提高事業(yè)單位檔案管理的具體途徑及方法

代路英

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位管理中不可缺少的組成部分。為了滿足當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的需求，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、專業(yè)化和一體化，但在實(shí)際工作中還存在著一系列問(wèn)題，這些問(wèn)題影響到了事業(yè)單位檔案管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，也難以體現(xiàn)檔案管理的實(shí)際價(jià)值，因此，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且提出相應(yīng)的解決措施，對(duì)于提高事業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量有著重要意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;方法途徑

事業(yè)單位是國(guó)家的重要部門(mén)，對(duì)于國(guó)家的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展具有重要的作用，而檔案管理是事業(yè)單位工作中的重要內(nèi)容，其檔案管理工作的質(zhì)量和效率對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要影響，在檔案管理工作中如何結(jié)合單位的實(shí)際制定出有效的管理策略具有重要意義。

1 事業(yè)單位檔案管理的意義

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理已經(jīng)成為事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的趨勢(shì)，檔案管理也開(kāi)始向著信息化數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，在現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展和決策具有重要的意義，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式和其單一的管理方法已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展方式，因此，檔案管理進(jìn)行方法上的轉(zhuǎn)變是當(dāng)下的發(fā)展趨勢(shì)和未來(lái)，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理能夠更好的保障事業(yè)單位的發(fā)展，體現(xiàn)出檔案管理的實(shí)際價(jià)值。

2 當(dāng)前檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度有待提高

事業(yè)單位由于工作內(nèi)容繁多，各部門(mén)的組織構(gòu)架相對(duì)龐雜，并且由于領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)以及其他因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作被有意或無(wú)意的忽視，沒(méi)有引起相關(guān)人員的足夠重視，進(jìn)而導(dǎo)致管理水平不到位，使得事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中無(wú)法建立起有效的檔案管理體系，檔案管理人員在管理過(guò)程中也難以充分發(fā)揮自身的作用，最終難以發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2.2 檔案管理人員等專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)需要有待提高

檔案管理是一門(mén)相對(duì)專業(yè)的技術(shù)性管理崗位，而由于多方面的綜合影響，導(dǎo)致檔案管理工作難以得到正確認(rèn)知，而檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力需要加強(qiáng)，使得管理人員難以適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理新變化，由于檔案具有數(shù)量較多、歸檔整理繁雜等特點(diǎn)，如果檔案管理人員的專業(yè)水平不夠，會(huì)導(dǎo)致檔案資料的丟失，整理無(wú)序等問(wèn)題，因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中還需要健全檔案管理的體制，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，促使檔案管理人員做好本職工作。

2.3 因?yàn)闄n案管理體制缺乏創(chuàng)新

在當(dāng)前的檔案管理過(guò)程中，檔案管理難以給單位帶來(lái)直觀的效益，同時(shí)，由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，需要單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中投入足夠的時(shí)間和人力，因此，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)在看不到檔案管理的直觀效益時(shí)，往往會(huì)忽視檔案管理工作，這樣的認(rèn)知直接導(dǎo)致檔案管理體制不健全，各個(gè)檔案管理人員的權(quán)責(zé)難以落實(shí)，因此，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，并且提高檔案管理水平，制定出符合事業(yè)單位實(shí)際情況的檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，促使其在檔案管理工作中按照規(guī)章制度開(kāi)展相關(guān)工作。

3 提高事業(yè)單位檔案管理的具體途徑

3.1 培養(yǎng)正確認(rèn)知，促進(jìn)制度建立

正確的意識(shí)才能產(chǎn)生正確的行動(dòng)。針對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者而言，在指導(dǎo)事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，要不斷與時(shí)俱進(jìn)的，掌握本單位的實(shí)際情況，具體到檔案管理人員而言，領(lǐng)導(dǎo)者要不斷深入實(shí)踐，認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義，并且在和其他單位交流考察的過(guò)程中關(guān)注檔案管理工作，針對(duì)事業(yè)單位員工而言，需要通過(guò)會(huì)議、宣傳、座談等方式，加強(qiáng)其檔案管理意識(shí)，培養(yǎng)正確認(rèn)知。其次，事業(yè)單位還要結(jié)合實(shí)際情況，發(fā)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，建立檔案管理制度，確保檔案的管理有適當(dāng)?shù)耐獠考s束作保障。

3.2 增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

專業(yè)技能過(guò)關(guān)的管理人員才能在檔案管理工作中發(fā)揮有效性，職業(yè)素養(yǎng)則能促使檔案管理人員擁有維護(hù)檔案管理的意識(shí)。事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過(guò)程中，首先要為其提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的場(chǎng)地和資源，這需要事業(yè)單位成立專項(xiàng)資金，用于場(chǎng)地和資源的建設(shè)，在實(shí)踐操作過(guò)程中，事業(yè)單位可以聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行講座;也可以委派代表外出學(xué)習(xí)，并且在檔案管理部門(mén)分享;也可以和兄弟單位平行交流，分享專業(yè)技能，提升職業(yè)素養(yǎng)。除此之外，事業(yè)單位要完善管理人員的考核體系，建立契合實(shí)際的考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲制度，促使其在學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的過(guò)程中體現(xiàn)出效果，這樣可以吸引更加優(yōu)秀的人才進(jìn)入事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)，為檔案管理注入新鮮血液。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

信息化的檔案管理方式是現(xiàn)階段檔案管理的新變化和新的現(xiàn)實(shí)需求，而互聯(lián)網(wǎng)的普及和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為信息化檔案管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，首先要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化和數(shù)字化，能夠有效的保存原始資料，避免原始資料滅失， 避免管理漏洞而引起的檔案信息不完善，檔案資料不準(zhǔn)確等問(wèn)題，接下來(lái)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)專業(yè)人才建立數(shù)字化的管理系統(tǒng)，依托計(jì)算機(jī)和智能終端建立檔案借閱系統(tǒng)，確保檔案在借出和歸還時(shí)能夠有跡可循，有效保證了檔案的安全性，也保證了檔案使用的高效性。除此之外，還要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)需求較高的檔案信息進(jìn)行整理和分析，建立起快捷的查找方式，保證在需要利用相關(guān)檔案信息時(shí)，能夠第一時(shí)間提供資料，提高檔案管理的效率。

3.4 加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的安全性

檔案資料是事業(yè)單位較為重要的資料之一，需要在管理過(guò)程中注重安全性，而信息化的檔案管理模式建設(shè)，在提高了檔案管理安全性的同時(shí)，也面臨著風(fēng)險(xiǎn)，因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)注重檔案資料的安全性，避免資料因?yàn)楣芾硐到y(tǒng)的漏洞或是設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。事業(yè)單位在加強(qiáng)安全性的過(guò)程中，首先要成立專項(xiàng)資金用于專業(yè)設(shè)備的購(gòu)進(jìn)，為檔案資料的安全保管奠定硬件基礎(chǔ)，其次，在建立了檔案管理的系統(tǒng)之后，要定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行漏洞并進(jìn)行修復(fù)，優(yōu)化管理流程確保檔案管理便捷高效。除此之外，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)做好攻擊防護(hù)，例如利用身份識(shí)別認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行登錄保護(hù)，從而避免檔案資料信息被惡意盜取或攻擊，體現(xiàn)檔案管理建設(shè)的安全性;也可以建立電子檔案借閱系統(tǒng)或者復(fù)印檔案資料借閱系統(tǒng)，將檔案原件封存保管，確保原始資料的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)下的時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)不斷普及，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理的方式和模式也出現(xiàn)了新的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求，因此，在探索檔案管理新模式的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理和現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)結(jié)合在一起，加強(qiáng)檔案管理的信息化和科學(xué)化，優(yōu)化原有的檔案管理制度，建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，將檔案管理的傳統(tǒng)管理方式和現(xiàn)代科技進(jìn)行結(jié)合，共同推動(dòng)管理體制的改革，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，通過(guò)這些方面的多措并舉，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，使檔案管理為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)其價(jià)值。

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