論企業(yè)貨幣資金內部控制

方金平

摘要：貨幣資金是企業(yè)流動性最強、控制風險最高的資產(chǎn)，是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎。如何保證資金的安全、完整、合法及效益，是企業(yè)管理中應認真思考和解決的重大問題。本文采取理論和實務相結合的方法，分析貨幣資金內部控制中存在主要問題及發(fā)生原因，從內部控制環(huán)境建設、內控制度的完善及提高執(zhí)行力等方面提出控制建議。

關鍵詞：貨幣資金；內部控制

中圖分類號：F275.1文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-0-02

貨幣資金是企業(yè)流動性最強、控制風險最高的資產(chǎn)，是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎，如何防范資金風險、維護資金安全、提高資金效益是需要認真思考和解決的重大問題。

一、貨幣資金內部控制要達到的目標

貨幣資金內部控制目標有四個：①貨幣資金的安全性。通過良好的內部控制，確保企業(yè)資金安全，預防被盜竊、侵占、抽逃和挪用；②貨幣資金的完整性。即檢查企業(yè)收到的貨幣是否已全部入賬，預防私設“小金庫”等侵占企業(yè)收入的違法行為出現(xiàn)；③貨幣資金的合法性。即檢查貨幣資金取得、使用是否符合國家財經(jīng)法規(guī)，手續(xù)是否齊備；④貨幣資金的效益性。即合理調度貨幣資金，便其發(fā)揮最大的效益。

二、貨幣資金內部控制中存在的主要問題及成因分析

美國會計學會會長史蒂文·阿伯雷齊特認為：舞弊的產(chǎn)生是由壓力、機會和自我合理化三要素組成，缺少了上述任何一項要素都不可能真正形成舞弊行為。壓力是舞弊者的行為動機，是直接的利益驅動，分為經(jīng)濟壓力和工作壓力；機會是指舞弊者既可進行舞弊，又能掩蓋起來不被發(fā)現(xiàn)，或者能夠逃避懲罰的時機，機會要素的存在，使得舞弊動機的實現(xiàn)成為可能；自我合理化指舞弊者必須找到某個理由，使得舞弊行為與其道德觀念、行為準則相吻合，而不論這一理由是否真正合理。

分析舞弊產(chǎn)生的三因素，壓力和自我合理化因素與從業(yè)人員有關，而機會要素與內控制度的完善程度、執(zhí)行程度有關。造成舞弊行為的原因主要有：

1.用人不善。人力資源管理部門沒有把好進人關，沒有進行盡職調查。在人員后續(xù)培訓、考核、獎罰等方面存在不足。

2.內控制度不完善。企業(yè)沒有全面的內部控制制度，特別是在創(chuàng)業(yè)期。在創(chuàng)業(yè)期，由于可以動用的資源較少，創(chuàng)業(yè)人員一般人心較齊并熟悉情況，所以發(fā)生舞弊行為的概率較小。進入發(fā)展期后，可以動用的資源增長較快，如果內部控制制度未及時制定并執(zhí)行，就給舞弊者提供空間。當然，在發(fā)展期及成熟期的企業(yè)，隨著業(yè)務創(chuàng)新，也存在制度建設沒有及時跟進的情況。

3.內部控制制度缺少執(zhí)行力。盡管有完善的制度，但缺少執(zhí)行力或制度形同虛設，給舞弊者提供非常好的環(huán)境。特別要指出的是，企業(yè)負責人是否帶頭執(zhí)行內部控制制度是關鍵。

4.缺乏監(jiān)督機制或監(jiān)管不力。主要包括：會計監(jiān)督不力，沒有按照法律法規(guī)要求進行核算與監(jiān)督；內部審計不完善，沒有內部審計或內部審計監(jiān)督不力；在發(fā)現(xiàn)舞弊行為后，對舞弊者沒有處理或處理力度太?。活A算管理制度沒有得到完全執(zhí)行，對無預算、超預算的支出沒有懲戒措施，沒有分析其合理性及合法性。

5.信息公開不夠。特別是對大額資金項目支出，沒有進行財務公開或公開不全面，沒有進行集體決策，舞弊者可以利用信息不對稱優(yōu)勢進行違法行為。

三、貨幣資金內部控制建議

(一)建立良好的內部控制環(huán)境

內部控制環(huán)境規(guī)定企業(yè)的紀律與架構，塑造企業(yè)文化氛圍并影響員工的控制意識，是內部控制的基礎。主要包括:

1.企業(yè)負責人應當帶頭并督促執(zhí)行貨幣資金內部控制制度。實踐證明，一個企業(yè)內部控制是否健全、有效，關鍵取決于企業(yè)負責人。如果負責人重視并帶頭執(zhí)行內部控制制度，則內部控制制度比較健全、有效，否則就可能存在重大缺陷或者失效。企業(yè)負責人應當督促管理人員認真組織建立和不斷完善企業(yè)貨幣資金內部控制制度。

2.企業(yè)應當配備德才兼?zhèn)涞娜藛T，特別是關鍵崗位。企業(yè)應當建立任人為賢的人才選聘制度，以道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為選拔和聘任員工的重要標準，把好用人關?！耙缘聻橄取?，特別要強調道德修養(yǎng)，不僅僅限于職業(yè)道德，還要考察其社會公德、家庭道德。對其過去的經(jīng)歷進行詳細調查，特別要留意是否有吸毒、賭博、嫖娼、過度揮霍等不良行為，如用這些有問題的人從事與貨幣資金管理有關的工作，極易引發(fā)貪污、挪用等違法犯罪行為。

3.建立科學的員工培訓、激勵及約束制度。舞弊者自我合理化理由中，“這是我該得的，是公司欠我的”是一條較為常見的理由，同時也折射出人員業(yè)績考評制度的缺陷，所以要建立行之有效的人員培訓制度，客觀公正的業(yè)績考評制度，賞罰分明的獎懲制度，催人奮進的職務晉升制度，定期輪崗制度，確保從業(yè)人員具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，遵紀守法。

建立關鍵人員強制休假制度，通過沒有事先通知的強制休假，在工作交接過程中容易發(fā)現(xiàn)平時不容易暴露的舞弊問題。

4.建立良好的職務分工控制。按照制衡性原則設置崗位，各個工作崗位都應當有明確的職責，責權利統(tǒng)一和平衡，形成有效的相互聯(lián)系又相互制約的制衡機制。特別要處理好出納員與會計員的分工與制衡。

出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管、總分類賬及收入、費用、債權、債務等明細分類賬的登記工作。

堅持錢賬分管的原則，嚴格控制會計人員對企業(yè)貨幣資金的接觸，嚴禁會計主管人員，特別是兼任記賬工作的會計主管人員獨立審批貨幣資金收付。

會計和出納員之間應該相互獨立，不能有倫理上的親密關系、經(jīng)濟上的共同利益、工作上的長期協(xié)作等損害相互獨立的情形，否則，就應當及時進行調整或崗位輪換。

5.培育良好的企業(yè)文化。企業(yè)應該加強文化建設，培育積極向上的價值觀和社會責任感，倡導誠實守信、愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新和團隊合作精神。企業(yè)負責人和高級管理人員應發(fā)揮主導作用。

(二)完善貨幣資金內部控制制度并提高執(zhí)行力

1.完善貨幣資金內部控制制度。隨著企業(yè)發(fā)展環(huán)境的變化，特別是初創(chuàng)期走向發(fā)展期的企業(yè)，規(guī)模迅速擴大，企業(yè)所擁有和支配的資源迅速增加，更要及時調整貨幣資金內部控制制度，保證貨幣資金內部控制始終有效，同時建立貨幣資金內部控制監(jiān)督檢查制度，確保企業(yè)貨幣資金的安全完整。

2.嚴格執(zhí)行貨幣資金審批復核制度。

(1)嚴格執(zhí)行授權審批制度。所有貨幣資金的經(jīng)濟活動必須按權限進行批準。企業(yè)各級管理人員負責什么范圍內的哪些財務支出的審批，應當以財務內部控制制度、財務預算等形式予以明確，企業(yè)各級管理層都應當在授權范圍內行使職權和承擔責任，對于越權審批的行為嚴肅查處。辦理貨幣資金支付的經(jīng)辦財務人員應當按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業(yè)務，對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業(yè)務，經(jīng)辦財務人員有權拒絕辦理并按規(guī)定報告。

(2)嚴格執(zhí)行貨幣資金支出審批程序。按照申請、審批、復核、支付的程序，經(jīng)辦人、審批人、會計員、出納員各司其職，保證貨幣資金安全流動。特別強調以下兩點：

①復核按照隸屬關系分縱向復核和橫向復核。上級主管應認真復核下級活動，確定其真實性及合理性；橫向復核主要包括會計復核等。會計人員既要復核支付申請的審批方式、權限和程序是否適當，也要復核申請的手續(xù)及相關單據(jù)是否齊全、金額計算是否正確，支付企業(yè)和支付方式是否妥當?shù)?。如發(fā)現(xiàn)審批人審批的支付申請款項不合法、不合規(guī)、超預算等，或有越權審批、違規(guī)審批等問題，應當提請審批人員糾正；審批人不予糾正的，則按規(guī)定程序報告。

②出納員應根據(jù)經(jīng)過審批人審批，并經(jīng)復核人復核無誤的支付申請付款。辦妥付款后，要在付款憑證上加蓋“付訖”章，并將有關單據(jù)交記賬人員。

3.嚴格執(zhí)行貨幣資金的會計系統(tǒng)控制。會計系統(tǒng)控制主要通過對會計主體發(fā)生的各項能用貨幣計量的經(jīng)濟業(yè)務進行記錄、歸集、分類、編報等進行的控制。主要做好：

(1)加強收據(jù)和發(fā)票的管理。只有控制住收據(jù)和發(fā)票的完整性和真實性，才能保證收入入賬的足額，防止貪污挪用行為的發(fā)生。企業(yè)應指定專人負責收據(jù)和發(fā)票的購買、保管、領用和登記，建立嚴格的崗位責任制，嚴格的審批制度。定期對收據(jù)和發(fā)票的購買、保管、領用和登記情況進行稽核與審計，特別要對使用數(shù)量、開票金額等與登記情況、入賬情況進行復核，發(fā)現(xiàn)問題需嚴肅處理。

(2)出納人員按照會計憑證付款。會計人員應認真審核經(jīng)批準的支付申請等原始憑證，填制會計憑證，出納員據(jù)此付款。

(3)做好銀行結算票據(jù)的保管與控制。銀行結算票據(jù)原則上由出納員保管、開具，以明確責任，保證其安全完整。應建立票據(jù)使用登記簿，反映其支付方向及軌跡。對業(yè)務人員外帶的支付票據(jù)，應事先注明用途、日期、控制金額等欄目，防止遺失等給企業(yè)帶來的風險。

(4)嚴格遵守銀行結算紀律。要按規(guī)定使用銀行賬戶，不得出借，嚴格控制現(xiàn)金支付范圍，減少現(xiàn)金交易，禁止“坐支”。企業(yè)應當指定專人定期核對銀行賬戶，每月至少核對一次，編制銀行存款余額調節(jié)表，出納人員不得同時從事銀行對賬單的獲取、銀行存款余額調節(jié)表的編制等工作。同時加強印章管理，財務專用章應當由專人保管，個人名章應當由本人或其授權人員保管，不得由一個人保管支付款項所需的全部印章。

3.完善監(jiān)督機制，實行廠務公開。

(1)充分發(fā)揮內部審計的作用。內部審計是企業(yè)自我評價的一種活動，可以協(xié)助管理當局監(jiān)督控制措施和程序的有效性，及時發(fā)現(xiàn)內部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)。內部審計力度的強弱影響貨幣資金內部控制的運行效果。內部審計機構人員配備、隸屬關系等方面的設置應保證其獨立性，能充分行使職權。

對貨幣資金內部控制的審計，應重點關注：采用穿行測試法檢驗內部控制制度的有效性，檢驗授權是否恰當、審批是否符合規(guī)定、票據(jù)是否真實可靠、手續(xù)是否完備、支付方式是否超常規(guī)等；對庫存現(xiàn)金進行突擊盤點，對銀行賬單進行復核，有利于發(fā)現(xiàn)內控漏洞和舞弊行為。

(2)實行廠務公開。廠務公開，是廣大干部職工維護切身利益的一種很有效方式，可以使監(jiān)督的視角更多，由于參與者眾多，每個人掌握不同的信息，有利于比對和分析，更容易發(fā)現(xiàn)問題，所以實行廠務公開后，舞弊者的風險會大幅增加。廠務公開主要內容：招投標信息、財務預算信息、大宗物品采購信息等。

貨幣資金是企業(yè)經(jīng)營的血液，其安全完整是至關重要的，我們不僅僅要從傳統(tǒng)的授權審批控制、接觸控制、內部監(jiān)督等方面著手，更要關注制度環(huán)境，注重人員的選撥與管理，注重企業(yè)文化建設，通過樹立共同價值觀念、行為準則、道德規(guī)范來影響員工的行為，自覺遵守企業(yè)管理制度，自發(fā)維護企業(yè)的利益，保證企業(yè)資金的安全，促進企業(yè)良性發(fā)展。

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