中國(guó)電建市政集團(tuán)資金管理信息系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用

原柱

摘要：通過(guò)信息化手段構(gòu)建資金管理信息系統(tǒng)助力公司資金管理提升。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng);賬戶;資金集中;資金結(jié)算;資金計(jì)劃

一、系統(tǒng)構(gòu)建背景

中國(guó)電建市政建設(shè)集團(tuán)有限公司，簡(jiǎn)稱“中國(guó)電建市政集團(tuán)”，是世界500強(qiáng)企業(yè)——中國(guó)電力建設(shè)集團(tuán)有限公司旗下特級(jí)企業(yè)、中國(guó)電力建設(shè)股份有限公司全資子公司，是一家具備大型基礎(chǔ)設(shè)施投資建設(shè)、工程承包與運(yùn)營(yíng)管理能力的央企建筑集團(tuán)。公司總部位于天津?yàn)I海高新區(qū)，注冊(cè)資本金20億元，總資產(chǎn)175億元，2018年度營(yíng)業(yè)收入超過(guò)140億元。公司下設(shè)國(guó)內(nèi)外主要分支機(jī)構(gòu)超過(guò)20家，經(jīng)營(yíng)區(qū)域遍及國(guó)內(nèi)除港澳臺(tái)外所有省、市、自治區(qū)，海外涉及亞洲、非洲、歐洲、南美，包括英、法、俄、葡、阿拉伯語(yǔ)五大語(yǔ)系地區(qū)，先后在40多個(gè)國(guó)家開(kāi)展工程承包業(yè)務(wù)，合同總額累計(jì)超過(guò)160億美元。公司管理有以下特點(diǎn)：

（一）管理組織形式

公司組織結(jié)構(gòu)實(shí)行三級(jí)管理體系，即一級(jí)為公司總部，二級(jí)為分、子公司，三級(jí)為具體實(shí)施項(xiàng)目部。

（二）銀行賬戶分散

項(xiàng)目部根據(jù)合同開(kāi)立項(xiàng)目賬戶，用與日常收支結(jié)算。銀行賬戶數(shù)量繁多，管理成本及風(fēng)險(xiǎn)巨大。員工借支備用金、小額報(bào)銷使用現(xiàn)金行為較為普遍。對(duì)外支付多通過(guò)網(wǎng)上銀行來(lái)實(shí)現(xiàn)，存在人工輸入金額錯(cuò)誤、重復(fù)支付的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）對(duì)項(xiàng)目資金難以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)管控

由于項(xiàng)目部可以自行收款并安排資金用途，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于所屬賬戶資金管理意愿強(qiáng)烈，上級(jí)單位對(duì)于資金集中調(diào)度存在較大障礙?？偛繜o(wú)法及時(shí)掌握公司資金存量及分布，且總部存量資金短缺現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重時(shí)總部人員社保繳納都要臨時(shí)從銀行借款。

（四）項(xiàng)目資金使用計(jì)劃性程度低

項(xiàng)目部各自為政，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于資金有較大自主決定權(quán)，資金支付隨意性較高，對(duì)上游付款不能與業(yè)主付款節(jié)奏相匹配，造成公司墊資施工現(xiàn)象較為普遍，給公司現(xiàn)金流造成較大壓力。

（五）資金管理無(wú)法滿足市場(chǎng)投標(biāo)需求

公司市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部門由于投標(biāo)需要，業(yè)主會(huì)要求公司出具財(cái)力證明，由于資金分布在各項(xiàng)目部層級(jí)，即使公司報(bào)表貨幣資金實(shí)力充足，也無(wú)法開(kāi)出有效證明來(lái)支持，造成公司無(wú)法完全展示綜合實(shí)力。與金融機(jī)構(gòu)合作談判處于劣勢(shì)，制約了公司議價(jià)能力。

二、系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)

（一）資金可視：即了解公司的錢放在哪和用在哪，實(shí)現(xiàn)全公司資金可視化

1.放在哪：通過(guò)壓降銀行賬戶數(shù)量，集中存放資金，公司能隨時(shí)查詢賬戶余額情況，統(tǒng)籌安排資金。

2.用在哪：資金預(yù)算和資金計(jì)劃相結(jié)合，通過(guò)資金信息系統(tǒng)重點(diǎn)關(guān)注未來(lái)資金的收支，提高資金使用的計(jì)劃性、合理性。

（二）資金可控：即對(duì)下屬公司資金流入流出能有效監(jiān)控，按計(jì)劃使用

1.規(guī)范審批流程：根據(jù)公司規(guī)章制度，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，定制統(tǒng)一的資金支付審批流程，從而規(guī)范資金支付，降低資金使用風(fēng)險(xiǎn)。

2.規(guī)范權(quán)限分配：根據(jù)具體崗位職責(zé)分配相應(yīng)系統(tǒng)操作權(quán)限，統(tǒng)一審批權(quán)限。

3.資金計(jì)劃控制：建立年度—季度—月底—周度計(jì)劃，其中年度與季度計(jì)劃偏宏觀參考性質(zhì)，月底與周度計(jì)劃從嚴(yán)管理，有效監(jiān)控公司資金使用。

4.上收項(xiàng)目部權(quán)限：建立兩級(jí)資金結(jié)算中心（即公司總部資金管理部為一級(jí)資金結(jié)算中心，各分子公司為二級(jí)資金結(jié)算中心），實(shí)現(xiàn)資金集中管理。

（三）資金可用：通過(guò)資金信息系統(tǒng)，盡可能實(shí)現(xiàn)資金集中，提高資金利用效率，降低公司財(cái)務(wù)費(fèi)用

1.統(tǒng)一調(diào)配。集中公司全口徑資金，通過(guò)兩級(jí)資金中心統(tǒng)一調(diào)劑資金，促進(jìn)公司內(nèi)各單位均衡發(fā)展，盤活閑置資金，提高資金使用效率，避免“旱的旱死，澇的澇死”。

2.內(nèi)部信貸。資金管理部轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)部銀行，建立內(nèi)部賬戶體系與信貸體系，鼓勵(lì)資金上存。對(duì)于墊資項(xiàng)目規(guī)定資金有償使用，利用公司總體金融優(yōu)勢(shì)獲取低成本資金，統(tǒng)借統(tǒng)還。從而降低公司整體財(cái)務(wù)費(fèi)用。

3.服務(wù)決策層。在資金可視和資金可控的基礎(chǔ)上，全面掌握公司資金狀況，為公司發(fā)展提供決策依據(jù)。公司構(gòu)建資金信息系統(tǒng)的主要目標(biāo)為：通過(guò)資金集中，加強(qiáng)資金使用的計(jì)劃性，進(jìn)一步規(guī)范資金結(jié)算業(yè)務(wù)以及建立內(nèi)部信貸體系，創(chuàng)造資金管理價(jià)值，更好地服務(wù)公司。

三、系統(tǒng)實(shí)施

（一）方案制定

基于公司管理現(xiàn)狀以及上述管理需求，結(jié)合公司正在使用的NC核算系統(tǒng)（總賬），邀請(qǐng)用友公司定制開(kāi)發(fā)資金管理信息系統(tǒng)。通過(guò)前期調(diào)研與咨詢?cè)O(shè)計(jì)，與用友公司確定了開(kāi)發(fā)實(shí)施方案。資金管理信息系統(tǒng)構(gòu)建如圖1：

（二）制度建設(shè)

為配合資金管理信息系統(tǒng)上線，公司對(duì)現(xiàn)有管理制度進(jìn)行梳理、修訂，先后下發(fā)了以下文件：《內(nèi)部資金調(diào)劑管理辦法》《統(tǒng)借統(tǒng)還管理辦法（試行）》《資金管理信用評(píng)價(jià)辦法（試行）》《關(guān)于規(guī)范公司內(nèi)部融資、資金占用費(fèi)等利率標(biāo)準(zhǔn)的通知》《關(guān)于規(guī)范公司內(nèi)部存款利息考核的通知》《關(guān)于印發(fā)用友NC資金管理信息系統(tǒng)操作手冊(cè)（試行）的通知》等。

四、系統(tǒng)應(yīng)用

（一）賬戶管理

1.內(nèi)部賬戶管理

通過(guò)全公司統(tǒng)一的科目體系，在銀行存款科目下設(shè)立公司資金中心/公司一級(jí)資金中心和公司二級(jí)資金中心子科目。其中“公司一級(jí)資金中心”用于核算二級(jí)分子機(jī)構(gòu)在公司資金部的存款，“公司二級(jí)資金中心”用于核算項(xiàng)目部在二級(jí)分子機(jī)構(gòu)的存款。相對(duì)應(yīng)的，在其他應(yīng)付款科目下設(shè)立開(kāi)戶單位存款科目，用于兩級(jí)資金中心核算下屬單位開(kāi)戶存款。

2.外部銀行賬戶管理

內(nèi)部賬戶體系建立后， 原則上除業(yè)主明確要求開(kāi)立的農(nóng)民工工資專戶以及其他形式專戶，項(xiàng)目部層級(jí)不得開(kāi)立外部銀行一般賬戶，開(kāi)戶申請(qǐng)須提交至公司總部審批。項(xiàng)目收款統(tǒng)一由兩級(jí)資金中心賬戶收取，項(xiàng)目付款統(tǒng)一通過(guò)資金結(jié)算系統(tǒng)提交至二級(jí)或一級(jí)資金中心對(duì)外支付，付款后扣減項(xiàng)目部?jī)?nèi)部賬戶存款。系統(tǒng)建成后，公司基本“消滅”了三級(jí)項(xiàng)目銀行賬戶，減少了銀行賬戶數(shù)量，最大程度實(shí)現(xiàn)資金集中。

（二）資金結(jié)算

1.設(shè)定各層級(jí)人員角色

項(xiàng)目部：設(shè)立項(xiàng)目制單人和項(xiàng)目審核人角色;

二級(jí)資金結(jié)算中心：設(shè)立二級(jí)制單人、二級(jí)審核人和二級(jí)負(fù)責(zé)人;

一級(jí)資金結(jié)算中心：設(shè)立一級(jí)結(jié)算審核人、一級(jí)資金部負(fù)責(zé)人（副職）、一級(jí)資金部負(fù)責(zé)人和總會(huì)計(jì)師。

2.填制收付款結(jié)算單

收款結(jié)算單主要包括客商信息，收款銀行賬號(hào)，收款銀行名稱，摘要，金額等信息。系統(tǒng)效果如圖2：

付款結(jié)算單主要包括客商信息，收款銀行賬號(hào)，收款銀行名稱，摘要，金額等信息。系統(tǒng)效果如圖3：

3.統(tǒng)一資金支付審批流程

項(xiàng)目部的審批流程統(tǒng)一如圖4：

4.各級(jí)人員角色支付審批權(quán)限

項(xiàng)目審核人：不超過(guò)10萬(wàn)元;

二級(jí)中心負(fù)責(zé)人：不超過(guò)50萬(wàn)元;

一級(jí)中心結(jié)算審核人：不超過(guò)100萬(wàn)元;

一級(jí)資金部負(fù)責(zé)人（副職）：不超過(guò)200萬(wàn)元;

一級(jí)資金部負(fù)責(zé)人：不超過(guò)1億元和視款項(xiàng)用途加簽至單位總會(huì)計(jì)師;

單位總會(huì)計(jì)師：1億元以上及一級(jí)資金部負(fù)責(zé)人加簽款項(xiàng)。

（三）資金調(diào)度

資金調(diào)度主要用于資金的上收下?lián)芤约肮緝?nèi)部單位間的資金調(diào)撥。

1.資金上收下?lián)?/p>

公司一級(jí)資金中心設(shè)定每周三、周五通過(guò)銀企直聯(lián)對(duì)二級(jí)資金中心外部銀行存款進(jìn)行自動(dòng)歸集上收，重要時(shí)點(diǎn)也可實(shí)現(xiàn)手動(dòng)上收。

二級(jí)資金中心根據(jù)資金計(jì)劃發(fā)起資金下?lián)苌暾?qǐng)，一級(jí)資金中心核準(zhǔn)后下?lián)苜Y金。

2.資金調(diào)撥

資金調(diào)撥主要涉及五種業(yè)務(wù)類型，包括本部銀行間賬戶劃賬，成員單位銀行賬戶劃賬，成員單位內(nèi)部賬戶劃賬，成員單位間銀行賬戶調(diào)撥，成員單位間內(nèi)部賬戶調(diào)撥。

（四）銀企直聯(lián)

結(jié)合公司基本戶開(kāi)戶行及賬戶分布情況，公司開(kāi)通了建設(shè)銀行和交通銀行的銀企直聯(lián)，通過(guò)銀企直聯(lián)以及用友銀行中間件服務(wù)，NC中的付款結(jié)算單審核完畢即可通過(guò)銀企直聯(lián)對(duì)外支付，同時(shí)可以在NC資金管理信息系統(tǒng)中直接查詢上述銀行賬戶余額及對(duì)賬單，無(wú)須登錄企業(yè)網(wǎng)銀。

（五）存款管理

存款管理主要用于各成員單位內(nèi)部存款管理以及計(jì)息，利率參照央行基準(zhǔn)利率。根據(jù)期限分為活期存款和定期存款兩種。

（六）信貸管理

1.銀行借款合同

銀行借款合同主要用于登記外部銀行借款，通過(guò)錄入合同信息，并在系統(tǒng)上計(jì)息，避免人工計(jì)算出現(xiàn)差錯(cuò)。

2.內(nèi)部借貸管理

為了盤活資金存量，降低外部負(fù)債，公司依托資金管理信息系統(tǒng)建立了內(nèi)部信貸體系。對(duì)于短時(shí)資金短缺的成員單位，可以向公司發(fā)起內(nèi)部融資申請(qǐng)，經(jīng)公司總部決策審批后，向所屬單位發(fā)放內(nèi)部貸款，利率參照央行基準(zhǔn)利率，期限通常為一年以內(nèi)。

（七）資金計(jì)劃管理

為實(shí)現(xiàn)全公司級(jí)的資金計(jì)劃管理，通過(guò)資金管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)了四個(gè)時(shí)間維度的資金計(jì)劃樣表，分別為“年度—季度—月度—周度”。

其中“年度—季度”計(jì)劃為宏觀偏重預(yù)算參考，“月度—周度”偏重嚴(yán)格管理執(zhí)行，付款必須納入資金計(jì)劃內(nèi)，杜絕無(wú)計(jì)劃付款。對(duì)于緊急或突發(fā)性支出，須走計(jì)劃外審批流程，直接報(bào)至公司總會(huì)計(jì)師審批。

（八）其他

除了上述主要功能，資金管理信息系統(tǒng)還開(kāi)發(fā)了其他功能用于輔助日常資金管理工作，例如商業(yè)匯票功能，用于登記收到和開(kāi)出的票據(jù)，并設(shè)有到期提醒功能;業(yè)務(wù)回單功能，各個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)都設(shè)有對(duì)應(yīng)的內(nèi)部回單，用于業(yè)務(wù)完成后留存紙質(zhì)憑證;批量代發(fā)工資功能，通過(guò)工資清單批量導(dǎo)入員工工資信息，有效避免網(wǎng)銀重復(fù)錄入帶來(lái)的人工失誤風(fēng)險(xiǎn)。

總結(jié)

通過(guò)開(kāi)發(fā)構(gòu)建資金管理信息系統(tǒng)，公司管理會(huì)計(jì)得到了較好的提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了公司的管理能力提升，有效保障公司資金流穩(wěn)健向好發(fā)展，切實(shí)為公司市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)提供了良好的資金和信貸資源支持。為適應(yīng)公司集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略，公司資金管理部將配合財(cái)務(wù)產(chǎn)權(quán)部在現(xiàn)有信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，真正實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)融合”，促進(jìn)公司管理會(huì)計(jì)進(jìn)一步提升。