推進(jìn)會計檔案管理工作電算化的有效途徑初探

桂玉虎 施兆蕓 吳存鋒

摘要：隨著時代的發(fā)展以及社會的進(jìn)步，企業(yè)也得到了十分迅猛的發(fā)展，對于會計檔案管理工作的要求也正在變得越來越高。所以為了使得會計檔案的工作效率變得更高，就必須要推動其進(jìn)行電算化發(fā)展。本文旨在通過對會計檔案管理工作電算化的有效途徑進(jìn)行研究與分析，進(jìn)而提升會計檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：會計檔案;電算化;有效途徑

引言：

隨著科技的發(fā)展我們已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)的時代，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到了不同的領(lǐng)域，所以會計檔案管理工作也已經(jīng)使用了計算機(jī)技術(shù)，很多事業(yè)單位都使用了計算機(jī)來進(jìn)行會計核算，所以會計電算化與檔案管理之間的聯(lián)系十分的緊密，電算化可以幫助拓展會計檔案的范圍，使得檔案管理的效果變得更加的顯著，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施，來推動會計檔案管理工作電算化的進(jìn)程。

一、提升會計工作人員的業(yè)務(wù)能力，提升其電算化素質(zhì)

為了推動會計檔案管理電算化的發(fā)展，相關(guān)的會計工作人員就必須要提升自己的能力，對于專業(yè)知識一定要牢記在心，同時還應(yīng)該能夠熟練的操作計算機(jī)，對于計算機(jī)的功能能夠熟練使用。電算化軟件在進(jìn)行維護(hù)或者保護(hù)系統(tǒng)安全的時候要求特別的高，所以，要想使得工作效率有所提升，工作人員就需要不斷的提升自己的電算化能力，進(jìn)而電子檔案管理的水平也可以有所提升，會計可以通過數(shù)據(jù)得到可靠的信息，進(jìn)而幫助日常工作正常的運(yùn)行，同時還能提升軟件的開發(fā)水平。但是電算化的過程不是十分完美的，它需要不斷地去完善，所以對于檔案管理人員的素質(zhì)要求就比較高，一支高質(zhì)量的隊伍的、就顯得尤其的重要。目前為止會計檔案管理部門的業(yè)務(wù)人員的結(jié)構(gòu)還比較單一，缺乏一些掌握計算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)的技術(shù)型人才。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)對這些員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，同時結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)做一些針對性的培訓(xùn)，讓相關(guān)的工作人員可以及時的掌握新的技術(shù)以及新的方法，進(jìn)而促使員工的電算化技能可以有所提升。除此之外，一套完善的績效考評機(jī)制也是非常有必要的，對于一些工作十分認(rèn)真而且業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的員工適當(dāng)?shù)慕o與一些獎勵，進(jìn)而激勵大家都能盡快的掌握電算化管理的業(yè)務(wù)。

二、加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)，為軟硬件提供保障

為了實現(xiàn)會計檔案管理電算化，除了上述所提到的提升會計工作人員的業(yè)務(wù)能力外，還應(yīng)當(dāng)有良好的軟硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)保障，這是進(jìn)行檔案資源開發(fā)的前提所在，而核心就是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它與檔案信息的每個操作環(huán)節(jié)都有一定能夠的關(guān)系，我們在進(jìn)行傳輸或是共享的過程都需要用到檔案信息網(wǎng)絡(luò)。而這就需要部門的領(lǐng)導(dǎo)積極地轉(zhuǎn)變觀念，對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢可以有所了解，明白其對檔案管理工作的積極作用，進(jìn)而適當(dāng)?shù)脑黾右恍┩度?，將檔案電算化列入到工作任務(wù)之內(nèi)，同時還應(yīng)當(dāng)將其作為考核的關(guān)鍵。主管應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于這項工作的重視程度，明白具體的工作是什么，對相關(guān)的工作人員提出要求，有針對性的將任務(wù)布置給下屬人員，進(jìn)而幫助管理工作的順利進(jìn)行，積極地幫助同事解決過程中遇到的困難。而要想使會計檔案管理的效果更加的顯著，還應(yīng)當(dāng)為其提供相應(yīng)的倉庫來負(fù)責(zé)存放，倉庫的環(huán)境也要滿足相關(guān)的需求，內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)購置清晰度較高的打印機(jī)，除此之外還應(yīng)當(dāng)提升系統(tǒng)的安全等級。通過各種不同的措施，讓系統(tǒng)的軟硬件都可以得到有效的保障，進(jìn)而幫助會計檔案管理工作的順利進(jìn)行打下堅實的基礎(chǔ)。

三、加強(qiáng)會計電算化檔案的管理

（一）構(gòu)建電算化會計檔案的歸檔制度。會計檔案保管中包括開發(fā)和應(yīng)用會計電算化系統(tǒng)的相關(guān)軟件程序和文檔資料;會計數(shù)據(jù)在沒有打印成書面形式前，需要有效地對副本進(jìn)行管理，對于現(xiàn)金日記賬、總分類賬、記賬憑證、銀行存款日記賬打印輸出需要依據(jù)相關(guān)的管理部門要求進(jìn)行落實，要及時將相關(guān)的報表以及賬簿打印出來。

（二）構(gòu)建保管制度。在制定的過程中需要結(jié)合國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，在這一過程中，介質(zhì)的選擇很重要，要選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤備份會計檔案數(shù)據(jù)，對于儲存盤以及備用盤需要分開進(jìn)行存放;還需要做好相關(guān)的防護(hù)工作，如防塵、防壓、 防腐蝕以及防光等，依據(jù)分類和相應(yīng)的數(shù)據(jù)對各種電子會計檔案做出相應(yīng)的編號，需要將文件的內(nèi)容以及時間標(biāo)記上，制作檔案管理文件卡片。

（三）構(gòu)建嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。要想查看會計檔案，要經(jīng)過財務(wù)部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才可以，依據(jù)檔案管理的規(guī)定，規(guī)范地辦理借閱手續(xù);如果外部單位想要對本部門會計檔案進(jìn)行查看，就需要提供單位介紹信，要經(jīng)過財務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及主管領(lǐng)導(dǎo)的同意之后才可以。

四、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要充分認(rèn)識到會計檔案管理電算化的重要作用，要結(jié)合其特點，構(gòu)建相關(guān)的制度，加強(qiáng)人員的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)軟硬件的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為推動其電算化奠定良好的基礎(chǔ)。

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