淺談醫(yī)院圖書與檔案一體化管理對策及作用

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的進一步深入，社會各界對醫(yī)院圖書與檔案一體化管理提出了新的要求，醫(yī)院與醫(yī)院之間的競爭也越發(fā)激烈。圖書與檔案管理是醫(yī)院工作中的重要內(nèi)容，通過對醫(yī)院圖書檔案信息進行存儲與管理，從而推動醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的上升。然而，當(dāng)下在進行醫(yī)院圖書與檔案一體化管理過程中，仍然存在著很多問題。本文主要論述了醫(yī)院圖書與檔案一體化管理的優(yōu)勢，并針對當(dāng)前管理現(xiàn)狀提出改善措施，希望能夠推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院圖書與檔案;一體化管理;優(yōu)勢;對策

圖書與檔案都屬于醫(yī)院的重大信息，當(dāng)前社會是信息化的社會，人們對信息的需求促進著圖書與檔案一體化管理的實現(xiàn)。圖書與檔案分離的現(xiàn)象在醫(yī)院的管理中有著較為明顯的表現(xiàn)，并隨著醫(yī)院管理的發(fā)展，這一分離現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。近年來，我國對醫(yī)院的圖書檔案管理提出了新的要求，旨在能夠縮小圖書與檔案之間的差距，將它們兩者相結(jié)合實現(xiàn)一體化的管理，共同服務(wù)于醫(yī)院，推進醫(yī)院經(jīng)營體制改革和完善。

1 醫(yī)院實現(xiàn)圖書與檔案一體化管理的優(yōu)勢與可操作性

當(dāng)前的很多醫(yī)院在圖書與檔案管理的過程中仍停留在傳統(tǒng)的管理模式之下，將圖書管理與檔案管理分開進行，兩者之間沒有互動關(guān)系，在管理過程中存在一定局限性，容易出現(xiàn)資源浪費和交叉管理的現(xiàn)象。醫(yī)院的信息資源在醫(yī)院的管理與服務(wù)過程中有著很重要的地位，良好的信息管理技術(shù)能夠幫助醫(yī)務(wù)人員及時查閱相關(guān)信息，確保信息的及時性和有效性。但是，當(dāng)前的信息管理給醫(yī)務(wù)人員查詢信息帶來困難。對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)的信息管理模式，實現(xiàn)圖書與檔案一體化管理，即將醫(yī)院的圖書與檔案信息形成網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫并建立專門的信息查詢平臺，實現(xiàn)信息共享。例如，醫(yī)院在進行科研項目的研究時需要依靠大量圖書與檔案信息，這樣一個平臺的建立能夠簡化他們查詢信息的流程，推進課題申請、立項、研究過程的進行[1]。此外，在研究完成之后應(yīng)當(dāng)做好材料的整理歸檔工作，便于后續(xù)的課題研究，為他們提供理論基礎(chǔ)和實踐經(jīng)驗。

當(dāng)今社會是信息化的社會，各行各業(yè)都在追求信息化的管理，能夠解放大量人力，便于更為及時、高效地查詢、應(yīng)用信息。醫(yī)院的圖書與檔案管理也應(yīng)當(dāng)遵循信息化的管理要求，雖然圖書的管理與檔案管理存在一定的差異性，但是它們的基礎(chǔ)管理是一樣的，具有類似的方法論，對醫(yī)院來說將這兩者進行更為集中的信息化管理能夠更好地為醫(yī)務(wù)工作人員提供精準(zhǔn)信息，從而形成全面的信息網(wǎng)絡(luò)，促進醫(yī)院科研、醫(yī)療服務(wù)的不斷提高。

2 當(dāng)前醫(yī)院圖書與檔案一體化管理中存在的問題

1）管理體制不統(tǒng)一。大部分醫(yī)院習(xí)慣于將圖書管理與檔案管理分開來進行，認(rèn)為這樣才能進行更為高效的管理。但是，在長期發(fā)展過程中發(fā)現(xiàn)這樣會造成信息管理的碎片化，不利于圖書管理與檔案管理之間的交流，一定程度上妨礙了管理工作的進行，信息多元化得不到體現(xiàn)，管理體制較為落后，兩者之間的資源無法共享，資源重復(fù)儲存和流失問題嚴(yán)重，且沒有統(tǒng)一的管理體制約束，管理十分分散，浪費大量人力[2]。

2）管理人員素質(zhì)不高。目前我國的圖書館檔案管理人才培養(yǎng)方案沒有落實到位，各大高校沒有開設(shè)專門的圖書館檔案管理專業(yè)。要想將圖書管理與檔案管理實現(xiàn)一體化就需要專業(yè)的管理人才，而且醫(yī)院的圖書與檔案管理具有其特殊性，需要管理人員對該領(lǐng)域的知識有著基本的了解，有清晰的圖書檔案管理框架并能掌握醫(yī)院的各方面發(fā)展特征[3]。然而，在實際的醫(yī)院圖書與檔案管理過程中，缺乏高素質(zhì)的人才，使得醫(yī)院不得不錄用一些非專業(yè)的管理人員，這對醫(yī)院的圖書與檔案一體化管理帶來阻礙，影響了醫(yī)院信息管理質(zhì)量。

3）信息基礎(chǔ)設(shè)施不完善。傳統(tǒng)的檔案管理工作具有保存成本高、不規(guī)范、易丟失、查詢不方便等缺點，而近年來信息技術(shù)在圖書檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，也在無形當(dāng)中彌補了傳統(tǒng)管理的漏洞。為確保醫(yī)院圖書與檔案一體化管理的有效開展，需要引進大量的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，從而能夠?qū)崿F(xiàn)圖書與檔案的綜合管理。但是，由于醫(yī)院對圖書與檔案管理的預(yù)算有限，沒有購置專門的信息管理設(shè)備，或者只配備少數(shù)管理設(shè)備，且對這些設(shè)備的更新不及時，有的甚至還需要人工搜索才能進行管理。此外，醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)配置不高，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境受限，在具體的管理過程中很難實現(xiàn)資源共享。

3 優(yōu)化醫(yī)院圖書與檔案一體化管理的措施

1）引進專業(yè)管理人才。高質(zhì)量專業(yè)人才的引進和培養(yǎng)是醫(yī)院圖書檔案一體化管理過程中的關(guān)鍵。當(dāng)前的管理人員在專業(yè)、素養(yǎng)方面都存在一定局限性，專業(yè)的管理團隊才能夠幫助醫(yī)院實現(xiàn)更為有效的圖書檔案一體化管理。對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)推進對內(nèi)部人才的培養(yǎng)和外部人才的引進工作，強化各個科室之間的溝通交流，組織臨床實踐教學(xué)活動，定期組織培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括管理理念、管理方式、設(shè)備的基礎(chǔ)性操作、和語言，從而幫助他們改變傳統(tǒng)的管理意識，創(chuàng)新管理方案，培養(yǎng)出綜合性管理人才。此外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)為他們建立績效考核機制，定期對他們進行考核，強化他們操作信息化設(shè)備的能力，推動醫(yī)院圖書檔案一體化管理不斷發(fā)展。

2）優(yōu)化信息檢索系統(tǒng)。醫(yī)院的圖書與檔案管理過程一般都為信息化的管理，需要優(yōu)化信息檢索系統(tǒng)，建立一站式的信息檢索服務(wù)。該信息檢索服務(wù)需要對圖書和檔案資源進行整合和梳理，便于后期的檢索過程。一站式信息檢索主要包括數(shù)據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建立、登錄系統(tǒng)建立、網(wǎng)頁布置等內(nèi)容，在構(gòu)建好信息檢索系統(tǒng)后還需要定期對該系統(tǒng)進行維護，確保信息的安全有效[4]。此外，政府針對醫(yī)院建立的信息檢索系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的法律、法規(guī)來維護系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，確保信息不被盜取、外泄。醫(yī)院更應(yīng)當(dāng)加強網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性，確保圖書檔案一體化管理的高效開展。

3）綜合圖書、檔案管理各自優(yōu)勢。醫(yī)院開展圖書檔案一體化管理不需要創(chuàng)造新的管理理念和手段，只需要在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，綜合圖書管理與檔案管理各自的特點，進行不斷地整合，形成新的管理方式。醫(yī)院的圖書信息主要包括近些年的各大研究資料和理論依據(jù)，大多較為新穎，而醫(yī)院的檔案相對來說，時間較長，比較珍貴，無論是圖書還是檔案都對醫(yī)院的研究發(fā)展有著巨大參考價值。在服務(wù)范圍方面，圖書管理主要針對醫(yī)務(wù)人員、研究人員和技術(shù)人員，而檔案管理則主要針對醫(yī)院的管理人員、財務(wù)人員等。因此，在一體化管理過程中應(yīng)當(dāng)擴大管理范圍，對圖書與檔案的來源進行整理分類，綜合這兩個管理特征，擴大管理，從而更好地發(fā)揮圖書和檔案的使用價值。

4 結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)醫(yī)院圖書與檔案的一體化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，但是，在實現(xiàn)的過程中還存在著一些問題，需要引起管理人員的重視。雖然圖書管理與檔案管理存在一定的差異，但其中蘊含的管理理念和方式有相似之處。為了更好地提高管理效率，增強資源利用率，我們需要擴大管理范圍，將信息化的技術(shù)運用到管理中來，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，加強信息共享建設(shè)。此外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做好人才的培養(yǎng)和引進工作，提高管理團隊的素質(zhì)水平，實現(xiàn)更為高效的醫(yī)院圖書檔案一體化管理。

參考文獻

[1]劉蓉暉，牟作峰.中醫(yī)醫(yī)院圖書檔案與病案信息的綜合開發(fā)利用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2019，27（21）：188-189.

[2]代安.醫(yī)院圖書檔案管理在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下的分析[J].現(xiàn)代國企研究，2018（02）：192.

[3]陳麗麗.醫(yī)院圖書、情報、檔案一體化管理分析[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2018，18（01）：173.

[4]孫艷.醫(yī)院圖書檔案一體化管理探討[J].中國管理信息化，2016，19（12）：200.

作者簡介

孫穎（1977-），女，黑龍江省佳木斯市，館員，研究方向：檔案資料管理。