人事檔案信息化建設(shè)探討

孫炤華 楊濟(jì)

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人事檔案管理工作創(chuàng)新提供了可能，檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案學(xué)研究的重點(diǎn)和共識(shí)。過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，部分單位缺乏信息化意識(shí)，尚未將信息技術(shù)深度融入人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，難以提升人事檔案收集、歸檔、立卷以及利用效能。鑒于此，文章就人事檔案信息化進(jìn)行概述，闡述人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出自己的看法，旨在幫助相關(guān)單位破解人事檔案管理難題。

關(guān)鍵詞：信息化;問(wèn)題;人事檔案;對(duì)策;特點(diǎn)

人事檔案作為人事活動(dòng)以及人事工作的具體記錄，是單位未來(lái)人事工作的重要參考和憑證。要確保人事檔案真實(shí)反映人事信息，提升人事檔案利用率，必須要應(yīng)用信息技術(shù)，解決傳統(tǒng)手工管理中存在的問(wèn)題。故此，從理論層面探討人事檔案信息化建設(shè)工作不僅能夠?yàn)槿耸聶n案管理實(shí)務(wù)工作提供參考，而且能夠豐富理論研究，具有重要意義。

1 人事檔案信息化建設(shè)概述

1.1 人事檔案信息化建設(shè)的概念

“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的出現(xiàn)對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，檔案管理領(lǐng)域也不例外。近幾年來(lái)，越來(lái)越多的單位開(kāi)始著手應(yīng)用信息技術(shù)管理各式各樣的檔案。其中，由于人事信息內(nèi)容多、種類(lèi)龐雜，所以人事檔案信息化建設(shè)成為許多單位的重點(diǎn)工作[1]。所謂人事檔案信息化，主要是指依托于計(jì)算機(jī)、檔案管路軟件、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、云共享以及其他信息科技對(duì)數(shù)字人事檔案進(jìn)行管理一種模式。人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是人事檔案數(shù)字化，即將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，將其錄進(jìn)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。

1.2 人事檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代環(huán)境下，人事檔案信息化建設(shè)具有高效性、科學(xué)性以及規(guī)范性的特點(diǎn)，能夠有效突破傳統(tǒng)手工管理的局限性。一是高效性。以數(shù)字化的方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能夠縮短工作流程以及工作時(shí)間，提升工作效能。許多原本需要檔案管理人員處理的事項(xiàng)都可以交由計(jì)算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)。二是科學(xué)性。人事檔案信息化能夠節(jié)約檔案管理成本，減少人事檔案在收集、管理以及利用的過(guò)程中出現(xiàn)丟失、損毀以及篡改的現(xiàn)象。同時(shí)，數(shù)字化的人事檔案可以更為簡(jiǎn)便、快捷的備份，進(jìn)而有效延長(zhǎng)保存期限[2]。三是規(guī)范性。相較于其他檔案，人事檔案具有人身附屬性的特征，涉及單位員工的具體隱私。如果不能規(guī)范人事檔案的管理和使用，不僅會(huì)損害單位利益，而且可能損害員工的利益。通過(guò)信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可以進(jìn)一步細(xì)化管理與利用的流程，理清管理職責(zé)，提升人事檔案管理工作的規(guī)范性。

2 人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

2.1 信息化技術(shù)與信息化設(shè)備落后

相較于其他檔案管理工作，人事檔案管理枯燥且繁重，工作難度也較大，如果缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)備以及信息化技術(shù)，則難以高效開(kāi)展信息化建設(shè)工作。當(dāng)前，部分單位人事檔案信息化建設(shè)環(huán)境有待優(yōu)化，信息化技術(shù)與信息化設(shè)備難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化建設(shè)的需求。一是缺乏高速掃描儀、微縮相機(jī)等數(shù)字處理設(shè)備，不利于對(duì)紙質(zhì)類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，難以處理檔案存量的同時(shí)，無(wú)法處理檔案增量。二是尚未購(gòu)置相應(yīng)的技術(shù)，缺乏可供使用的軟件和技術(shù)。典型表現(xiàn)為人事檔案管理系統(tǒng)單一;云計(jì)算技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不足。

2.2 數(shù)字檔案立卷歸檔工作不科學(xué)

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)積累，我國(guó)對(duì)于紙質(zhì)類(lèi)檔案的立卷歸檔工作較為成熟，但在數(shù)字檔案立卷歸檔領(lǐng)域缺乏經(jīng)驗(yàn)，離全面數(shù)字化的目標(biāo)仍有差距，難以滿足人事檔案信息化建設(shè)的要求。一是人事檔案管理系統(tǒng)與人事管理系統(tǒng)之間存在傳輸壁壘和共享壁壘，無(wú)法直接同步、傳輸和共享相關(guān)的信息資源。許多人事信息需要從人事管理系統(tǒng)中迪奧卻，影響工作效率。二是數(shù)字檔案立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)不明確。部分單位尚未結(jié)合人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容建立相關(guān)的規(guī)章制度，沒(méi)有明確圖片、文件等數(shù)字檔案的格式，不利于后期統(tǒng)一的歸檔處理。

2.3 人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后

人才是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，缺乏專(zhuān)業(yè)的人才，不僅難以確保人事檔案管理的質(zhì)量，而且不利于信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。當(dāng)前，部分單位人才培訓(xùn)工作有待加強(qiáng)，檔案管理人員對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)缺乏必要了解，對(duì)于相關(guān)的工作模式以及工作流程不熟悉，不知道如何進(jìn)行信息化建設(shè)[3]。部分單位雖然圍繞人事檔案信息化建設(shè)舉辦了許多培訓(xùn)活動(dòng)，但教學(xué)課程過(guò)于理論化，不利于提升人事檔案管理人員的實(shí)操能力。除此之外，部分單位忽視從信息安全領(lǐng)域?qū)θ耸聶n案管理領(lǐng)域進(jìn)行培訓(xùn)，存在一定的安全隱患。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，人事檔案在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中更可能被非法篡改和丟失。如果不能做好安全管理，則容易影響人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性。

3 人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 更新信息化技術(shù)與信息化設(shè)備

信息化社會(huì)，單位要充分利用信息化技術(shù)與信息化設(shè)備的優(yōu)勢(shì)管理人事檔案，結(jié)合單位的管理實(shí)際需求，及時(shí)更新信息化技術(shù)與信息化設(shè)備。一是要購(gòu)置高速掃描儀以及微縮相機(jī)，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，及時(shí)錄入人事檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，夯實(shí)人事檔案管理基礎(chǔ)的同時(shí)，建設(shè)人事檔案專(zhuān)業(yè)庫(kù)。二是要引進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)改進(jìn)并豐富人事檔案管理系統(tǒng)中的功能。同時(shí)，要善于使用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，進(jìn)一步提升檔案檢索效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的深度挖掘。

3.2 完善數(shù)字檔案立卷歸檔工作機(jī)制

人事檔案信息化建設(shè)需要賴以一套行之有效的數(shù)字檔案立卷歸檔機(jī)制。一是要做好建章立制工作，從制度層面明確人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、內(nèi)容、流程，為人事檔案管理人員提供指引，確保工作有序開(kāi)展。要理清人事檔案信息化建設(shè)中的職責(zé)分工，做到各司其職，提升工作效能。同時(shí)，要明確圖片類(lèi)、文件類(lèi)檔案的格式，便于后期統(tǒng)一錄入、統(tǒng)一管理。二是應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)與人事系統(tǒng)之間的互聯(lián)共通，確保相應(yīng)的數(shù)據(jù)能夠共享，減少人事信息錄入的工作量和工作成本。

3.3 建設(shè)復(fù)合型和精干型的人才隊(duì)伍

單位要注重對(duì)人事檔案管理人員信息化素質(zhì)的培養(yǎng)，彌補(bǔ)其知識(shí)缺陷，夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)。一是要圍繞人事檔案信息化建設(shè)的要求來(lái)設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容。除了要介紹相關(guān)技術(shù)的功能以及優(yōu)勢(shì)之外，還可以融入相關(guān)的實(shí)操案例，讓人事檔案管理人員了解信息化建設(shè)的具體要求、內(nèi)容和步驟。二是要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)模式，加強(qiáng)與其他單位的協(xié)作，學(xué)習(xí)并借鑒其他單位人事檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。三是要重視人事檔案安全管理領(lǐng)域的培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員保密意識(shí)和安全意識(shí)，避免人事檔案丟失、損毀或者被篡改，確保人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

4 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前科學(xué)技術(shù)、人文社科研究不斷發(fā)展與共同作用的必然結(jié)果，其對(duì)于單位人事管理工作具有重要的意義?？傮w而言，我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)任重道遠(yuǎn)，許多單位即使應(yīng)用信息技術(shù)管理人事檔案，也大多停留在計(jì)算機(jī)管理的層面，利用深度仍然不足。故此，單位未來(lái)要站在宏觀的角度做好規(guī)劃，切實(shí)提供人力、物力以及財(cái)力支持，確保該項(xiàng)工作能夠真正落實(shí)。具體而言，一是要更新信息化技術(shù)與信息化設(shè)備;二是要完善數(shù)字檔案立卷歸檔工作機(jī)制;三是要建設(shè)復(fù)合型和精干型的人才隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

[1]王駿，欒婕.事業(yè)單位干部人事檔案管理對(duì)策闡釋[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（06）：70-71.

[2]張彩云.人事檔案信息化管理探究[J].智庫(kù)時(shí)代，2020（08）：37-38.

作者簡(jiǎn)介

孫炤華，女，內(nèi)蒙古赤峰市喀喇沁旗，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古科技大學(xué)包頭師范學(xué)院，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。