淺談涉外國有企業(yè)的涉密文件管理

袁可心

摘 要 涉外國有企業(yè)因其業(yè)務(wù)的國際化和企業(yè)性質(zhì)的特殊性，對涉密文件的管理提出更高的要求。本文旨在結(jié)合工作實際，探討如何提高涉外國有企業(yè)的涉密文件管理水平，試圖對其保密管理的特殊性進行思考并提出建議。

關(guān)鍵詞 辦公室 涉外企業(yè) 商業(yè)秘密 保密管理

涉及海外業(yè)務(wù)的國有企業(yè)，其接觸國家秘密和商業(yè)秘密的機會都較一般企業(yè)更多。國家機密一經(jīng)泄露將危害國家安全，而商業(yè)秘密的泄露將使企業(yè)在市場競爭中敗下陣來。因此，涉外國有企業(yè)涉密文件管理工作的重要性不言而喻。

在企業(yè)的海量文件中，除了已確定密級的文件外，還存在大量未達(dá)到定密標(biāo)準(zhǔn)，但包含敏感內(nèi)容和信息，或作為工作秘密短期內(nèi)不適宜披露的事項，以上類型的文件可統(tǒng)稱為涉密文件，本文主要討論該類型的涉密文件管理。

針對涉外國有企業(yè)的涉密文件，可從以下3個環(huán)節(jié)著手，有針對性地提高文件管理水平，努力做到“慎、細(xì)、全”。

一、涉密文件的接收和生成要“慎”

文件的接收和生成是涉密文件管理的起始節(jié)點，決定了之后的環(huán)節(jié)能否順利進行，因此應(yīng)格外謹(jǐn)慎處理。根據(jù)文件的來源，又具體分為接收和生成兩種情況。

（一）涉密文件接收

國有企業(yè)接收的文件通常來自上級單位（包括國家機關(guān)部委）、系統(tǒng)內(nèi)兄弟單位及少數(shù)系統(tǒng)外單位。來自上級單位的文件通常都已定密且密級較高，無須再定密，其知悉范圍和保管方式應(yīng)參照國家相關(guān)規(guī)定來處理;來自兄弟單位和系統(tǒng)外單位的文件，既有已定密文件，也包括較多未定密文件，則應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)確定知悉范圍。

對于外來文件，接收時首先要做好登記。由機要秘書在專用的保密機上建立涉密文件臺賬，登記和錄入所接收文件的相關(guān)信息。臺賬不僅要包括標(biāo)題、來文單位、密級、保密期限等文件原有信息，還要對文件被本單位接收后的情況進行登記，如“何年何月由何人接收”“接收后交由何人辦理”等。尤其要注意的是，為了防止電子文檔遺失或保密機損壞等意外情況發(fā)生，務(wù)必對電子臺賬進行備份，并對保密機定期檢查維護。

（二）涉密文件生成

涉外企業(yè)參與的國際合作和競爭多，其工作中既會有許多達(dá)到定密要求的商業(yè)秘密，也會有未達(dá)到定密標(biāo)準(zhǔn)但因工作需要不得對外透露的文件，需要企業(yè)自己根據(jù)具體情況確定處理方法。

對符合定密標(biāo)準(zhǔn)的文件，要嚴(yán)格按照國家和上級單位的相關(guān)保密規(guī)定確定密級和保密期限，既不可過度定密，也不可密級過低，通常由業(yè)務(wù)部門和公司保密辦公室以謹(jǐn)慎為原則共同研究確定，不符合定密要求的文件絕不定密。而對于工作秘密，則應(yīng)根據(jù)具體工作需要和事項重要程度，參考本公司內(nèi)部保密管理辦法，確定文件知悉和傳播的范圍，不可隨意傳播擴散。無論采取何種處理方式，其核心原則都是確保涉密文件只有必須知悉的人員才能接觸到，杜絕任何形式的不必要接觸，從而將泄密風(fēng)險降到最低。

二、涉密文件的流轉(zhuǎn)要“細(xì)”

流轉(zhuǎn)是涉密文件管理的重中之重，其工作重點是要將流轉(zhuǎn)過程中的每個環(huán)節(jié)都詳細(xì)加以記錄。

在文件接收臺賬基礎(chǔ)上，繼續(xù)對涉密文件的流轉(zhuǎn)情況進行記錄。必要時可建立子目錄，按密級、主題或項目分類，便于登記管理。記錄內(nèi)容包括文件經(jīng)手人、經(jīng)手時間、文件返回時間、文件辦結(jié)時間及其他需要備注的事項。尤其是對需要返回來文單位的機密文件，臺賬記錄作為唯一的流轉(zhuǎn)痕跡，對于日后查證至關(guān)重要。通過詳細(xì)記錄流轉(zhuǎn)過程，可起到如下作用：

一是便于追蹤。某些文件的知悉范圍包括多人，或在某個辦理人處停留超過一天，記錄每位經(jīng)辦人的信息可避免文件因經(jīng)手人過多或流轉(zhuǎn)時間過長而遺失?？墒褂谩段募鏖唵巍饭┙?jīng)辦人閱后簽字，并于辦結(jié)后作為附件留存。

二是便于還原?！昂糜浶圆蝗鐮€筆頭”，與其依賴經(jīng)辦人的記憶，不如事無巨細(xì)地留下書面記錄，方便日后內(nèi)外審計或巡視檢查需要調(diào)閱文件時有跡可循，為加強企業(yè)監(jiān)督檢查發(fā)揮作用。

機要秘書負(fù)責(zé)對涉密文件的流轉(zhuǎn)進行把控，嚴(yán)格遵守“密來密回”的原則，做到定密文件不復(fù)印，絕密和機密文件不離開機要室;督促辦理人及時辦結(jié)并歸還文件;確保離開本單位的文件均密封并由專職機要員交換;定期進行文件清點和自查。

三、涉密文件的歸檔要“全”

作為涉密文件管理的最后一環(huán)，歸檔決定了整個流程的嚴(yán)密程度。

首先，涉密文件應(yīng)單獨歸檔。涉密文件應(yīng)與普通文件分開流轉(zhuǎn)、分別歸檔，其保管場所應(yīng)符合保密要求，查閱范圍小于普通文件。涉密文件單獨管理既便于查閱，又確保不泄密。

其次，涉密文件歸檔應(yīng)盡量全面。文件歸檔不應(yīng)只注重正文而忽視附件，附件（包括圖表、數(shù)據(jù)、譯文等）與正文具有同等保密效力。此外，文件傳閱過程中形成的其他補充材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、部門反饋等，也應(yīng)與正文一并歸入檔案。

再次，涉密文件歸檔應(yīng)雙線并行。當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)已實現(xiàn)線上線下兩條線同時歸檔。一方面，紙質(zhì)文件仍按照傳統(tǒng)方式手動編號、分類并移交檔案室保管，另一方面，電子臺賬也備份保存，兩者共同組成完整的文件資料包。

四、涉外企業(yè)保密管理工作的特殊性

（一）平衡保密和效率的關(guān)系

保密是為了國家和企業(yè)的利益與安全，而提高工作效率也是為企業(yè)創(chuàng)造價值，如何平衡保密與工作效率的關(guān)系值得深思。涉外企業(yè)經(jīng)常參與國際談判，需要快速決策和及時反饋，晚一天就可能貽誤商機，對時效性的要求極高。而涉密文件的線下流轉(zhuǎn)卻延長了處理時間，增加了流轉(zhuǎn)步驟，這勢必對工作效率造成影響。

矛盾的解決可從兩方面入手，一是在定密時必須對工作內(nèi)容充分了解，準(zhǔn)確定密，切不可為了顯示工作的重要性而盲目將密級定高，使得本可以線上流轉(zhuǎn)的文件只能線下傳閱;二是要求機要秘書對涉密文件格外留心，提高處理的優(yōu)先級和緊急度，以加快辦理速度彌補線下傳閱增加的時間。

（二）加強外籍員工保密教育

隨著國際局勢的變化和企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，涉外企業(yè)的涉密文件將日益增多，增強員工保密安全意識勢在必行。涉外企業(yè)應(yīng)注意保密安全教育不僅要覆蓋中方員工，還要考慮外籍員工。要結(jié)合涉外機構(gòu)所在國的法律法規(guī)，并參考國外同行業(yè)公司的優(yōu)秀做法，以外籍員工可以接受和理解的方式開展保密教育。

保密教育應(yīng)具有針對性，既可針對可能遇到的情況進行預(yù)防性教育，也可在事后進行反思教育，對好的舉措予以表揚，對險些造成泄密的做法批評警示，并鼓勵外籍員工參與研究和探討更安全、更可行的工作流程。

（三）妥善處理法律問題

法律文件作為一種特殊文件，其保密管理除了遵守公司制度外，還要遵循國家法律法規(guī)的規(guī)定。特別是涉外企業(yè)的文件管理要“入鄉(xiāng)隨俗”，不僅要遵守中國的法律法規(guī)，還要遵守資源國和合作伙伴國家的法律法規(guī)。

由于行業(yè)競爭激烈，國際化公司對于自身商業(yè)秘密的保護往往更加嚴(yán)苛，一旦侵犯其商業(yè)秘密，可能面臨嚴(yán)重訴訟，因此要避免因往來文件處理不當(dāng)而卷入法律糾紛。同時也要加強對自身商業(yè)秘密的保護，妥善保管相關(guān)文件，保存完整證據(jù)，這樣即使在糾紛中也能避免處于不利地位。

（四）全球化時代的保密難題

涉外企業(yè)在海外的分支機構(gòu)通常遠(yuǎn)離祖國，路途遙遠(yuǎn)，對不能上網(wǎng)又必須傳達(dá)海外機構(gòu)的一般涉密文件，當(dāng)前的處理方法只能是向回國出差的人員口頭傳達(dá)，或?qū)⑽募H自攜帶。但此舉無疑增加了另一重泄密風(fēng)險，如文件在旅途中丟失或被偷窺，將為企業(yè)和國家安全帶來重大風(fēng)險。并且要防范員工為了節(jié)省時間和圖方便而將文件通過手機或網(wǎng)絡(luò)傳播，帶來安全隱患。雖然此類文件為數(shù)不多，但如何妥善處理，亟須涉外企業(yè)思考和解決。

五、結(jié)語

企業(yè)的涉密文件管理應(yīng)做到謹(jǐn)慎定密、詳細(xì)記錄流轉(zhuǎn)和全面歸檔，這是當(dāng)前最基本也是最安全的工作流程，但我們不應(yīng)滿足于此，還要不斷完善，力求萬無一失。涉外國有企業(yè)的工作有共性也有其特殊性，要在此基礎(chǔ)上因地制宜、與時俱進地處理好涉密文件的管理，發(fā)揮涉外企業(yè)優(yōu)勢，多學(xué)習(xí)國外企業(yè)的優(yōu)秀做法，為我所用。這樣既能為企業(yè)價值創(chuàng)造保駕護航，也是在承擔(dān)國有企業(yè)的責(zé)任，維護國家利益。

（作者單位為中國石化國際石油勘探開發(fā)公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 宮艷艷.辦公室涉密文件管理的現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（5）.

[2] 黨志燕.機要文件管理工作的相關(guān)要點[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（9）.

[3] 章江江.機要秘書如何提高工作質(zhì)量[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）.

[4] 李繼增.我國石化企業(yè)商業(yè)秘密管理面臨的挑戰(zhàn)與對策[J].濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2019（1）.