淺談企業(yè)發(fā)展的行政規(guī)范化管理

劉洋

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，改革開(kāi)放進(jìn)入深水區(qū)，企業(yè)也面臨著改革和內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)制。在此契機(jī)下，企業(yè)內(nèi)部行政管理問(wèn)題凸顯。傳統(tǒng)行政管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)行一定的改革和創(chuàng)新才能更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展?；诖耍疚囊灾行∑髽I(yè)為例，研究企業(yè)行政管理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并找到解決對(duì)策，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

一、引言

企業(yè)管理是一個(gè)與許多頂級(jí)行業(yè)相關(guān)的廣闊領(lǐng)域，包括金融經(jīng)濟(jì)學(xué)，人力資源，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)，運(yùn)營(yíng)管理，信息系統(tǒng)，食品服務(wù)管理，辦公室管理和醫(yī)療保健管理。業(yè)務(wù)管理的主要目的之一是主持組織的日常運(yùn)營(yíng)，以最好地確保事情順利，高效和盈利。企業(yè)的目的是調(diào)動(dòng)人力、物力生產(chǎn)出產(chǎn)品或服務(wù)來(lái)與客戶交換價(jià)值，賺取利潤(rùn)。而在這個(gè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生許多事務(wù)性工作，比如：辦理各種證件執(zhí)照、租賃辦公場(chǎng)所、裝修裝飾、軟硬件維護(hù)、出入管理、物品采購(gòu)等，這些事務(wù)讓研發(fā)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售人員兼職來(lái)做不僅機(jī)會(huì)成本較高，還會(huì)造成重復(fù)工作，效率低下。為了解決這個(gè)問(wèn)題，把這一類(lèi)“雜七雜八”工作專門(mén)分工給一些人進(jìn)行處理，這就是行政部的由來(lái)。

二、企業(yè)行政管理的重要性

行政管理是一個(gè)由規(guī)則，法規(guī)和個(gè)人關(guān)系組成的框架。它定義了官員的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的責(zé)任和義務(wù)。一般行政管理工作是在企業(yè)綜合部和各個(gè)職能部門(mén)處理部門(mén)的具有事務(wù)，如：起草簡(jiǎn)單公文、收發(fā)文件、整理文檔、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、督辦催辦、后勤保障、商務(wù)接待、對(duì)外公關(guān)等，一般是文員崗位。如果綜合素質(zhì)比較強(qiáng)，工作能力很強(qiáng)，可以升值為主管或綜合部的經(jīng)理。行政部門(mén)通過(guò)參與和保障企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，讓專業(yè)崗位從事務(wù)性工作中脫離出來(lái)，提高人力資源和物質(zhì)資產(chǎn)的利用效率來(lái)實(shí)現(xiàn)本部門(mén)存在的意義。

企業(yè)行政管理是企業(yè)管理與行政管理的結(jié)合。公司的行政管理與一般政府的行政管理不同。在廣度、深度、重要性、敏感性等方面與其他方面不同，具有相當(dāng)?shù)难诱剐?。企業(yè)管理重視內(nèi)容和質(zhì)量，減少繁復(fù)的流程，強(qiáng)調(diào)人員結(jié)構(gòu)設(shè)置與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的相關(guān)性，為企業(yè)的有效管理提供理論和手段，它往往基于企業(yè)的實(shí)際需求，對(duì)行政管理的許多制度、程序、環(huán)節(jié)、涉及的文件等進(jìn)行修正和調(diào)整，使其針對(duì)于具體問(wèn)題微細(xì)化，實(shí)現(xiàn)實(shí)用化、簡(jiǎn)明、方便的辦公流程。

三、企業(yè)行政管理存在的問(wèn)題

（一）辦公室職責(zé)不清

企業(yè)辦公內(nèi)容較多，相比企業(yè)的對(duì)外業(yè)務(wù)，企業(yè)行政管理更多的是比較瑣碎和繁瑣的工作，因此需要謹(jǐn)慎對(duì)待。然而現(xiàn)有很多中小企業(yè)中，部分企業(yè)存在辦公室職責(zé)不清行為，人事、財(cái)務(wù)、管理等沒(méi)有明顯的職位區(qū)分，甚至身兼數(shù)職。人員的選取、配置和使用是否合理，這是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展成敗的大事，國(guó)內(nèi)外諸多成功公司如海爾、寶潔、豐田等公司在人員的合理化配置上都下足了功夫。在全球化的經(jīng)濟(jì)浪潮環(huán)境下，企業(yè)要想在現(xiàn)有市場(chǎng)與規(guī)模的基礎(chǔ)上有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須在適應(yīng)環(huán)境的同時(shí)進(jìn)一步為企業(yè)注入新的力量。國(guó)企在培訓(xùn)的問(wèn)題上存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)：1、不關(guān)注培訓(xùn)的具體過(guò)程，只看重結(jié)果，甚至還有的企業(yè)認(rèn)為培訓(xùn)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，是不必要的，敷衍了事，導(dǎo)致目標(biāo)與結(jié)果差異很大;2、培訓(xùn)計(jì)劃制定不夠完善，出現(xiàn)培訓(xùn)方法的選擇和培訓(xùn)過(guò)程中的溝通不利、缺少關(guān)于培訓(xùn)結(jié)果的考核機(jī)制等問(wèn)題;3、培訓(xùn)內(nèi)容、時(shí)間、人員選擇不當(dāng)，目標(biāo)制訂不當(dāng)，導(dǎo)致培訓(xùn)工作無(wú)法健康運(yùn)行。

（二）個(gè)人素質(zhì)能力不足

行政管理作為一門(mén)繁瑣的工作，雖然與工科技術(shù)類(lèi)相比專業(yè)性較低，但是作為企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力，對(duì)穩(wěn)定企業(yè)內(nèi)部環(huán)境有著重要作用。然而現(xiàn)實(shí)中企業(yè)行政管理存在管理人員能力與職位不匹配的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在：（1）缺乏一定的專業(yè)性。雖然辦公室行政屬于文職類(lèi)，但是仍需要對(duì)日常工作表現(xiàn)出一定的專業(yè)性，尤其是在處理企業(yè)的實(shí)際事物中，不能盲目、無(wú)計(jì)劃的做，需要合理規(guī)劃時(shí)間，安排行程，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的關(guān)系，防止出現(xiàn)效率過(guò)低影響企業(yè)的操作，尤其是在中小企業(yè)中，行政人員的頻繁變更導(dǎo)致辦公室業(yè)務(wù)不熟悉，會(huì)造成公司的經(jīng)濟(jì)損失;（2）責(zé)任心不足。普遍的辦公室文職工作薪資較低，相比工作量，很多人因?yàn)楦鞣N原因難以沉下心認(rèn)真做事，或者對(duì)工作環(huán)境不滿意，導(dǎo)致在處理工作時(shí)，存在敷衍了事、走過(guò)場(chǎng)的行為，消極怠工甚至罷工的現(xiàn)象，不僅沒(méi)有完成本職工作，更是影響了企業(yè)的綜合發(fā)展。

（三）內(nèi)部監(jiān)控不到位

企業(yè)的監(jiān)管就是監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部控制措施有沒(méi)有執(zhí)行以及執(zhí)行的效果等，但很多企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)薄弱，尤其是對(duì)資金的監(jiān)督控制。但企業(yè)建立的監(jiān)控體制流于形式，沒(méi)有成套的評(píng)判考核制度和懲戒制度，各職能部門(mén)之間規(guī)劃不清晰，工作內(nèi)容不明確，一旦出現(xiàn)問(wèn)題就相互推諉，各行其是，普遍缺乏科學(xué)性和合理性，影響工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，企業(yè)對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作的重要性也認(rèn)識(shí)不足，內(nèi)審部門(mén)既要治標(biāo)又要治本，查舞弊反貪污查違規(guī)，還要從根本上解決、找出發(fā)生不良現(xiàn)象的原因。但我國(guó)現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部審計(jì)剛起步，相關(guān)制度不健全，更依賴于事后審計(jì)，問(wèn)題出現(xiàn)之后才能察覺(jué)，這種滯后性導(dǎo)致企業(yè)不能及時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。完善內(nèi)部控制很重要，但同時(shí)還要保證執(zhí)行力。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，盡可能將企業(yè)的損失降到最低，但部分企業(yè)員工執(zhí)行力差、自由散漫，組織紀(jì)律性不強(qiáng)、缺乏時(shí)間觀念，為了改善這種狀況，就要定期檢討更新，隨著大環(huán)境的發(fā)展要及時(shí)調(diào)整。

四、提升企業(yè)行政管理對(duì)策

（一）明確責(zé)任，完善激勵(lì)機(jī)制

營(yíng)造公平合理的績(jī)效考核體系和薪酬分配體系，作為員工加薪、晉升的依據(jù)。通過(guò)加強(qiáng)日常考核，提供展示才華的舞臺(tái)和公平競(jìng)爭(zhēng)平臺(tái)營(yíng)造人才脫穎而出的良好氛圍。針對(duì)不同的產(chǎn)業(yè)，采取靈活多樣的分配形式，在不同的崗位之間利用績(jī)效考核機(jī)制合理拉開(kāi)收入差距，穩(wěn)定和吸引人才。國(guó)企改制后在生存與發(fā)展面前面臨著許多不確定因素，而人力資源作為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要要素，做好開(kāi)發(fā)與使用，充分調(diào)動(dòng)員工隊(duì)伍的積極性、主動(dòng)性，才能為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

（二）提升高素質(zhì)人才

提升管理人員的自身綜合素質(zhì)。人力資源部門(mén)涉及范圍較廣，在各部門(mén)之間相互來(lái)往，以此來(lái)了解各人的責(zé)任和分工，因此除了專業(yè)的財(cái)務(wù)類(lèi)知識(shí)，開(kāi)展傳統(tǒng)的人力資源審閱、核對(duì)等檢查、驗(yàn)證工作，還要掌握經(jīng)濟(jì)管理的基本理論和方法，與人為善，通過(guò)與人交流收集材料信息，了解員工的成本管理、人事編制和配備情況等，同時(shí)建立人才培訓(xùn)機(jī)制，使管理人員具備豐富的知識(shí)和技能，定期或不定期進(jìn)行水平考核，開(kāi)展學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，交換彼此的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐認(rèn)識(shí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，也可以學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外的管理技術(shù)和手段;另一方面，提高從業(yè)人員的道德品質(zhì)和法律觀念，確定以人為本的管理思想和價(jià)值觀，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，有效地開(kāi)發(fā)創(chuàng)造性能力，能更好地開(kāi)展管理工作。

（三）完善企業(yè)內(nèi)部控制

內(nèi)部控制包括機(jī)構(gòu)管理層采用的所有政策和程序，以確保經(jīng)濟(jì)，有效和高效地實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的目標(biāo)，確保根據(jù)適用的法律，法規(guī)和管理政策運(yùn)作，以確保資源的保護(hù)浪費(fèi)，濫用，錯(cuò)誤管理，錯(cuò)誤，欺詐和其他違規(guī)行為造成的損失，以確保開(kāi)發(fā)和維護(hù)可靠的財(cái)務(wù)和管理數(shù)據(jù)及其在定期報(bào)告中的發(fā)布。此外，應(yīng)在操作風(fēng)險(xiǎn)控制職能，業(yè)務(wù)線和支持職能之間分離責(zé)任和報(bào)告關(guān)系，以避免利益沖突。該框架還應(yīng)闡明公司管理運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)所需的關(guān)鍵流程。有效的人力資源政策和程序可以增強(qiáng)組織的控制環(huán)境。這些政策和程序應(yīng)涉及招聘，定位，培訓(xùn)，評(píng)估，咨詢，晉升，薪酬和紀(jì)律處分。（作者單位：北京奧依特科技有限責(zé)任公司）