淺談提高建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理的有效策略

師雯

Discussion on the Effective Strategy of Improving the Office Management of Construction Enterprises

SHI Wen

（No.1 Engineering Corporation Limited of CR20G， Suzhou 215151， China）

【摘? 要】近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力不斷提升，國(guó)家基建規(guī)模也隨之?dāng)U大，建筑業(yè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。對(duì)于建筑業(yè)企業(yè)而言，其生存和發(fā)展需要重點(diǎn)發(fā)揮辦公室管理的作用，企業(yè)辦公室作為建筑業(yè)企業(yè)運(yùn)行的核心，能夠創(chuàng)新企業(yè)內(nèi)部管理并促進(jìn)其提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。論文簡(jiǎn)要介紹了建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理以及提高建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理水平的有效策略。

【Abstract】 In recent years， China's economic strength has been continuously enhanced， the scale of national infrastructure has also expanded， and competition among construction enterprises has become more and more fierce. For construction enterprises， their survival and development need to focus on the role of office management， enterprise office is the core of the operation of construction enterprises， it can innovate the internal management of enterprises and promote their market competitiveness. This paper briefly introduces the office management of construction enterprises and the effective strategies to improve the office management level of construction enterprises.

【關(guān)鍵詞】建筑業(yè)企業(yè);辦公室管理;有效策略

【Keywords】 construction enterprises; office management; effective strategy

【中圖分類號(hào)】F279.23? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）03-0037-02

1 引言

在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)不斷推進(jìn)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，建筑業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境正處于不斷變化之中，工程建設(shè)領(lǐng)域從傳統(tǒng)投資逐步發(fā)展為BOT、PPP、EPC等多種模式。近年來(lái)PPP模式和EPC模式不斷深入，實(shí)現(xiàn)了投資、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)的整合，建筑業(yè)企業(yè)正在逐步參與到建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程管理。這些建筑領(lǐng)域的發(fā)展極大地影響著建筑業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理，特別是作為企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)“CPU”的辦公室，其管理水平的高低，是企業(yè)能否健康發(fā)展的關(guān)鍵。因此，提高建筑企業(yè)辦公室管理能夠有效解決企業(yè)發(fā)展過(guò)程中遇到的復(fù)雜問(wèn)題，保障企業(yè)的正常運(yùn)行，推動(dòng)我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展。

2 建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵

辦公室管理指的是由企業(yè)辦公室工作人員執(zhí)行企業(yè)管理者所制定的相關(guān)計(jì)劃或決策，以完成企業(yè)內(nèi)部的政務(wù)性、事務(wù)性工作。在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，企業(yè)內(nèi)部部門之間工作是否協(xié)調(diào)，各企業(yè)之間合作、競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系是否良好，很大程度上依賴于企業(yè)辦公室管理的正確有效實(shí)施。建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理承擔(dān)著處理企業(yè)或工程項(xiàng)目日常工作的責(zé)任，同時(shí)也參與部分有關(guān)企業(yè)發(fā)展及工程項(xiàng)目的決策工作。除此之外，還需對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)事件進(jìn)行處理。這些綜合事務(wù)的處理要求辦公室工作人員不僅能寫、會(huì)說(shuō)、善干，還要具備堅(jiān)定的理想信念、高尚的道德情操，能夠正確領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖、理清思路，集中精力、全力以赴地處理問(wèn)題。

3 建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理的意義

3.1 辦公室管理為企業(yè)溝通建立橋梁

企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人與人、部門與部門、企業(yè)與企業(yè)之間的溝通，辦公室則為其構(gòu)建起溝通的橋梁，扮演著管理中樞的角色，保障信息有效傳達(dá)、暢通交流。建筑業(yè)企業(yè)辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、承上啟下、溝通協(xié)調(diào)，承擔(dān)著公文處理、信息報(bào)送、撰寫講話稿、新聞報(bào)道、經(jīng)驗(yàn)材料等“辦文”工作，信訪接待、安全保衛(wèi)、后勤票務(wù)等“辦公”工作，會(huì)議籌備、會(huì)議通知、會(huì)議組織、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議材料、會(huì)議精神貫徹落實(shí)等“辦會(huì)”工作。辦公室的存在，對(duì)企業(yè)尤其是建筑業(yè)企業(yè)而言，是保障各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵[1]。

3.2 辦公室管理為企業(yè)樹(shù)立良好形象

辦公室是企業(yè)的門面，其業(yè)務(wù)人員的辦事效率、業(yè)務(wù)能力、工作作風(fēng)等均是企業(yè)管理綜合水平的體現(xiàn)，擁有高素質(zhì)、高水平的業(yè)務(wù)隊(duì)伍能為企業(yè)樹(shù)立良好形象，吸引優(yōu)秀合作伙伴，以在建項(xiàng)目為依托，促進(jìn)后續(xù)項(xiàng)目承攬，實(shí)現(xiàn)以干促攬，滾動(dòng)發(fā)展。

3.3 辦公室管理為企業(yè)指明發(fā)展方向

辦公室是企業(yè)管理的核心機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著各項(xiàng)重要職責(zé)，大至參與企業(yè)工作計(jì)劃與決策，小至儲(chǔ)存、調(diào)用企業(yè)工作的基礎(chǔ)信息，在合適的范圍內(nèi)，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供可行且優(yōu)秀的解決方案，保障企業(yè)正常平穩(wěn)發(fā)展的同時(shí)擁有較大收益。因此，從某種程度而言辦公室管理為企業(yè)指明了發(fā)展方向。

4 建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理中存在的問(wèn)題

4.1 辦公室管理制度未健全

辦公室管理制度能夠規(guī)范指導(dǎo)企業(yè)工作的正常開(kāi)展，為解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提供思路與方法，然而仍有部分企業(yè)未建立管理制度或者管理制度不完善、不健全，企業(yè)無(wú)法高效開(kāi)展日常工作。

4.2 辦公室管理人員綜合素質(zhì)較低

擁有一支優(yōu)秀的辦公室管理團(tuán)隊(duì)，能夠有效發(fā)揮辦公室在企業(yè)中重要作用。然而實(shí)際情況并非如此，大多數(shù)建筑業(yè)企業(yè)的辦公室工作人員并非接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，其工作能力不足以擔(dān)任辦公室崗位，工作常常依附于上級(jí)指令，不能創(chuàng)造性主動(dòng)開(kāi)展工作。此外，部分工作人員存在態(tài)度不端正、服務(wù)意識(shí)較差、創(chuàng)新意識(shí)不足等問(wèn)題，從而嚴(yán)重阻礙辦公室工作的開(kāi)展，影響其相關(guān)作用的發(fā)揮[2]。

另外，企業(yè)獎(jiǎng)懲制度以及考核制度的不完善，未能與員工自身利益相掛鉤，導(dǎo)致其面對(duì)工作時(shí)難以提高熱情度，沒(méi)有動(dòng)力。

5 提高建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理的有效策略

提高建筑業(yè)企業(yè)辦公室管理的有效策略，主要從企業(yè)管理層以及企業(yè)的執(zhí)行層兩個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。

5.1 管理層優(yōu)化措施

第一，建立健全管理制度。辦公室工作人員以及企業(yè)管理人員需要對(duì)辦公室工作、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行認(rèn)真研究，制定各項(xiàng)工作制度、工作計(jì)劃，明確工作職責(zé)和方向，強(qiáng)化工作責(zé)任，保障管理制度的全面落實(shí)。第二，轉(zhuǎn)變管理模式。企業(yè)管理層辦公室是企業(yè)重要決策的參與者與執(zhí)行者，同樣也是企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)展的監(jiān)督者，辦公室工作需要逐漸轉(zhuǎn)變管理模式，以員工為中心，將員工思想高度統(tǒng)一到企業(yè)發(fā)展上來(lái)，使企業(yè)辦公室管理制度走向全面而長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展階段[3]。管理模式的轉(zhuǎn)變，關(guān)鍵在于重視人力資源的管理，為員工營(yíng)造一個(gè)能夠充分實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的良好環(huán)境。第三，加強(qiáng)與企業(yè)的實(shí)際聯(lián)系。加強(qiáng)項(xiàng)目辦公室與企業(yè)之間的聯(lián)系，能夠進(jìn)一步強(qiáng)化管理深度，推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展。首先要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的作用，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理，解決建筑業(yè)企業(yè)施工項(xiàng)目“點(diǎn)散面廣”不便實(shí)施管理的局面，便于企業(yè)管理層對(duì)項(xiàng)目情況全面了解，及時(shí)實(shí)施對(duì)執(zhí)行層的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。其次，要充分發(fā)揮“交底制度”的作用，項(xiàng)目辦公室是臨時(shí)機(jī)構(gòu)，人員變換頻繁，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注工作交底及交接，杜絕制度落實(shí)不到位，工作職責(zé)不明晰的現(xiàn)象。再次，要充分發(fā)揮人員管理的作用，即管理層通過(guò)建立人員管理臺(tái)賬對(duì)業(yè)務(wù)人員實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，了解項(xiàng)目辦公室人員的履歷、資質(zhì)、行為等情況，做好人員梯隊(duì)建設(shè)，確保制度的落腳點(diǎn)——執(zhí)行層的能力可靠。最后，要加強(qiáng)監(jiān)督檢查，企業(yè)應(yīng)注重對(duì)各執(zhí)行辦公室的監(jiān)督檢查，保障工作的時(shí)效性與有效性，從而提高工作質(zhì)量。

5.2 執(zhí)行層優(yōu)化措施

建筑業(yè)企業(yè)項(xiàng)目辦公室雖是一個(gè)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，隨工程項(xiàng)目完工而解散，但其在項(xiàng)目建設(shè)期間需負(fù)責(zé)各項(xiàng)大大小小的業(yè)務(wù)，因此，提高項(xiàng)目辦公室的管理需要從以下三方面進(jìn)行。

第一，明確職責(zé)分工。項(xiàng)目辦公室的管理工作除了常規(guī)的業(yè)務(wù)工作外，甚至包含“衣食住行”等多方面的工作任務(wù)，事多且雜。因此，在日常工作常會(huì)出現(xiàn)顧此失彼的現(xiàn)象，影響項(xiàng)目的整體運(yùn)營(yíng)。所以，為了更好地提升項(xiàng)目辦公室的管理水平以及工作效率，需要明確分工，職責(zé)落實(shí)到人，以發(fā)揮各工作人員的優(yōu)勢(shì)。第二，明確工作標(biāo)準(zhǔn)。在項(xiàng)目辦公室的管理工作中，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作要求細(xì)化為具體工作標(biāo)準(zhǔn)，以此提高總體管理水平及工作效率。除此之外，項(xiàng)目辦公室的人員配備還需要進(jìn)一步完善，通過(guò)合理配置工作人員加強(qiáng)辦公室管理的力度，提升項(xiàng)目辦公室的管理水平。第三，加強(qiáng)工作考核。項(xiàng)目辦公室的工作考核主要是為了強(qiáng)化制度落實(shí)，提升專業(yè)技能，使得項(xiàng)目辦公室落實(shí)好管理層賦予其的承上啟下、溝通協(xié)調(diào)的責(zé)任，符合我國(guó)建筑業(yè)高速發(fā)展態(tài)勢(shì)及現(xiàn)代企業(yè)管理要求。第四，培養(yǎng)業(yè)務(wù)人員形成終身學(xué)習(xí)的理念，與時(shí)俱進(jìn)。這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，一是需要管理層建立健全科學(xué)合理的績(jī)效考核制度，即對(duì)項(xiàng)目辦公室人員進(jìn)行定期考核，以此全面了解他們的工作水平;二是項(xiàng)目辦公室要加強(qiáng)內(nèi)部考核力度，以職責(zé)分工和工作標(biāo)準(zhǔn)為考核目標(biāo)，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)找差距主動(dòng)提升，若出現(xiàn)技能不合格的員工需要及時(shí)進(jìn)行處理，以提高工作人員的積極性，從而保障建筑業(yè)企業(yè)體系的健康運(yùn)行。

6 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在如今市場(chǎng)格局不斷變化的前提下，建筑業(yè)企業(yè)雖面臨著良好的機(jī)遇，但其挑戰(zhàn)卻也只增不減。因此，辦公室管理在建筑業(yè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中顯得極其重要，優(yōu)秀的辦公室管理能夠有效促進(jìn)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展，提高綜合實(shí)力。

【參考文獻(xiàn)】

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【3】廖清.淺談新形勢(shì)下如何搞好建筑企業(yè)辦公室工作[J].輕紡工業(yè)與技術(shù)，2019，48（10）：72-73.