淺談會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策

阿尤石西

摘?要： 在會(huì)計(jì)工作當(dāng)中，會(huì)計(jì)檔案管理非常重要，直接影響到財(cái)務(wù)管理的最終質(zhì)量與水平高低。因會(huì)計(jì)檔案是對(duì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況的記錄與反映，所以會(huì)計(jì)檔案管理工作不容忽視。結(jié)合實(shí)際來看，它既是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)、也是易于被財(cái)務(wù)管理工作忽視的環(huán)節(jié)。本研究基于對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問題的探析，提出相應(yīng)的解決措施，目的是進(jìn)一步促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞： 會(huì)計(jì)檔案;問題;對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G271?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）03-0290-02

會(huì)計(jì)檔案是由：會(huì)計(jì)憑證、賬簿與財(cái)務(wù)報(bào)告等組成的專業(yè)性核算資料，直接反應(yīng)一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況，并以其記錄內(nèi)容作為重要憑證，展開單位的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，是會(huì)計(jì)工作當(dāng)中不能忽視的一項(xiàng)重要組成，直接影響到最終財(cái)務(wù)工作質(zhì)量與水平。作為財(cái)務(wù)管理的最后一環(huán)，會(huì)計(jì)檔案管理多少被有所忽略，基于其重要性，應(yīng)彌補(bǔ)這一缺陷，通過不斷完善管理工作、提高管理水平，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，從而直接提高單位的財(cái)務(wù)管理水平，使之獲得更高效、持續(xù)性的發(fā)展。

1?會(huì)計(jì)檔案的重要性

會(huì)計(jì)檔案屬于會(huì)計(jì)活動(dòng)的最終產(chǎn)物，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而言，它既是重要的記錄資料、又是關(guān)鍵的憑據(jù)，其重要作用表現(xiàn)在以下方面：

1.1?和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不可分割

從本質(zhì)上而言，會(huì)計(jì)檔案是長(zhǎng)時(shí)間通過匯總、積累得來的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)產(chǎn)物，其中包含著的內(nèi)容，不僅具有原始平整性特點(diǎn)，而且也凸顯出持續(xù)性、規(guī)律性以及系統(tǒng)性的特點(diǎn)。從會(huì)計(jì)憑證、到會(huì)計(jì)賬簿、再到會(huì)計(jì)報(bào)表，以此形成系統(tǒng)性、整體性的體系，對(duì)各個(gè)階段的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容直接體現(xiàn)出來。充分利用會(huì)計(jì)檔案資料，使用會(huì)計(jì)核算手段，能持續(xù)性記錄并反映出企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、財(cái)務(wù)收支細(xì)則，一方面以此體現(xiàn)出企業(yè)既往的經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史，另一方面又為現(xiàn)下會(huì)計(jì)管理的會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、控制、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、處理遺留問題等經(jīng)濟(jì)事務(wù)提供依據(jù)。

1.2?宏觀決策時(shí)的必要依據(jù)

完整且真實(shí)的會(huì)計(jì)檔案，能對(duì)經(jīng)營(yíng)管理過程當(dāng)中所有重要的信息資源予予以反映、監(jiān)督，這也是開展財(cái)務(wù)工作之根本。同時(shí)，在傳遞管理規(guī)劃、控制決策過程中的會(huì)計(jì)信息，記錄在會(huì)計(jì)檔案中，有對(duì)單位經(jīng)營(yíng)管理的有效支持、積極促進(jìn)作用。另外，恰如其分的借用會(huì)計(jì)電算化技術(shù)處理會(huì)計(jì)檔案中的信息數(shù)據(jù)，還能設(shè)計(jì)、構(gòu)建出更有益于良好管理和科學(xué)決策的數(shù)據(jù)模型，從而以規(guī)范、科學(xué)的系統(tǒng)來支持會(huì)計(jì)決策，實(shí)現(xiàn)對(duì)歷年來單位、各部門大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確核算，為需求者更快、更準(zhǔn)確的提供可用信息。最后，會(huì)計(jì)檔案資料還可以作為對(duì)單位、部門乃至整個(gè)地域未來發(fā)展趨勢(shì)、發(fā)展?fàn)顩r的預(yù)測(cè)憑證，決策者在基于符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律要求的基礎(chǔ)上，制定出更有益于促進(jìn)自身發(fā)展的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。

1.3?責(zé)任細(xì)究、經(jīng)濟(jì)犯罪等憑證證據(jù)

對(duì)于所有的會(huì)計(jì)活動(dòng)，在會(huì)計(jì)檔案當(dāng)中都有如實(shí)的反應(yīng)以及客觀的記錄，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。借助于會(huì)計(jì)檔案中所記錄的詳實(shí)數(shù)據(jù)，能夠了解到各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的具體細(xì)則，并可作為評(píng)價(jià)單位有無(wú)切實(shí)遵守經(jīng)濟(jì)法律要求的重要工具，發(fā)現(xiàn)其中是否存在弄虛作假等觸及法律的行為。為打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)留下重要的證據(jù)，揭示其觸犯法律的犯罪事實(shí)。

1.4?為經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供借鑒

在會(huì)計(jì)檔案的記錄信息當(dāng)中，有反應(yīng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全程信息，以及經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，發(fā)揮著重要史料價(jià)值的作用。利用會(huì)計(jì)檔案可以為經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供各種可靠的數(shù)據(jù)、可比性資料和過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的珍貴史料。

1.5?會(huì)計(jì)監(jiān)督依據(jù)

在行政機(jī)關(guān)檢查工作當(dāng)中，例如：稅務(wù)、海關(guān)、工商等，會(huì)計(jì)檔案的利用率是非常高的。其中通過統(tǒng)計(jì)會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告等一系列的有關(guān)資料，就能以此評(píng)估出被審查單位是否有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不合法之處，會(huì)計(jì)處理有無(wú)弄虛作假，是否嚴(yán)格按照法律規(guī)定繳納稅款等，以此來發(fā)現(xiàn)單位在管理上存在的問題，并針對(duì)性的進(jìn)行處罰、責(zé)令改進(jìn)。

1.6?會(huì)計(jì)檔案的信息化管理

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化、借助于信息化精準(zhǔn)高效之特點(diǎn)，能在很大程度上規(guī)避數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，反映真實(shí)數(shù)據(jù)，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。在當(dāng)前信息化時(shí)代下，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確性高、速度快等優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的信息化進(jìn)程，以信息化系統(tǒng)來完成日常會(huì)計(jì)管理工作，能夠及時(shí)、有效且精準(zhǔn)的為單位經(jīng)濟(jì)性決策提供可靠信息參照。從實(shí)質(zhì)上來說，會(huì)計(jì)檔案的信息化實(shí)現(xiàn)，也代表著會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。

2?現(xiàn)存于會(huì)計(jì)檔案管理工作中的突出問題

2.1?會(huì)計(jì)工作未充分與檔案管理掛鉤

目前為止，還是有很多單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性缺乏充分的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)才是重點(diǎn)，忽視了檔案管理這一環(huán)節(jié)，而且缺乏專業(yè)、專職的檔案管理工作者。雖然檔案管理工作是每個(gè)單位都必須要開展的工作，但真正的在對(duì)會(huì)計(jì)從業(yè)者崗前培訓(xùn)中，很少涉及到檔案知識(shí)、檔案管理操作的培訓(xùn)內(nèi)容。實(shí)際現(xiàn)狀是，單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作都是由那些缺乏檔案管理知識(shí)及工作經(jīng)驗(yàn)，并不懂得要如何系統(tǒng)、科學(xué)管理檔案的會(huì)計(jì)工作者兼顧，他們對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍都沒有清晰界定，直接使得在會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中時(shí)有錯(cuò)誤存在，無(wú)法從根本上實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有效的檔案管理。

2.2?不具組織完善保障

其實(shí)，不管是在法律法規(guī)方面、還是單位實(shí)際工作制度方面，都應(yīng)要求建構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。但是結(jié)合實(shí)際而言，單位會(huì)計(jì)檔案管理工作趨于表面、根本未能落實(shí)的現(xiàn)象比比皆是。具體表現(xiàn)在：會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)并不完善和規(guī)范，沒有專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)監(jiān)督與執(zhí)行，檔案管理工作由不具專業(yè)知識(shí)的會(huì)計(jì)工作者兼顧，他們既沒有接受過專業(yè)的教育、又沒有接受職業(yè)培訓(xùn)，直接導(dǎo)致單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的混亂、無(wú)序;會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作都未沖到充足重視。尚不乏有一些單位，多年以來一直只做會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證的歸檔工作，而沒有定期的堅(jiān)定，更別提銷毀了，阻滯了會(huì)計(jì)檔案鑒定、銷毀工作的進(jìn)程，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題也必然會(huì)直接降低最終的檔案管理工作水平。

2.3?檔案管理設(shè)備落后

由于從根本上單位就沒有重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，導(dǎo)致投入其中的支持資金也不多，致使相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的配備比較缺乏或是落后，保管檔案資料的環(huán)境差，給檔案存放、管理埋下較大的安全隱患，對(duì)于那些非常珍貴的檔案資料，單位還沒有意識(shí)到已經(jīng)在面臨嚴(yán)峻的損毀風(fēng)險(xiǎn)。

2.4?收集資料不全面

例如，有些單位只對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿等一些專業(yè)性資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，而對(duì)會(huì)計(jì)文件材料的搜集則有所忽視，從很大程度上減小了會(huì)計(jì)檔案的完整度與規(guī)范性。

2.5?管理從業(yè)者綜合素質(zhì)欠佳

因單位重視度不高，所以招聘的檔案管理人員可能門檻低，使招聘來的工作者缺乏完備的職業(yè)道德，在工作當(dāng)中存在疏漏，甚至?xí)l(fā)生玩忽職守的問題，違法亂紀(jì)、偽造、篡改，做假賬等等。這些都有損于會(huì)計(jì)核算工作的真實(shí)性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失去其原本真實(shí)的葉道明。小到影響單位經(jīng)濟(jì)決策、大到影響國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)決策。

2.6?存儲(chǔ)手段落后

一些單位把會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)在了磁性介質(zhì)當(dāng)中后，因?yàn)閷?duì)這些信息承載介質(zhì)的管理有疏漏，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失的問題發(fā)生。同時(shí)，會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代速度較快，若在實(shí)際工作當(dāng)中未能及時(shí)或是重視對(duì)計(jì)算機(jī)有關(guān)會(huì)計(jì)系統(tǒng)、檔案管理軟件的升級(jí)，有可能就會(huì)發(fā)生無(wú)法打開信息數(shù)據(jù)的問題，直接降低工作效率、有礙于檔案工作的順利進(jìn)行。另外還有一些單位，未能妥善保存會(huì)計(jì)存儲(chǔ)介質(zhì)，即使應(yīng)用了信息化手段，也會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不能被調(diào)閱，失去信息化管理原本的價(jià)值。

3?針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作問題提出的對(duì)策建議

3.1?強(qiáng)化認(rèn)知與管理力度

在會(huì)計(jì)檔案管理辦法當(dāng)中有明確指出：各計(jì)單位都要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和領(lǐng)導(dǎo)，從而保證會(huì)計(jì)檔案信息得以規(guī)范、正確的保存，便于有需求時(shí)的及時(shí)、有效查閱，避免發(fā)生損毀、泄密等問題?？梢?，是否重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以將其升級(jí)到法制的層次上。因此，必須要強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，并在日常工作當(dāng)中樹立檔案管理的科學(xué)意識(shí)，依據(jù)法律，嚴(yán)格管理、強(qiáng)化執(zhí)行，使單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)法制化、實(shí)質(zhì)化。

3.2?輔以嚴(yán)格的制度制約

想要從根本上貫徹落實(shí)對(duì)會(huì)計(jì)管理工作的規(guī)范、系統(tǒng)性管理，就必須要做到有據(jù)可循、有法可依。通過相應(yīng)的對(duì)會(huì)計(jì)檔案從立卷、歸檔到查閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，相應(yīng)管理制度的明確、建立和完善，為會(huì)計(jì)檔案管理工作提供有效制約。確保會(huì)計(jì)檔案收集齊全、整理規(guī)范、有序存放，安全保管，方便查閱，嚴(yán)防損毀、散失和涉密。同時(shí)，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。

3.3?強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)設(shè)施完善

關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施，既包括檔案盒、檔案柜等小的基礎(chǔ)設(shè)施，也包括庫(kù)房這樣大型的基礎(chǔ)設(shè)施。其中，庫(kù)房作為會(huì)計(jì)檔案保存的直接場(chǎng)所，是管理當(dāng)中需要關(guān)注的駐點(diǎn)，所以在庫(kù)房的選擇上一定要用心考量，除了要擔(dān)心防火、防盜、防水等可能產(chǎn)生的在海外，也要周全考慮到防塵、防高溫、防污染等不良因素影響。并且在庫(kù)房的選擇上，充分評(píng)估現(xiàn)有檔案的數(shù)量以及未來的增長(zhǎng)趨勢(shì)，保證庫(kù)存存儲(chǔ)空間充足，根據(jù)需要完善檔案庫(kù)房所需的檔案柜、滅火裝置、空調(diào)、除濕機(jī)等各類設(shè)施設(shè)備，日常做好庫(kù)房溫度、濕度檢測(cè)和調(diào)節(jié)，保持庫(kù)房環(huán)境的干燥、干凈，避免大量沉積塵土，定期投放防鼠、防蟲藥，并進(jìn)行檢查，確保檔案的存儲(chǔ)安全。

3.4?提高從業(yè)者綜合素養(yǎng)

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作者來說，要求其不僅要基礎(chǔ)理論知識(shí)雄厚、操作技能水平高，而且要具備較佳的思想素質(zhì)、職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案整理的直接負(fù)責(zé)人，會(huì)計(jì)工作者應(yīng)熟知、熟練檔案的系統(tǒng)性整體和規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)，以此才能保證會(huì)計(jì)檔案的高質(zhì)量管理?！稒n案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。”所以，單位應(yīng)注意來招聘會(huì)計(jì)檔案工作者時(shí)，對(duì)于合格的從業(yè)者，也要做好全面的崗前培訓(xùn)，強(qiáng)化其檔案管理知識(shí)以及實(shí)際技能操作水平，不僅如此，除了重視崗前培訓(xùn)外，對(duì)于在職人員也要做好繼續(xù)性教育的工作。使會(huì)計(jì)從業(yè)者能在會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中、在自己的崗位上，堅(jiān)持科學(xué)、正確的管理行為，以高度工作責(zé)任心為引導(dǎo)，切實(shí)減小會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中的隱患問題，保證會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量，這對(duì)于提高單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、發(fā)展活力、適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展都是具有重要保障意義的。

3.5?定期鑒定與銷毀

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》當(dāng)中，對(duì)于存儲(chǔ)期已滿的會(huì)計(jì)檔案，制定了明確的銷毀程序。要求會(huì)計(jì)檔案管理工作者與財(cái)會(huì)部門，要積極做好會(huì)計(jì)檔案的定期鑒定工作，對(duì)于有價(jià)值的檔案要妥善存儲(chǔ)，對(duì)于再無(wú)價(jià)值的檔案則大膽銷毀。對(duì)于已經(jīng)超過保管時(shí)間，但是又暫未結(jié)清的債券債務(wù)，以及因未了事項(xiàng)而不得銷毀的原始憑證，應(yīng)該做單獨(dú)的整理，重新立卷予以存儲(chǔ)。

3.6?積極創(chuàng)新和升級(jí)

會(huì)計(jì)電算化軟件的應(yīng)用，為會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來了很大便利之處，但是近些年來財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)際工作當(dāng)中有反饋，經(jīng)常會(huì)發(fā)生不能打開檔案管理系統(tǒng)的問題。之所以有這種問題發(fā)生，可能是由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)有電算化系統(tǒng)與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的系統(tǒng)版本不一致造成，因此，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行升級(jí)予以解決。但是如果當(dāng)這種問題的發(fā)生已經(jīng)對(duì)正常工作效率造成了很大影響時(shí)，除了要定期升級(jí)之外，也要另外開辟更多的創(chuàng)新性保管手段，保證會(huì)計(jì)檔案管理的有效性。

綜合上文可以明確的是，會(huì)計(jì)檔案管理工作必須要予以充分認(rèn)識(shí)，并緊隨時(shí)代發(fā)展，采取更多新的舉措、規(guī)范性舉措，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，從而保證管理質(zhì)量、提高管理水平。