檔案管理與實(shí)際運(yùn)用分析

葉雪連

摘 要：檔案管理工作一直都是我國(guó)基層企事業(yè)單位管理的重點(diǎn)核心工作，高效率的檔案管理質(zhì)量和管理水平對(duì)人員的流動(dòng)、職稱考評(píng)有著突出的作用。當(dāng)前正處于電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的關(guān)鍵階段，在該階段內(nèi)運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理不僅可以充分提高單位檔案管理的效率，同時(shí)對(duì)企事業(yè)單位的檔案管理模式以及管理水平改革有著顯著的作用，鑒于此，本文主要圍繞當(dāng)前檔案管理工作中存在的一些顯著問題提出建議和意見。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;信息化建設(shè);檔案管理

當(dāng)前，正處于我國(guó)企事業(yè)單位改革的關(guān)鍵階段，為了進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位改革，一定要對(duì)檔案管理體制和手段加以革新。與傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)相比，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)存在效率低、耗時(shí)長(zhǎng)等問題，不利于企事業(yè)單位檔案管理工作的整體開展。鑒于此，一定要針對(duì)當(dāng)前環(huán)境下檔案管理過程中突出存在的一些問題提出行之有效的管理策略，不斷提高企事業(yè)單位的檔案管理水平。

1 檔案管理概念界定

狹義上的檔案管理就是對(duì)檔案室或者檔案館內(nèi)的信息、文檔以及各類資料進(jìn)行管理。 廣義上的檔案管理工作，是一門主要為社會(huì)和大眾提供資料儲(chǔ)存服務(wù)的工作，帶有一定綜合性和服務(wù)性。但是檔案管理并不是對(duì)物質(zhì)財(cái)富進(jìn)行保管，在其管理過程中也不會(huì)產(chǎn)生任何物質(zhì)財(cái)富，綜合來看，檔案管理工作是一項(xiàng)基層服務(wù)性質(zhì)的工作。

2 當(dāng)前環(huán)境下檔案管理工作在實(shí)際運(yùn)用的優(yōu)勢(shì)

2.1 利用信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案資料的永久性保存

過去，我國(guó)的很多檔案館都采用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，在采用傳統(tǒng)模式進(jìn)行檔案管理的過程中，由于很多檔案都是紙質(zhì)的，極容易受到溫度、濕度等外部環(huán)境的影響，對(duì)整體的檔案管理工作帶來了一定的困難。電子信息技術(shù)水平和種類的增多為改革傳統(tǒng)檔案管理工作提供了契機(jī)，可以借助電子信息技術(shù)和科技手段開展檔案管理工作。

利用信息化技術(shù)手段可以將紙質(zhì)檔案制作成電子化檔案并儲(chǔ)存在電腦系統(tǒng)之中。即便紙質(zhì)檔案遺漏或者丟失，也不會(huì)產(chǎn)生較大的影響。同時(shí)，借助電子信息技術(shù)還可以對(duì)檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。

2.2 有助于整體提高檔案管理工作的效率

結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的一些突出問題可知，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在效率低下、耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)等問題，不利于檔案管理工作的有效展開。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，可以利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，管理人員只需要登錄專門的電子信息檔案管理系統(tǒng)即可迅速查詢到相關(guān)的檔案信息，一方面可以提升檔案管理人員的工作質(zhì)量，另一方面也可以大幅降低人工管理模式的錯(cuò)誤率。

2.3 有助于優(yōu)化檔案管理的模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式主要通過大量的人力資源進(jìn)行管理，依靠人力管理雖然有一定的好處，但是也會(huì)產(chǎn)生很多問題。但是利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作不同，在電子信息進(jìn)行檔案管理的過程中，主要依托其強(qiáng)大的云存儲(chǔ)和云計(jì)算能力對(duì)各類檔案資料進(jìn)行管理，如果管理人員需要進(jìn)行檔案調(diào)取，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)的檔案編號(hào)即可。和傳統(tǒng)的管理模式對(duì)比，借助這類管理模式，不僅可以大幅提高檔案調(diào)取速度，同時(shí)也不易出錯(cuò)。

3 當(dāng)前環(huán)境下檔案管理工作的有效運(yùn)用

3.1 通過引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理工作效率

為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，無論是檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)的工作人員，都要掌握一定的信息技術(shù)知識(shí)。只有認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)在當(dāng)前檔案管理工作中的重要性，才能最大限度發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

例如首先可以結(jié)合實(shí)際的檔案管理情況建設(shè)專屬于檔案館的檔案網(wǎng)上查閱系統(tǒng)。其次，檔案管理單位還要及時(shí)改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，為了進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，檔案管理單位可以借助信息化平臺(tái)開展檔案調(diào)取、查詢、保存等工作。此外，檔案館還要做好檔案的備份工作，當(dāng)前，檔案丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，可以利用電子檔案和紙質(zhì)檔案交替使用的方式提高檔案管理質(zhì)量。

3.2 不斷完善檔案管理工作制度

除了借助一些先進(jìn)的技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量之外，檔案管理單位有必要對(duì)當(dāng)前的檔案管理模式進(jìn)行改革和完善。

例如要逐步拓寬檔案管理工作的建設(shè)規(guī)范平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案集中管理，減少遺失檔案風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和開發(fā)利用。此外，還要對(duì)招聘的人員進(jìn)行系統(tǒng)化和專業(yè)化的培訓(xùn)，在人員入職的前一個(gè)月，除了向其安排一些必要的綜合性服務(wù)工作之外，還要向其講述檔案調(diào)取的步驟以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用和操作技巧。最后，檔案管理單位還要制定嚴(yán)格的檔案管理設(shè)備維修和養(yǎng)護(hù)制度，安排專人對(duì)管理設(shè)備定期檢修和養(yǎng)護(hù)，從而延長(zhǎng)電子管理設(shè)備的使用壽命，保障檔案的安全。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

除了完善檔案管理制度之外，為了進(jìn)一步推進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)，各檔案管理結(jié)構(gòu)還要充分認(rèn)識(shí)到人力作用在當(dāng)前檔案管理工作的重要性。隨著檔案管理工作逐漸趨于信息化和科技化發(fā)展，檔案管理人員的職能范圍也有所拓寬。檔案管理人員除了要具備良好的管理經(jīng)驗(yàn)之外，同時(shí)也要具備一定的網(wǎng)絡(luò)化管理技能。

鑒于此，各檔案管理單位要做好所招聘管理人員的技能培訓(xùn)和技術(shù)考核工作，首先，檔案館要加強(qiáng)對(duì)原崗位管理工作人員的培訓(xùn)，尤其是在引入了新型的電子檔案管理系統(tǒng)之后，檔案管理單位需要及時(shí)對(duì)原崗位工作人員的開展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)權(quán)限操作、編碼核對(duì)以及檔案的調(diào)閱和查詢等等。并將工作人員的考核成績(jī)納入績(jī)效成績(jī)之中。其次，為了豐富檔案管理人員的知識(shí)界面，檔案管理單位要及向其他檔案管理單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其一些優(yōu)秀的管理手段和管理方案。最后，為了進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和個(gè)人能力，檔案管理單位除了開展日常的培訓(xùn)工作之外，還要采用實(shí)戰(zhàn)演練等方式向管理人員傳播一些消防知識(shí)、電腦系統(tǒng)維修知識(shí)等內(nèi)容。經(jīng)過一段時(shí)間的訓(xùn)練，相信可以大幅提高檔案館管理人員的綜合工作能力和管理水平。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作不僅關(guān)乎到每一個(gè)人，同時(shí)也屬于我國(guó)企業(yè)事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，當(dāng)前正處于信息技術(shù)飛速發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，在該時(shí)期內(nèi)，檔案管理工作不能固步自封，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，需要借助多樣化的管理手段和新型技術(shù)來整體提高管理人員的工作水平和工作質(zhì)量，從而促進(jìn)檔案管理模式由傳統(tǒng)化趨于智能化、現(xiàn)代化以及科技化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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