北京市檔案館民國檔案文件級目錄著錄難點及對策

姚行

摘要：本文分析了民國檔案文件級目錄著錄難點，如辨識文字難、理解內(nèi)容難、概括內(nèi)容難、判斷責(zé)任者難、識別文種難等，并結(jié)合北京市檔案館民國檔案著錄實踐有針對性地提出了解決相關(guān)難點的對策。

關(guān)鍵詞：民國檔案 文件級目錄 著錄難點

北京市檔案館館藏中華人民共和國成立前的檔案主要為民國檔案，為響應(yīng)國家檔案局建設(shè)“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”的號召，從2013年起北京市檔案館開始了民國檔案文件級目錄著錄的工作探索。經(jīng)過幾年的實踐，特別是從2017年開始以項目外包形式開展文件級目錄著錄以來，北京市檔案館積累了比較豐富的經(jīng)驗，本文結(jié)合北京市檔案館實踐，對民國檔案文件級目錄著錄難點及其對策進行研究。

一、開展民國檔案文件級目錄著錄的難點

（一）辨識文字難

1.字跡潦草。民國檔案文件多為手工書寫，風(fēng)格因人而異，人為因素大，書寫工整、賞心悅目的檔案相對較少，多數(shù)字跡潦草、雜亂無章。北京市檔案館所存民國時期的檔案大多數(shù)只以文件定稿形式存檔，上面保留著圈圈點點、勾勾畫畫、增字減字、修改潤色的痕跡，有的甚至全文亂七八糟、字跡潦草、識別極難。

2.字跡褪色。民國檔案形成距今已超過70年，當(dāng)時所使用的紙張化學(xué)性能不穩(wěn)定、質(zhì)量普遍較差，并且受動蕩社會環(huán)境影響導(dǎo)致保存不善，部分檔案存在字跡褪色的現(xiàn)象。個別字跡變淺尚可通過前后字句聯(lián)想猜測，但有些文件內(nèi)容嚴重模糊，想要識別其中的文字變得異常困難。

3.字形字體復(fù)雜。民國檔案字形上包含繁體字、簡體字、異體字，字體上有楷書、草書、隸書等，字形夾雜，字體繁雜。有的同一個字簡繁體不同，在草書中，寫法更是多達數(shù)十種，有的字詞撰稿人筆誤、簡寫、缺筆少畫，更是讓人費解、難以辨識。著錄人員只有經(jīng)過較長時間的積累和鍛煉，才能準(zhǔn)確識別檔案中的文字。

（二）理解內(nèi)容難

北京市檔案館館藏民國檔案主要為文書檔案，其中多數(shù)是政府公文和私人信函，這兩類文書各有特點。

1.政府公文帶有明顯的時代印記。民國時期政府公文行文風(fēng)格、用語等與現(xiàn)行公文差別極大，多為文白夾雜、緊寫連書、豎排書寫、沒有斷句、不分段落，特別是其中包含著大量的公文套語，如“案查”“等因”“奉此”等用以標(biāo)明公文層次起訖承轉(zhuǎn)。行文針對的機關(guān)等級不同則用語不同，不能混用，同時也是一種表示官署尊卑等級的符號，帶有明顯的時代印記。

2.私人信函注重體現(xiàn)傳統(tǒng)禮儀。民國時期文人來往通信書文并重，既注重修辭、文法，更講究中華傳統(tǒng)禮儀。信函講究自謙而敬人，表現(xiàn)在結(jié)構(gòu)、格式、用語、稱謂等方方面面，比如在敬稱謙稱的使用上，不同的身份有不同的用語，信函中涉及的人物往往諱名而使用字號稱呼。信函中不能使用我、你、他的字樣，而用其他詞代替，提及自己時用“在下”“小弟”“晚”等，提及對方時用“仁兄”“先生”“閣下”等，提及別人時用“彼”“渠”等代替。向?qū)Ψ金佡洉r，要用謙語，如“菲儀”“芹獻”“寸志”等。

著錄人員如果對上述特點不了解、不掌握，看檔案便如同看天書，不可能理解其內(nèi)容。

（三）概括內(nèi)容難

民國檔案與現(xiàn)行檔案相比有一個突出的不同，即多數(shù)文件沒有題名。著錄中概括內(nèi)容“難度系數(shù)”比較大的檔案，大致可以分為三類。一是政府公文。公文標(biāo)題形成之前，公文的內(nèi)容主要通過事由揭示，但并不是所有公文都有事由。例如，上級機關(guān)向下級機關(guān)行文一般不擬事由，有的文件因涉及秘密內(nèi)容而不擬事由，當(dāng)時事由擬寫也不規(guī)范，跟現(xiàn)代意義上的題名差別很大，經(jīng)過概括、改造、加工才能形成文件題名。二是私人信函。私人信函用語講究、晦澀難懂，包含眾多的稱謂語、提稱語、思慕語、祝愿語等，理解語義、概括內(nèi)容需要仔細揣摩。三是商業(yè)電報。商業(yè)電報涉及事項細碎、復(fù)雜，包含眾多的行業(yè)術(shù)語、暗語，著錄人員要找出其重點、總結(jié)出題名，困難可想而知。

（四）判斷責(zé)任者難

形成文件內(nèi)容并對其負有責(zé)任的機構(gòu)或個人即為責(zé)任者。責(zé)任者項作為必要項目，不能為空。只有完整、明確的責(zé)任者，對于檢索檔案內(nèi)容才有實際價值，但有些民國檔案的責(zé)任者并非一目了然。一是責(zé)任者信息不完整。如文尾落款處僅為“第一科”“秘書室”“第五?！钡葍?nèi)設(shè)機構(gòu)名稱，沒有其隸屬的上級機關(guān)信息。二是表格單據(jù)類，有的雖然內(nèi)容完整，但沒有明確的責(zé)任者信息。三是私人信函結(jié)尾落款往往是寫信人的字號，當(dāng)姓名不完整時，責(zé)任者需要進行考證。

（五）識別文種難

文種是按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱，民國文書檔案中文種極為豐富，基本可以分為兩大類：一是公文類文書，明令頒布的如訓(xùn)令、指令、布告、任命狀、委任令、咨、公函、通知、詳、咨呈等，經(jīng)常使用的雜體文，如電令、代電、通電、手諭、通告、報告、簽呈、箋函、節(jié)略等。除此之外，還有其他專用公文，如司法、商務(wù)文書等。二是非公文類文書，如信函、收條、領(lǐng)條、甘結(jié)等。文種種類繁多、格式各異，有的文件文種使用不規(guī)范、格式不標(biāo)準(zhǔn)，加上使用時期、范圍等經(jīng)常變化，對于許多特殊的文件，以及原來沒有文種的文件，要準(zhǔn)確判定其文種并非易事。

二、針對文件級目錄著錄難點提出的有效應(yīng)對策略

民國檔案存在諸多難點的現(xiàn)實決定了要提高目錄質(zhì)量水平，打造高質(zhì)量目錄，必須應(yīng)對有方、措施有力。北京市檔案館認真總結(jié)實踐經(jīng)驗，不斷探索新的方法，形成了行之有效的制度安排和管理方法。

（一）重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作貫穿始終

基于民國檔案及其著錄工作的難點，加之各全宗檔案情況不同，對著錄人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)必須貫穿項目始終。

1.多種形式開展培訓(xùn)。為保證培訓(xùn)效果，北京市檔案館根據(jù)不同的培訓(xùn)內(nèi)容靈活選擇培訓(xùn)形式。

一是業(yè)務(wù)講授。例如，對于民國公文的結(jié)構(gòu)、套語、用印、署名及如何找到重點與概括內(nèi)容等知識采取業(yè)務(wù)講授的形式，使著錄人員在短時間內(nèi)盡快掌握著錄的基本知識和技能。

二是參觀展覽。組織著錄人員集體參觀檔案展覽，走進檔案、感受歷史。北京市檔案館組織全體公司人員參觀了“檔案見證北京”“古都新生人民勝利”等展覽，在寓教于樂中全面、直觀、形象地了解北京的重大事件和歷史變遷。

三是文化講座。檔案是歷史的見證，了解相關(guān)歷史背景知識對于從事著錄工作的幫助作用是不言而喻的。北京市檔案館組織公司人員聆聽了關(guān)于北平市長的文化講座，收到了良好的評價和反饋。

2.雙方培訓(xùn)互相配合。民國檔案認字難、理解難、概括難等，決定了將之前從未接觸檔案著錄工作的新人培訓(xùn)成合格著錄人員時間長、要求細、難度大，而培訓(xùn)效果如何將對項目成果產(chǎn)生直接影響，僅僅依靠檔案館或公司獨立開展培訓(xùn)均會存在力量不足、急于求成、知識割裂等問題，因此應(yīng)使檔案館培訓(xùn)和公司培訓(xùn)相互配合、互相補充。

一是進場培訓(xùn)，即項目人員進入北京市檔案館之后的初始培訓(xùn)，其培訓(xùn)效果如何將會對整個項目周期產(chǎn)生深遠影響，應(yīng)由檔案館人員負主責(zé)。進場培訓(xùn)不僅在于著錄規(guī)則的仔細講解和深入剖析，更在于著錄思想、價值理念的灌輸，以求建立共同的思想認識。

二是后續(xù)培訓(xùn)。在實施過程中，項目人員的變動難以避免，在出現(xiàn)后續(xù)培訓(xùn)需求時，充分發(fā)揮公司的作用，在檔案館人員的參與和指導(dǎo)下對新進人員開展培訓(xùn)，并負責(zé)對項目過程中理解能力差、學(xué)習(xí)速度慢、目錄問題多的人員進行跟蹤輔導(dǎo)。

3.適時研討，增強合力。根據(jù)項目進展、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、后期質(zhì)檢等情況，北京市檔案館適時組織公司進行業(yè)務(wù)研討，事實證明，業(yè)務(wù)研討作用明顯。

一是找到缺少的“答案”。對于單憑某一案卷無法解決的問題，如讀不懂的信函、字跡潦草難以辨認的文字等，都可能在研討中找到參考甚至明確答案。

二是提高題名擬寫水平。題名擬寫是著錄中的一大難關(guān)，即便經(jīng)過同樣的培訓(xùn)，面對同一份檔案，所擬的題名也可能全然不同，甚至所敘事由五花八門。通過題名擬寫探討，著錄人員各自說明擬寫思路和思考重點，檔案館人員最終點評，一方面可激發(fā)著錄人員主動思考，統(tǒng)一擬寫思路，另一方面也可借此掌握各個著錄人員的著錄水平，對其目錄質(zhì)量水平做到心中有數(shù)。

三是交流著錄經(jīng)驗。著錄人員在掌握了具有普遍性的著錄知識，如著錄規(guī)則、公文套語、題名結(jié)構(gòu)、信函常用語等，獨立開展著錄工作后，會逐漸形成獨特經(jīng)驗。通過業(yè)務(wù)研討，檔案館人員將新發(fā)現(xiàn)的目錄問題匯總說明，著錄人員交流自身所獲得的新經(jīng)驗，可以實現(xiàn)不同經(jīng)驗的交流、碰撞、匯聚。

（二）建立溝通機制，解疑釋惑及時有效

民國檔案著錄難點多，難點問題若得不到迅速解決，在“破窗效應(yīng)”下，類似問題目錄不斷增加，后期返工改正將費時耗力，所以建立順暢的溝通機制尤為必要。

1.內(nèi)部溝通。面對民國檔案著錄工作的諸多難點，單純依靠個人力量解決所有問題顯得力不從心，組織業(yè)務(wù)小組可以很好地解決這一問題。為充分發(fā)揮業(yè)務(wù)小組的作用，小組成員之間應(yīng)加強溝通。

一是工作記錄。業(yè)務(wù)小組的職責(zé)范圍涉及項目管理各個工序，檢查圖像、負責(zé)答疑、現(xiàn)場指導(dǎo)、抽檢目錄等，每一個工序都關(guān)系著目錄質(zhì)量，個人難以解決的難點問題，成員之間及時進行溝通交流，并建立工作記錄，記錄檔號，描述存在問題及解決措施，為同類問題的解決提供參考依據(jù)。

二是業(yè)務(wù)交流。業(yè)務(wù)小組成員職責(zé)分工雖有不同，但業(yè)務(wù)存在交叉，每個人接觸的檔案及對于檔案內(nèi)容的思考不同，相互之間溝通圖像和目錄問題可以交流新的經(jīng)驗和想法，借助集體智慧，形成聚能環(huán)，攻克著錄難點。

2.外部溝通。北京市檔案館民國檔案文件級目錄著錄工作采用的是“著錄公司+全檢公司”雙重模式，作為項目主導(dǎo)力量，做好與兩家公司之間的溝通十分關(guān)鍵。

一是指定專人管理。著錄公司負責(zé)生產(chǎn)民國檔案文件級目錄，這是一個從無到有的過程。全檢公司負責(zé)全面檢查著錄公司已經(jīng)完成加工程序的文件級目錄，這是實現(xiàn)文件級目錄質(zhì)量提升的過程。為處理兩個項目過程中的問題，北京市檔案館分別指定專人管理兩家公司，負責(zé)解答公司遇到的難點問題。

二是實行間接溝通。在整個項目過程中，著錄公司與全檢公司之間實行間接溝通。著錄公司完成文件級目錄加工程序后，由檔案館指定人員負責(zé)目錄及其圖像的移交與接收。對于全檢公司的著錄建議，不能直接與著錄公司進行溝通，應(yīng)提交至檔案館指定人員，這樣既可避免雙方因直接溝通意見不一致產(chǎn)生的分歧，也可使檔案館進一步了解著錄公司本批次目錄存在的問題。

三是書面意見反饋。全檢公司按批次接收著錄公司的目錄及圖像數(shù)據(jù)，上一批次發(fā)現(xiàn)的目錄問題可能在下一批次中再次出現(xiàn)，但信息反饋不能“遲遲未到”。特別是整批次數(shù)據(jù)質(zhì)量存在明顯問題并已超過檔案館規(guī)定的錯誤率時，全檢公司應(yīng)第一時間填寫反饋記錄單，內(nèi)容包括檔號、問題項、存在問題等，按批次匯總提交，由檔案館人員反饋著錄公司返工改正。

（三）合理安排質(zhì)檢，難點問題重點突破

1.著錄自檢。著錄公司人員的著錄水平有高有低、背景知識有多有少，民國檔案著錄中要克服的難點又相對較多，著錄人員直接完成的目錄質(zhì)量難以保證，必須經(jīng)過內(nèi)部質(zhì)檢。自檢環(huán)節(jié)的內(nèi)容包括：一是題名擬寫是否真實準(zhǔn)確地體現(xiàn)檔案內(nèi)容；二是責(zé)任者的選擇是否正確；三是各著錄項的格式是否正確等。經(jīng)過公司自檢合格的目錄，才能辦理向全檢公司移交的手續(xù)。

2.全面質(zhì)檢。全檢公司的質(zhì)檢是對著錄公司文件級目錄的一次“全面體檢”，重點在于：一是檢查文件級目錄各著錄項是否完全執(zhí)行著錄細則要求；二是各著錄項考證內(nèi)容是否符合常理；三是題名擬寫是否邏輯清晰、重點突出。為壓實全檢公司質(zhì)檢責(zé)任，北京市檔案館規(guī)定數(shù)據(jù)一旦提交，后續(xù)環(huán)節(jié)所發(fā)現(xiàn)的目錄問題，由全檢公司負責(zé)全部改正。

3.重點抽檢。全檢公司對著錄公司完成的數(shù)據(jù)開展質(zhì)檢，對于檔案館而言，屬于質(zhì)檢力量的補充和強化，不等同于檔案館質(zhì)檢。北京市檔案館在加強對于全檢公司質(zhì)檢管理的同時，依據(jù)前期指導(dǎo)情況按批次對目錄開展重點抽檢：一是字跡潦草的檔案；二是私人信函；三是研討中反映的疑難類檔案；四是經(jīng)過返工程序的檔案；五是曾經(jīng)答疑的檔案等，發(fā)現(xiàn)問題，視不同情況，向兩家公司反饋。

（四）拓展軟件功能，實時記錄共享信息

1.全程可追溯。著錄公司依托加工軟件生產(chǎn)民國檔案文件級目錄，主要經(jīng)過以下幾個步驟，即圖像導(dǎo)入、分件、著錄、質(zhì)檢、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等。一條文件級目錄經(jīng)過多人加工處理，才能最終成型。為明確責(zé)任、可查可追溯，北京市檔案館要求公司加工軟件實現(xiàn)全程留痕，可實時查看分件人、著錄人、質(zhì)檢人、著錄內(nèi)容、質(zhì)檢修改內(nèi)容等詳細信息。全程可追溯，既幫助提高著錄人員的質(zhì)量意識，加強目錄質(zhì)量管理，也有利于實行針對性指導(dǎo)，減少糾錯時間成本。

2.信息可共享。采取項目外包形式開展文件級目錄著錄，多人甚至幾十人同時開展著錄工作，將檔案劃分為一個個獨立單元，無形中割裂了案卷之間千絲萬縷的聯(lián)系，單兵作戰(zhàn)難以對難點問題形成合圍之勢，信息共享才能握指成拳。北京市檔案館規(guī)定在軟件內(nèi)，設(shè)置專門的模塊用于存儲信息、實時共享，如新的草體字、文種、人物字號等。實時共享的意義在于：一是方便現(xiàn)場人員隨時查看，提高信息利用時效；二是建立系統(tǒng)的信息資源庫，便于后進人員學(xué)習(xí)掌握，為項目留下可資利用的素材和資料。

民國檔案文件級目錄著錄工作雖然存在諸多難點，但也面臨著難得的機遇。當(dāng)前，國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)正在加速推進，而民國檔案屬于國家重點檔案的范圍，借助國家檔案局專項資金支持，加上重視人員培訓(xùn)、暢通溝通渠道、合理安排質(zhì)檢、發(fā)揮軟件作用等有力的方法措施，將實現(xiàn)提高文件級目錄著錄速度的同時，有效提高目錄質(zhì)量的要求和目標(biāo)。

作者單位：北京市檔案館