shù)據(jù)取數(shù)，還要對取數(shù)到平臺(tái)后的數(shù)據(jù)字段進(jìn)行有效的分類以及整理，促進(jìn)取數(shù)效率的提升，確?？梢愿油暾娜?shù)，提升取數(shù)成功率。

要對管控平臺(tái)的單據(jù)驗(yàn)證功能進(jìn)行優(yōu)化?，F(xiàn)階段業(yè)務(wù)單據(jù)的驗(yàn)證一般都是在線下，要提升單據(jù)的驗(yàn)證性以及可靠性，就需要對當(dāng)前的單據(jù)認(rèn)證模式進(jìn)行優(yōu)化和健全，加入單據(jù)號加上其他元素的方式，讓業(yè)務(wù)單據(jù)可以脫離紅單，豐富業(yè)務(wù)單據(jù)驗(yàn)證方式，對于財(cái)務(wù)的認(rèn)證單據(jù)模式進(jìn)行健全。

要進(jìn)一步提升平臺(tái)的報(bào)表分析能力?，F(xiàn)階段的分析模塊中有賬齡分析功能以及項(xiàng)目批次統(tǒng)計(jì)分析的功能，結(jié)合在庫的賬齡時(shí)間以及項(xiàng)目批次工程類型，就可以對當(dāng)前的報(bào)表分析字段進(jìn)行優(yōu)化和健全，促進(jìn)賬齡分析能力的提升。

對平臺(tái)物資數(shù)據(jù)匯總提單效率進(jìn)行提升。按照當(dāng)前的匯總方式，優(yōu)化匯總項(xiàng)中的有關(guān)字段，如，業(yè)務(wù)活動(dòng)、資金來源屬性、工程類型和匯總單據(jù)類型，促進(jìn)匯總效率的提升。

對平臺(tái)的數(shù)據(jù)查詢功能進(jìn)行優(yōu)化。結(jié)合要查詢的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，基于對查詢設(shè)計(jì)分析器進(jìn)行優(yōu)化，構(gòu)建多樣化的數(shù)據(jù)查詢方式，健全分析數(shù)據(jù)的功能，提供直接的數(shù)據(jù)查詢頁面。

對平臺(tái)自動(dòng)制證規(guī)則進(jìn)行完善。在現(xiàn)有規(guī)則基礎(chǔ)上，要在不斷的使用中進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整或者是增加規(guī)則，對有變化的規(guī)則要實(shí)施制證優(yōu)化;在運(yùn)用中，要是舊的制證規(guī)則限制了效率，就需要完善制證，進(jìn)而促進(jìn)運(yùn)行效率的提升。

對平臺(tái)的暫估管理流程和報(bào)表進(jìn)行完善。推動(dòng)暫估數(shù)據(jù)水平的提升，促進(jìn)工作效率的提升，同時(shí)也可以提升人性化水平。

優(yōu)化虛擬單管理。針對數(shù)據(jù)采集到的虛擬單據(jù)管理要進(jìn)行完善，提升管理的效果，進(jìn)而促進(jìn)虛擬單據(jù)的可分析性提升，提升管理的有效性。

完善項(xiàng)目批次管理。要繼續(xù)加強(qiáng)項(xiàng)目批次管理，具體管理的顆粒度，促進(jìn)管理深度提升。

機(jī)器人和應(yīng)用系統(tǒng)的適配檢查和聯(lián)調(diào)。自動(dòng)讀取物資數(shù)據(jù)的是物資系統(tǒng)，而財(cái)務(wù)系統(tǒng)就是財(cái)務(wù)制證機(jī)器人的基礎(chǔ)，在對系統(tǒng)版本實(shí)施更新的過程中，兩個(gè)系統(tǒng)會(huì)有參數(shù)或是界面方面的更新，這就會(huì)對機(jī)器人的運(yùn)行帶去一定的影響，要解決版本更新的運(yùn)行問題，就需要實(shí)施系統(tǒng)間適配聯(lián)調(diào)工作。

管控平臺(tái)版本更新支持。在系統(tǒng)大小版本實(shí)施更新升級的過程中，要保證版本升級前后的運(yùn)行，確保數(shù)據(jù)的安全性。

其他專項(xiàng)業(yè)務(wù)支持。要幫助業(yè)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)的專項(xiàng)工作，如，梳理業(yè)務(wù)流程、管控平臺(tái)數(shù)據(jù)分析。

給項(xiàng)目提供運(yùn)行維護(hù)方面的支持。確保項(xiàng)目期間內(nèi)的平臺(tái)系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，對于出現(xiàn)的問題可以第一時(shí)間進(jìn)行有效的解決。

四、結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)電力企業(yè)的庫存物資財(cái)務(wù)管理，加大財(cái)務(wù)物資賬賬過程管控工作，可以確保財(cái)務(wù)賬和物資賬之間是一樣的，通過運(yùn)用自動(dòng)核對平臺(tái)，可以提升核對工作的效率和效果，能夠降低成本，促進(jìn)物資使用效率的提升，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增加。所以，這就需要構(gòu)建完善的庫存物資管理模式，有效的核對庫存物資，繼續(xù)對物資智能財(cái)務(wù)管控平臺(tái)的相關(guān)功能進(jìn)行優(yōu)化，最大化的發(fā)揮出物資價(jià)值，給企業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)營目標(biāo)實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

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