淺談信息化對(duì)項(xiàng)目成本管理的影響

周楨楨

摘要：傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理手段主要依靠各種報(bào)表、臺(tái)賬數(shù)據(jù)反映項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況。它是一段時(shí)期項(xiàng)目管理的重要手段。但是由于報(bào)表數(shù)據(jù)修改方便，多種報(bào)表數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)性差，它能反映的真實(shí)性、客觀性差，受人為因素影響頗深。隨著智能信息化的發(fā)展，采用信息化手段收集項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以快速、高效、真實(shí)、客觀的反映項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)管理情況，很大程度上避免人為因素干擾，極大程度上能做到用數(shù)據(jù)說話，用制度、流程管理企業(yè)，使項(xiàng)目決策者更快的發(fā)現(xiàn)問題，找出解決方案，避免到項(xiàng)目結(jié)束才發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的虧損現(xiàn)象。采用信息化手段可以從項(xiàng)目全面預(yù)算開始進(jìn)行經(jīng)濟(jì)預(yù)期，項(xiàng)目實(shí)施階段輔以動(dòng)態(tài)監(jiān)管，為項(xiàng)目成本管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行起到重要的作用。

關(guān)鍵詞：信息化;項(xiàng)目管理;成本;影響

1 前言

創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展是未來經(jīng)濟(jì)增長最強(qiáng)動(dòng)力。只是科技創(chuàng)新一般具有資金投入大、研發(fā)周期長、不確定性高的特征，因此需要風(fēng)險(xiǎn)承受能力高的長期投資。即便如此，若將信息化工具引入到現(xiàn)代企業(yè)管理，仍可有效的縮減企業(yè)運(yùn)營成本。信息化手段采用的數(shù)據(jù)避免人為更改，最終生成的數(shù)據(jù)比傳統(tǒng)電子報(bào)表也更可靠。

信息化工具是現(xiàn)代企業(yè)項(xiàng)目管理的有效手段。通過它可以形成動(dòng)態(tài)的管理報(bào)表，從而為項(xiàng)目決策提供比較客觀的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。目前施工企業(yè)采用PM（業(yè)務(wù)管理）軟件對(duì)在建項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)管理。傳統(tǒng)項(xiàng)目管理，各部門根據(jù)不同的表格，各自收集數(shù)據(jù)，結(jié)果是項(xiàng)目各部門上報(bào)到企業(yè)各部門的數(shù)據(jù)總有出入，很難為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。

2 傳統(tǒng)成本管理手段

在信息系統(tǒng)未使用時(shí)期，企業(yè)一般通過制作統(tǒng)一的EXCEL表格進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，項(xiàng)目部定期上報(bào)企業(yè)的臺(tái)賬種類繁多。有日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、項(xiàng)目部成本分析等資料。企業(yè)子公司不同的職能部門下發(fā)不同的電子表格模板給項(xiàng)目部填寫，企業(yè)子公司定期進(jìn)行匯總并上報(bào)集團(tuán)公司。逐層上報(bào)的結(jié)果是企業(yè)往往沒有核查各個(gè)項(xiàng)目部的數(shù)據(jù)，即使核查了數(shù)據(jù)也鮮有積極與項(xiàng)目部溝通提出良好的建議，以促進(jìn)項(xiàng)目管理水平。對(duì)于提供數(shù)據(jù)者，多重?cái)?shù)據(jù)又要求制作成成表格、圖形方便閱讀者使用，增加了項(xiàng)目部相關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān)，但意義不大。對(duì)于企業(yè)高層管理者，或許報(bào)表成了擺設(shè)，企業(yè)管理者沒有興趣了解詳細(xì)的報(bào)表數(shù)據(jù)，只關(guān)心最核心的少數(shù)數(shù)據(jù)。高層決策者除非本身很專業(yè)，幾乎沒有時(shí)間、精力去復(fù)核、質(zhì)疑數(shù)據(jù)的真實(shí)性。如果僅僅采用電子報(bào)表作為決策的依據(jù)，往往層層上報(bào)的過程，數(shù)據(jù)可能失真，導(dǎo)致決策失誤。

3 引入信息化手段的意義

施工企業(yè)系統(tǒng)逐步推進(jìn)項(xiàng)目業(yè)務(wù)平臺(tái)（PM）管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)（SSC）系統(tǒng)。并著力將兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行平推，避免數(shù)據(jù)不一致的，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)業(yè)財(cái)一體化。業(yè)財(cái)融合是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨，財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)由傳統(tǒng)的一個(gè)部門收集所有票據(jù)記賬轉(zhuǎn)變?yōu)槿珕T提單，按照統(tǒng)一的要求在PM業(yè)務(wù)系統(tǒng)上提單，業(yè)務(wù)操作平臺(tái)自動(dòng)將項(xiàng)目成本歸類，即刻生成真實(shí)數(shù)據(jù)并平推到財(cái)務(wù)系統(tǒng)作為財(cái)務(wù)平臺(tái)數(shù)據(jù)的附件依據(jù)。既減少了同一項(xiàng)內(nèi)容不同平臺(tái)的重復(fù)操作，還避免了重復(fù)操作產(chǎn)生的錯(cuò)誤。項(xiàng)目決策、企業(yè)決策均可利用強(qiáng)大的信息服務(wù)系統(tǒng)，整合各個(gè)部門甚至各個(gè)項(xiàng)目部的大數(shù)據(jù)，根據(jù)彼此的邏輯關(guān)系，形成相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。該系統(tǒng)可采取同一時(shí)間段的工程數(shù)量、計(jì)價(jià)、物資采購及消耗、間接費(fèi)等相關(guān)成本數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，形成內(nèi)容豐富、可信度高的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。根據(jù)各類報(bào)表間的邏輯關(guān)系，可以自定義產(chǎn)生新的核查報(bào)表。

從項(xiàng)目成本管理角度來說，一個(gè)工程項(xiàng)目在開工實(shí)施前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行責(zé)任收益分析，對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行的可行性、收益、相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，為下一步界定各職能部門的工作范圍指出方向。這就是項(xiàng)目責(zé)任預(yù)算的意義。責(zé)任預(yù)算需要項(xiàng)目各業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)配合。例如，工程與合同計(jì)價(jià)部門根據(jù)施工圖、工程預(yù)算價(jià)等來計(jì)算工程直接成本，財(cái)務(wù)部門提供其他直接費(fèi)、間接費(fèi)成本，物資部門提供材料、設(shè)備租賃的市場(chǎng)單價(jià)，再加上項(xiàng)目的不可預(yù)見費(fèi)，組成測(cè)評(píng)的項(xiàng)目總成本，從而預(yù)測(cè)項(xiàng)目的盈虧。各職能部門僅僅按照各自表格進(jìn)行填寫，可能造成數(shù)據(jù)偏差，責(zé)任預(yù)算的價(jià)值會(huì)大打折扣，對(duì)企業(yè)經(jīng)營決策層的參考價(jià)值低。現(xiàn)在新建項(xiàng)目的責(zé)任測(cè)評(píng)仍采用傳統(tǒng)模式，表格數(shù)量大，數(shù)據(jù)鏈接多，一旦一個(gè)數(shù)據(jù)出錯(cuò)，其他數(shù)據(jù)會(huì)發(fā)生多米諾效應(yīng)。若采用信息化手段，各職能部門在操作平臺(tái)錄入自己的少量核心數(shù)據(jù)，例如工程部錄入工程數(shù)量、合同計(jì)劃部錄入預(yù)算單價(jià)，物資部錄入材料、設(shè)備單價(jià)，財(cái)務(wù)部錄入間接費(fèi)、其他直接費(fèi)，大數(shù)據(jù)通過平臺(tái)軟件，按照設(shè)定的邏輯運(yùn)算，能快速準(zhǔn)確的計(jì)算出數(shù)據(jù)，避免的人為差錯(cuò)，提高準(zhǔn)確率。

在項(xiàng)目施工過程中，傳統(tǒng)模式下信息歸集不透明，隨意性大。勞務(wù)、機(jī)械費(fèi)用從合同到計(jì)價(jià)結(jié)算只有人為的管控。采用平臺(tái)處理，符合制度、流程審批后才能進(jìn)入下一步。成本的歸集在一定的周期內(nèi)必須入賬，到時(shí)間自動(dòng)結(jié)賬避免人為更改、修改。使所有項(xiàng)目的數(shù)據(jù)相比傳統(tǒng)模式更可控、透明。

4 推行信息化應(yīng)用的措施

4.1 建立組織構(gòu)架

通過信息化進(jìn)行項(xiàng)目成本管理的手段，不僅是發(fā)文成立領(lǐng)導(dǎo)小組做相關(guān)的信息化建設(shè)，更要項(xiàng)目的第一負(fù)責(zé)人親自牽頭主抓。新工具的使用讓項(xiàng)目管理的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況更加公開、透明，這勢(shì)必對(duì)習(xí)慣了傳統(tǒng)管理模式，即不進(jìn)行超前謀劃、精心預(yù)算，不分析、不比對(duì)，隨想隨做的慣性思維所抵觸。建立相應(yīng)的組織架構(gòu)，成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制來保障業(yè)務(wù)平臺(tái)財(cái)務(wù)平臺(tái)融合的順利開展和有序進(jìn)行，避免工作的盲目性。成立以總經(jīng)理為組長，成本副總經(jīng)理為副組長（主要業(yè)務(wù)牽頭協(xié)調(diào)人），下設(shè)財(cái)務(wù)、合同計(jì)劃、物資、工程、安質(zhì)、辦公室為具體執(zhí)行部門。組織構(gòu)架必須項(xiàng)目第一負(fù)責(zé)人親自主抓，其自身必須能夠接受制度化、流程化的管理手段。副組長需具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉各個(gè)部門數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系，可以有效的帶領(lǐng)、處理業(yè)務(wù)問題。促進(jìn)財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)，配合，確保業(yè)財(cái)融合工作的順利開展。

4.2 職能部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)

項(xiàng)目管理涉及成本管理、合同管理、安全管理、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、信息管理。它們各自對(duì)應(yīng)有相應(yīng)的智能管理部門牽頭負(fù)責(zé)且各自之間相互影響，對(duì)立統(tǒng)一。因此單單有項(xiàng)目第一負(fù)責(zé)人作為牽頭人遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，各個(gè)部門的落實(shí)，能夠認(rèn)真有效的完成本部門數(shù)據(jù)整理的準(zhǔn)確填寫尤為重要。開展全員培訓(xùn)，各個(gè)職能部門參與，共同了解交叉業(yè)務(wù)的辦理流程，了解業(yè)務(wù)操作誰先誰后，誰主誰次，避免推諉扯皮，影響效率。提高職能部門人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)了解與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)，做到融會(huì)貫通。

企業(yè)項(xiàng)目管理越來越多的重視項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益，力求避免虧損項(xiàng)目出現(xiàn)。讓管理流程規(guī)范化、制度化是扭虧為盈的路徑之一。信息化手段作為一種更便捷、更透明的手段將越來越多的被應(yīng)用到項(xiàng)目實(shí)施過程中。當(dāng)然采用信息化手段也同樣要求操作人員具備安全意識(shí)，避免操作不當(dāng)、操作員登陸賬號(hào)密碼泄露、電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等因素。信息技術(shù)更新?lián)Q代速度快，項(xiàng)目管理各職能部門業(yè)務(wù)人員必須與時(shí)俱進(jìn)才能不斷適應(yīng)瞬息萬變的大環(huán)境。

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