淺談施工企業(yè)如何高效開展物資集中采購

郝俊龍

近年來，國家大力開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，鐵路、地鐵等領(lǐng)域大發(fā)展，尤其是原鐵道部2012年取消甲控物資后，大部分鐵路項(xiàng)目物資均由施工單位自行采購，各施工單位為加強(qiáng)物資管理，嚴(yán)控成本，均在推行集中采購。根據(jù)筆者所在單位物資集中采購的實(shí)踐，提出“集團(tuán)及子公司設(shè)立采購管理中心實(shí)施物資集中采購，集團(tuán)及子公司物資部門實(shí)施監(jiān)督管理，主推框架協(xié)議采購，多措并舉、各管理層級共同配合開展好物資集中采購”的工作思路，實(shí)現(xiàn)采管分離，提升項(xiàng)目效益。

鐵路、地鐵項(xiàng)目中，物資成本占施工產(chǎn)值的60%以上，是影響項(xiàng)目效益的重要因素，如何控制好物資成本成為施工企業(yè)核心的研究課題之一。物資采購有兩種方式，從實(shí)踐來看，優(yōu)劣勢均很明顯：一是集中采購，優(yōu)勢是可以集中采購數(shù)量，降低采購成本，中鐵二局2017年實(shí)現(xiàn)集中招標(biāo)金額63.22億元，節(jié)約采購資金6.22億元，采購節(jié)約率達(dá)8.96%，集采成效顯著;劣勢是效率較低，如一項(xiàng)采購從發(fā)起計劃至完成合同簽訂有的項(xiàng)目長達(dá)3個月以上，影響現(xiàn)場使用。二是分散采購，即各個項(xiàng)目自行采購，優(yōu)勢是快速響應(yīng)現(xiàn)場使用需求，缺點(diǎn)是因采購數(shù)量不能集中、采購成本高，國有大型施工企業(yè)還存在違法不招標(biāo)以及管理人員道德風(fēng)險。近些年來，施工企業(yè)競爭日趨激烈，工程承包單價越壓越低，降低物資采購成本成為集團(tuán)企業(yè)的優(yōu)先任務(wù)。因此，開展好物資集中采購，快速、及時響應(yīng)現(xiàn)場需求，解決降物資采購成本的同時服務(wù)好施工現(xiàn)場，是施工企業(yè)提升項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的重點(diǎn)。

一、集團(tuán)公司及所屬子企業(yè)設(shè)立采購管理中心實(shí)施物資集中采購，集團(tuán)及子公司物資部門實(shí)施監(jiān)督管理

（一）集團(tuán)公司成立采購管理中心。物資集中采購，首先是解決誰來實(shí)施的問題。分散采購方式實(shí)施主體是各個項(xiàng)目，因各個項(xiàng)目物資管理人員素質(zhì)良莠不齊，對招標(biāo)投標(biāo)法律法規(guī)不熟悉，未掌握電子商務(wù)平臺，采購效果較差。集團(tuán)層面要實(shí)施集中采購，就必須打造一支專業(yè)的采購隊伍，提升采購工作效率和工作質(zhì)量。成立獨(dú)立的采購管理中心，賦予采購管理職能，規(guī)范采購程序，是實(shí)現(xiàn)集中采購的重要途徑。

（二）子公司成立采購管理中心。與集團(tuán)公司成立采購管理中心目的相同，鑒于集團(tuán)公司各個子公司均有其特殊性，集團(tuán)無法實(shí)現(xiàn)集中采購的物資可以由各子公司實(shí)施集中采購，以達(dá)到降低成本的目的。

（三）集團(tuán)及子公司物資部門實(shí)施監(jiān)督管理。為達(dá)到“裁判員不進(jìn)場踢球”的目的，集團(tuán)及子公司層面成立采購管理中心的同時，應(yīng)在集團(tuán)和子公司層面設(shè)立物資管理部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督采購管理中心實(shí)施集中采購，實(shí)現(xiàn)管、監(jiān)分離。

二、集中采購的范圍

工程物資類別可劃分為主要物資、輔助材料、周轉(zhuǎn)材料。集團(tuán)層面要發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，要抓重點(diǎn)，抓產(chǎn)品易于形成規(guī)模、金額大、可實(shí)現(xiàn)“以量換價”目標(biāo)的重點(diǎn)物資，從工程材料看，鋼筋、水泥、粉煤灰、外加劑、鋼絞線等物資符合上述特征。輔助材料、周轉(zhuǎn)材料金額較小，可由具體子公司實(shí)施，但必須在公開平臺開展采購，實(shí)現(xiàn)采購公開化、透明化。

三、采購方式及采購平臺

根據(jù)物資分類及其重要性，采購方式主要包括戰(zhàn)略采購、框架協(xié)議采購、公開招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等方式。

采購平臺是指采購所使用的媒介。2000年以來，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，人們獲取信息主渠道是互聯(lián)網(wǎng)，大型企業(yè)集團(tuán)多數(shù)在具備廣泛認(rèn)受性的網(wǎng)絡(luò)平臺開展集中采購。

四、主推框架協(xié)議采購，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源

按照國家《招投標(biāo)法》規(guī)定，單項(xiàng)合同預(yù)估金額達(dá)到200萬以上的物資，必須實(shí)施公開招標(biāo)。公開招標(biāo)有完整的程序，包括發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售標(biāo)書、投標(biāo)文件編制、開標(biāo)、評標(biāo)、評標(biāo)結(jié)果審批、公示中標(biāo)結(jié)果、發(fā)布中標(biāo)通知書等必備環(huán)節(jié)，從發(fā)布招標(biāo)公告至發(fā)布中標(biāo)通知書最快23天。實(shí)踐中因各項(xiàng)審批流程，完成招標(biāo)至少耗時1個月以上?，F(xiàn)場往往需用較急，采購、使用矛盾突出。使用框架協(xié)議預(yù)先招標(biāo)，提前確定供應(yīng)商范圍及控制價格，正式使用時采取框架協(xié)議供應(yīng)商范圍詢價采購，可以有效解決采購與使用的矛盾。

（一）框架協(xié)議定義

框架協(xié)議采購是指集團(tuán)公司集合內(nèi)部需求，通過招標(biāo)、競爭性談判等方式確定少數(shù)有質(zhì)量、價格、和服務(wù)優(yōu)勢的供應(yīng)商，簽訂一攬子采購框架協(xié)議，各單位根據(jù)框架協(xié)議簽訂訂貨合同，實(shí)施采購的一種采購方式。

（二）框架協(xié)議的優(yōu)勢

2015年以來，中鐵二局推行框架協(xié)議采購，成效顯著。針對鋼筋、水泥等大宗材料，按照行政區(qū)域劃分為7個區(qū)域，每個區(qū)域引進(jìn)1-5家具備實(shí)力的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，在項(xiàng)目有需求時直接在框架協(xié)議供應(yīng)商范圍內(nèi)選取?？蚣軈f(xié)議采購一是嚴(yán)格篩選供應(yīng)商，對供應(yīng)商準(zhǔn)入資格條件、經(jīng)營規(guī)模、資金能力均提出較高要求，合作供應(yīng)商綜合實(shí)力整體較強(qiáng);二是約定供應(yīng)商未來的采購價格不得高于框架協(xié)議采購?fù)稑?biāo)報價;三是采購綜合評估法，防止部分不法供應(yīng)商采取圍標(biāo)方式獲取合同，如中鐵二局在2019年尤其是減水劑使用綜合評估法，要求供應(yīng)商年稅控發(fā)票開具金額達(dá)到5000萬元，產(chǎn)品質(zhì)量差以及前些年參與圍標(biāo)的供應(yīng)商參與度明顯下降，減水劑質(zhì)量得到明顯控制;四是在項(xiàng)目有需求時，直接在框架協(xié)議供應(yīng)商范圍詢價采購，縮短采購時間，提高采購效率，因詢價時間只需要3天，因此從采購計劃到完成采購最快6天即可完成，解決了集中采購效率低的痛點(diǎn)。

（三）可擴(kuò)大框架協(xié)議采購的物資范圍

除鋼筋等大宗商品外，集團(tuán)層面可以針對標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，且供貨方基本為固定的數(shù)家生產(chǎn)廠家的物資實(shí)行框架協(xié)議采購。中鐵二局新運(yùn)公司軌道工程材料如扣配件、減震墊等，合作方主要為固定的生產(chǎn)廠家，為提高采購效率，降低成本，中鐵二局已將20個大類的軌道材料納入框架采購范圍。下一步，可進(jìn)一步將專業(yè)公司如電務(wù)、裝修所需材料梳理后納入框架協(xié)議采購范圍。

五、多措并舉、各管理層級共同配合開展好物資集中采購

（一）開展市場調(diào)查，做好物資采購策劃

物資采購價格高的重要原因之一是市場調(diào)查不充分，資源、價格等信息掌握不全面。項(xiàng)目中標(biāo)后，集團(tuán)物資管理部門應(yīng)第一時間組織子公司、項(xiàng)目管理人員開展市場調(diào)查，對采購方式進(jìn)行策劃。如2019年9月二局集團(tuán)中標(biāo)昌景黃項(xiàng)目，集團(tuán)公司組織項(xiàng)目施工調(diào)查和項(xiàng)目策劃，一是完成供應(yīng)商資源、價格調(diào)查;二是確定采購主體，根據(jù)采購物資的重要性將采購主體劃分為集團(tuán)經(jīng)理部采購物資（大宗材料）、子公司采購物資;三是將采購物資按照需求時間順序劃分為臨建物資、招標(biāo)前臨供物資、招標(biāo)采購物資，結(jié)合各類物資本身特點(diǎn)、需求時間等因素確定框架招標(biāo)、公開招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等采購方式，為物資集中采購實(shí)施指明了方向。

（二）各管理層級有效配合

物資集中采購效率低，往往在于各管理層級配合不足，層級內(nèi)部門間協(xié)調(diào)不充分。要提高集采效率，一是項(xiàng)目部層面，在策劃階段工程部門應(yīng)提供完整的材料用量及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，提前提供給物資部門;二是項(xiàng)目物資部門做好市場調(diào)查的基礎(chǔ)上制定控制價，提前掌握供應(yīng)商資源;三是子公司或集團(tuán)公司采購管理中心對專業(yè)人員進(jìn)行分工合作，加強(qiáng)項(xiàng)目溝通，加快采購進(jìn)程。

（三）擴(kuò)大供應(yīng)商范圍

集中采購的目的是降低采購成本，供應(yīng)商參與競爭的程度很大程度上決定了價格高低。分散采購時經(jīng)常因?yàn)閮H一、兩家供應(yīng)商參與，競爭程度低，導(dǎo)致價格虛高。集中采購應(yīng)擴(kuò)大競爭范圍，一是在集團(tuán)層面組織采購，采購部門掌握大量供應(yīng)商資源信息，框架招標(biāo)前，可以廣泛邀請實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商參與，擴(kuò)大競爭;二是集團(tuán)層面完成框架招標(biāo)后，詢價采購時應(yīng)邀請框架內(nèi)供應(yīng)商廣泛參與;三是未納入框架協(xié)議范圍的物資，可通過全集團(tuán)合同臺賬查看同類物資已簽訂合同供應(yīng)商，以及網(wǎng)絡(luò)查詢方式尋找符合條件的供應(yīng)商，采購人員電話逐個通知供應(yīng)商參與，以免供應(yīng)商未獲得采購信息而未能參與投標(biāo)。

（四）合理選擇采購方式

除框架協(xié)議外，還有公開招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等方式，可以根據(jù)項(xiàng)目需求時間的緊迫性以及物資的技術(shù)條件要求等采取合理的采購方式。如時間較長且屬于常規(guī)物資，可選用公開招標(biāo);如使用時間急，可以使用競爭性談判或詢價采購。

（五）加強(qiáng)供應(yīng)商管理

供應(yīng)商是采購單位的重要合作伙伴，優(yōu)秀供應(yīng)商可以提供優(yōu)惠的價格和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，各層級單位應(yīng)以互利共贏的態(tài)度對待供應(yīng)商，加強(qiáng)合作。針對合作過程中部分供應(yīng)商中標(biāo)后不簽訂合同，低價中標(biāo)、過程中要求調(diào)價、不調(diào)價就停供等不良行為，可采取限制交易措施，根據(jù)不良行為的嚴(yán)重程度確定限制交易期限，督促供應(yīng)商履行合同。

（六）加強(qiáng)監(jiān)管，采購程序依法合規(guī)

實(shí)行物資集中采購，采購部門的權(quán)力集中，應(yīng)當(dāng)促使采購過程公開、透明、公平、公正，一是采購文件公開掛網(wǎng)，公開開標(biāo)、評標(biāo)結(jié)果公開;二是評審過程必須是評審委員會共同決定;三是采購過程履行審批程序，關(guān)鍵問題層層把關(guān);四是建立負(fù)責(zé)集中采購的管理人員輪崗制;五是加強(qiáng)廉潔從業(yè)教育，讓采購人員從思想上杜絕腐敗，確保集中采購有序開展。

六、結(jié)語

推行物資集中采購，有利于大型企業(yè)集團(tuán)與物資供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系，發(fā)揮集團(tuán)規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本;推行框架協(xié)議采購，有利于大型企業(yè)集團(tuán)簡化采購流程，提高采購效率，及時滿足現(xiàn)場使用需求，解決集中采購效率低下的短板。（作者單位：中鐵二局集團(tuán)新運(yùn)工程有限公司）