職業(yè)院校信息中心建設(shè)和信息化項目推廣探討

陳超

【摘 要】本文以柳州市第二職業(yè)技術(shù)學(xué)校為例，分析信息中心建設(shè)和推廣信息化項目中缺乏建設(shè)經(jīng)驗和有項目支付壓力、對信息化新技術(shù)的適應(yīng)性差異大及推廣有難度等問題，認(rèn)為在學(xué)校信息化建設(shè)中，要保證信息中心部門人員穩(wěn)定和熟悉學(xué)校流程制度，以“全程干預(yù)、換位思考、用戶至上”態(tài)度開展項目建設(shè)和推廣，信息中心必須內(nèi)測系統(tǒng)和抓住推廣時機，要求實施方在項目關(guān)鍵期駐校辦公并確定相關(guān)實施方案，信息中心要根據(jù)模塊性質(zhì)開展靈活且有效的培訓(xùn)。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校 信息中心 信息化項目 建設(shè) 推廣

【中圖分類號】G ?【文獻標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2020）42-0088-03

2018 年，教育部印發(fā)《教育信息化 2.0 行動計劃》，指出通過實施教育信息化 2.0 行動計劃，到 2022 年基本實現(xiàn)“三全兩高一大”的發(fā)展目標(biāo)，即教學(xué)應(yīng)用覆蓋全體教師、學(xué)習(xí)應(yīng)用覆蓋全體適齡學(xué)生、數(shù)字校園建設(shè)覆蓋全體學(xué)校，信息化應(yīng)用水平和師生信息素養(yǎng)普遍提高，建成“互聯(lián)網(wǎng)+教育”大平臺，推動從教育專用資源向教育大資源轉(zhuǎn)變、從提升師生信息技術(shù)應(yīng)用能力向全面提升其信息素養(yǎng)轉(zhuǎn)變、從融合應(yīng)用向創(chuàng)新發(fā)展轉(zhuǎn)變，努力構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”條件下的人才培養(yǎng)新模式，發(fā)展基于互聯(lián)網(wǎng)的教育服務(wù)新模式，探索信息時代教育治理新模式。

2019 年 2 月，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《中國教育現(xiàn)代化2035》《加快推進教育現(xiàn)代化實施方案（2018—2022 年）》，主題是加快推進教育現(xiàn)代化，建設(shè)教育強國。這是中國特色社會主義進入新時代，黨中央、國務(wù)院做出的重大戰(zhàn)略部署，是貫徹落實黨的十九大精神和全國教育大會精神、加快教育現(xiàn)代化的重要舉措。這些文件的出臺對學(xué)校提出了更高的要求，學(xué)校在 2035 年要建成以數(shù)字校園為基礎(chǔ)的智能化校園?！督逃哭k公廳關(guān)于建立職業(yè)院校教學(xué)工作診斷與改進制度的通知》《教育部關(guān)于做好中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)診斷與改進工作的通知》《廣西壯族自治區(qū)中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)診斷與改進工作實施方案》等重要政策文件也明確了學(xué)校教學(xué)診改活動以及診改信息化建設(shè)勢在必行，為診改信息化平臺提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)源工作刻不容緩。

“十三五”期間，很多職業(yè)院校根據(jù)《職業(yè)院校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范》進行了不同規(guī)模的教學(xué)信息化建設(shè)，推動職業(yè)院校信息化建設(shè)走上規(guī)范化、科學(xué)化軌道;積極總結(jié)和借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，堅持應(yīng)用驅(qū)動，把技術(shù)先進性與學(xué)校教學(xué)和管理實際需求緊密結(jié)合，突出職業(yè)教育特色，形成共建共享機制，將數(shù)字校園建設(shè)作為推動職業(yè)教育信息化工作的重要抓手，加強互聯(lián)互通，解決“信息孤島”問題，有效提升信息使用效率與效益。本文以柳州市第二職業(yè)技術(shù)學(xué)校信息化建設(shè)為例，分享信息中心高效建設(shè)和推廣信息化建設(shè)項目的經(jīng)驗。

一、信息中心建設(shè)和推廣信息化項目時面臨的壓力與挑戰(zhàn)

（一）缺乏建設(shè)經(jīng)驗和有項目支付壓力

近年來，教育信息化技術(shù)更新和發(fā)展快速，如數(shù)字化交互式在線課堂技術(shù)、教學(xué)診改平臺技術(shù)、學(xué)生行為捕捉和分析技術(shù)、分布式桌面云技術(shù)等。一方面，由于信息化建設(shè)項目有創(chuàng)新性和新穎性，許多職業(yè)院校缺少項目實施經(jīng)驗借鑒和學(xué)習(xí)，大部分職業(yè)院校都是以嘗試和摸索的形式開展建設(shè)，使得相關(guān)職業(yè)院校的信息化項目建設(shè)存在道路曲折、實際成果與預(yù)期成果不符等現(xiàn)象。另一方面，大部分職業(yè)院校都是省屬或市屬性質(zhì)，信息化項目建設(shè)資金來源多為自治區(qū)級或市級財政撥款。為督促相關(guān)學(xué)校有效利用建設(shè)資金高效實施信息化項目建設(shè)，自治區(qū)級或市級教育管理部門往往會限定相關(guān)學(xué)校項目的建設(shè)周期和項目付款期限，無特殊情況，要求項目在立項當(dāng)年完成建設(shè)和驗收付款。這使得有信息化建設(shè)項目任務(wù)，特別是進行定制化信息化建設(shè)項目的職業(yè)院校存在建設(shè)周期超時和項目驗收付款超時的風(fēng)險，相關(guān)學(xué)校為了解決以上問題也頂著很大的壓力。

（二）各校對信息化新技術(shù)的適應(yīng)性差異大，推廣有難度

各職業(yè)院校由于教師的年齡和學(xué)科結(jié)構(gòu)不同，以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和行政層對信息化的認(rèn)知度與重視度不同，導(dǎo)致每個學(xué)校對信息化新技術(shù)的適應(yīng)性差異大。特別是許多學(xué)校年紀(jì)大、非計算機專業(yè)的教師信息化新技術(shù)學(xué)習(xí)能力不強，有一些部門甚至不愿意改變落后低效的人工統(tǒng)計操作模式，不愿嘗試新技術(shù)。以上情況使得信息中心建設(shè)和推廣信息化項目阻力很大。

二、信息中心高效建設(shè)和信息化項目推廣措施

（一）保證信息中心部門人員穩(wěn)定和熟悉學(xué)校流程制度

評判一個業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效性是看該系統(tǒng)后臺的流程引擎是不是與用戶真實業(yè)務(wù)流程相吻合，只有有效的系統(tǒng)，才能幫助用戶使用系統(tǒng)技術(shù)代替低效的人工操作。并且信息化項目某些建設(shè)和推廣階段工作是可多線程并行開展的。為高效建設(shè)和推廣信息化項目，信息中心應(yīng)該要求全體部門人員努力熟悉學(xué)校流程制度，并鼓勵部門人員積極參與班主任和教學(xué)工作，通過實踐熟悉學(xué)校各項工作的流程制度，特別是教務(wù)管理線、學(xué)生工作線、行政業(yè)務(wù)辦理線工作的流程制度。同時，學(xué)校應(yīng)確保信息中心人員穩(wěn)定，確保培養(yǎng)的部門人員不流失，保障足夠的有能力的人手開展項目建設(shè)和推進工作。有了以上保障，信息中心就能在限定的時間內(nèi)多線程開展相關(guān)工作，正確地引導(dǎo)需求方提出需求，正確地理解用戶提出的改進建議，從而及時有效地組織實施方升級完善系統(tǒng)，精準(zhǔn)地評定測試結(jié)果，有針對性地開展推廣培訓(xùn)。反之，如果信息中心人員不熟悉流程制度，就會引發(fā)以下問題：無法評判需求方提出需求是否正確和完整，無法評判交付的系統(tǒng)功能是不是達標(biāo)，不理解或理解錯誤用戶提出的修改建議，無法有針對性地開展培訓(xùn)工作，最終導(dǎo)致建設(shè)方向錯誤和用戶排斥使用的負(fù)面結(jié)果。

（二）以“全程干預(yù)、換位思考、用戶至上”態(tài)度開展項目建設(shè)和推廣

職業(yè)院校的工作有很強的關(guān)聯(lián)性，學(xué)校在提需求時，務(wù)必重視理順每個模塊承上啟下的關(guān)聯(lián)關(guān)系。信息中心必須明確“用戶至上”，因為項目成果的服務(wù)對象就是學(xué)校需求部門和老師等用戶。許多學(xué)校為了適應(yīng)發(fā)展，新增部門，行政人員更新流動的人事變動頻繁，導(dǎo)致包括部門主任在內(nèi)的許多行政部門人員沒能經(jīng)歷完分管業(yè)務(wù)的工作線周期，就被人事調(diào)離，使得他們很不熟悉現(xiàn)分管業(yè)務(wù)的流程制度，難以提出精準(zhǔn)完整的信息化需求，難以對項目成果進行客觀正確的評定。以上問題短時間內(nèi)無法消除，信息中心在時間緊迫的壓力下，為了抵消上述問題帶來的負(fù)面影響，應(yīng)以“全程干預(yù)、換位思考，用戶至上”的態(tài)度，以為用戶提供舒適的操作體驗為目的，利用自己對流程制度的理解和工作經(jīng)驗，開展相關(guān)的項目建設(shè)推廣工作。

例如，柳州市第二職業(yè)技術(shù)學(xué)校教務(wù)部門干事很多是新入職和純行政的老師，他們沒有教學(xué)和班主任工作經(jīng)驗，在建設(shè)教務(wù)系統(tǒng)成績管理模塊時，在需求調(diào)研階段，教務(wù)的干事提的需求很粗泛：可以登分和對成績統(tǒng)計分析，無法提出更進一步的功能細節(jié)需求說明，這一情況使實施方很迷茫，無從繼續(xù)推進。信息中心發(fā)現(xiàn)該情況后，果斷從提需求環(huán)節(jié)進行干預(yù)和引導(dǎo)。一是信息中心人員站在計算機專業(yè)角度，利用教學(xué)經(jīng)驗，換位思考站在科任老師、班主任、成績管理員的需求角度，引導(dǎo)教務(wù)部門確定完整的流程和功能細節(jié)需求，如學(xué)籍表、排課系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步至電子成績單，確保電子成績單中顯示的學(xué)生名單和順序與學(xué)籍表一致，確保課程信息和教學(xué)計劃及排課情況一致，提供成績模板導(dǎo)出和模板批量導(dǎo)入功能，減少用戶錄入難度。二是新增批量修改補考成績功能。實現(xiàn)智能生成單科段考期考成績分析表、單科成績總表、單科補考表，并且這些表格版式和原有表格版式相似，讓老師保持視覺習(xí)慣，無須重新適應(yīng)。同時，將成績管理模塊關(guān)聯(lián)班主任管理模塊，關(guān)聯(lián)成績表，生成班級成績總表、班級排名表、學(xué)生德育量化表，還關(guān)聯(lián)至班主任和科任老師績效管理模塊，以上表格均提供下載和默認(rèn) A4 紙張打印功能。三是新增學(xué)生成績推送和成績未按時錄入黑名單及預(yù)警功能。學(xué)校站在用戶操作體驗的角度，引導(dǎo)教務(wù)部門提出交互界面樣式、彈窗選項參數(shù)、系統(tǒng)運行流程、生成表樣式、統(tǒng)計反饋形式、教學(xué)診改等方面的功能細節(jié)需求。最終信息中心引導(dǎo)教務(wù)部門在半天內(nèi)向?qū)嵤┓酱_定了需求，實施方在之后的兩周內(nèi)完成成績模塊的建設(shè)完善工作。由于功能考慮周全、符合真實流程，建設(shè)成果真正為師生工作減負(fù)，該項工作得到廣大師生的好評和認(rèn)可。

（三）信息中心必須內(nèi)測系統(tǒng)和抓住推廣時機

實施方研發(fā)系統(tǒng)時，會出現(xiàn)技術(shù)人員需求理解有誤差和技術(shù)有偏差的情況，導(dǎo)致交付系統(tǒng)的功能和實際需求存在差異，使得很多交付系統(tǒng)必須經(jīng)歷幾次測試修改后才能正式服役。為此，學(xué)校采用信息中心主導(dǎo)和邀請需求部門關(guān)鍵人員參與的形式，進行系統(tǒng)內(nèi)測和提出改進建議工作，待系統(tǒng)被修改至完善后，再開展后續(xù)的推廣和培訓(xùn)工作。因為站在部門職責(zé)層面看，全校師生會認(rèn)為負(fù)責(zé)系統(tǒng)建設(shè)和推廣的職能部門是信息中心，如信息中心不做或沒做好系統(tǒng)內(nèi)測工作，不去主動發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)缺陷或問題，貿(mào)然直接交付至用戶使用或直接開展大范圍的培訓(xùn)推廣，就會使這些問題逐漸暴露展現(xiàn)至用戶。例如系統(tǒng)功能不全、功能失靈、操作體驗差等問題，使用戶對信息中心工作效果和系統(tǒng)效果產(chǎn)生不滿。此外，一個新系統(tǒng)在投入使用后出現(xiàn)功能或操作方面的重大缺陷，被迫修改三次以上仍沒解決問題的，用戶就會認(rèn)定該系統(tǒng)不合格，抵制參培和使用，這一結(jié)果會使得所有問題的矛頭指向信息中心，大家會對信息中心工作不認(rèn)可，不僅打擊信息中心部門人員的工作積極性，也使得項目難以推進。

同時，建議信息中心識別和抓住教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)的生命周期的關(guān)鍵點，引導(dǎo)實施方和相關(guān)部門推廣及應(yīng)用相關(guān)系統(tǒng)模塊，不僅滿足用戶的緊急需求，還能在真實業(yè)務(wù)中測試模塊功能穩(wěn)定性。例如，招生季前半個學(xué)期推廣迎新和學(xué)籍收集模塊，開學(xué)前一個月推廣排課、教材管理、一卡通運用模塊，考試前半個月推廣成績錄入和分析模塊，學(xué)生離校前兩個月推廣頂崗實習(xí)管理模塊等。

（四）要求實施方在項目關(guān)鍵期駐校辦公并確定相關(guān)實施方案

學(xué)校信息化項目工程的關(guān)鍵期指建設(shè)關(guān)鍵模塊和明確關(guān)鍵流程的時期。這些問題涉及的工程量大或邏輯復(fù)雜，實施方需與校方明確后，才可以繼續(xù)推進。遇到這些關(guān)鍵期時，建議信息中心要求實施方駐校辦公，不用網(wǎng)絡(luò)視頻和電話這類遠程間接的溝通方式，直接使用面對面溝通的方式，校方和實施方對達成共識的活動過程進行紙質(zhì)記錄并雙方簽字確認(rèn)，同時進行照片或視頻的記錄，將此作為項目實施檔案的一部分，如將來出現(xiàn)糾紛，這些材料也可以作為佐證。另外，在實際實施過程中，會出現(xiàn)許多無法遇見的突發(fā)問題，例如新增需求、修改需求和修改流程等。這些問題會使項目實際實施進度和內(nèi)容較原計劃出現(xiàn)很大的時間與內(nèi)容偏差，信息中心這時可以引導(dǎo)實施方制定關(guān)鍵期階段的實施方案，在方案中明確具體的工作內(nèi)容和施工時間段，督促實施方根據(jù)方案按時解決問題。

（五）信息中心根據(jù)模塊性質(zhì)開展靈活且有效的培訓(xùn)

職業(yè)院校的很多教師會同時承擔(dān)教學(xué)、班級管理、競賽培訓(xùn)等工作，工作繁忙，空閑時間少，建議信息中心在開展新系統(tǒng)培訓(xùn)推廣工作時，根據(jù)模塊功能和性質(zhì)，有針對性和抓范圍地開展培訓(xùn)推廣活動。例如，面向教務(wù)部門培訓(xùn)教務(wù)管理模塊操作，面向?qū)W生工作處培訓(xùn)學(xué)生管理、學(xué)籍管理模塊等操作，只有大眾模塊才面向全校老師開展操作培訓(xùn)，如成績錄入、班級管理、教師檔案錄入、OA 審批、辦事大廳流程、課表查詢等。培訓(xùn)形式方面，建議簡單操作培訓(xùn)以共享教程+微信答疑群的形式開展，關(guān)鍵和復(fù)雜操作建議以組織用戶到機房先學(xué)習(xí)后上機實踐的形式開展。以上建議能夠節(jié)省老師的時間，豐富培訓(xùn)形式，能滿足不同學(xué)習(xí)能力的老師持續(xù)學(xué)習(xí)，使培訓(xùn)工作人性化和輻射面最大，使用戶認(rèn)可信息中心的貼心服務(wù)和付出，提升信息中心的滿意度，使師生們將來繼續(xù)積極支持信息中心的相關(guān)工作。

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【基金項目】2019年度廣西職業(yè)教育教學(xué)改革研究項目“利用教學(xué)診改信息化技術(shù)提升教學(xué)質(zhì)量的研究與實踐—— 以柳州市第二職業(yè)技術(shù)學(xué)校為例”（GXZZJG2019B185）。

【作者簡介】陳 超（1981— ），男，廣西柳州人，碩士，柳州市第二職業(yè)技術(shù)學(xué)校高級講師。

（責(zé)編 劉 影）