虛擬團(tuán)隊(duì)這樣管

尉艷娟

有人說(shuō)，新冠肺炎疫情將重新定義這個(gè)時(shí)代。全球新冠肺炎疫情之下，不少人被迫在家辦公，《虛擬領(lǐng)導(dǎo)力》（Virtual Leadership）火速成為暢銷(xiāo)書(shū)。該書(shū)暢銷(xiāo)的背后是項(xiàng)目從業(yè)者的困惑：虛擬團(tuán)隊(duì)面臨的挑戰(zhàn)如何克服？如何建立虛擬心態(tài)？如何激勵(lì)虛擬團(tuán)隊(duì)成員？如何高效召開(kāi)虛擬會(huì)議？虛擬領(lǐng)導(dǎo)力如何展現(xiàn)？如何創(chuàng)建虛擬工作文化？帶著以上疑問(wèn)，本刊記者有幸采訪了該書(shū)作者佩妮·普蘭（Penny Pullan）博士。

虛擬團(tuán)隊(duì)挑戰(zhàn)：參與和信任

記：領(lǐng)導(dǎo)虛擬團(tuán)隊(duì)面臨哪些挑戰(zhàn)？如何克服這些挑戰(zhàn)呢？

佩妮·普蘭：領(lǐng)導(dǎo)虛擬團(tuán)隊(duì)有很多挑戰(zhàn)。最大的挑戰(zhàn)是如何讓遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員參與進(jìn)來(lái)。在整個(gè)虛擬會(huì)議期間，你可以使用視覺(jué)工具并定期對(duì)團(tuán)隊(duì)成員點(diǎn)名。開(kāi)會(huì)之前，宣布這些虛擬會(huì)議的基本規(guī)則，這樣每個(gè)人都知道你會(huì)叫到他們。另外，作為一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，你們可以一起做一些有趣的事情，并使用盡可能多的感官。

另外一個(gè)重要的挑戰(zhàn)是在沒(méi)有機(jī)會(huì)親自了解對(duì)方的情況下如何在團(tuán)隊(duì)成員之間建立信任。我發(fā)現(xiàn)成員之間還存在語(yǔ)言和文化上的障礙?；〞r(shí)間一對(duì)一地了解每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員是非常有幫助的。當(dāng)他們了解、喜歡并信任你作為他們的項(xiàng)目經(jīng)理，事情就會(huì)變得容易。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員了解你的工作方式、興奮點(diǎn)、關(guān)注點(diǎn)和文化時(shí)，這將有益于項(xiàng)目。同時(shí)，你也應(yīng)該去了解每個(gè)成員的這些東西。

虛擬心態(tài)：促進(jìn)性

記：我們應(yīng)該如何建立虛擬心態(tài)呢？

佩妮·普蘭：現(xiàn)在，人們不得不采取虛擬工作方式，在這種情況下，重要的是要超越技術(shù)層面進(jìn)行思考。我們不能認(rèn)為視頻會(huì)議連接就能解決虛擬工作的問(wèn)題。事實(shí)上，技術(shù)只是一個(gè)推動(dòng)者。一個(gè)團(tuán)隊(duì)要能夠有效地協(xié)同工作，完全需要另一個(gè)層次！

一個(gè)重要的因素是人們?cè)陬I(lǐng)導(dǎo)虛擬團(tuán)隊(duì)時(shí)的心態(tài)。有些領(lǐng)導(dǎo)者試圖控制和微觀管理，這是錯(cuò)誤的，很可能導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員脫離。一個(gè)更有效的方法是建立一種促進(jìn)性的心態(tài)（Facilitative Mindset），在這種心態(tài)下，領(lǐng)導(dǎo)者可以創(chuàng)造條件使團(tuán)隊(duì)合作變得更容易。這意味著要吸引和激勵(lì)團(tuán)隊(duì)中的其他人，了解他們的喜好和優(yōu)缺點(diǎn)并了解你自己，還要建立共同點(diǎn)，留出時(shí)間建立關(guān)系和信任。

另外，團(tuán)隊(duì)成員的心態(tài)也很重要，在他們心中，這應(yīng)該是一個(gè)促進(jìn)、支持性的團(tuán)隊(duì)，每個(gè)成員在盡力完成自己工作的同時(shí)，幫助其他人盡可能地做到極致。

虛擬團(tuán)隊(duì)激勵(lì)建議：目標(biāo)、掌握和自主

記：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者或項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)如何激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員呢？

佩妮·普蘭：了解你的團(tuán)隊(duì)成員——他們想從你們一起奮斗的項(xiàng)目中得到什么？他們的愿望是什么？這些愿望如何符合項(xiàng)目的需要？如果你能將這些聯(lián)系起來(lái)，你就更有可能激勵(lì)和取悅團(tuán)隊(duì)成員。

丹尼爾·平克（Daniel Pink）所著的《驅(qū)動(dòng)力》（Drive）一書(shū)中總結(jié)的知識(shí)型員工的動(dòng)機(jī)非常適用于相關(guān)方和虛擬團(tuán)隊(duì)成員管理。他說(shuō)，在報(bào)酬足夠好、不讓人分心的情況下，目標(biāo)、掌握（Mastery）和自主是重要的。所以，項(xiàng)目經(jīng)理首先要清楚地表達(dá)項(xiàng)目的目標(biāo)及它將給人們和世界帶來(lái)的影響。然后，還要讓虛擬團(tuán)隊(duì)成員在他們喜歡掌握的領(lǐng)域發(fā)展技能。并且，要鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員自主工作，對(duì)需要做的事情事先達(dá)成一致意見(jiàn)，然后在沒(méi)有微觀管理的情況下提供支持。

虛擬團(tuán)隊(duì)參與法寶：多感官、可視化

記：我們應(yīng)如何提高團(tuán)隊(duì)成員的參與度？

佩妮·普蘭：沒(méi)有一個(gè)靈丹妙藥可以解決這個(gè)問(wèn)題，需要聯(lián)合使用不同的方法。我發(fā)現(xiàn)有時(shí)間互相了解和建立共同點(diǎn)很有幫助。傳遞信息時(shí)，盡量使用敘述形式，如故事，而不是長(zhǎng)列表。當(dāng)然，敘事形式不一定是童話(huà)。當(dāng)你以故事的方式呈現(xiàn)信息時(shí)，人們會(huì)從頭聽(tīng)到尾。另外，我發(fā)現(xiàn)在虛擬會(huì)議中分享視頻也是有益的，因?yàn)槿藗兡芸吹奖舜说闹w語(yǔ)言和面部反應(yīng)。我們還可以在共享屏幕上進(jìn)行實(shí)時(shí)繪制。

記：您強(qiáng)調(diào)了“視覺(jué)元素的力量（Power of Visuals）”。請(qǐng)您詳細(xì)介紹一下好嗎？

佩妮·普蘭：作為人類(lèi)，我們處理視覺(jué)信息的速度比處理語(yǔ)言信息的速度要快得多。項(xiàng)目變得越來(lái)越復(fù)雜，我們需要在虛擬團(tuán)隊(duì)工作中適當(dāng)使用視覺(jué)元素來(lái)支持溝通，有很多方法可以做到這一點(diǎn)，我們應(yīng)該鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員通過(guò)學(xué)習(xí)如何繪制簡(jiǎn)單的人物圖形來(lái)克服他們對(duì)繪畫(huà)的恐懼。

我們有五種感官，但是在電話(huà)或電話(huà)會(huì)議中，通常只使用其中一種：聽(tīng)覺(jué)。要?jiǎng)?chuàng)建更豐富的交流，我們需要添加一些視覺(jué)提示，如會(huì)議中顯示每個(gè)人臉的視頻。在需要共享詳細(xì)信息的情況下，可以使用共享屏幕并在屏幕上進(jìn)行實(shí)時(shí)繪制或批注。如果屏幕上的東西在移動(dòng)和變化，人們的專(zhuān)注力更持久。

記：在虛擬環(huán)境中，我們應(yīng)該如何確保關(guān)鍵相關(guān)方最大限度地參與？

佩妮·普蘭：如上所述，要去真正了解這些關(guān)鍵相關(guān)方——他們對(duì)項(xiàng)目的訴求是什么？你能做些什么與他們建立信任關(guān)系？他們對(duì)虛擬溝通的偏好是什么？你可能需要基于他們的偏好而非你自己的偏好來(lái)調(diào)整溝通方式。

記：您多次提到建立信任的重要性。那么，在虛擬環(huán)境下，您建議使用哪些方法來(lái)建立信任？

佩妮·普蘭：建立信任沒(méi)有捷徑。關(guān)鍵是要記住，信任是別人給的，而不是你自己創(chuàng)造的。如果人們了解你并且喜歡你，就有可能產(chǎn)生信任。如果他們發(fā)現(xiàn)你可信又可靠，那就更好了。

至于方法，我建議你一對(duì)一地去了解別人，言出必行，在與虛擬團(tuán)隊(duì)成員打交道時(shí)保持一致和公平。雖然信任需要一段時(shí)間才能建立起來(lái)，但別忘了它會(huì)毀于一旦。

虛擬團(tuán)建：面對(duì)面團(tuán)建虛擬化

記：虛擬團(tuán)隊(duì)建設(shè)并不容易。您能分享一些虛擬團(tuán)隊(duì)建設(shè)的技巧嗎？

佩妮·普蘭：是的，你說(shuō)得對(duì)，遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)建設(shè)并不容易，你不能帶大家去水上漂流或一起出去聚餐。但是有很多方式可以幫助我們相互了解并在團(tuán)隊(duì)中建立共同點(diǎn)和聯(lián)系。你可以把需要親自參加的團(tuán)建活動(dòng)調(diào)整成虛擬的，如虛擬聚餐，你帶上一盤(pán)食物或一杯可口的飲料，和你的團(tuán)隊(duì)聊聊工作之外的事情。你甚至可以舉行小型篝火會(huì)議。為此，給每個(gè)人快遞一支蠟燭、一些巧克力餅干和一個(gè)棉花糖。然后大家點(diǎn)上蠟燭，融化棉花糖，夾在巧克力餅干中間吃。另外，一起玩網(wǎng)絡(luò)游戲也是不錯(cuò)的選擇。

虛擬團(tuán)建的另一種方法是在項(xiàng)目的核心部分一起完成一些出色的任務(wù)。

虛擬會(huì)議：可視化、敘述方式、簡(jiǎn)短

記：在舉行虛擬會(huì)議時(shí)，我們需要特別注意什么？

佩妮·普蘭：首先，我們要弄清楚我們是否真的需要開(kāi)會(huì)。我發(fā)現(xiàn)新的虛擬團(tuán)隊(duì)在會(huì)議上花的時(shí)間太多了。整天盯著屏幕，一個(gè)視頻會(huì)議接著一個(gè)視頻會(huì)議地開(kāi)，不利于身體健康或工作效率。正確的方法是，在虛擬會(huì)議與異步進(jìn)行的有效工作之間取得平衡，使用協(xié)作型工具讓員工在適合自己的時(shí)間段訪問(wèn)共享空間中的討論和文檔。

記住，與面對(duì)面會(huì)議相比，虛擬會(huì)議通常需要更多的準(zhǔn)備。我發(fā)現(xiàn)在任何虛擬會(huì)議開(kāi)始時(shí)都要完成以下六個(gè)“神奇”的陳述。

（1）“我們來(lái)這里是為了……”。這是會(huì)議的總體目的——聚在一起的意義。

（2）“今天，我們將……在這里，我提出五個(gè)目標(biāo)……”。這是幫助實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)的具體目標(biāo)。

（3）“我們的計(jì)劃是……”。這是會(huì)議的時(shí)間計(jì)劃。

（4）“誰(shuí)將做什么……”。這是每個(gè)人的角色和責(zé)任劃分。

（5）“我們合作的方式是……”。這是基本規(guī)則，在虛擬會(huì)議中，基本規(guī)則包括，在嘈雜的環(huán)境中使用靜音，在發(fā)言前先報(bào)上自己的姓名。

（6）“下一步是……”。在這里，重要的是闡述這次會(huì)議的結(jié)果。

記住，虛擬會(huì)議要以可視化和敘述方式進(jìn)行，并且盡可能簡(jiǎn)短。人們往往在一小時(shí)后就可能走神。

虛擬領(lǐng)導(dǎo)力：促進(jìn)者

記：在您看來(lái)，虛擬領(lǐng)導(dǎo)力有哪些特點(diǎn)？

佩妮·普蘭：有效的虛擬領(lǐng)導(dǎo)力是指領(lǐng)導(dǎo)者為團(tuán)隊(duì)其他成員服務(wù)，使每個(gè)人盡可能容易地為團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)最佳績(jī)效。領(lǐng)導(dǎo)者充當(dāng)“促進(jìn)者”（Facilitator）的角色，字面意思是“讓事情變得簡(jiǎn)單的人”。他們創(chuàng)造了整個(gè)團(tuán)隊(duì)和每個(gè)人都能茁壯成長(zhǎng)的環(huán)境。有趣的是，這種領(lǐng)導(dǎo)方式在團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員（而不僅僅是官方領(lǐng)導(dǎo)者）都實(shí)踐時(shí)效果才最好。

記：虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該具備哪些品質(zhì)呢？

佩妮·普蘭：我認(rèn)為虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該具備這些品質(zhì)：尊重他人，包括其文化、國(guó)籍、語(yǔ)言、背景、觀點(diǎn)；對(duì)他人的想法持開(kāi)放態(tài)度；正直、透明和避免隱藏的議程；平等和公平地對(duì)待團(tuán)隊(duì)，分擔(dān)痛苦，例如，不要總是讓遠(yuǎn)程員工熬夜開(kāi)會(huì)；關(guān)心和同情，對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)中的其他人表示體諒；對(duì)自己的能力和判斷力有信心；遵守承諾，言出必行；聽(tīng)，我喜歡中國(guó)字的“聽(tīng)”，它既包括耳朵，也包括眼睛和心，這是傾聽(tīng)團(tuán)隊(duì)成員該有的樣子；有組織；在壓力下保持冷靜，能夠處理項(xiàng)目中出現(xiàn)的棘手情況。

上面的列表并不詳盡，但這些品質(zhì)都是非常有用的。

虛擬工作文化：支持、自主、有意義

記：組織應(yīng)該如何創(chuàng)建有利于虛擬工作的文化呢？

佩妮·普蘭：過(guò)去，許多組織將虛擬工作視為次要選擇。隨著新冠肺炎疫情的出現(xiàn)，在許多情況下虛擬工作是唯一選擇。我認(rèn)為，如果被迫投入這種新工作方式的人們發(fā)現(xiàn)虛擬工作很適合他們，這種經(jīng)歷將改變他們未來(lái)的做事方式。

正如我之前所述，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者采取專(zhuān)制的、“命令和控制”型的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，試圖對(duì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行微觀管理時(shí)，虛擬工作就不能很好地開(kāi)展。如果你的組織是這樣的文化，那么虛擬工作將是困難的。更有利于虛擬工作的文化是這樣的：團(tuán)隊(duì)成員在領(lǐng)導(dǎo)和同事的支持下盡最大努力，能夠自主完成任務(wù)，他們可以做自己喜歡的、有意義和目標(biāo)的事情。

結(jié)語(yǔ)

全球化浪潮下，虛擬工作乃大勢(shì)所趨，新冠肺炎疫情的肆虐加速了這一趨勢(shì)。新冠肺炎疫情的肆虐雖然帶來(lái)了諸多不便，但它讓我們有機(jī)會(huì)真正去嘗試和了解這種全新的工作方式，也許正如佩妮·普蘭所說(shuō)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)這種之前沒(méi)機(jī)會(huì)或者不敢嘗試的工作方式也是高效工作的不錯(cuò)選擇。