檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

【摘要】數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和通信技術(shù)的應用，使得檔案實現(xiàn)了遠程傳輸和共享體系，為了促進檔案的信息化建設(shè)，要加強檔案管理工作，本文簡述了信息化檔案管理內(nèi)容，并對檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施進行了研究，希望可以為提升檔案的管理水平提供一份參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;數(shù)字檔案

隨著科學技術(shù)的進步，社會生產(chǎn)力也在迅猛的發(fā)展，信息技術(shù)帶來的信息化時代更是對各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，檔案管理工作也因此進入到一個全新的發(fā)展階段，檔案管理工作是以各種形式儲存社會有價值的信息，對促進社會進步有著重大意義，所以要不斷創(chuàng)新管理模式與方法，提高管理的效率。

一、信息化檔案管理內(nèi)容

（一）信息化檔案資源技術(shù)

是指在進行檔案管理的過程中采用信息技術(shù)將檔案轉(zhuǎn)為信息資源，包括檔案的傳輸、分類以及儲存等，傳統(tǒng)的管理方式是將檔案呈現(xiàn)于不同載體之上，而信息化檔案資源技術(shù)是利用科技手段將檔案進行分類，從而使得檔案資源能夠準確、有序的進行儲存，也方便日后的查找以及使用。在這一過程中，信息技術(shù)起到了一定的促進和支撐作用，能夠根據(jù)檔案的具體情況及時、準確的建立相關(guān)目錄，在管理時具有一定的便捷性，并且還可以通過建設(shè)相應的平臺對檔案資源進行有效的儲存，其相應的輸出技術(shù)手段在一定程度上促進了檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

（二）科學的檔案管理方法

是指在當今信息化社會環(huán)境下，根據(jù)實際的檔案管理情況進行科學的規(guī)劃和設(shè)計，既要保證檔案能夠被有效的保管和應用，又要使社會新技術(shù)、新研究成果能夠及時的得到錄入，為實踐工作和業(yè)務提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專業(yè)化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經(jīng)濟手段，適當?shù)倪x擇行政手段、經(jīng)濟手段能夠?qū)n案管理發(fā)展產(chǎn)生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應用，從這個層面出發(fā)，科學化的檔案管理方式是發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（三）專業(yè)化檔案人才

是影響檔案管理信息化發(fā)展的重要因素，因為即使擁有先進的技術(shù)、科學的管理模式，但如果沒有專業(yè)化的檔案人才，那么技術(shù)和方法都不能得到有效的利用，所以，為了實現(xiàn)檔案管理信息化一定要增強檔案管理相關(guān)工作人員的業(yè)務知識，這是發(fā)展的必然需求，只有具有充分的業(yè)務知識才能很好的適應現(xiàn)代化技術(shù)提出的要求，所以，無論是知識技能還是道德素質(zhì)建設(shè)都要符合檔案管理信息化的發(fā)展要求。

二、檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

（一）建立數(shù)字檔案館

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和自動化技術(shù)的發(fā)展與完善，使得各企業(yè)的電子文檔變得越來越多，所以建立數(shù)字檔案館會是未來進行檔案管理的發(fā)展趨勢。首先，需要從統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃的角度出發(fā)，進行系統(tǒng)性的思考，企業(yè)可以將紙質(zhì)的檔案掃描處理，然后運用相關(guān)的軟件將電子檔案進行統(tǒng)一處理，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案的格式相統(tǒng)一，建立相應的數(shù)字檔案。其次，要根據(jù)企業(yè)的具體生產(chǎn)和運行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據(jù)選取相應的檔案管理軟件，為建立數(shù)字檔案館奠定堅實的基礎(chǔ)。最后，檔案管理部門要能充分的了解自身特點，根據(jù)優(yōu)勢制定出比較全面的管理機制，建立管理系統(tǒng)，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩(wěn)定的進行，也能推動檔案管理工作向著更加標準化、更加智能化以及更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）做好基礎(chǔ)工作，創(chuàng)造信息化條件

在檔案管理信息化視角下有效的進行檔案管理需要得到一定的信息化條件作為支撐，所以一定要做好基礎(chǔ)性工作?；A(chǔ)性工作主要包括以下幾個方面：一是建立相應的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開展的重要基礎(chǔ)，所以要建立和完善相應的檔案管理制度，并且不斷的創(chuàng)新管理方法，在保證不影響工作順利進行的情況下，進行程序簡單化，但要有原則的簡化，而且要嚴格控制檔案資源的質(zhì)量。二是要注重檔案管理重點環(huán)節(jié)的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環(huán)境基礎(chǔ)上，加大對新增設(shè)施設(shè)備的管理和更新力度，保證檔案室的建設(shè)標準符合要求，還要重點關(guān)注檔案審核審批的管理工作。三是加大檔案管理隊伍的建設(shè)力度，通過各種培訓教育提升相關(guān)管理人員的專業(yè)知識和道德素養(yǎng)，例如：進行崗前培訓和繼續(xù)教育，定期組織崗位技能培訓，開展專題講座活動，加強各企業(yè)間的交流與合作等，借助培訓轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)觀念，引導其思想更加信息化，進而提高整體的管理水平。四是強化檔案管理信息化意識，各部門領(lǐng)導要重視檔案管理信息化工作，并采取相關(guān)措施使全員樹立管理信息化意識，可以制定相應的鼓勵機制，鼓勵員工積極的掌握信息化技術(shù)并歡迎提供建議。

（三）明確信息檢索，提高安全意識

檔案管理工作簡單來說就是對檔案進行有序的分類和歸檔，但也正是由于工作的基礎(chǔ)性使其不引起重視，從而無法達到良好的管理效果，為了使檔案管理工作更加規(guī)范、有序的開展，提升其檢索的準確率是比較重要的，檢索工作作為檔案管理的一個組成部分，要得到一定的重視。檔案管理部門要從實際特點出發(fā)建立規(guī)范化的檢索流程，使檢索結(jié)果更加準確，例如：通過對某一項目進行分析，找出其存在的短板，進行相應的優(yōu)化，提高檢索工作的針對性以及科學性，還可以與新型管理系統(tǒng)相匹配，利用信息化檢索特點，建立完善的管理規(guī)范，為管理工作提供便利。另外，網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展與進步會帶來一些網(wǎng)絡安全問題，所以在進行檔案信息化管理時要提高安全管理意識，采取相關(guān)的防范措施，避免由于網(wǎng)絡病毒等因素造成資源破壞現(xiàn)象，所以在信息化視角下進行檔案管理工作，不能盲目的使用計算機技術(shù)，要按照流程下載相關(guān)殺毒軟件，例如：360殺毒系統(tǒng)、騰訊殺毒、防火墻等，及時更新計算機的病毒庫，采取有效措施防止病毒以及黑客的攻擊，還需要對檔案數(shù)據(jù)進行備份處理，以備不時之需。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案作為重要的信息資源，涵蓋了各種珍貴的經(jīng)驗，在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足管理需求，所以為了使檔案管理工作得到更優(yōu)的效果，要從轉(zhuǎn)變管理理念開始，不斷的創(chuàng)新管理方式和管理技術(shù)，使檔案管理在信息化視角下實現(xiàn)最大價值、發(fā)揮出最大作用。

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作者簡介：

李曄（1982-），女，漢族，河北灤南人，本科，唐山市水利規(guī)劃設(shè)計研究院，研究方向：檔案管理信息化。