優(yōu)化創(chuàng)新支出的六種方法

Mary K. Pratt

如果IT優(yōu)先事項與支出之間存在脫節(jié)現(xiàn)象，那么它們可能會危及公司的長期發(fā)展。

如今，數(shù)字化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新仍然是首席信息官的首要任務(wù)。據(jù)信息管理協(xié)會（SIM）發(fā)布的《2020年IT趨勢研究》顯示，數(shù)字化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新在IT管理中的重要性分別排名第四和第九。

該研究還指出，在2019年和2020年這兩個方面的支出接近IT支出的40%，占據(jù)了傳統(tǒng)IT預(yù)算中的最大份額。與IT相關(guān)的研發(fā)則排名第七。

IT領(lǐng)導(dǎo)者需要找到一個好辦法，既要能夠為創(chuàng)新提供資金，同時又不至于花費過多的資金。

數(shù)字咨詢公司Nerdery的首席技術(shù)官Joseph Tobolski說：“我認為創(chuàng)新不是偶然的。我們需要一定的規(guī)劃，要讓人們能夠提出他們自己的想法。最后，我們還必須要給予創(chuàng)新想法一定的認同，并讓人們有能力去執(zhí)行它們。為此，我們有必要營造一個環(huán)境，讓這些創(chuàng)新想法有成功的希望?！?/p>

經(jīng)驗豐富的高管和顧問們認為，IT領(lǐng)導(dǎo)者可以通過創(chuàng)造一些低成本的機會和系統(tǒng)來推動創(chuàng)意的發(fā)展，這樣無需投入大筆的預(yù)算就能夠刺激創(chuàng)新。以下是首席信息官們可以借鑒的六種方法。

為IT建立適合的系統(tǒng)和文化

Red Hat的首席信息官Mike Kelly認為，策略性地安排辦公地點可以激發(fā)創(chuàng)意思維。

他說：“創(chuàng)新往往發(fā)生在職能的交匯處。最接近問題的人最有可能提出創(chuàng)新想法?！边@就是為什么Kelly將一些技術(shù)人員與其所支持的業(yè)務(wù)部門安排在同一處辦公的原因之一。Kelly舉例稱，他們的一個創(chuàng)新解決方案就是源自于共同辦公。當(dāng)時，公司IT部門的職員看到自己財務(wù)部門同事正在手動處理訂單后，就產(chǎn)生了一個大膽的想法，即自動化不僅可以加快任務(wù)速度，而且還可以改變整個流程。Kelly 說：“在2016年，我們認為我們必須要進行轉(zhuǎn)型、擴張和發(fā)展壯大。這是一個發(fā)生在我們身邊的真實案例?！?/p>

當(dāng)然，Kelly 也承認，僅同在一處共同辦公是遠遠不夠，創(chuàng)新要想獲得成功還需要遵循一些的規(guī)則。他說：“我想以一種卓越的方式進行創(chuàng)新，而這正是管理系統(tǒng)發(fā)揮作用的地方。所有的想法，包括自動化方案在內(nèi)，都必須證明它們能夠提供值得追求的投資回報率?！?/p>

Kelly 說，他和他的管理團隊會審查那些由一線員工提出的創(chuàng)新建議，并幫助這些員工形成業(yè)務(wù)案例以進一步完善他們的想法。他補充道，這種制度上的支持對于保持思想的流動至關(guān)重要。“當(dāng)人們站出來時，你不能讓他們閉嘴。”

與供應(yīng)商合作

畢馬威（KPMG）公司首席信息官卓越中心的合伙人兼全球負責(zé)人Steve Bates建議那些正在為創(chuàng)新工作尋求預(yù)算的首席信息官與他們的供應(yīng)商和第三方合作伙伴展開更為緊密地合作。

他說：“將他們召集在一起可以充分利用他們已取得的研發(fā)成果。作為戰(zhàn)略合作伙伴，他們會分享自己的想法和能夠創(chuàng)造價值的創(chuàng)新，這些也是他們所提供的服務(wù)和軟件包中的一部分?！?/p>

首席信息官應(yīng)考慮要求供應(yīng)商和合作伙伴與自己的IT團隊合作，共同進行投資以將創(chuàng)新想法發(fā)展為成熟的功能或產(chǎn)品。Bates 說，首席信息官可以協(xié)調(diào)新產(chǎn)品的首次使用，而供應(yīng)商則可以將產(chǎn)品提供給其他公司以收回成本。

技術(shù)解決方案和IT服務(wù)公司Insight的首席信息官Jeff Shumway已將該方法付諸了實踐。在Shumway為公司購買了電子商務(wù)軟件包之后，有員工提出了一些關(guān)于如何在供應(yīng)商平臺之上進行創(chuàng)新的想法。在這之后，Shumway要求供應(yīng)商提供協(xié)作。

他稱：“我對供應(yīng)商說，‘這是我們的路線圖，這是我們的目標。這些創(chuàng)新想法吸引了他們。我們對自己想做的事情也有著自己的看法。供應(yīng)商的軟件對于有些東西無法做到開箱即用，為此我們雙方進行了溝通，他們也同意進行改進。供應(yīng)商看到了創(chuàng)新的價值，因為這些創(chuàng)新不僅可以幫助我們，而且可以幫助他們留住其他客戶?！?/p>

如今，Insight的開發(fā)人員正在與供應(yīng)商的開發(fā)人員展開合作，以降低創(chuàng)新想法最終得以成功實現(xiàn)所需要的投資成本。

充分發(fā)動群眾

當(dāng)想要提升創(chuàng)造力時，資深I(lǐng)T主管Rhonda Vetere的做法是通過眾包方式去實現(xiàn)她的所有想法。她說：“實際上這是免費的，人們希望分享自己的想法。”

例如，在過去擔(dān)任首席信息官時，Vetere曾在162個國家/地區(qū)與千禧年出生的員工討論他們喜歡工作的方式以及所需的技術(shù)工具。她和她的IT團隊花了大約六個月的時間通過電子郵件、視頻通話和調(diào)查的方式收集了他們的意見。這項工作在IT部門引發(fā)了一個想法，即創(chuàng)建什么樣的移動應(yīng)用程序功能以及如何（通過內(nèi)部應(yīng)用程序商店）將應(yīng)用程序提供給員工。

如今，Vetere已經(jīng)成為了Herbalife Nutrition公司的執(zhí)行副總裁兼首席信息官。Herbalife Nutrition公司有一項名為“溫室計劃”的計劃，該計劃始于2017年，其特點是在線提交系統(tǒng)可供所有員工共享、查看和討論想法以及進行協(xié)作和投票。到2020年初，公司的員工們已提交了4，200多個想法，發(fā)表了42，000條評論和145，000個評分，公司9，500多名員工的參與率為85%。

利用個人激情

作為2007～2018年美國天然氣和電力公司的首席信息官，Greg Taffet親眼目睹了個人激情是如何為企業(yè)帶來巨大收益的。

在他的IT部門中，有一名主管剛剛了解了一種新的索引引擎技術(shù)并對這種技術(shù)很感興趣。當(dāng)這名主管看到客戶服務(wù)人員正在努力訪問他們所需的賬戶信息以快速滿足客戶需求時，他就想解決這個問題。Taffet現(xiàn)在還記得那名主管非常喜歡迎接挑戰(zhàn)，也非常喜歡更加深入地學(xué)習(xí)新技術(shù)，為此他自己想辦法擠出時間來做了一個原型。

這名主管提出了一個解決方案。在獲得了高管們的支持后，他領(lǐng)導(dǎo)團隊將自己的想法發(fā)展為功能完善的文檔管理系統(tǒng)。在部署之后，該系統(tǒng)加快了服務(wù)的速度，降低了成本并提升了客戶體驗和公司的聲譽。Taffet 指出，對于這次創(chuàng)新本身而言，那名主管的時間也是投資。

Taffet說：“尋找熱衷于做某事的人，給他們自由探索新工具的機會，并幫助他們推廣自己的想法，這是我們免費獲得創(chuàng)新的來源。這樣可以激勵人們致力于他們自己的想法，完善并實現(xiàn)它們。其他人在看到公司對從事創(chuàng)新員工的高度評價后也會想，‘如果他能做到，那么我也可以?！比缃?，Taffet已成為戰(zhàn)略與技術(shù)咨詢公司，臨時與兼職首席信息官服務(wù)提供商Taffet Associates的執(zhí)行合伙人。

靈活調(diào)整優(yōu)先事項

軟件公司Ellie Mae的高級副總裁兼首席信息官Linh Lam知道她的員工有不少很好的想法，但是她也知道這些員工要忙于日常工作和公司領(lǐng)導(dǎo)制訂的優(yōu)先事項列表。因此，她在每月和每季度的會議上都會擠出時間來詢問她的管理團隊有哪些值得嘗試的想法。

Lam說：“一些最好的想法通常來自于一線IT團隊，當(dāng)這些想法出現(xiàn)時，我想說得是‘讓我們與他們一起嘗試一下?！?/p>

Lam的一個IT團隊發(fā)現(xiàn)公司仍然在以一種復(fù)雜的人工方式處理員工提出的關(guān)于工作場所服務(wù)方面的求助，例如IT支持和與設(shè)施相關(guān)的請求。由于后臺接收到的信息通常沒有所需的全部信息，從而延遲了響應(yīng)時間。該團隊提議在后端系統(tǒng)中使用二維碼和智能路由來改進流程。Lam說，她的經(jīng)理提出了這個想法，并成功地讓公司高管有機會評估和審查這個想法。由于公司高管們推遲了一些運營工作以將員工重定向到這個新項目上，因此這也使得公司高管有機會重新安排時間表以保障新項目能夠順利實施下去。

Lam補充說：“這個創(chuàng)新只是花費了我們的一些內(nèi)部時間，并沒有花費我們的任何外部支出。”

利用實習(xí)生解決一些問題

作為《Grit&Grind》的作者和《傻瓜式企業(yè)服務(wù)管理》的合著者，Vetere還提出將實習(xí)生作為創(chuàng)新想法的一個來源。

實習(xí)生可以帶來了一些新的觀點，有時一些經(jīng)驗豐富的人反而會錯過這些解決方案。Vetere解釋說：“我發(fā)現(xiàn)他們沒有從業(yè)經(jīng)驗，也沒有包袱，但是卻能產(chǎn)生很多想法?！?/p>

Vetere通過一種制度化的方式來發(fā)揮實習(xí)生的這些優(yōu)勢，例如分給他們一些與業(yè)務(wù)相關(guān)的問題以供他們在實習(xí)公司期間進行研究，同時安排經(jīng)理對他們進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

她解釋說：“如果公司里面有實習(xí)生，那么你就需要確保他們手上有一些需要解決的重點問題。我會把實習(xí)生召集起來開會，并給他們分配任務(wù)?！贝送?，她還要求實習(xí)生定期向經(jīng)理報告，并在工作結(jié)束時向更高級別的主管匯報，這一程序有助于確保實習(xí)生的想法不會被忽視。

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