研究型用戶檔案需求與提供之間的“矛盾”分析

蔣冠 潘子聰

摘要：研究型用戶是國家綜合檔案館所面對的較為特殊的一類檔案利用者。本文具體分析研究型用戶檔案利用需求與行為的特點(diǎn)，以及其檔案需求與檔案館檔案提供之間存在的“矛盾”，并從研究型用戶、檔案行政管理部門與國家綜合檔案館三個(gè)方面入手，提出解決途徑。

關(guān)鍵詞：研究型用戶 檔案利用 國家綜合檔案館

提供檔案利用服務(wù)是國家綜合檔案館業(yè)務(wù)工作的重要內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)檔案存在價(jià)值的關(guān)鍵一環(huán)。通過檔案實(shí)體查閱、電子查閱、出具證明與開發(fā)編研資料等各種方式，為各類用戶提供所需的檔案資源，幫助其解決各類問題，是國家綜合檔案館工作人員的職責(zé)。研究型用戶是國家綜合檔案館一類重要的檔案利用者，其查閱利用的檔案類型及利用方式都具有獨(dú)特性。為了更好地為研究型用戶提供檔案利用服務(wù)，應(yīng)對這類群體的特點(diǎn)與其在檔案利用中存在的問題進(jìn)行具體分析，進(jìn)而提出解決對策，以實(shí)現(xiàn)國家綜合檔案館與研究型用戶之間的良性互動。

一、研究型用戶檔案利用需求與行為的特點(diǎn)

為了更好地為檔案利用者服務(wù)，國家綜合檔案館工作人員應(yīng)對檔案利用者進(jìn)行合理分類，根據(jù)不同類型檔案用戶的特點(diǎn)制定服務(wù)策略，提供有針對性的服務(wù)。根據(jù)利用檔案的目的加以區(qū)分，可以將檔案利用者分為如下幾類：（1）公務(wù)型用戶。公務(wù)型用戶是為辦理所在單位的相關(guān)工作，需要檔案作為佐證或者參考，而來查閱相關(guān)檔案的用戶。公務(wù)型用戶是國家綜合檔案館接觸最多的利用者類型。（2）民生型用戶。民生型用戶是公民在日常經(jīng)濟(jì)社會生活中需要獲取與自己息息相關(guān)的信息而查閱各類民生檔案，爭取或維護(hù)工作以外的自身利益的用戶。[1]這是現(xiàn)階段國家綜合檔案館需要特別重視的用戶類型。（3）研究型用戶。研究型用戶是指基于學(xué)術(shù)研究、編修史志與宣傳教育等目的而來到國家綜合檔案館查閱所需檔案、獲取資料的檔案利用者。

區(qū)別于公務(wù)型用戶與民生型用戶，研究型用戶檔案利用需求與行為具有如下兩個(gè)重要的特點(diǎn)：

1.研究型用戶所需檔案的數(shù)量多，內(nèi)容范圍廣，專指性不強(qiáng)。檔案具有原始記錄性，相對而言，檔案是真實(shí)度最高的史料，也是各種研究中重要的資料來源。以有關(guān)中英鴉片戰(zhàn)爭史研究的某課題為例，晚清民國時(shí)期的檔案有數(shù)量多、種類全、分布廣的特點(diǎn)。進(jìn)行鴉片戰(zhàn)爭史的研究需要查閱清代內(nèi)閣、軍機(jī)處、兵部、刑部的檔案及廣東、福建、浙江、天津等地有關(guān)鴉片戰(zhàn)爭的地方性檔案文獻(xiàn)，乃至需要查閱英方所形成或收藏的檔案文獻(xiàn)。華東師范大學(xué)歷史系茅海建教授是研究鴉片戰(zhàn)爭史的專家，在其重要學(xué)術(shù)專著《天朝的崩潰：鴉片戰(zhàn)爭再研究》寫作的兩年時(shí)間里，他查閱了大量檔案，這些檔案的主要分類如表1所示。

由上述檔案史料引用情況可知，中國近現(xiàn)代史學(xué)者進(jìn)行研究時(shí)往往需要在多地查閱各種官方及私人檔案，由于中國近現(xiàn)代對外戰(zhàn)爭及交流更為頻繁，故而有時(shí)還需要查閱國外的檔案資料。因此，一般而言，不同于公務(wù)型用戶與民生型用戶，研究型用戶對檔案資料的利用需求量大且繁雜，所需要查找的也并不是某一份檔案，范圍比較模糊，十分廣泛。

2.研究型用戶檔案查找與利用時(shí)間較長。一方面，因?yàn)檠芯啃陀脩羲铏n案資料數(shù)量多，范圍廣，而且極其分散，為了盡可能多地獲取資料線索，研究型用戶需要反復(fù)多次地進(jìn)行檢索和查找，調(diào)閱各種相關(guān)的檔案材料。這一冗長繁復(fù)的過程，既對研究型用戶的搜尋與檢索技巧有一定的要求，同時(shí)對檔案館接待利用的工作人員也是一種考驗(yàn)。另一方面，對查找到的檔案資料，研究型用戶必須認(rèn)真通讀，細(xì)心鑒別，判斷是否真正有價(jià)值，從中找出自己所需要的信息。因?yàn)楣紮?quán)的限制，檔案館一般不提供復(fù)制服務(wù)，也不允許拍照。對于符合需求的檔案資料，研究型用戶還需要對其進(jìn)行抄錄。通常，在各個(gè)國家綜合檔案館的閱檔室里，有許多“釘子戶”，這些往往都是高校的學(xué)者與研究生，為了獲取所需的研究資料，他們需要在檔案館進(jìn)行長時(shí)間的檔案查閱與利用。上文提到的茅海建教授，在《天朝的崩潰：鴉片戰(zhàn)爭再研究》兩年的寫作過程中，將大半的時(shí)間用在了檔案資料的搜集上。

二、研究型用戶檔案需求與檔案館檔案提供之間的“矛盾”及其原因

基于學(xué)術(shù)研究的要求，研究型用戶一般希望盡可能多地獲得與自己研究課題相關(guān)的檔案資料，同時(shí)希望檔案的獲取方式符合自身研究習(xí)慣，這是研究型用戶查閱與獲取檔案的基本訴求。研究型用戶需要獲取相關(guān)檔案文獻(xiàn)作為其研究資料，而國家綜合檔案館在提供檔案利用方面也有一些規(guī)定及對現(xiàn)實(shí)情況的顧慮。這就造成雙方在需求與提供利用上產(chǎn)生了一定的“矛盾”沖突。研究型用戶與國家綜合檔案館在檔案利用方面的矛盾同時(shí)也是檔案利用工作的基本矛盾，即檔案的提供利用（供）和檔案的利用要求或需求（求）之間的矛盾。[3]

（一）檔案館未開放檔案不宜提供利用

對于檔案的開放，《中華人民共和國檔案法》有明文規(guī)定：館藏檔案原則上應(yīng)該自形成之日起滿30年對外開放，但是涉及到20類不宜公開問題的可以延期開放或控制使用范圍。[4]而這其中不乏存在研究中國近現(xiàn)代史和中共黨史可能會涉及的資料，研究型用戶如果想要利用未開放檔案將會受到極大的限制。這是由國家政策法律及現(xiàn)實(shí)環(huán)境所決定的，國家綜合檔案館必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。

（二）可能涉及侵權(quán)問題的檔案會謹(jǐn)慎提供利用

在全面依法治國的今天，國家綜合檔案館必須處處注意維護(hù)法律的權(quán)威，盡量防范各種法律風(fēng)險(xiǎn)。在檔案提供利用方面，國家綜合檔案館必須要考慮法律上是否可行。例如，在向研究型用戶提供捐贈或寄存的知名人士個(gè)人檔案資料如日記、書信、著作手稿時(shí)，即使捐贈者或寄存者未明確提出檔案利用的權(quán)限和范圍，也應(yīng)出于對捐贈者或寄存者負(fù)責(zé)并對檔案加以保護(hù)的態(tài)度事先征詢其意見，并詳細(xì)闡述利用的范圍、方式。此外，對于館藏的絕大多數(shù)檔案而言，國家綜合檔案館可能對其進(jìn)行了數(shù)字化處理，或?qū)⑵渚幾霝闄n案資料匯編，擁有對檔案的復(fù)制權(quán)、匯編權(quán)和整理權(quán)，卻未必?fù)碛袑υ摍n案其他類型著作成果的著作權(quán)。[5]而研究型用戶往往關(guān)注檔案內(nèi)容而非檔案的表現(xiàn)形式。如果稍有疏漏容易導(dǎo)致侵權(quán)事件的發(fā)生，這也是國家綜合檔案館在為研究型用戶提供檔案資料利用時(shí)的顧慮所在。

（三）檔案查閱利用需要履行一定的手續(xù)

國家綜合檔案館針對不同查閱利用檔案的情況，制定了不同的流程及手續(xù)。檔案利用者查閱本單位檔案手續(xù)較為簡單，跨單位查閱檔案手續(xù)相對復(fù)雜，且檔案館對外開放利用檔案有嚴(yán)格的界定和“難言的苦衷”。對于研究型用戶而言，為完成一個(gè)課題或一篇論文往往需要查閱眾多單位大量檔案文獻(xiàn)。所以研究型用戶在國家綜合檔案館查閱利用文獻(xiàn)資料時(shí)，勢必會遇到“碰壁”現(xiàn)象。如果查檔手續(xù)較為煩瑣，需要提供的證明過多，研究型用戶要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力來辦理這些手續(xù)，必然會阻礙研究進(jìn)度，甚至使用戶對檔案館產(chǎn)生誤會與反感，認(rèn)為檔案館服務(wù)效率低下，甚至是在故意為難學(xué)者，阻礙其開展正常的研究。

三、研究型用戶檔案需求與檔案館檔案提供之間“矛盾”的解決途徑

針對研究型用戶檔案需求與檔案館檔案提供之間的“矛盾”，國家綜合檔案館與研究型用戶之間應(yīng)共同努力：一方面加深彼此的了解與合作，達(dá)成業(yè)務(wù)上的默契；另一方面國家綜合檔案館應(yīng)改進(jìn)自身服務(wù)方式，在為研究型用戶提供多樣化檔案利用服務(wù)的同時(shí)，不斷提高檔案館工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。

（一）科研機(jī)構(gòu)與檔案館之間加強(qiáng)交流與合作

國家綜合檔案館可以通過與研究型用戶或其所在單位聯(lián)合做科研項(xiàng)目的方式，深化雙方之間的合作，做到“研學(xué)用”三者結(jié)合。這樣做，一方面可以提高研究型用戶檔案查閱的效率，使其科研項(xiàng)目順利完成；另一方面也可以促進(jìn)國家綜合檔案館的檔案文獻(xiàn)編研、檔案保護(hù)修復(fù)、檔案鑒辨等方面工作的開展。以上文所述鴉片戰(zhàn)爭史的課題為例，當(dāng)研究型用戶查閱了某一國家綜合檔案館所收藏的關(guān)于鴉片戰(zhàn)爭的檔案后，檔案館工作人員完全可以借此契機(jī)將這批檔案編纂為歷史檔案匯編，甚至在請教這位用戶之后加以研究，形成本館的編研成果。這樣一來，就可以使研究型用戶的用檔需求與國家綜合檔案館的工作緊密結(jié)合，可以達(dá)到雙方的互利互惠。

（二）檔案行政管理部門充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用

國家綜合檔案館在面對研究型用戶申請查閱未開放檔案和有爭議的檔案時(shí)往往需要請示其主管機(jī)關(guān)，即檔案行政管理部門。檔案行政管理部門應(yīng)主動擔(dān)當(dāng)，為國家綜合檔案館提供政策上的支持并從中進(jìn)行協(xié)調(diào)。例如，當(dāng)國家綜合檔案館在檔案利用方式是否會侵犯檔案原作者知識產(chǎn)權(quán)等問題上拿捏不準(zhǔn)時(shí)，檔案行政管理部門應(yīng)積極進(jìn)位，協(xié)助聯(lián)系當(dāng)?shù)厮痉ㄐ姓C(jī)關(guān)為其提供相關(guān)的法律咨詢服務(wù)。檔案行政管理部門也可為科研機(jī)構(gòu)和本地區(qū)綜合檔案館牽線搭橋，主動與當(dāng)?shù)馗咝！⒖蒲性核鶇f(xié)商，三方一起商議高校、科研院所及其內(nèi)部工作人員需要查閱檔案時(shí)最簡單的流程、手續(xù)及檔案的利用范圍，并簽訂包括明確雙方法律責(zé)任、保密責(zé)任在內(nèi)的檔案利用服務(wù)科研協(xié)議，以此緩和研究型用戶檔案需求與國家綜合檔案館檔案提供之間的矛盾。

（三）國家綜合檔案館提升接待利用工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

連志英在開展對近現(xiàn)代史學(xué)者的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，“本調(diào)研發(fā)現(xiàn)史學(xué)研究者在查找檔案或?qū)n案真實(shí)性產(chǎn)生懷疑時(shí)很少尋求檔案工作者的幫助，也就是說檔案工作者在檔案信息服務(wù)中的作用未能很好地得以發(fā)揮”[6]。面對研究型用戶這一較為特殊的檔案利用群體，國家綜合檔案館負(fù)責(zé)接待利用的工作人員需要有更高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。研究型用戶所查閱的檔案大多具有較高的史料性或?qū)I(yè)性，為此，檔案利用服務(wù)提供者應(yīng)在熟練業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上加深對本館館藏資源的了解，提高對檔案內(nèi)容的理解和把握，從而對研究型用戶查找與檢索館藏檔案進(jìn)行有效的指導(dǎo)與協(xié)助。有條件的國家綜合檔案館可以結(jié)合自身館藏特色，仿效高校圖書館培養(yǎng)一批具有專業(yè)素養(yǎng)的學(xué)科館員，培養(yǎng)專家型館員，從而提高本館檔案提供利用服務(wù)的效率。此外，為了更好地了解研究型用戶心理，開展有針對性的服務(wù)，檔案利用服務(wù)者應(yīng)具備社會心理學(xué)的知識；為保護(hù)本館合法權(quán)益，檔案利用服務(wù)提供者還應(yīng)具備知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面的知識。因此，檔案利用服務(wù)提供者應(yīng)注意做到不斷學(xué)習(xí)、自我充電，努力學(xué)習(xí)和了解各種相關(guān)知識，甚至可以在查檔過程中直接向用戶請教，以便更好地從事檔案提供利用工作。此外，研究型用戶一般會詳細(xì)查閱本館所有與其研究課題相關(guān)的各類檔案，查找時(shí)間較長。作為國家綜合檔案館的工作人員，應(yīng)具備較高的社會公德和職業(yè)道德，克服畏難情緒，耐心地為查檔者提供最為全面的檔案查閱服務(wù)。

*本文系天津市社科規(guī)劃項(xiàng)目“研究型用戶檔案利用需求與搜尋行為研究”（批號：TJTQ19-001）的成果之一。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]劉國能，王湘中，孫鋼.檔案利用學(xué)[M].北京：中國檔案出版社，1996：53.

[2]茅海建.天朝的崩潰：鴉片戰(zhàn)爭再研究[M].北京：生活·讀書·新知三聯(lián)書店，2014：576-583.

[3]劉國能，王湘中，孫鋼.檔案利用學(xué)[M].北京：中國檔案出版社，1996：43.

[4]國家檔案局，國家保密局.各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定[Z]//天津市檔案局.天津市檔案法制工作手冊（第一輯），2013：90-92.

[5]吳漢東.知識產(chǎn)權(quán)法[M].北京：北京大學(xué)出版社，2014：65-71.

[6]連志英.檔案信息服務(wù)實(shí)證分析：基于研究中國近現(xiàn)代史學(xué)者檔案利用需求的調(diào)研[J].檔案學(xué)研究，2012（4）：50-54.

作者單位：1.天津師范大學(xué)管理學(xué)院2.天津市東麗區(qū)檔案館