信息化環(huán)境下對直升機所檔案異地備份工作的思考

李雷

摘 要 本文立足于直升機所檔案信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀，分析了開展直升機所檔案異地備份工作對維護企業(yè)檔案信息資源和國家核心戰(zhàn)略資源安全的意義和必要性，提出了在信息化環(huán)境下，通過建立檔案異地備份制度和標準體系，落實“存量數(shù)字化、增量電子化”檔案信息化戰(zhàn)略，構(gòu)建檔案異地協(xié)同平臺等途徑，最終實現(xiàn)直升機所電子檔案的異地備份。

關(guān)鍵詞 信息化;電子檔案;異地備份

引言

隨著信息化的快速發(fā)展，信息技術(shù)在直升機型號研制、生產(chǎn)、試驗試飛過程中得到了廣泛應(yīng)用，電子檔案隨之大量涌現(xiàn)。從近年來國內(nèi)外發(fā)生的檔案損毀事件誘因來看，除了發(fā)生概率相對較低的火災(zāi)、水災(zāi)、臺風(fēng)、地震等自然災(zāi)害，更為常見的則是硬件設(shè)備設(shè)施損害、系統(tǒng)故障、電腦病毒或人為破壞等無法預(yù)料的事故。

任何異常都可能威脅到電子檔案的安全，造成大量檔案信息資源的損毀和丟失，給企業(yè)造成不可估量的損失。因此，應(yīng)站在企業(yè)長遠發(fā)展的高度，對電子檔案的異地備份工作進行系統(tǒng)規(guī)劃，保證檔案異地備份工作有效開展，增強企業(yè)檔案的容災(zāi)能力，防止因各類事故造成的檔案信息資源損毀與丟失。

1直升機所檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息化持續(xù)推進，電子檔案急劇增長

目前，直升機型號設(shè)計、分析、仿真、試驗和管理已全部實現(xiàn)數(shù)字化，支持基于MBD的全三維數(shù)字建模和多地協(xié)同設(shè)計，電子檔案數(shù)據(jù)總量急劇增長。

從2008年開始，通過開展數(shù)字檔案館建設(shè)，直升機所已經(jīng)實現(xiàn)了館藏檔案信息資源采集、管理、存儲、檢索的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，建立起輻射整個直升機所局域網(wǎng)的檔案信息資源管理平臺，實現(xiàn)了跨部門與跨地域的服務(wù)功能。建立了檔案管理系統(tǒng)與PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)的接口集成，實現(xiàn)了型號研制數(shù)據(jù)和文書檔案的實時在線歸檔。完成主要檔案業(yè)務(wù)流程的線上審批開發(fā)，實現(xiàn)了館藏檔案查借閱、復(fù)印曬圖及機要發(fā)放等業(yè)務(wù)的在線申請與審批，且可在局域網(wǎng)門戶中展現(xiàn)個人檔案業(yè)務(wù)的待辦事項。

1.2 “一所兩地”格局形成，協(xié)同辦公成為常態(tài)

近年來，隨著天津直升機研發(fā)中心建設(shè)的推進，直升機所在景德鎮(zhèn)和天津等地建立了完整的設(shè)計試驗體系及試飛基礎(chǔ)，構(gòu)建了天津與景德鎮(zhèn)兩地專線直連、資源共享的信息化基礎(chǔ)環(huán)境，“一所兩地”工作格局已經(jīng)形成。作為直升機型號研制工作的組成部分，檔案工作也正式進入了“一所兩地”的工作格局，兩地檔案工作即相對獨立又相互聯(lián)系，協(xié)同辦公成為常態(tài)。

1.3 探索轉(zhuǎn)型發(fā)展路徑，開展檔案工作“管數(shù)據(jù)”試點

2019年，為了適應(yīng)信息化發(fā)展需要，有力支撐航空武器裝備研制需求，落實《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》精神，推進電子檔案“單套制”管理和檔案工作從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，直升機所參與了航空工業(yè)檔案工作“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型試點。當前，檔案部門正致力于以檔案信息資源的有效應(yīng)用和檔案管理基本理論為指導(dǎo)，以服務(wù)直升機所中心科研工作為主導(dǎo)方向，結(jié)合直升機所檔案與信息化工作實際，深入分析信息化環(huán)境下電子文件和電子檔案的構(gòu)成和價值，努力構(gòu)建檔案部門“管數(shù)據(jù)”的管理體制與工作機制[1]。

2開展直升機所檔案異地備份的必要性分析

2.1 確保企業(yè)檔案信息資源安全的必要手段

檔案是企業(yè)經(jīng)營活動的歷史記錄，是企業(yè)知識資產(chǎn)的重要組成部分。電子檔案是一種易于傳播、易被竊取、易被改動、易于消失的信息資源，且信息密度高、系統(tǒng)依賴性強;而用于承載電子檔案的計算機軟、硬件系統(tǒng)又具有使用壽命短、不易長久保存、更新?lián)Q代速度迅猛等特點。保證電子檔案不被破壞或一旦被破壞后能夠快速進行復(fù)原，是檔案工作需要特別關(guān)注和解決的重要問題。因此，開展直升機所檔案異地備份工作，是確保檔案信息資源安全的必要手段。

2.2 維護國家核心戰(zhàn)略資源安全的客觀需要

2016年4月，國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出要確保檔案實體與信息安全，以容災(zāi)為目標，制訂相關(guān)標準和規(guī)范，開展數(shù)字檔案資源異地異質(zhì)備份。

作為我國直升機型號研制總設(shè)計師單位和直升機技術(shù)發(fā)展抓總單位，直升機所承擔了我國多種型號的軍民用直升機以及無人直升機的研制任務(wù)。直升機型號檔案作為一種特定的檔案群體，是國防武器裝備研制與生產(chǎn)的產(chǎn)物，系統(tǒng)地記錄了直升機研制歷程，直接涉及我國的國防和軍事安全領(lǐng)域，是國家的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，除了具備重要現(xiàn)實依據(jù)作用還有非常重要的戰(zhàn)略意義，且其中很大一部分還具有較高的保密性。這部分檔案一旦出現(xiàn)損毀，不僅會使直升機所的檔案業(yè)務(wù)工作被迫中斷，導(dǎo)致檔案信息資源永久性的缺失，還有可能直接威脅到國家安全，甚至造成災(zāi)難性后果。因此，開展直升機所檔案異地備份工作，是維護國家核心戰(zhàn)略資源安全的客觀需要[2]。

3信息化環(huán)境下直升機所檔案異地備份的實現(xiàn)路徑

3.1 建立制度和標準體系，確保檔案異地備份工作有據(jù)可依

檔案異地備份工作是事關(guān)企業(yè)檔案信息資源長期保存和安全的大事，應(yīng)有長遠規(guī)劃，并建立總體框架及完善的制度和標準體系，構(gòu)建全方位實施方略，確定推進步驟和最終工作目標。制度和標準體系應(yīng)對檔案異地備份的原則，異地備份的策略進行明確;對各門類檔案的重要程度、面臨風(fēng)險的大小、檔案業(yè)務(wù)中斷所帶來的損失等因素進行風(fēng)險分析，據(jù)此劃分檔案備份的優(yōu)先級別;建立備份檔案價值評估辦法，進行備份檔案的數(shù)量、質(zhì)量評估，避免將低價值和冗余數(shù)據(jù)納入備份范圍;對檔案異地備份工作后期的安全管理、開發(fā)利用等問題，提前進行研究和部署，并形成一套長效機制。通過建立備份制度和標準體系，使得直升機型號檔案備份工作有據(jù)可依、有章可循。

3.2 開展傳統(tǒng)載體檔案異質(zhì)備份，落實“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略

從直升機所館藏檔案的載體類型來看，目前主要有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大門類。相較紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案，電子檔案具有以下優(yōu)點：存儲介質(zhì)體積小、信息容量大、節(jié)約庫房空間，同等信息量條件下制作成本低;可實現(xiàn)一次錄入，多次、多種形式的輸出;一旦存儲到計算機網(wǎng)絡(luò)上之后，在軟、硬件條件允許的條件下可以不受時間、空間的限制，隨時、隨地進行查閱和利用;利用電子檔案不受份數(shù)的限制，同時可避免重復(fù)使用對紙質(zhì)檔案帶來的損壞。

因此，應(yīng)按照國家檔案局提出的“存量數(shù)字化，增量電子化”的檔案信息化戰(zhàn)略要求，一方面加快對存量的紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體形式檔案的數(shù)字化進程，即進行存量檔案數(shù)字化工作;另一方面，加強對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)領(lǐng)域的電子文件和電子數(shù)據(jù)的收集工作，做到增量電子文件和電子數(shù)據(jù)應(yīng)歸盡歸，即進行增量檔案電子化工作。

3.3 構(gòu)建檔案異地協(xié)同平臺，實現(xiàn)電子檔案異地備份

直升機所天津、景德鎮(zhèn)“一所兩地”協(xié)同辦公、專線直連的現(xiàn)狀，滿足“相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方”為宜的檔案異地備份要求。在天津再部署一套檔案管理系統(tǒng)，與景德鎮(zhèn)的檔案管理平臺通過專線進行互聯(lián)互通，構(gòu)建起檔案異地協(xié)同平臺，實現(xiàn)對景德鎮(zhèn)所區(qū)和天津直升機研發(fā)中心檔案的異地協(xié)同管理。

天津和景德鎮(zhèn)兩地的檔案管理系統(tǒng)每天在固定時間點進行檔案條目數(shù)據(jù)與檔案全文數(shù)據(jù)的雙向同步。利用數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的計劃控制功能完成數(shù)據(jù)庫同步：一是使用數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)，將景德鎮(zhèn)（或天津）服務(wù)器上的數(shù)據(jù)發(fā)布到天津（或景德鎮(zhèn)）服務(wù)器上，使兩地服務(wù)器用戶都可以在權(quán)限許可的范圍內(nèi)共享數(shù)據(jù);二是檔案管理系統(tǒng)開發(fā)前端數(shù)據(jù)庫配置功能模塊，用戶通過檔案管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫復(fù)制的計劃調(diào)度，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的復(fù)制同步。檔案管理系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫同步后全文表中的內(nèi)容，判斷全文數(shù)據(jù)的同步情況，再根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的調(diào)度，安排全文同步的時間和流量，完成全文的雙向同步。通過天津、景德鎮(zhèn)兩地數(shù)據(jù)雙向同步，使兩地檔案管理系統(tǒng)內(nèi)都有一套完整的電子檔案，實現(xiàn)了對直升機所電子檔案的異地備份[3]。

4結(jié)束語

開展直升機所檔案異地備份工作是提升檔案管理水平的有效途徑，可以從根本上提高直升機所對檔案信息資源長期保存、有效利用的控制力，解決檔案安全保障實施過程中的關(guān)鍵性難題，提高檔案安全保障整體水平，更好地服務(wù)于直升機型號科研生產(chǎn)。

參考文獻

[1] 張美芳，王良城. 檔案安全保障體系建設(shè)研究[J].檔案學(xué)研究，2010，（1）：62-65.

[2] 潘永紅.檔案異地備份的需求分析與實施策略[J].黑龍江檔案，2011，（6）：49.

[3] 劉轉(zhuǎn)平.我國檔案信息系統(tǒng)災(zāi)備方案設(shè)計的新思考[J].蘭臺世界，2012，（17）：48-49.