數(shù)字時代檔案數(shù)據(jù)化管理問題研究

張玉立

摘? ? 要：國家檔案機構(gòu)和地方檔案機構(gòu)的管理人員必須要提高對檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的重視，要從加強檔案管理部門之間的互聯(lián)互通、提高檔案管理與利用效率出發(fā)，對檔案數(shù)據(jù)信息進行科學(xué)歸納與整理，并對檔案信息化管理平臺進行科學(xué)構(gòu)建，確保提高檔案數(shù)據(jù)資源的在線獲取與利用率。對于檔案管理工作人員而言，要將推動檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展作為未來的主攻方向，要從資源整合、發(fā)展規(guī)劃、技術(shù)創(chuàng)新、人員培養(yǎng)等方面形成合力，確保實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作成果的高效轉(zhuǎn)化，由中央到地方全面推動檔案機構(gòu)數(shù)字化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代;檔案數(shù)據(jù)化;管理;問題

引言

檔案是事業(yè)單位經(jīng)營管理過程中保留下來的極具意義的資料，事業(yè)單位檔案管理工作的成效決定了信息資源的完整性，是事業(yè)單位持續(xù)性發(fā)展的保障。信息時代的到來，使得數(shù)字化技術(shù)在各領(lǐng)域的事業(yè)單位管理中得以運用和普及。本文對數(shù)字時代下我國事業(yè)單位檔案管理的理念問題進行分析，探究其成因和風(fēng)險，并提出解決管理問題的方法。

一、推進檔案數(shù)據(jù)化進程的意義

在數(shù)據(jù)時代，通過數(shù)據(jù)來實現(xiàn)決策和改善業(yè)務(wù)、通過數(shù)據(jù)來揭示歷史和文化“現(xiàn)象”都會給檔案工作帶來一定的影響。近年來，檔案界已經(jīng)注意到檔案數(shù)據(jù)化的機遇，有學(xué)者提出“為大數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是檔案工作在信息時代的價值所在”，而只有檔案數(shù)據(jù)化之后，檔案大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)才奠定起來，才有可能去討論檔案的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)的深度整合;也有學(xué)者強調(diào)要通過“檔案數(shù)據(jù)化引領(lǐng)服務(wù)模式創(chuàng)新”，檔案部門的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)將向檔案資源的數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方向轉(zhuǎn)移，對大量數(shù)據(jù)的分析與處理將成為檔案部門的主要業(yè)務(wù)。在數(shù)據(jù)時代，檔案部門需要以開發(fā)為導(dǎo)向重新認識檔案數(shù)據(jù)資源的價值，通過深層次的檔案數(shù)據(jù)化開發(fā)，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源從機器讀取到機器理解的轉(zhuǎn)變，為事業(yè)單位或政府基于數(shù)據(jù)分析的決策提供有價值的檔案數(shù)據(jù)資源;為檔案部門業(yè)務(wù)工作智慧化轉(zhuǎn)型（智能鑒定、智慧編研等）奠定基礎(chǔ);并面向數(shù)字人文、政府決策、社會治理提供數(shù)據(jù)服務(wù)、知識服務(wù)和智庫服務(wù)。因此，大數(shù)據(jù)時代推進檔案數(shù)據(jù)化進程具有重要現(xiàn)實意義。

二、數(shù)字時代檔案數(shù)據(jù)化管理問題

（一）發(fā)展投入不到位

對檔案事業(yè)進行信息化建設(shè)，需要奠定穩(wěn)固的發(fā)展根基，即投入充足的資源，包括資金資源、設(shè)備資源、技術(shù)資源和人才資源等。而結(jié)合當前我國檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀可知，在發(fā)展過程中呈現(xiàn)出的首要問題即總體投入不到位，尤其體現(xiàn)在設(shè)備和技術(shù)方面。在設(shè)備投入方面，數(shù)字時代下的檔案管理工作本身就對現(xiàn)代化設(shè)備依賴程度較高，主要體現(xiàn)在計算機設(shè)備和相關(guān)軟件上，此時就涉及到各種硬件和軟件設(shè)備的配置，而實際的檔案機構(gòu)在搭建檔案館時常出現(xiàn)設(shè)備投入不足現(xiàn)象，導(dǎo)致管理機具和相關(guān)運行軟件無法保障高效運行，且無法滿足實際的檔案管理工作需求。

（二）檔案管理安全性低，且缺少相關(guān)專業(yè)人員維護

如今事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化程度較高，諸如歷史文件、公司財務(wù)、人員信息、公司產(chǎn)品資料等檔案都可以在網(wǎng)絡(luò)上查看。在檔案室網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，由于沒有系統(tǒng)化的資料加密，且檔案訪問權(quán)限設(shè)置不合理或者存在漏洞，導(dǎo)致事業(yè)單位信息和內(nèi)部資料非常容易發(fā)生外傳。很多事業(yè)單位在崗位的設(shè)置上沒有考慮檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，缺乏專業(yè)人員為信息化檔案管理保駕護航。檔案安全沒有保護措施，導(dǎo)致檔案管理過程中存在重大的安全隱患，這種現(xiàn)象的存在可以說是為事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營埋下了一顆定時炸彈，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源外泄，對事業(yè)單位的損失是不可估量的。

三、數(shù)字時代下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化創(chuàng)新管理的路徑

（一）數(shù)字化檔案管理理念應(yīng)與時俱進

檔案管理理念是在國家的計劃經(jīng)濟體制下形成的，所以管理理念客觀上是受社會歷史環(huán)境影響的。企業(yè)檔案是國家整體檔案資源的組成成員之一，其流向是對國內(nèi)各級檔案館。傳統(tǒng)的檔案管理手段是純手動管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計整理工作量龐大。由于傳統(tǒng)檔案管理理念的理論基礎(chǔ)扎實，理論體系完整，所以一直沿用至今，但如今其速度慢，效率低的弊端一一暴露在信息技術(shù)時代下。所以，想轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，首先要以普及為主，企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)管理范疇，屬于內(nèi)部事務(wù)。應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)，培養(yǎng)員工文件歸檔重要性的意識。其次要改變檔案管理的專人專用， 在檔案管理工作上做到人人參與。在公司內(nèi)部建立資源庫，統(tǒng)一檔案格式、命名、分類等，建立標準化的檔案系統(tǒng)，節(jié)約檔案管理人員的整理時間。

（二）建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫

海量的數(shù)據(jù)信息的出現(xiàn)對檔案管理人員提出了更高的數(shù)據(jù)處理要求，基于此，檔案管理人員應(yīng)借助大數(shù)據(jù)時代的便利，積極的構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的首要工作是對檔案數(shù)據(jù)信息進行廣泛收集，并對收集到的檔案數(shù)據(jù)信息進行核實，確保數(shù)據(jù)信息真實與完整。在此基礎(chǔ)上，檔案數(shù)據(jù)化管理人員要對檔案材料進行分類與編號，將每一份電子文件都做好檢索標識，確保一碼一件，提高檢索精準率。另外，檔案管理人員要積極的對檔案歷史數(shù)據(jù)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并存入到檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。在構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫時，管理人員還要嚴格的執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，確保數(shù)據(jù)庫具有較高的兼容性。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時，還要關(guān)注資源中心的封閉性，要從數(shù)據(jù)資源安全角度加強管理。對于電子文件資源，應(yīng)對其格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)提取方式等進行統(tǒng)一，提高檔案數(shù)據(jù)庫之間的互聯(lián)互通性。

（三）完善制度，確立規(guī)范

在對檔案進行現(xiàn)代化與數(shù)字化的管理工作時，檔案機構(gòu)應(yīng)積極制定與完善相關(guān)的檔案管理措施，從組織建設(shè)與制度建設(shè)出發(fā)，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的落實提供支撐。在具體搭建組織機構(gòu)與完善管理制度時，相關(guān)人員應(yīng)秉持嚴謹認真的態(tài)度，尤其要關(guān)注對制度的完善，為具體管理工作的落實提供科學(xué)依據(jù)。在完善制度時，應(yīng)做到對檔案數(shù)據(jù)化管理工作內(nèi)容的明確以及對各級管理人員的管理職責的明確。

結(jié)語

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的檔案管理理念還有很大的提升空間。雖然還存在資金投入不足、檔案歸檔意識不強、管理理念偏頗等現(xiàn)象，但這是數(shù)字化檔案管理觀念形成所要經(jīng)歷的必然階段。在今后的數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，應(yīng)完善相關(guān)人才引入機制，加大投資，提高檔案使用率，使得事業(yè)單位檔案管理理念在事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)最大化的價值。

參考文獻：

[1]王曉春.檔案大數(shù)據(jù)研究的批判性考察[J].山西檔案，2017（04）：72-74.