人事檔案數(shù)字化管理推廣應用中的安全問題研究

張瀟

摘 要：隨著我國信息技術(shù)不斷提高，而快速發(fā)展的信息技術(shù)也為人事檔案的管理提供了便利，人事檔案信息化、數(shù)字化的水平不斷上升，檔案管理質(zhì)量和效率也不斷提高。針對人事檔案數(shù)字化管理推廣過程中存在的安全問題，還需要進行嚴格的把控，從而制定出相應的管理方案與措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化管理;應用推廣;安全問題

1 前言

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展進步使得各行各業(yè)的工作效率大大提高，為此各行業(yè)開始引入數(shù)字化的管理技術(shù)。人事檔案中引入數(shù)字化管理能夠打破傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多問題，利用數(shù)字化技術(shù)直觀的呈現(xiàn)單位人事變動情況。但是在數(shù)字化技術(shù)的推廣過程中還需要注意其安全問題。

2 影響人事檔案數(shù)字化管理推廣的相關(guān)因素分析

2.1 設(shè)備設(shè)施安全性能不足

當前對于數(shù)字化人事檔案一般是存儲在云空間以及電子云盤內(nèi)，從而便于電子信息的儲存和讀取。但是隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相關(guān)電子信息的讀取和存儲設(shè)備的使用問題也會給電子檔案帶來一定影響[1]。以檔案室內(nèi)常見的打印機、復印機等設(shè)備為例，其會給數(shù)字化檔案管理帶來一定影響。同時針對該類儀器設(shè)備使用不夠熟練的管理人員而言，由于在操作過程中未能掌握使用技巧，容易導致設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)問題，從而給人事檔案數(shù)字化管理造成一定影響。此外，管理部門對于人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性認識不夠，導致設(shè)備儀器的更新?lián)Q代速度比較慢，也就導致數(shù)字信息的儲存讀取過程中存在一系列安全問題，例如落后設(shè)備設(shè)施中可能帶來的病毒等，其可能會給人事檔案信息數(shù)據(jù)帶來不可逆轉(zhuǎn)的破壞。由此可見，不能及時提升設(shè)備設(shè)施的安全性能，就會給人事檔案信息化發(fā)展造成障礙。

2.2 管理模式比較陳舊

一方面，數(shù)字化技術(shù)給人事檔案提供了便利，人事檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量得到提升。另一方面還需要注意的是，在大數(shù)據(jù)時代信息進行云端上傳以及共享的同時，也導致一些信息泄露的安全問題出現(xiàn)[2]。尤其是在當前，人事檔案信息管理過程中一般是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息上傳到云空間或者單位內(nèi)網(wǎng)內(nèi)供信息使用者進行查找或者打印。甚至部分單位的人事檔案信息完全暴露在網(wǎng)絡(luò)空間中，使得人事檔案數(shù)字化管理存在極大的安全隱患。

2.3 管理人員綜合素養(yǎng)不足

隨著科學技術(shù)在人事檔案管理中的應用，管理人員也需要隨之不斷提高自身的技術(shù)水平，以滿足人事管理的需要。但就目前的情況而言，人事檔案部門內(nèi)管理人員的專業(yè)能力不夠、綜合素養(yǎng)不足，導致人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在嚴重問題。加之，人事檔案管理人員在操作上的不足，可能會使得數(shù)字信息直接暴露在互聯(lián)網(wǎng)空間內(nèi)，不利于數(shù)字化人事信息的保存。為此就需要對人事檔案管理人員進行統(tǒng)一的培訓管理，使得管理人員在掌握了解技術(shù)的前提下，充分利用技術(shù)優(yōu)勢提高人事檔案管理工作的工作效率。但是由于管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)不足就會導致不能及時控制電腦病毒以及黑客的入侵，從而影響人事檔案的管理工作，甚至導致人事檔案數(shù)據(jù)信息的泄露[3]。

2.4 檔案管理重要性認識不足

當前對于檔案管理工作重要性認識仍然存在一定的弊端例如認為檔案管理工作在信息管理中處于輔助地位，并不需要投入過多的資金和技術(shù)。因此導致檔案管理數(shù)字化發(fā)展出現(xiàn)障礙，也使得檔案管理數(shù)字化應用推廣出現(xiàn)問題。為此，就需要強化對于管理人員的思想管理，通過組織培訓提高其對于人事檔案信息重要性的認識程度;其次在數(shù)字信息的記錄與管理中也存在一定的誤區(qū)，部分人事檔案工作人員僅僅是為了應對相關(guān)檢查工作，并沒有對人事檔案信息做好記錄和把控工作。最后由于人事檔案管理人員對于檔案信息重要性認識程度不夠，導致其在管理過程中不能及時采取應對措施，使得人事檔案信息管理的效果并不明顯。

3 強化人事檔案數(shù)字化管理推廣應用的相關(guān)措施

人事檔案數(shù)字化管理推廣應用涉及多方面的問題如人員管理、設(shè)備設(shè)施的應用等，為了提高人事檔案信息化推廣應用的安全程度，需要綜合考慮各方因素，提高推廣應用的安全程度。

3.1 完善設(shè)備設(shè)施建設(shè)

隨著人事檔案重要性逐漸凸顯，其安全性問題也引起了領(lǐng)導的重視，人事檔案信息化管理也被納入財務專項項目，從而實現(xiàn)人事管理資金的常態(tài)化與專項化。同時人事檔案的數(shù)字化管理過程需要大量相配套的軟硬件設(shè)備，這就導致人事檔案管理工作是一個高投入、慢回報的過程。如果在建設(shè)初期沒有投入相應的資金建設(shè)軟硬件設(shè)備設(shè)施就會使得其在后期的逐漸更新過程中逐漸滯后，進而會導致更嚴重的安全問題。為此針對部分財力資金有限的人事檔案單位需要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、分步驟完善人事檔案管理的軟硬件設(shè)施。雖然當前對于人事檔案管理的重要性程度逐漸提高，但是大部分設(shè)施建設(shè)仍然處在基礎(chǔ)階段，信息化設(shè)施的建設(shè)嚴重落后。為此還需要逐漸增加資金投入，從而推進人事檔案數(shù)字化管理推廣應用工作逐步開展[4]。

3.2 健全人事檔案信息化管理系統(tǒng)

建立健全人事檔案信息化管理系統(tǒng)，并且規(guī)范化人事檔案信息安全管理系統(tǒng)是提高人事檔案數(shù)字化管理以及推廣應用的關(guān)鍵，其也是確保網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全以及信息安全的關(guān)鍵。同時人事檔案管理部門內(nèi)還需要建立相關(guān)管理系統(tǒng)，以維持人事檔案數(shù)字化信息的健康運行，并且為用戶訪問人事檔案數(shù)據(jù)信息的提供安全控件。在設(shè)備設(shè)施方面還需要制定用戶操作手冊，確保用戶能夠在安全的局域網(wǎng)范圍內(nèi)操作，避免人事檔案數(shù)據(jù)信息的外漏，確保用戶端的安全。對于數(shù)據(jù)信息而言，則需要根據(jù)檔案信息的安全程度設(shè)置不同的保密程度，同時還需要制定不同程度人事檔案信息的存儲規(guī)范。同時還需要在人事管理部門內(nèi)實行個人信息網(wǎng)絡(luò)化管理，針對不同級別的用戶給予其不同的權(quán)限，以確保數(shù)據(jù)信息的安全程度。在此完整的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，建立人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，進一步實現(xiàn)信息資源之間的共享，提高人事檔案工作人員的工作質(zhì)量和效率。

3.3 提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力

隨著信息技術(shù)在人事檔案管理中應用程度逐漸加深，其對于該行業(yè)從業(yè)人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)提出了更高的要求，這就需要從業(yè)人員不斷學習技術(shù)知識和專業(yè)理念從而適應當前的工作環(huán)境。而做好人事檔案數(shù)字化管理與應用推廣工作，首先需要對其思想素質(zhì)做好培養(yǎng)工作，通過組織培訓提高其思想素養(yǎng);其次需要加強工作人員對于計算機能力的掌握情況，提高其操作相應設(shè)備設(shè)施的能力和水平，避免出現(xiàn)技術(shù)問題，同時提高工作人員的綜合能力有利于其及時應對操作過程中出現(xiàn)的問題。

4 結(jié)束語

綜上所述，針對人事檔案數(shù)字化管理過程中可能存在的安全問題，需要管理人員從檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案的保存、系統(tǒng)維護工作等方面入手，從而為數(shù)字檔案提供一個較為安全的儲存環(huán)境。同時還需要綜合考慮系統(tǒng)的運行設(shè)備、使用人員等條件，從而制定較為科學的管理方案，以實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的安全有效。

參考文獻

[1]張永紅.醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程探究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（16）.

[2]陳純艷.數(shù)字化干部人事檔案管理的安全風險與對策[J].檔案天地，2019（7）.

[3]章赫男，陸宏石.科技檔案數(shù)字化在水利系統(tǒng)中應用的問題與對策[J].黑龍江水利科技，2019（7）.

[4]愛如娜.高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展研究[J].科學與信息化，2019（2）.