淺析新時(shí)期藝術(shù)檔案收集保管和利用

郭瑞

摘 要：在文化事業(yè)中，藝術(shù)檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)但卻非常重要的工作。藝術(shù)檔案是藝術(shù)工作者、藝術(shù)單位在進(jìn)行藝術(shù)研究、藝術(shù)教育、藝術(shù)演出、藝術(shù)創(chuàng)作等活動或工作中形成的對社會和國家有保存價(jià)值的各種實(shí)物、聲像、圖表和文字記錄等多種形式的歷史記錄，無論是收集工作，還是保管工作、利用工作，均十分繁瑣。本文根據(jù)藝術(shù)檔案特點(diǎn)，就藝術(shù)檔案的收集工作、保管工作以及檔案的有效利用展開討論。

關(guān)鍵詞：藝術(shù)檔案;利用;收集;保管

1 引言

近些年來，我國的文化事業(yè)隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步獲得蓬勃發(fā)展，作為文化事業(yè)中不可或缺的構(gòu)成成分，藝術(shù)檔案建設(shè)和管理得到廣泛重視。保護(hù)好、管理好、收集好藝術(shù)檔案，是一項(xiàng)能夠?yàn)樗囆g(shù)愛好者提供良好服務(wù)且為后世留下寶貴文化遺產(chǎn)的重要事業(yè)。然而，由于藝術(shù)檔案收集、保管和利用比較繁瑣，涉及要素多，要想落實(shí)這些工作并非易事。在本文中，筆者以自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)為載體，就如何收集、保管和利用藝術(shù)檔案分享幾點(diǎn)思考。

2 藝術(shù)檔案的收集

在藝術(shù)檔案管理工作中，藝術(shù)檔案收集是一項(xiàng)關(guān)鍵工作，主要是指負(fù)責(zé)收集檔案的人員根據(jù)有關(guān)制度要求，征集散落在不同組織或者不同人員手中的檔案。檔案收集工作繁瑣、復(fù)雜，工作人員要注重每一個(gè)細(xì)節(jié)。就目前情況來看，藝術(shù)檔案收集工作主要有兩個(gè)主體部分開展：其一，各地的博物館和藝術(shù)館等，主要負(fù)責(zé)收集并統(tǒng)一管理當(dāng)?shù)厣⒙涞乃囆g(shù)檔案。其二，基層的藝術(shù)單位，主要通過收集檔案這種途徑對藝術(shù)檔案進(jìn)行保護(hù)。[1]基于這兩種檔案收集模式，管理藝術(shù)檔案的工作人員應(yīng)當(dāng)先整理本地藝術(shù)檔案類型，通過咨詢或走訪等形式查找一些大型藝術(shù)會議或藝術(shù)活動中的檔案，如發(fā)現(xiàn)線索，收集人員再通過購買或者談判等形式獲取檔案。此外，負(fù)責(zé)收集檔案的工作人員應(yīng)及時(shí)整理、復(fù)制所收集的藝術(shù)檔案，而且每年都要在當(dāng)?shù)厥占囆g(shù)檔案，為藝術(shù)檔案的完整性提供可靠保障。

3 藝術(shù)檔案的保管

3.1 建立健全安全制度

任何管理工作或者其他工作，完善的制度都是必須的，這是管理工作有效開展的基礎(chǔ)。然而，就目前藝術(shù)檔案的管理情況來看，針對檔案的保管，很多機(jī)構(gòu)、單位并沒有建立管理制度，或者缺乏對制度的完善。為了扭轉(zhuǎn)這一局面，提高檔案保管的質(zhì)量，使檔案的完整性得到保證，保管檔案的企業(yè)、機(jī)構(gòu)等必須要建立健全安全制度。例如，有關(guān)機(jī)構(gòu)在保管藝術(shù)檔案的時(shí)候，可以先整理檔案保管過程中出現(xiàn)的各種安全問題，然后專業(yè)的安全管理人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分析，對這些安全問題出現(xiàn)的原因進(jìn)行總結(jié)，最后再提出對策，為藝術(shù)檔案保管的安全性提供可靠的保障。[2]除此之外，管理藝術(shù)檔案的部門也要對監(jiān)管制度進(jìn)行制定，專業(yè)的監(jiān)管人員不定期抽查安全制度的落實(shí)情況，一旦發(fā)現(xiàn)制度落實(shí)不到位的情況，要按照規(guī)定批評、懲罰保管藝術(shù)檔案的工作人員。通過建立健全諸如此類的檔案監(jiān)管制度、安全制度等，有效提升藝術(shù)檔案管理質(zhì)量。

3.2 增強(qiáng)檔案安全保管意識

檔案管理人員安全保管意識不強(qiáng)，是現(xiàn)階段藝術(shù)檔案保管工作效果不佳的原因之一。要想提高檔案保管質(zhì)量，必須要增強(qiáng)工作人員的檔案安全保管意識。例如，管理藝術(shù)檔案的有關(guān)機(jī)構(gòu)、單位可以對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括檔案管理技術(shù)、制度以及相關(guān)知識，尤其是安全方面的知識。為了保證培訓(xùn)效果，機(jī)構(gòu)或單位還要對檔案管理人員進(jìn)行考核，以此提升檔案管理人員管理技能和安全保管意識。[3]與此同時(shí)，負(fù)責(zé)藝術(shù)檔案保管的機(jī)構(gòu)、單位等，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況對相關(guān)制度進(jìn)行細(xì)化，制定出更具有針對性的保管規(guī)定，以增強(qiáng)保管工作的針對性和實(shí)效性，如規(guī)定檔案保管人員在管理藝術(shù)檔案時(shí)，對檔案保管規(guī)定要做到嚴(yán)格遵守，詳細(xì)記錄一切的外借檔案，防止出現(xiàn)檔案丟失、檔案不清晰等情況。此外，負(fù)責(zé)檔案保管的相關(guān)人員在保管檔案的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)及時(shí)普查檔案室的防火性能，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。若在實(shí)際工作中出現(xiàn)檔案損壞或者檔案遺失的情況，如果經(jīng)過核查是檔案保管人員的原因，必須按照規(guī)定對保管人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰。通過這些措施增強(qiáng)檔案管理人員保管檔案安全的意識，讓保管人員能夠認(rèn)清自己的責(zé)任并嚴(yán)格履行責(zé)任，以此提升檔案保管工作實(shí)效性。

4 藝術(shù)檔案的利用

4.1 合理開放檔案，提升檔案利用率

一直以來，藝術(shù)檔案主要供各專業(yè)演出團(tuán)體使用，服務(wù)的對象過于單一。這種情況下，檔案的作用無法發(fā)揮出來。為了提升檔案利用率，應(yīng)當(dāng)合理開放檔案，為除了演出團(tuán)體以外的其他群體或個(gè)人使用，讓藝術(shù)檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。例如，藝術(shù)檔案管理單位、機(jī)構(gòu)可以通過網(wǎng)站等途徑對機(jī)構(gòu)內(nèi)部豐富的館藏檔案進(jìn)行宣傳，為廣大藝術(shù)愛好者提供知曉檔案并利用檔案的渠道，以此提升藝術(shù)檔案利用率，將檔案的效用最大限度發(fā)揮出來。除此之外，當(dāng)前多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用廣泛，這也為藝術(shù)檔案的利用提供了平臺和機(jī)會。在實(shí)際工作中，藝術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)、單位可以通過互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)大平臺合理開放檔案，比如對館藏檔案進(jìn)行展示，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)公開化，一步步推動檔案工作的開展。[4]此外，藝術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)、單位還可以與當(dāng)?shù)貜氖滤囆g(shù)工作的企業(yè)、單位等建立合作關(guān)系，進(jìn)行藝術(shù)檔案資源共享，以此實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，提升檔案利用率。

4.2 開設(shè)咨詢服務(wù)，提升檔案利用率

在藝術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)、單位中，普遍存在管理人員不足的現(xiàn)象。這種情況下，藝術(shù)愛好者獲取檔案的需求往往得不到滿足，檔案的利用率較低。所以，為了提升藝術(shù)檔案的利用率，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況開設(shè)咨詢服務(wù)，以此提升藝術(shù)愛好者的體驗(yàn)感，進(jìn)而提升檔案機(jī)構(gòu)、單位的服務(wù)質(zhì)量。具體來說，藝術(shù)檔案管理人員在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)檔案使用人或者單位提出的問題查閱檔案，包括相關(guān)的活動、劇目等。與此同時(shí)，鑒別查找各種藝術(shù)形式，在這個(gè)基礎(chǔ)上有效處理、分析檔案內(nèi)容，通過電話、網(wǎng)絡(luò)等形式為所需單位或個(gè)人提供相應(yīng)的檔案咨詢服務(wù)，以此提升藝術(shù)檔案的利用率。

5 結(jié)語

綜上所述，做好藝術(shù)檔案的收集、利用以及保管工作，非常重要，這直接決定了藝術(shù)檔案效能和作用的發(fā)揮，也間接地影響我國文化藝術(shù)事業(yè)的發(fā)展。在具體的工作中，藝術(shù)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)藝術(shù)檔案的特點(diǎn)展開收集工作。與此同時(shí)，對于藝術(shù)檔案的保管，應(yīng)建立健全安全制度，并增強(qiáng)檔案保管安全意識。此外，對于藝術(shù)檔案的利用，可以通過合理開放檔案以及開設(shè)咨詢服務(wù)等途徑實(shí)現(xiàn)，從而最大限度發(fā)揮藝術(shù)檔案價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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