煙草企業(yè)如何提高辦公室工作效率

云興勇 張家芬 張一丹

【摘要】近年來(lái)，各企事業(yè)單位對(duì)于辦公室的效率提出了新的要求，而煙草企業(yè)辦公室的工作也正在向高質(zhì)量邁進(jìn)。如何提高煙草企業(yè)辦公室的工作效率，不斷促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，是當(dāng)前辦公室工作的重點(diǎn)。本文結(jié)合煙草企業(yè)辦公室工作，詳細(xì)探討這一問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】煙草企業(yè);提高;辦公室效率

煙草部門的辦公室在企業(yè)日常行政事務(wù)中發(fā)揮著主導(dǎo)作用，是企業(yè)開(kāi)展日常管理的重要機(jī)構(gòu)，稱得上是企業(yè)運(yùn)行的中樞神經(jīng)。辦公室工作運(yùn)行的好壞，能夠直接反映出一個(gè)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。辦公室的工作既具體又瑣碎、既單調(diào)又重復(fù)，有些基層辦公室在管理制度安排及管理觀念方面都存在很多的問(wèn)題，直接呈現(xiàn)在工作者素質(zhì)不高、積極性不夠、分工模糊、工作壓力大、缺乏責(zé)任心等方面，導(dǎo)致工作效率低下，給企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展帶來(lái)不良影響。而隨著煙草企業(yè)不斷高質(zhì)量發(fā)展，為保障企業(yè)行政運(yùn)營(yíng)的順利，提高企業(yè)辦公室的工作效率成為企業(yè)目前亟待解決的問(wèn)題。

一、目前煙草企業(yè)辦公室存在的問(wèn)題

（一）管理人員責(zé)任意識(shí)缺失。辦公室為企業(yè)所有員工服務(wù)，包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層員工，但是在日常工作中，存在缺乏責(zé)任感、素質(zhì)水平有待提高等問(wèn)題，出現(xiàn)這種情況的原因是管理人員沒(méi)有以企業(yè)的發(fā)展為中心開(kāi)展各項(xiàng)工作，不能為領(lǐng)導(dǎo)提供有建設(shè)性的意見(jiàn)和決策依據(jù)，不能全心全意為員工服務(wù)，長(zhǎng)此以往，非常不利于企業(yè)的發(fā)展。

（二）辦公室事務(wù)處理與企業(yè)管理機(jī)制不適應(yīng)。企業(yè)管理機(jī)制包括員工、工資、福利、企業(yè)文化等，這些事宜屬于日常行政事務(wù)，但目前部分煙草企業(yè)存在管理制度相互矛盾的情況，致使企業(yè)面臨更多其他的問(wèn)題。

（三）管理機(jī)制不夠全面。辦公室的日常工作比較繁重，處理信息量比較大，很多工作復(fù)雜而又重復(fù)，還需要花費(fèi)大量的精力，工作壓力日益增加，若管理機(jī)制不夠全面，人力資源有限，規(guī)劃不夠詳細(xì)，沒(méi)有嚴(yán)格的監(jiān)督，比如管理機(jī)制上對(duì)職責(zé)劃分不清（雖說(shuō)此項(xiàng)工作有相關(guān)人員負(fù)責(zé)，但工作人員對(duì)于工作具體范圍不確定），那么一旦有問(wèn)題需要找負(fù)責(zé)人很難，一項(xiàng)工作沒(méi)有具體的負(fù)責(zé)人就會(huì)造成很多人渾水摸魚(yú)、得過(guò)且過(guò)，影響工作效率。

二、煙草企業(yè)對(duì)辦公室的工作要求

工作效率簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是單位時(shí)間內(nèi)完成工作量的成效和速率。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成，還是日常工作的具體開(kāi)展，都離不開(kāi)“效率”兩個(gè)字。而想要提升煙草企業(yè)的效率，就需要針對(duì)效率的需求找出科學(xué)合理的方法。

（一）對(duì)于辦公規(guī)范的要求。制定辦公規(guī)范是辦公室管理過(guò)程中的基礎(chǔ)步驟，辦公規(guī)范是單位以優(yōu)化公共秩序、優(yōu)化單位形象、優(yōu)化員工素質(zhì)為目，并切合單位實(shí)際而制定的日常工作標(biāo)準(zhǔn)。辦公規(guī)范是全程貫穿管理中的一個(gè)根本問(wèn)題，辦公效率與辦公規(guī)范既是整體又相互對(duì)立，二者并不是非此即彼、此消彼長(zhǎng)，而是相輔相成、互為基礎(chǔ)，共同決定企業(yè)的最終目標(biāo)。因此，煙草企業(yè)要想提高效率，就必須要有規(guī)范的基礎(chǔ)，同時(shí)離不開(kāi)法律法規(guī)和制度框架的約束。

（二）對(duì)于辦公速度的要求。工作效率中，工作速度是直觀反映效率高低的原因之一，但并非有超凡的速度就一定是最好的。因?yàn)椤罢_性”才是決定效率高的另一個(gè)重要因素，只有準(zhǔn)確理解工作要求及掌握決策部署，工作中正確貫徹并落實(shí)舉措，才能夠達(dá)到提升工作效率的目的。企業(yè)切不可只注重工作的速度而忽視準(zhǔn)確性，要盡可能在準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上提高工作速度。

（三）對(duì)于工作效果的要求。對(duì)于管理學(xué)來(lái)說(shuō)，效率和效果都是作為評(píng)價(jià)管理工作是否有效的重要標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)推進(jìn)工作效率的最終目標(biāo)是為了達(dá)到企業(yè)的工作目標(biāo)，這樣來(lái)看，效果是衡量管理的第一因素，采取合理有效的方法對(duì)工作效率優(yōu)化后，將高效率反映在強(qiáng)化效果上來(lái)推進(jìn)工作才會(huì)讓工作更加高效。

（四）對(duì)工作精益管理的要求。企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，在辦公室工作中精益化管理是實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的表現(xiàn)形式，精益化管理體現(xiàn)的是工作標(biāo)準(zhǔn)，它決定著企業(yè)的管理規(guī)則是否到位，只有精益化管理才能發(fā)現(xiàn)其中隱藏、日常難以發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，萬(wàn)不可因?yàn)橐恍┦虑椤靶　倍鲆?，很可能這些小事和細(xì)節(jié)，往往就是工作進(jìn)展的關(guān)鍵和突破口，是工作成敗的雙刃劍，“千里之堤潰于蟻穴”的道理已耳熟能詳，對(duì)于精益化管理大家有深刻的認(rèn)識(shí)，但是工作中真正能做到的卻不多。培養(yǎng)注重細(xì)節(jié)的習(xí)慣是個(gè)人與企業(yè)共同發(fā)展的必然要求，更是企業(yè)精益化管理進(jìn)程中的重要措施。

三、煙草企業(yè)辦公室提升工作效率的策略

（一）制定規(guī)范的工作制度。辦公室規(guī)范化是辦公室管理的工作重點(diǎn)，也是提高工作效率的重要手段。辦公室工作瑣碎繁雜，有時(shí)還會(huì)發(fā)生突發(fā)性事件，不能規(guī)范規(guī)章制度，就會(huì)導(dǎo)致辦公室工作散漫，所以需要制定規(guī)范的辦公室規(guī)章制度，制定后需要所有工作人員共同遵守，將工作向規(guī)范化、程序化方向發(fā)展。同時(shí)要針對(duì)企業(yè)工作崗位的不同來(lái)確定其職責(zé)及權(quán)限，建立崗位責(zé)任制，定崗定責(zé)定編定員，合理調(diào)整人員崗位配置，對(duì)應(yīng)崗位確定清晰的崗位職責(zé)，并將對(duì)應(yīng)的每一項(xiàng)工作細(xì)化落實(shí)到人員，確保事事有人做，事事無(wú)缺位。日常工作中還需要按照指定的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核，嚴(yán)格監(jiān)管日常工作，保證每個(gè)工作人員都能按照規(guī)定完成工作。對(duì)于員工工作需要實(shí)施績(jī)效考核，建立健全的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，不斷調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和責(zé)任心。

（二）改變辦公室人員的管理方式。辦公室的管理人員對(duì)于不能適應(yīng)現(xiàn)代化辦公要求的管理方式，需要重新改變，對(duì)辦公室人員的管理不能用舊思想一成不變，而是需要改變管理人員自己的工作思想，調(diào)整自己的工作方法，用新的觀念和現(xiàn)代化的辦公手段進(jìn)行科學(xué)化管理，將各項(xiàng)工作通過(guò)安排、檢查、落實(shí)、考核流程得以實(shí)施，主要是針對(duì)建立完善、合理的規(guī)章制度，工作和流程要精簡(jiǎn)易行，辦公室的管理科學(xué)化會(huì)大大提高工作效率和質(zhì)量。

（三）提高工作人員的服務(wù)觀念和意識(shí)。新時(shí)期企業(yè)辦公室的工作不同于傳統(tǒng)的辦公室工作，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念與工作作風(fēng)，除了提高工作效率外，還需要提高服務(wù)的意識(shí)以及服務(wù)質(zhì)量，建立良好的辦公室形象.做好各種內(nèi)、外部的工作，降低或規(guī)避差錯(cuò)性事務(wù)的發(fā)生，對(duì)于每位工作人員及來(lái)訪者都保持高度的熱情，維護(hù)企業(yè)的良好形象。想要做好這些，僅依靠規(guī)章制度是不夠的，還需要給工作人員樹(shù)立良好的工作觀念和工作意識(shí)，使工作人員保持工作熱情，增強(qiáng)其在實(shí)際工作中的主動(dòng)性。若遇到突發(fā)事件，還需要給員工樹(shù)立新意識(shí)，使其更快進(jìn)行正確的反應(yīng)，做好相應(yīng)工作。

（四）改變辦公室工作的方式。辦公室的工作人員需要全面掌握當(dāng)前形勢(shì)和領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，獲取準(zhǔn)確的信息，綜合考慮各方面的問(wèn)題，對(duì)于接收的信息進(jìn)行分析和判斷，然后進(jìn)行篩選，避免做一些重復(fù)工作。因?yàn)樯鐣?huì)趨向網(wǎng)絡(luò)信息化，現(xiàn)在各企業(yè)都開(kāi)始實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化辦公，OA系統(tǒng)在辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)的重要性也越來(lái)越顯現(xiàn)。首先，辦公室需要?jiǎng)訂T全員實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化辦公，利用網(wǎng)絡(luò)辦公，提高公文流轉(zhuǎn)、事項(xiàng)審批的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。其次，企業(yè)需要進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立人性化的運(yùn)行系統(tǒng)。最后，企業(yè)需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保運(yùn)行通暢。

四、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于我國(guó)的煙草企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，企業(yè)辦公室是行政業(yè)務(wù)管理的主要組成部分，掌管著企業(yè)日常事務(wù)的核心，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著不可替代的重要作用，同時(shí)也代表了企業(yè)的形象。辦公效率的提升，是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的有效保障，是煙草企業(yè)必須重點(diǎn)關(guān)注的首要問(wèn)題。我們只有將本文提出的策略應(yīng)用到實(shí)際的工作中，才能夠更加科學(xué)有序地開(kāi)展工作，使煙草企業(yè)的辦公室發(fā)揮出高效的作用和價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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