事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

武會霞

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的規(guī)模、數(shù)量和在編員工數(shù)量都在逐漸增加，對于其檔案的管理也具有了更高的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔記錄已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位中的各種信息的錄入，在科技不斷發(fā)展的今天，隨著信息化時代的到來，可以有效的解決傳統(tǒng)檔案管理問題，對于事業(yè)單位的檔案管理工作做出了突出的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

目前我國的經(jīng)濟與信息技術(shù)在飛速進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在我國的各行各業(yè)。其中事業(yè)單位的檔案控制管理也在信息技術(shù)發(fā)展的帶動下，提升了其相關(guān)的專業(yè)度，同時也為單位檔案管理帶來的新的機遇與挑戰(zhàn)。在此背景下，很多事業(yè)單位也在深入的研究檔案管理的信息化方法，并且在一定程度上取得了顯著的成果。但是在新時代的技術(shù)發(fā)展背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作依舊存在許多問題，

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)理念比較薄弱

現(xiàn)如今很多檔案管理工作都在應(yīng)用數(shù)字化管理，科技的進(jìn)步促進(jìn)了數(shù)字化載體的不斷同化，同時在新時期檔案管理的實際要求下，我國事業(yè)單位也在逐步向著該方向行進(jìn)，但是在實際情況中很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化載體的工作時，管理手段相對于其他單位存在落后的問題[1]。另外很多數(shù)字化載體是需要人工進(jìn)行維護(hù)和檢查的，但是在后期的管理檢測中這一環(huán)節(jié)上并沒有完整的建設(shè)和落實，很多事業(yè)單位對于檔案管理工作人員并沒有做到實時監(jiān)督，很多員工沒有意識到該工作的重要性，導(dǎo)致員工形成惰性思維，使檔案管理工作效率低下，對該工作的創(chuàng)新發(fā)展產(chǎn)生了不良的影響。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的安全隱患較多

在事業(yè)單位信息化管理的過程中，同時存在利與弊的關(guān)系，其中利的一面是方便了工作人員的工作手段，良好的保證了工作效率和質(zhì)量;弊的一面是信息化時代下所有信息都存在較大的安全風(fēng)險，一些事業(yè)單位可能會因為信息化管理導(dǎo)致單位內(nèi)部重要資源泄漏，由于網(wǎng)絡(luò)傳播速度快，再加上信息時代的各種網(wǎng)路技術(shù)專業(yè)人員，例如黑客等，會提供給很多高計算機技術(shù)的不法分子一些犯罪機會，導(dǎo)致在信息傳輸過程中被半路竊取，導(dǎo)致事業(yè)單位甚至國家機密信息泄漏[2]。目前部分事業(yè)單位的檔案管理信息化安全體系相對比較落后，部分專業(yè)人士對信息化知識的認(rèn)知也不夠強烈，所以對于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，其安全隱患也不可忽視。

1.3 事業(yè)單位檔案人員管理制度不夠完善

由于近些年我們事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)版發(fā)展為現(xiàn)在的電子版，雖然給數(shù)據(jù)記錄帶來了許多便利，但是數(shù)字化載體的應(yīng)用依舊需要人力物力的消耗，并且后期需要進(jìn)行定時、定期的維護(hù)和更新。另外很多偏遠(yuǎn)地區(qū)的檔案管理理念沒有城市化先進(jìn)，依舊在使用紙質(zhì)版檔案，錄入工作較為繁瑣和速度較慢，這樣會導(dǎo)致工作人員對于此項工作的積極性有所降低，進(jìn)而使載體的轉(zhuǎn)換較為緩慢，降低檔案錄入效率。另外我國有關(guān)單位對于檔案管理創(chuàng)新工作沒有足夠的重視程度，并且缺少創(chuàng)新有關(guān)的鼓勵措施，這樣會導(dǎo)致工作人員依舊缺乏檔案工作的創(chuàng)新精神。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

2.1 加強信息化人才建設(shè)，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

無論是哪一種信息化開發(fā)與建設(shè)，都離不開專業(yè)人才的支持。在信息化時代中檔案的管理方式和系統(tǒng)都發(fā)生了巨大的變化，所以檔案管理人員的自身專業(yè)化和信息化素質(zhì)都被賦予了更高的要求，同時需要將更多的事業(yè)單位檔案管理人員都融入進(jìn)信息化建設(shè)過程中去，只有事業(yè)單位相關(guān)工作人員的素質(zhì)基礎(chǔ)化建設(shè)良好完成，才能保證在整體系統(tǒng)的開發(fā)和利用中有著正確的創(chuàng)新基礎(chǔ)[3]。在人才建設(shè)的同時，也應(yīng)在員工自身的專業(yè)素養(yǎng)加大關(guān)注力度，根據(jù)檔案信息管理現(xiàn)狀可以看出，許多事業(yè)單位檔案管理人員缺乏一定的科學(xué)創(chuàng)新精神和專業(yè)素養(yǎng)，沒有對檔案信息化管理進(jìn)行正確的認(rèn)識和了解，所以在實際工作中應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一知識和技能培訓(xùn)，并且鼓勵這些員工參加相應(yīng)知識的研討會和專業(yè)交流會等，并且督促工作人員進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)學(xué)習(xí)，提升自身的工作質(zhì)量和效率。

2.2 增強信息化管理觀念，建設(shè)信息化管理制度

在檔案信息化管理工作過程中，建立符合于現(xiàn)代發(fā)展的科學(xué)合理的檔案信息化管理制度是十分必要的，這種制度的主要目的就是讓單位每個人都擁有相應(yīng)的管理權(quán)限，防止檔案泄漏而產(chǎn)生的風(fēng)險問題。所以要想加強事業(yè)單位檔案信息化管理制度建設(shè)，必須將責(zé)任追究到個人身上。同時將比較分散的檔案資源統(tǒng)一整合到一個資源管理庫中，有需要時再從中查閱，并且只需建立一個系統(tǒng)，杜絕資源的浪費，保證中央系統(tǒng)的軟硬件能力。

2.3 增強檔案安全管理，保證信息安全

信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲方式有所不同，傳統(tǒng)檔案為紙質(zhì)版，通常都會儲存于一個保險庫中，但是信息化儲存檔案是利用計算機中的存儲介質(zhì)進(jìn)行儲存工作。無論是需要網(wǎng)路的云儲存還是不需要網(wǎng)絡(luò)的介質(zhì)儲存，都需要專業(yè)人士的定期檢查和維護(hù)[4]。網(wǎng)絡(luò)儲存具有優(yōu)點也同時具有缺點，優(yōu)點是可以把檔案信息資源進(jìn)行永久保存，并且查閱或者調(diào)動都比較方便;缺點是由于是先進(jìn)的計算機技術(shù)，這樣很容易遭到不法黑客的入侵，造成數(shù)據(jù)破壞，導(dǎo)致信息泄漏、被變賣。而介質(zhì)存儲的優(yōu)點則是不容易被盜取，存儲體積小，容量大，但是缺點是對于檔案的調(diào)動十分不方便，而且介質(zhì)存儲對于環(huán)境的要求較高，且存在一定的報廢風(fēng)險，不能夠被廣泛的利用。所以根據(jù)其二者的優(yōu)缺點，可以將檔案進(jìn)行適當(dāng)分類，將機密數(shù)據(jù)信息存儲到介質(zhì)儲存，將不重要的信息存儲到網(wǎng)絡(luò)儲存，這樣可以有效的保證資源的安全性。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

3.1 自身單位發(fā)展需求

傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案記錄的背景下，手工記錄以及手工查詢不僅耗時費力，還有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息錯誤，因為人的判斷力和集中注意力是有時限的。另外對于更新管理檔案的速度來說，由于其管理設(shè)備落后，也將會有著極度的困難。所以有關(guān)事業(yè)單位如果現(xiàn)代化技術(shù)的意識不夠強烈，將會在檔案管理工作中出現(xiàn)各種管理問題，對于自身的影響也是具大的。所以在檔案管理中利用信息化時代帶來的便利，在單位更新檔案工作中會具有極大的方便性。

3.2 時代發(fā)展需求

隨著時代進(jìn)步與科技發(fā)展，事業(yè)單位的規(guī)模不斷擴大，人員不斷增加，對于檔案的管理工作提出了更高的要求。如果一味的運用傳統(tǒng)記錄的方法，不但影響了工作效率，對于檔案的安全管理也無法達(dá)到應(yīng)有的需求，所以在新時代環(huán)境中，事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)逐漸被人所接受。

4 結(jié)語

綜上所述，本文對信息化時代事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)存在的問題和意義以及解決措施做出簡要分析，希望能夠為相關(guān)人士做出一些有意義的建議和意見。

參考文獻(xiàn)

[1]郭秀卒.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望，2020（01）：97.

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[3]喻艷君.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：67+69.

[4]符永照.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑分析[J].城建檔案，2019（12）：16-17.