應(yīng)用型本科高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)與對策

（閩江學(xué)院 數(shù)學(xué)與數(shù)據(jù)科學(xué)學(xué)院，福建 福州 350108）

應(yīng)用型本科高校，主要面向高校所在區(qū)域的經(jīng)濟社會發(fā)展，以本科教育為主，以學(xué)科為依托，以應(yīng)用型專業(yè)教育為基礎(chǔ)，以社會人才需求為導(dǎo)向，為高素質(zhì)應(yīng)用型、技能型人才的培養(yǎng)提供硬件環(huán)境與軟件環(huán)境的高等院校。[1]長期以來，大部分應(yīng)用型本科高校的發(fā)展以教學(xué)環(huán)境的改善與應(yīng)用型師資及雙師型人才的引進[2]為突破口，而對教學(xué)管理隊伍的科學(xué)建設(shè)重視不夠，尤其是基層教學(xué)秘書隊伍。教學(xué)秘書，作為教務(wù)管理部門與師生之間的橋梁，直接服務(wù)于教育管理一線，在促進應(yīng)用型本科高校教學(xué)管理質(zhì)量上起著基礎(chǔ)性的作用。

目前，國內(nèi)應(yīng)用型本科高校的教學(xué)秘書在開展教學(xué)管理工作時，尚無完善的、科學(xué)的工作體系可循，缺乏學(xué)科支撐，而主要依靠老帶新式的經(jīng)驗傳授與自身的經(jīng)驗積累。同時，隨著時代的發(fā)展，高校學(xué)生也隨之呈現(xiàn)出新特點，尤其是自我中心意識強烈、心理承受能力較弱等顯著特點，對應(yīng)用型本科高校的教學(xué)管理工作提出了新的要求，也為教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)帶來新的挑戰(zhàn)。

一、以M學(xué)院為例分析教學(xué)秘書隊伍的現(xiàn)狀

筆者以M學(xué)院為例，調(diào)查對象為17個二級學(xué)院（部）的31位教學(xué)秘書，發(fā)放調(diào)查問卷31份，回收31份。根據(jù)對問卷的統(tǒng)計分析和對一些教學(xué)秘書進行的訪談，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前教學(xué)秘書隊伍建設(shè)存在不少問題，調(diào)查情況統(tǒng)計詳見表1。

第一，女性占絕大多數(shù)，且年輕教學(xué)秘書呈現(xiàn)出了一定的流動性。教學(xué)秘書崗位要求從業(yè)者嚴(yán)謹(jǐn)細致、善于溝通協(xié)調(diào)，而女性在這方面具備先天優(yōu)勢，因此，歷年來各學(xué)院的教學(xué)秘書均以女性為主。另外，35歲以下的教學(xué)秘書占總?cè)藬?shù)的58%，且超過一半的教學(xué)秘書工作年限在3年以下。據(jù)了解，近一年來有6位教學(xué)秘書工作一年即辭職或調(diào)崗。

第二，教學(xué)秘書隊伍學(xué)歷以本科和碩士為主，但是專業(yè)相關(guān)度較低，且缺乏系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)。根據(jù)M學(xué)院近3年的招聘要求，新入職的在編教學(xué)秘書要求碩士以上學(xué)歷，非在編人員要求本科以上學(xué)歷。對于專業(yè)的要求均設(shè)置為不限。另一方面，幾乎所有的人員都是“先上崗、再培訓(xùn)”，缺乏系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)。即使是專業(yè)相關(guān)度較低的新入職教學(xué)秘書，也只能直接上崗后通過“老帶新”的方式熟悉業(yè)務(wù)流程，并在業(yè)務(wù)操作中慢慢摸索積累經(jīng)驗。系統(tǒng)性崗前培訓(xùn)的缺失，使得新入職教學(xué)秘書無法迅速進入工作狀態(tài)。

第三，崗位編制有限，職稱評定較難，晉升空間受限。M學(xué)院的教學(xué)秘書隊伍中在編僅11人，各二級學(xué)院（部）的編制平均人數(shù)少于1人。其次，新入職教學(xué)秘書在工作一年后，年度考核合格即可獲得初級職稱。尚無職稱的人員是6位工作未滿1年的補缺型新入職教學(xué)秘書。中級職稱重在考察業(yè)務(wù)能力，大部分教學(xué)秘書通過工作經(jīng)驗的積累，可以獲得中級職稱。但高級職稱的評定對科研業(yè)績的要求較高，而教學(xué)秘書受工作性質(zhì)的限制，較難在科研領(lǐng)域有所突破，因此高級職稱的比例很少。2位高級職稱人員中，有1位是通過之前在中學(xué)任教獲得的中教高級職稱轉(zhuǎn)聘的。非在編人員進行職稱晉級后工資績效漲幅較小，導(dǎo)致動力不足，再加上平時工作繁瑣，無暇開展科研或論文撰寫，所以大部分人員仍是初級職稱。另外，相比輔導(dǎo)員隊伍完善的晉升體系，教學(xué)秘書隊伍很難獲得相關(guān)崗位的晉升，晉升空間受限?？释麜x升的教學(xué)秘書只能轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致隊伍的人員流動性大。訪談中，除2位高級職稱的人員外，其他在編人員均表示出了調(diào)整崗位的意愿。

表1 M學(xué)院教學(xué)秘書基本情況統(tǒng)計表Tab.1 Information statistics of teaching secretary in M university

二、應(yīng)用型本科高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

（一）新形勢下大學(xué)生思想狀況的顯著特點給教學(xué)管理帶來的新問題

大學(xué)生在心理上正處于“準(zhǔn)成人”階段，即正逐步成熟而又未完全成熟，受當(dāng)前經(jīng)濟社會和信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的影響，身上帶有明顯的時代烙印。上大學(xué)前較少離開父母獨立生活的當(dāng)代大學(xué)生普遍存在獨立自主能力嚴(yán)重不足的情況，無法應(yīng)付復(fù)雜多變的社會環(huán)境。受自由主義、消費主義、泛娛主義等各種社會思潮的影響，其思想狀況也由此呈現(xiàn)出顯著特點，給教學(xué)管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

一是自我中心意識強烈。隨著學(xué)生家庭物質(zhì)條件的逐漸豐裕，從小在家長寵愛及關(guān)注下成長起來的大學(xué)生常常以自我為中心。[3]在充滿競爭的市場經(jīng)濟環(huán)境下，當(dāng)代大學(xué)生的競爭意識與功利意識隨之加強，也越來越意識到個人權(quán)利，卻較少注意到自己應(yīng)盡的義務(wù)。在與M學(xué)院教學(xué)秘書的訪談中，有多位教學(xué)秘書提到選課時，即使教學(xué)秘書再三強調(diào)時間節(jié)點，卻仍會有若干學(xué)生沒有按時選課，后又通過各種途徑糾纏教學(xué)秘書要求選課。這些突發(fā)的額外權(quán)利訴求，不僅增加了教學(xué)秘書的工作量，也讓教學(xué)管理制度在執(zhí)行過程中難以為續(xù)。

二是心理承受能力較弱。大學(xué)生在進入大學(xué)校園后，學(xué)生們突然開始獨立面對生活，家長與老師不再太多參與他們的生活和學(xué)習(xí)的規(guī)劃。這種強烈的反差，給他們帶來了一定的壓力及不適感。加之，信息化時代下，互聯(lián)網(wǎng)已成為他們獲取信息的重要手段。[4]互聯(lián)網(wǎng)為學(xué)生的學(xué)習(xí)及生活帶來便捷的同時，也讓部分學(xué)生沉迷于虛擬世界。讓他們在面臨挫折與失敗時相對脆弱，無法及時地進行心理調(diào)適。每年的“全國大學(xué)生心理健康日”即旨在呼吁全社會對大學(xué)生心理素質(zhì)的關(guān)注。個別學(xué)生在由于自身原因無法按時修完學(xué)分時，采取言語騷擾、社交媒體造謠、自殘威脅等不恰當(dāng)?shù)姆绞奖磉_不合理訴求，給教學(xué)管理帶來了一定的阻力。

（二）教學(xué)管理制度不完善

教育部、國家發(fā)改委、財政部等部委于2015年明確提出推動部分本科高校向應(yīng)用型本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展。[5]可見，應(yīng)用型本科高校的發(fā)展尚處于剛剛起步的階段，教學(xué)管理制度的建設(shè)還存在諸多掣肘。一方面，教學(xué)管理的模式與方法還相對比較滯后，沒有整合的管理系統(tǒng)，而是各部門分割管理，在一定程度上造成資源浪費。比如M學(xué)院設(shè)有教師人事系統(tǒng)、實驗實訓(xùn)管理平臺、教務(wù)管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)，眾多的資源無法整合，導(dǎo)致教師的職稱、獲獎情況或科研成果等信息需要多個部門反復(fù)采集。在業(yè)務(wù)歸屬上，有的同一業(yè)務(wù)卻分割管理，例如：學(xué)生自行修讀在線開放課程的學(xué)分認(rèn)定由教學(xué)科負(fù)責(zé)，而該門成績卻由學(xué)務(wù)科登記。實踐類課程的管理既歸屬于教學(xué)科，又由實踐科負(fù)責(zé)。另一方面，原則性的制度內(nèi)容過多，缺乏操作性的表述，學(xué)生面對這些制度時往往無從下手，只能向教學(xué)秘書尋求幫助。教學(xué)秘書常常忙于大量事務(wù)性的工作，無暇進行管理技術(shù)的創(chuàng)新。

（三）隊伍建設(shè)投入不足

傳統(tǒng)的思想向來是重視教學(xué)科研，而對于管理工作不夠重視，認(rèn)為教學(xué)管理無非是一些事務(wù)性的工作，性質(zhì)簡單，沒有技術(shù)含量。[6]因此，高校特別是處于轉(zhuǎn)型時期的應(yīng)用型本科高校，由于人力財力的限制，往往將大量的精力集中在教學(xué)、科研工作上。M學(xué)院現(xiàn)有的31位教學(xué)秘書中，在編人員僅11人，非在編人員比例達到65%。且教學(xué)秘書的工作往往也得不到理解與支持。根據(jù)教育部令第43號文件精神，高等學(xué)校應(yīng)按不低于1∶200的比例設(shè)置專職輔導(dǎo)員崗位，但未對教學(xué)秘書的配比進行明確規(guī)定。結(jié)合學(xué)校教務(wù)處對各二級學(xué)院教學(xué)秘書配備情況進行的統(tǒng)計和其他文獻的數(shù)據(jù)[7-8]，各二級學(xué)院根據(jù)師生的數(shù)量規(guī)模一般配備1至2名專職教學(xué)秘書，配比約為1∶500。M學(xué)院約1.8萬名學(xué)生，教學(xué)秘書有31人，配比約為1∶580。教學(xué)秘書的培訓(xùn)通常通過“老帶新”的經(jīng)驗傳授形式展開，而非系統(tǒng)性的專業(yè)化規(guī)范化培訓(xùn)。加之教育管理工作任務(wù)繁重，教學(xué)秘書在日常工作中疲于應(yīng)付，無暇深入思考并創(chuàng)新以提高工作效率。另一方面，與同樣是行政人員的輔導(dǎo)員或機關(guān)工作人員相比，教學(xué)秘書職稱評定困難，晉升空間狹小，加上工作的繁瑣容易使其產(chǎn)生倦怠感，導(dǎo)致人員的流動性較大。

三、應(yīng)用型本科高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的對策

（一）建立教學(xué)秘書與思想政治輔導(dǎo)員之間的常態(tài)溝通機制

新時期，大學(xué)生具有強烈的自我意識，卻缺乏獨立自主的能力。同時，由于大部分應(yīng)用型本科院校的教育管理工作與學(xué)生思想政治工作分別由教務(wù)處與學(xué)工部負(fù)責(zé)。兩個部門的大部分工作相對獨立，缺乏相互溝通與配合。在面對選課與學(xué)生管理一系列的教學(xué)管理工作時，頻頻發(fā)生各種突發(fā)狀況。有在選課期間無動于衷卻在報名截止之后四處奔走的，有在掛科后電話“轟炸”任課老師的，有在大四臨畢業(yè)時才發(fā)現(xiàn)漏選課程的，更有部分學(xué)生對自身的畢業(yè)學(xué)分要求漠不關(guān)心影響正常畢業(yè)的。遇到各種情況時，他們往往會不知所措，教學(xué)秘書需要耗費較多的時間精力去彌補這些學(xué)生的失誤。

面對新時期的大學(xué)生，針對他們思想狀況的新特點，教學(xué)秘書需主動作為，建立與思想政治輔導(dǎo)員之間的常態(tài)溝通機制，加強溝通協(xié)調(diào)。輔導(dǎo)員是大學(xué)生的人生導(dǎo)師，在學(xué)生管理工作中具有重要的作用，特別是應(yīng)用型本科高校。輔導(dǎo)員工作的特殊性，使得他們更容易掌握學(xué)生的思想動態(tài)，了解班上學(xué)生的特點。因此，在展開一些比較重要的教學(xué)管理工作時，教學(xué)秘書通過與輔導(dǎo)員溝通，如定期向輔導(dǎo)員報送“學(xué)務(wù)事項周安排表”，列明每周各項學(xué)生事務(wù)工作的時間節(jié)點，從而讓輔導(dǎo)員能夠關(guān)注學(xué)生近期是否及時完成相關(guān)工作。一方面通過平時的班會或年級大會，輔導(dǎo)員可以跟班委或?qū)W生強調(diào)相關(guān)工作的截止時間，也針對班上個別忘性較大、做事馬虎或?qū)W(xué)業(yè)不甚上心的學(xué)生進行有針對性地提醒，最大限度地避免學(xué)生遺漏相關(guān)事項。另一方面，教學(xué)秘書應(yīng)及時向輔導(dǎo)員更新學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，包括每學(xué)期的學(xué)生不及格率、每學(xué)年的學(xué)業(yè)預(yù)警、以及畢業(yè)班學(xué)生的學(xué)分修讀情況等，讓輔導(dǎo)員可以根據(jù)學(xué)生的新情況及時進行溝通指導(dǎo)，促進學(xué)生自省改進，從而共同營造良好的學(xué)風(fēng)紀(jì)律，進一步提升教學(xué)質(zhì)量。以M學(xué)院下設(shè)的數(shù)學(xué)院為例，2017—2018學(xué)年及之前學(xué)年的各項學(xué)務(wù)工作中總有一些學(xué)生忘記報名；而自2018—2019學(xué)年第一學(xué)期起，輔導(dǎo)員與教學(xué)秘書建立了常態(tài)溝通機制，學(xué)生的事務(wù)工作如選課、計算機等級考試報名等完成率達到了100%，有效地避免了因個別學(xué)生錯過報名時間而帶來的一系列惡性循環(huán)。

（二）完善應(yīng)用型本科院校的教學(xué)管理制度

應(yīng)用型本科高校正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)管理制度對提高院校運行的有序性，推動院校的內(nèi)涵建設(shè)具有重要的意義。首先，應(yīng)用型本科高校應(yīng)根據(jù)教學(xué)管理工作中的各主體的職權(quán)劃分及崗位工作規(guī)范作出具體的規(guī)定，從而讓教學(xué)管理工作人員，特別是對實操性要求較高的教學(xué)秘書，在面對具體工作時有規(guī)可依、有章可循。其次，遵循應(yīng)用型本科高校注重應(yīng)用、服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律，并根據(jù)教學(xué)管理中出現(xiàn)的新情況，不斷創(chuàng)新管理制度。專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)方案的制定、科研課題立項等應(yīng)及時根據(jù)教學(xué)質(zhì)量國家標(biāo)準(zhǔn)、社會經(jīng)濟發(fā)展進行調(diào)整。再次，改變教學(xué)秘書在常規(guī)工作中依靠個人經(jīng)驗等進行管理的落后做法，以信息論、決策論、控制論等科學(xué)方法為依托，尤其依靠不斷完善的教學(xué)管理制度展開工作。通過相關(guān)制度保障各項工作的順利開展，包括違規(guī)行為的處理與糾正。

（三）加大應(yīng)用型本科高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的投入

教學(xué)秘書作為最基層的教學(xué)管理人員，同時扮演著管理者與服務(wù)者的雙重角色，貫穿于教學(xué)管理工作的始末。因此，加大對教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的投入，有利于更好地發(fā)揮其在教學(xué)管理中的作用，從而保證教學(xué)工作的順利開展。

1.嚴(yán)把“入口關(guān)”，選聘優(yōu)秀的教學(xué)秘書隊伍

教學(xué)管理的工作特性要求教學(xué)秘書具備高度的責(zé)任心和主動的服務(wù)意識；具備高等教育管理學(xué)及心理學(xué)相關(guān)理論素養(yǎng)，掌握行政管理學(xué)、檔案管理、應(yīng)用文寫作等基本的秘書專業(yè)知識，熟練計算機實用操作；具備較強的心理素質(zhì)，能夠在繁雜的工作事務(wù)中學(xué)會心理調(diào)適；而且能夠發(fā)揮主觀能動性，不斷開拓創(chuàng)新。[9]

2.加強培訓(xùn)，優(yōu)化專業(yè)化結(jié)構(gòu)

一是進行系統(tǒng)性的崗前培訓(xùn)。對于新入職的教學(xué)秘書，務(wù)必針對崗位性質(zhì)及職責(zé)進行集中培訓(xùn)，有助于相關(guān)人員盡快熟悉工作環(huán)境，更早進入工作狀態(tài)。二是實現(xiàn)技能培訓(xùn)常態(tài)化。通過定期的集中培訓(xùn)及研討班，讓教學(xué)秘書解放于繁雜的事務(wù)性工作，不斷吸收借鑒最新的教育管理理念，適時地總結(jié)與調(diào)整，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是設(shè)置相應(yīng)的崗位進修計劃，鼓勵教學(xué)秘書等一線教學(xué)管理人員通過進修提升自己，從而不斷提高教學(xué)秘書隊伍的專業(yè)化水平。在對M學(xué)院31位教學(xué)秘書進行問卷調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有24位教學(xué)秘書在意見建議中提到，希望學(xué)校多提供培訓(xùn)機會，建議學(xué)校通過定期開展學(xué)習(xí)研討班等方式讓教學(xué)秘書能夠在學(xué)習(xí)中提升職業(yè)素養(yǎng)。

3.完善教學(xué)秘書崗位的考核及晉升機制

可以參考教師教學(xué)競賽等活動，定期開展教學(xué)秘書業(yè)務(wù)水平評比活動，通過獎勵政策提高教學(xué)秘書的工作積極性。同時，深化專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制度改革，建立科學(xué)的職務(wù)晉升機制，讓教學(xué)秘書通過良好的工作表現(xiàn)獲得晉升，從而提高工資待遇等。通過更加豐富的激勵措施，讓教學(xué)秘書崗位不再是一潭死水，從而吸引優(yōu)秀人才投身到教學(xué)秘書的崗位中來。M學(xué)院的31份問卷調(diào)查中，有9份提到，希望能像教師或輔導(dǎo)員隊伍那樣，每年度舉辦教學(xué)秘書隊伍考核，評選出“優(yōu)秀教學(xué)秘書”。另外，21位教學(xué)秘書提出希望在職稱評定上能考慮教學(xué)秘書的工作特點，在學(xué)術(shù)要求及工作表現(xiàn)考察上進行更合理的設(shè)置，完善教學(xué)秘書隊伍晉升渠道。

應(yīng)用型本科高校目前正處于高速發(fā)展與轉(zhuǎn)型重塑的關(guān)鍵時期，其教學(xué)管理隊伍中的教學(xué)秘書在促進應(yīng)用型本科高校的建設(shè)發(fā)展上起著至關(guān)重要的作用。因此，應(yīng)用型本科高校應(yīng)把教學(xué)秘書隊伍建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程。本文結(jié)合應(yīng)用型本科高校教學(xué)管理的特殊性，研究教學(xué)秘書與思想政治輔導(dǎo)員之間的常態(tài)溝通機制，并提出完善教學(xué)管理制度以及教學(xué)秘書崗位考核與晉升機制的建議，輔助教學(xué)秘書有針對性地提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而建設(shè)一支高素質(zhì)、專業(yè)化的教學(xué)秘書隊伍，夯實高校教學(xué)管理隊伍，為學(xué)校向應(yīng)用型轉(zhuǎn)型發(fā)展提供組織保證。