基于數(shù)字化背景的事業(yè)單位干部人事檔案管理探究

張瑩

（安徽省機電排灌總站,安徽 合肥 230022）

在2018 年出臺《干部人事檔案工作條例》之后，要求發(fā)揮干部人事檔案在干部選育用管之中的作用，并且進一步提升了對于干部人事檔案管理的實際要求，要求其按照基本的環(huán)節(jié)明確其數(shù)字檔案的利用、專遞、保密等方面的具體管理要求，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的干部人事檔案管理模式可以推動干部人事檔案逐漸朝著數(shù)字化的方向不斷前進。

一、數(shù)字化干部人事檔案管理的基本概念與意義

（一）干部人事檔案

在實施干部管理中，干部人事檔案會積累得越來越多，其主要關(guān)乎了品德、經(jīng)歷、能力、才能等進行真實的記錄?；趦?nèi)容來分析，干部人事檔案包含：第一，相關(guān)學(xué)歷與職稱方面的文字記錄。第二，個人經(jīng)歷、工作變動、家庭情況等方面的文字記錄。第三，獎勵、處分等方面的材料。第四，參加黨團活動的記錄。第五，錄用、任免、出國、工資、聘用等方面的詳細記錄[1]。

（二）重要意義

對于事業(yè)單位干部隊伍建設(shè)而言，實施數(shù)字化的管理，其本身就具有重要的現(xiàn)實意義。第一，有利于長時間的保存重要人事檔案與載體。作為最原始的證據(jù)，還需要針對干部人事檔案做好管理，針對干部人事檔案實施數(shù)字化管理可以減少原始紙質(zhì)檔案材料方面的損耗，并且將保存期限適當(dāng)延長。第二，有利于全面提升檔案資源的實際利用率。在實施檔案的數(shù)字化管理之后，就可以滿足共享資源的目標(biāo)，讓相關(guān)人士更加靈活地使用這部分資源，進而提升人事檔案的實際利用率。第三，有利于對干部人事檔案深度的分析，也可以滿足綜合利用的需求。在實施數(shù)字化管理之后，就可以綜合化的處理其中的海量數(shù)據(jù)信息，以便落實檔案的管理需求，并且對提出科學(xué)的決策、實現(xiàn)干部人力資源的深度開發(fā)都能提供重要的、科學(xué)的依據(jù)。

二、事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理存在的問題

（一）信息化支撐保障不足

針對事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化的管理，是將信息技術(shù)作為其核心支撐，雖然檔案信息化理念已經(jīng)提出多年，但其支持力度、應(yīng)用廣度和實際需求之間還存在較大的差異。很多事業(yè)單位干部人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)都在初期的嘗試階段，整體管理效果不夠理想。還有部分單位缺少信息化的支撐手段，對于信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作配置難以到位，軟硬件更新?lián)Q代緩慢。并且因為信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集不夠完善，數(shù)字化檔案制作環(huán)境相對簡陋，最終影響檔案數(shù)字化管理的實際效率。

（二）信息入庫時間較長，綜合利用率未知

就目前的事業(yè)單位干部人事檔案管理而言，因為其收集、規(guī)整和數(shù)字化處理需要大量時間，周期較長，導(dǎo)致基本的干部人事檔案資料都沒有進入信息系統(tǒng)。并且，由于沒有信息數(shù)據(jù)作為檢索與處理的基礎(chǔ)，導(dǎo)致實際工作寸步難行。

（三）信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險管控不足

由于事業(yè)單位干部人事檔案本身帶有較高的保密性，而信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)信息安全問題較為突出。在這一開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，干部人事檔案的數(shù)字化管理就可能面臨網(wǎng)絡(luò)安全方面的威脅，進而造成信息被泄密、篡改、增加或刪除的風(fēng)險，對檔案數(shù)字化管理的安全性帶來嚴重的影響[2]。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)達不到要求

對于事業(yè)單位檔案管理人員達不到綜合素質(zhì)要求，其主要表現(xiàn)在：第一，管理人員的技能相對的單一，只懂得基本的流程和辦理程序，對于計算機操作雖然有所涉獵，但是缺少過硬的技術(shù)應(yīng)用能力。第二，個別單位對于干部人事檔案管理工作的重視度不足，處于檔案管理工作崗位的人是外行，也就是不懂得檔案管理，同時對于計算機操作也屬于初級入門人員。第三，針對檔案管理人員也沒有進行相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理工作落后于時代的發(fā)展。針對干部人事檔案的數(shù)字化管理，就需要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力的全面提升。

三、事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理的有效策略

（一）重視干部人事檔案數(shù)字化管理

考慮到干部人事檔案實施數(shù)字化管理可以減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理投入的人力與物力，可以實現(xiàn)對干部人事信息的永久保存，再搭配高科技手段就可以高效管理干部人事檔案。所以，事業(yè)單位需要進一步宣傳、引導(dǎo)干部人事檔案的數(shù)字化管理，并且提升實際的宣傳力度，以促使檔案管理單位還需要對數(shù)字化建設(shè)的必要性加以了解，這樣才有利于提高檔案數(shù)字化管理的專業(yè)能力[3]。

（二）切實可行的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在構(gòu)建事業(yè)單位干部檔案管理系統(tǒng)中，基于B/S 模式作為架構(gòu)，其模式主要包含三個部分，具體如下：

第一，針對業(yè)務(wù)管理模塊，主要是做好日常的檔案信息管理與維護工作。在這一系統(tǒng)中要求鑒別、收集、歸納與保管人事干部檔案管理的檔案和信息材料，并且要做好對應(yīng)的傳遞、統(tǒng)計、查閱等服務(wù)。第二，檔案的查閱模塊，在相對應(yīng)的查閱環(huán)節(jié)，還需要基于系統(tǒng)專網(wǎng)來實現(xiàn)，其本身就帶有遠程的查閱以及本地的審評。對于事業(yè)單位的干部人事檔案管理，利用瀏覽器/服務(wù)器架構(gòu)的基本模式，可以在內(nèi)部實現(xiàn)本地與遠程的查檔，并且擁有閱檔的基本功能。這一系統(tǒng)的可靠性和安全性較高，可以按照日期與時間來進行授權(quán)閱檔。在這一過程中還需要詳細記錄日志，并且利用多種加密手段和信道來實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的安全加密傳輸，確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和安全性。第三，數(shù)字化信息采集模塊，主要是采集系統(tǒng)建庫之中的檔案信息數(shù)據(jù)，在這一數(shù)字化過程中需要現(xiàn)代化技術(shù)手段的支持。在采集干部人事檔案資料中，主要是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，對于人事干部檔案資料的采集要基于紙質(zhì)檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化處理，做到目錄整理、數(shù)據(jù)信息采集以及對應(yīng)的審核。并且通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段來提供多人和多客戶端的服務(wù)，尤其是需要實現(xiàn)對于多本檔案資料、不同類型材料信息的采集，體現(xiàn)出數(shù)字化程度高、高效快捷等基本特點。

總體來說，針對事業(yè)單位的數(shù)字化人事干部檔案管理系統(tǒng)，就是基于數(shù)據(jù)代理的基本機制，可以滿足查詢應(yīng)用以及對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)采集需求。這一系統(tǒng)的實際，就可以滿足原本的服務(wù)模式和程序的替代，確保在傳輸原文的時候能夠保證其快速性和準(zhǔn)確性。

（三）完善健全檔案管理控制機制

作為事業(yè)單位的檔案管理部門，需要建立網(wǎng)絡(luò)信息安全保障團隊，以此來提升數(shù)字化系統(tǒng)的安全運行能力。

第一，基于權(quán)限控制來實現(xiàn)系統(tǒng)管理人員、安全審計人員和安全保密管理人員的相互分離。其中，系統(tǒng)管理人員主要是對用戶進行創(chuàng)建與刪除，安全審計人員主要是檢查日志，安全保密人員是實現(xiàn)權(quán)限的分配。為了保障事業(yè)單位干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性，還要對應(yīng)的軟件加以支持，以此來提高建設(shè)數(shù)據(jù)庫的有效性。在選擇軟件時，根據(jù)規(guī)范性和安全性的基本原則采取標(biāo)準(zhǔn)化的軟件，即具有較強保障能力的軟件系統(tǒng)，進一步強化網(wǎng)絡(luò)安全?；谶@一前提條件，需要做好數(shù)據(jù)錄入、傳輸、存儲、訪問等相關(guān)節(jié)點的數(shù)據(jù)管控工作，并且利用特定的MAC 地址綁定，以此來實現(xiàn)用戶利用固定設(shè)備訪問系統(tǒng)，對文件也要進行特定的加密傳輸，實現(xiàn)圖像文件加密，最終保障相關(guān)工作的安全性。

第二，檔案管理部門需要做好對應(yīng)的電子備份工作，在數(shù)字化信息安全性得以提升的同時關(guān)注信息的一致性，盡可能避免在調(diào)閱檔案時出現(xiàn)篡改、增刪、撤換等問題。這要求在檔案調(diào)閱之中做好對檔案管理流向的嚴格監(jiān)管，從借閱時間、借閱時限、借閱人員、歸還日期等方面進行嚴格的把控，并且在歸還之中要對照副本，確保信息準(zhǔn)確無誤，這樣才可以提升檔案資源的安全性，同時簡化調(diào)閱手續(xù)和管理流程，提升檔案信息的流動率。

第三，考慮到事業(yè)單位干部人事檔案的私密性和重要性，基于多冗余機制的利用，確保數(shù)據(jù)不會出現(xiàn)丟失。在操作之中利用有效的技術(shù)手段來實現(xiàn)系統(tǒng)的拷貝，甚至可以通過災(zāi)難備份體系的搭建，利用雙中心或者多中心的模式確保數(shù)據(jù)的安全性。在一致性方面，可以嘗試對區(qū)塊鏈等技術(shù)的使用，進而統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、修改留痕，利用有效的技術(shù)手段從根本上解決隱患[4]。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

針對事業(yè)單位干部人事檔案管理人員而言，需要積極開展專業(yè)化的培訓(xùn)，幫助其提升綜合技能，這樣才能為干部人事檔案管理的數(shù)字化提供可靠的人才保障，服務(wù)檔案數(shù)字化管理工作的深層次發(fā)展。第一，積極開展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)以及信息安全技術(shù)等方面的培訓(xùn)，讓管理人員掌握更多數(shù)字化管理技能。第二，做好檔案管理人員專業(yè)知識方面的培訓(xùn)，使其進一步深入開發(fā)與利用信息化的檔案資源，為后續(xù)開展工作提供專業(yè)基礎(chǔ)支撐。

四、結(jié)束語

在干部人事檔案管理過程中，事業(yè)單位難免會出現(xiàn)一些問題，對工作效果帶來影響。所以，基于數(shù)字化背景探討事業(yè)單位干部人事檔案管理的有效途徑，能夠讓事業(yè)單位內(nèi)部的所有人員都認識到數(shù)字化的重要性，進而提升干部人事檔案數(shù)字化管理效率，提高事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化的整體質(zhì)量，幫助事業(yè)單位提升競爭優(yōu)勢。