基于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的分析

楊銘文

【摘要】事業(yè)單位的檔案管理人員首先需要具備信息化思維，以信息化建設(shè)作為檔案管理工作的載體，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位自身發(fā)展現(xiàn)狀，遵循發(fā)展規(guī)律，將信息化的實(shí)際作用充分發(fā)揮，以強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理工作。同時(shí)事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)不斷挖掘信息化的實(shí)際價(jià)值，不斷契合社會對事業(yè)單位的實(shí)際需要，做好事業(yè)單位檔案管理工作，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)工作;分析

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用逐漸涉及各個(gè)行業(yè)，信息化建設(shè)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，使檔案管理更為智能化，由傳統(tǒng)的人工操作檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦男畔⒒瘷n案管理模式，加快了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，使我國的事業(yè)單位檔案管理工作邁入嶄新的發(fā)展階段。因此，要將信息化建設(shè)充分應(yīng)用到檔案管理中，發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢，并將信息化建設(shè)的優(yōu)勢合理應(yīng)用，以提高檔案的收集與整理，方便了日后需要時(shí)開發(fā)與利用，將事業(yè)單位檔案管理的效能充分發(fā)揮，切實(shí)體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值，使事業(yè)單位檔案管理變得更為高效，進(jìn)而更好地推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，使其發(fā)揮應(yīng)有的效能。

一、信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢

在當(dāng)前時(shí)代，檔案管理工作作為事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，對于助力事業(yè)單位綜合發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。因此，合理發(fā)揮檔案資源的重要作用，能為事業(yè)單位管理決策的制定提供有效的支持。當(dāng)今時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展需求，因此需要將信息技術(shù)的應(yīng)用與事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合，進(jìn)而推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使事業(yè)單位檔案管理能符合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供推動力。

（一）檔案更方便儲存。事業(yè)單位的檔案管理從傳統(tǒng)的人工管理，過渡到如今的信息化管理，檔案管理更加方便快捷。信息化建設(shè)使事業(yè)單位檔案載體發(fā)生了改變，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案過渡到了如今的電子檔案，使檔案進(jìn)入了全新的階段。當(dāng)前情況下的檔案管理模式對比傳統(tǒng)的檔案管理模式，儲存更為方便，而且不會因?yàn)橥庠谝蛩卦斐蓹n案的損壞或者丟失，傳統(tǒng)的檔案管理需占據(jù)大量的空間，而電子檔案則不需要占用較多的空間，可利用數(shù)據(jù)云進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而使檔案更方便儲存，檔案保管方面更有優(yōu)勢。

（二）檔案更方便利用。比較傳統(tǒng)的檔案利用方式，紙質(zhì)檔案利用手續(xù)相對復(fù)雜，且查詢相對麻煩，檔案不集中，難以對檔案進(jìn)行詳細(xì)劃分，因此在檔案利用時(shí)，很難第一時(shí)間找到需要利用的全部檔案，紙質(zhì)檔案信息存在不精確的問題，難以一次充分發(fā)揮其真正的價(jià)值。而信息化檔案管理可以對檔案進(jìn)行詳細(xì)劃分，信息精確、分類完整，查詢十分方便，在利用時(shí)只需在檔案庫中通過搜索關(guān)鍵詞就可以調(diào)取檔案，獲得檔案中需要的全部信息，使提取利用流程更為方便，解決了傳統(tǒng)檔案利用中的不足。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏檔案管理意識。當(dāng)前，管`理人員認(rèn)為檔案管理是單純的資料保管工作，操作單一，沒有過多的技術(shù)性要求，檔案管理意識受到了嚴(yán)重的阻礙，使事業(yè)單位檔案管理缺乏足夠的資源支撐，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案管理工作人員素質(zhì)問題。部分事業(yè)單位檔案管理工作人員素質(zhì)存在問題，且缺乏專業(yè)的信息技術(shù)，將自身的工作僅僅定義為檔案錄入與檔案保管，缺乏對檔案管理工作的深刻認(rèn)知，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)無法掌握信息化管理方法，導(dǎo)致檔案管理技術(shù)相對匱乏，這樣的問題不利于檔案管理信息化的應(yīng)用與未來發(fā)展。

（三）檔案管理中缺乏信息化基礎(chǔ)。在當(dāng)前事業(yè)單位信息化檔案管理中必須要以相應(yīng)的軟件設(shè)備與硬件設(shè)備作為支撐，當(dāng)前部分事業(yè)單位仍然受諸多條件的限制，導(dǎo)致信息化檔案管理受到一定的影響，信息化檔案管理基礎(chǔ)不足，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的確切落實(shí)，也使信息化檔案管理無法準(zhǔn)確實(shí)施。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體應(yīng)用

（一）重視檔案管理信息化建設(shè)。我國當(dāng)前的發(fā)展離不開信息化建設(shè)，因此事業(yè)單位的管理人員應(yīng)將信息化建設(shè)充分重視，將檔案管理信息化建設(shè)作為事業(yè)單位的重點(diǎn)工作，并將其列入事業(yè)單位當(dāng)前的建設(shè)規(guī)劃中，將檔案管理信息化建設(shè)列為核心管理工作之一，完善檔案信息化管理意識，提高檔案管理信息化的應(yīng)用。同時(shí)事業(yè)單位也應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的投入，在資源方面給予支持，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，建立良好的管理平臺，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的有效管理。除此之外，在建設(shè)檔案管理信息化時(shí)要仔細(xì)檢查應(yīng)用軟件設(shè)備與硬件設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性，確保檔案不會丟失，建立檔案信息化管理防衛(wèi)工作平臺，使網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用更為安全。

（二）提升素質(zhì)完善檔案管理信息化建設(shè)。由于事業(yè)單位的信息化管理建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，是事業(yè)單位中的系統(tǒng)工程，也因此對事業(yè)單位檔案管理人員提出更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，并開展相關(guān)培訓(xùn)課程，定期對相關(guān)工作人員培訓(xùn)信息化知識，使檔案管理相關(guān)工作人員可以熟練掌握當(dāng)前先進(jìn)的信息化技術(shù)，豐富信息化知識，使自身素質(zhì)能力更為全面，同時(shí)事業(yè)單位還應(yīng)定期對檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行考核，全面評估檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（三）以信息技術(shù)的應(yīng)用提高服務(wù)意識。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)結(jié)合信息時(shí)代基層事業(yè)單位發(fā)展過程中對檔案資源的利用提出新的要求，并將被動管理理念徹底轉(zhuǎn)變，借助對信息技術(shù)的應(yīng)用將被動管理服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥臋n案信息推送服務(wù)，進(jìn)而將檔案管理人員服務(wù)的主動意識加強(qiáng)，使檔案管理人員能夠主動對各部分工作情況進(jìn)行了解和分析，進(jìn)而對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化處理。同時(shí)，建立相應(yīng)的檔案查詢平臺，并通過嚴(yán)格管理檔案資源的查詢和借閱，促進(jìn)工作的順利開展，以此保證事業(yè)單位檔案的實(shí)際應(yīng)用效果。此外，為了能夠提高主動服務(wù)意識，也可以針對檔案管理人員實(shí)施相應(yīng)的職業(yè)道德教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識和主動服務(wù)意識，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)效果。

（四）檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施與管理標(biāo)準(zhǔn)完善。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開基礎(chǔ)設(shè)施。因此，為更好地推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，將陳舊的設(shè)備淘汰，進(jìn)而使檔案管理更符合事業(yè)單位自身需求。與此同時(shí)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與信息化結(jié)合，完善當(dāng)前的管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理更有針對性，使其與當(dāng)前時(shí)代統(tǒng)一，并建立相關(guān)的規(guī)章制度，嚴(yán)密監(jiān)管檔案的保密性，確保檔案信息化建設(shè)的安全性與合理性，進(jìn)而推動事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

四、結(jié)束語

隨著我國科技的日益進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)與當(dāng)前的趨勢同步。事業(yè)單位相關(guān)管理人員應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)，以更專業(yè)的模式完善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的不足，規(guī)范當(dāng)前檔案管理制度，使制度具有針對性，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率提高。

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