基于web平臺的教育人事檔案管理信息化建設的基本策略

徐霞霞

【摘要】加快推進教育人事檔案管理信息化建設，能更好地解決當前教師隊伍人事檔案管理中存在的信息斷層、制度不完善、管理不規(guī)范、人動檔不動等弊端。本文在分析當前教育系統(tǒng)人事檔案管理存在問題的基礎上，探討基于web平臺的教育人事檔案管理信息化建設，推動教師隊伍人事檔案管理與時俱進和創(chuàng)新發(fā)展。

【關鍵詞】信息化建設;規(guī)范管理;高效運用

加快推進基于web平臺的人事檔案管理信息化建設，以管理標準化、服務網(wǎng)絡化、資源數(shù)字化為目標，是當前教育系統(tǒng)在人事管理方面做到“家底清”的標配，也是促進選人用人更加公正、公開、公平的“首席參謀”?！耙蝗艘粰n”詳細記錄教師個人身份、學歷、任職、晉升、調動等資料，具有法律效用?；趙eb平臺的人事檔案管理信息化建設有利于快捷查閱和動態(tài)跟蹤教師個人信息、實現(xiàn)資源共享、促進檔案管理的高效運用和可持續(xù)發(fā)展。

一、當前教育人事檔案管理中普遍存在的問題

近年來，為推進教育系統(tǒng)人事檔案管理信息化建設，國家教育部以及各地教育主管部門陸續(xù)出臺并完善了相關的管理規(guī)定，在平臺建設、信息錄入、安全管理、資源共享等方面取得了明顯成效。但結合新形勢下的教育發(fā)展趨勢和人才隊伍建設的新要求，教育人事檔案管理工作仍然存在一些不相適應的地方，主要表現(xiàn)在：對人事檔案管理工作的重要性認識不足、管理模式相對落后、基礎設施不完善、信息錄入不規(guī)范、平臺使用率低、管理水平有待提升等。

在思想認識方面，受考核內容和評價目標的影響，認為提升教學質量才是教育主管部門和學校的主業(yè)，在人事檔案管理方面領導不重視、無專人負責，上面檢查時就臨時找人打打突擊整理一下，經費保障嚴重不足、信息平臺長期得不到有效維護、檔案信息錄入較長時間無更新，等現(xiàn)象仍然較為普遍。部分單位和學校對上級工作部署持消極跟隨的態(tài)度，遇到檢查就臨時抱佛腳，一定程度地存在“剃頭匠的挑子——一頭冷一頭熱”的現(xiàn)象。有的單位負責人甚至認為誰好誰不好我說了算，造成對人事檔案的管理和評價主觀隨意性很大，直接或間接影響了教師人事檔案中考核記錄的客觀公正性。

在規(guī)范管理方面，部分教育主管單位和學校以簡單的記流水賬代替檔案管理，有的雖然已經建立了相關信息化管理平臺，但由于人事檔案的記錄一直是以被動的方式進行收集，管理人員只是坐等相關職能部門送資料上門，缺乏工作主動性，造成人事資料歸檔制度不健全，執(zhí)行不嚴格。同時還存在涉密人員安全管理規(guī)定執(zhí)行不到位，容易造成人事檔案中涉密涉隱私的資料外泄，使得人事檔案管理的安全性方面大打折扣。

在制度保障方面，臨時兼職、隨意調換人事檔案管理人員的現(xiàn)象普遍存在，造成管理人員不專業(yè)，缺乏必要的業(yè)務素質，對相關管理制度的執(zhí)行隨意性較大，檔案審核和查閱管理程序走過場等問題的存在，造成部分教育主管單位和學校的人事檔案管理工作拖后腿，很大程度上阻礙了教育人事檔案管理信息化建設的進程。

二、關于教育人事檔案管理信息化建設的幾點建議

結合當前教育系統(tǒng)人事檔案管理實際，在加快推進信息化建設的過程中，應該注重管理制度、人員配備、經費保障等方面的制度化;平臺建設、審閱調用和動態(tài)更新等方面的規(guī)范化;功能設計、信息錄入、管理目標等方面的標準化。

一是完善制度管理。教育系統(tǒng)人事檔案管理是一項涉及面廣、人員眾多、時間和空間跨度長的系統(tǒng)性工作，要結合本系統(tǒng)實際，在目標考核、責任落實、人員配備、經費保障、考核評價等方面形成一系列的管理制度。特別是在責任落實上要嚴格，明確單位主要負責人的責任范圍并通過相關考核加以落實到位，要加強人事檔案信息化管理的意識和能力培養(yǎng)，讓每一位教師對建立檔案信息都形成一種自覺維護和參與的意識。要配備專業(yè)人員負責人事檔案信息平臺的日常管理和維護，并通過業(yè)務培訓提升管理人員的工作能力和業(yè)務水平。要在專用設備、系統(tǒng)維護、辦公場所、人員培訓等方面設立專項資金，以保障人事檔案信息化平臺的正常運作。

二是規(guī)范運行程序。在人事檔案信息化平臺建設和功能設置時應充分考慮到所有關聯(lián)單位的信息鏈接和共享。在信息錄入時應把好審核關，按照“一人一檔”的要求，及時、全面、準確地錄入信息。要進一步規(guī)范信息查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，讓相關部門在選拔、考察時查閱資料更加便捷。

三是注重標準化管理。要將教師人事檔案信息化建設集中納入教育主管部門統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核。嚴格按照相關標準化要求，注重全面、實用、便捷、高效的功能。要細化信息錄入目錄，做到內容覆蓋全面，記錄詳細準確，讓各項目錄和內容一目了然，讓人事檔案管理工作的收集、整理、鑒別及錄入等更加規(guī)范、標準。要實行信息查閱授權管理和分等級開放，深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用效率。

四是強化信息安全。要加快教育系統(tǒng)人事檔案信息共享平臺建設，加大在硬件和軟件上的人力、物力投入，不斷提升檔案管理水平。要采取相應保密措施和安全管理措施，建立教師人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制。在安全管理方面，應做到檔案內部局域網(wǎng)通VLAN與外網(wǎng)連接，以保證安全。訪問平臺的電子文件采取控制技術，對教師人事檔案資源，采用身份認證技術，防止非法訪問，確保教師人事檔案信息化管理的信息存儲安全和利用安全。

三、結束語

總之，教育人事檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要不斷探索和創(chuàng)新工作方法和管理機制，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在信息化平臺建設和規(guī)范化的過程中，應該堅持實事求是、循序漸進、實用有效、高效運作的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)人事檔案管理歷史性的跨越，確保人事信息的時效性、準確性、安全性，為相關部門在教師隊伍管理、人事決策、選拔作用、考核評價等方面提供全方位和及時可靠的人事信息。

參考文獻：

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