石油企業(yè)人事檔案電子信息化管理

李文靜 肖怡然

摘要：隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，電子信息技術(shù)運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中去，石油企業(yè)也不例外。尤其是石油企業(yè)的人事檔案管理冗雜度逐步提升，這就需要對(duì)其人事檔案進(jìn)行電子信息化管理來(lái)提升工作效率。文章首先闡述了石油企業(yè)人事檔案管理的必要性以及面臨的問(wèn)題，接著提出石油企業(yè)人事檔案管理電子信息化有效管理的措施，旨在明確企業(yè)人事檔案管理電子信息化的重要性。

關(guān)鍵詞：人事檔案;電子信息化;管理方式

人事檔案管理是企業(yè)管理工作極其關(guān)鍵的內(nèi)容并且有著逐步朝著電子信息化發(fā)現(xiàn)的趨勢(shì)，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理部門運(yùn)用電子信息化的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理上的規(guī)范化，不僅大幅度提高了員工的工作效率，而且使企業(yè)整體管理更加系統(tǒng)，節(jié)省了企業(yè)的人力管理成本，整體上為企業(yè)的發(fā)展提供了便利。因此，企業(yè)的管理者應(yīng)要求檔案管理部門利用電子信息技術(shù)，全面開(kāi)展人事管理工作并且根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)發(fā)揮電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)更加快速的發(fā)展。

1、石油企業(yè)人事檔案管理的必要性

隨著企業(yè)現(xiàn)代化趨勢(shì)的進(jìn)一步發(fā)展我國(guó)的石油企業(yè)人事檔案管理制度也要與時(shí)俱進(jìn)，其中管理電子信息化是其中的重點(diǎn)內(nèi)容。信息化的發(fā)展推動(dòng)各種科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)管理上的需求也在增加，其中要消耗人力和物力，但信息高速公路的建立實(shí)現(xiàn)了信息共享和信息傳遞，石油企業(yè)應(yīng)順應(yīng)電子信息化潮流的趨勢(shì)抓住機(jī)遇并快速建立人事檔案管理電子信息化的制度和管理方案，實(shí)現(xiàn)管理與信息的有效關(guān)聯(lián)。

2、石油企業(yè)人事檔案管理面臨的問(wèn)題

企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中經(jīng)常性的會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，石油企業(yè)也不例外。首先石油企業(yè)作為我國(guó)的重點(diǎn)企業(yè)會(huì)存在管理不規(guī)范以及管理標(biāo)準(zhǔn)不明確的現(xiàn)象，沒(méi)能較好的適應(yīng)電子信息化的發(fā)展，造成了人事檔案管理創(chuàng)新度缺乏，人事檔案管理沒(méi)能與企業(yè)的各方面管理有效關(guān)聯(lián)。其次，人事檔案管理管理的權(quán)限和執(zhí)行存在一定程度的問(wèn)題。其范疇存在邊界模糊化，比如員工勞動(dòng)保險(xiǎn)和績(jī)效考核信息，是否應(yīng)該屬于人事檔案管理的內(nèi)容？還有就是紙質(zhì)化的人事檔案管理管理還占有較多的比例，造成了管理成本上的損耗，向電子信息化管理模式的過(guò)度需要加快日程。最后就是人事檔案管理方面的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，政審資料的過(guò)度重視會(huì)導(dǎo)致人事檔案的不完整，還需要加強(qiáng)對(duì)個(gè)人陳述的補(bǔ)充，甚至他人評(píng)語(yǔ)也是很重要的資料。而且部分員工認(rèn)為人事檔案資料并不是需要過(guò)度重視，就歸檔推遲，隨意整理，也就一定程度上降低了人事檔案管理的重要程度。

3、石油企業(yè)人事檔案電子信息化有效管理的措施

3.1構(gòu)建健全的電子信息化檔案管理系統(tǒng)

石油企業(yè)需要建立健全的電子信息化檔案管理系統(tǒng)并充分發(fā)揮其分類和整理的功能來(lái)進(jìn)行人事檔案管理的有效性，這是石油企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的關(guān)鍵。電子信息技術(shù)已十分完善，其數(shù)據(jù)運(yùn)行準(zhǔn)確而迅速，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，來(lái)進(jìn)行檔案歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門的信息共享，減少了操作成本。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)收集全體員工的信息進(jìn)行錄入并且合理分配員工的屬性和所屬，使系統(tǒng)更加有效和科學(xué)。人事檔案管理電子信息化就必須重視員工的隱私和安全，信息是存在風(fēng)險(xiǎn)的，石油企業(yè)要加強(qiáng)和優(yōu)化登錄權(quán)限，安裝安全保護(hù)系統(tǒng)，保證網(wǎng)路運(yùn)行的安全性，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能及時(shí)預(yù)警，這樣能避免員工檔案的丟失，能保障石油企業(yè)的運(yùn)行穩(wěn)定。

3.2強(qiáng)化企業(yè)檔案管理部門人員的信息化意識(shí)

以往的企業(yè)檔案管理模式下信息收集較為困難并且其管理往往具備高成本和不穩(wěn)定性，這是傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)，而員工信息化意識(shí)的加強(qiáng)能夠很大程度上方便管理和減少管理成本，這就需要企業(yè)對(duì)員工普及信息化的知識(shí)，提升其安全意識(shí)，使檔案信息更加保密。企業(yè)檔案管理部門需要在員工和系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)雙向強(qiáng)化，系統(tǒng)上不斷優(yōu)化和完善，員工要認(rèn)識(shí)到這種強(qiáng)化的重要性，全面配合，保證檔案管理信息化的順利進(jìn)行。企業(yè)檔案部門還要推行監(jiān)督措施，員工之間互相監(jiān)督，防止盜取信息和破壞信息的行為。對(duì)于一些重要的數(shù)據(jù)可以獨(dú)立保存，使檔案信息更加安全，提升檔案管理工作的效率。

3.3在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

企業(yè)實(shí)現(xiàn)要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就必定在需要內(nèi)部建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并且需要大量人員成本的投入，整體上來(lái)看能夠更加有效的管理人員。這種數(shù)據(jù)庫(kù)建立涉及到紙質(zhì)信息的全面電子化，信息內(nèi)容十分龐大而冗雜，從側(cè)面也就反應(yīng)出其運(yùn)行的高成本。因此，企業(yè)的管理層和各個(gè)部門應(yīng)該高度重視，全面配合電子信息化的推進(jìn)，提高信息錄入的效率，認(rèn)真的進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立能夠更加方便的進(jìn)行信息查詢、信息統(tǒng)計(jì)、信息共享，其有效的與網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)，在進(jìn)行維護(hù)時(shí)更加便利的進(jìn)行操作，不需要大量的人力資源，而且網(wǎng)絡(luò)的特性使信息可以遠(yuǎn)距離傳輸，各部門之間可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，這是企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)識(shí)，也是企業(yè)能夠更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵性的一步。

3.4提高對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)的力度

檔案管理人員是企業(yè)檔案管理電子信息化的重要參與者和導(dǎo)向者，這就要求檔案人員具備較高的素養(yǎng)和過(guò)硬的知識(shí)儲(chǔ)備。因此，檔案人員能夠?qū)﹄娮有畔⒓夹g(shù)進(jìn)行有效的管理，能夠具備和各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)能力。企業(yè)應(yīng)對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，制定合理科學(xué)的培訓(xùn)計(jì)劃，使他們熟練的操作，熟知各個(gè)軟件的功能和作用，具備獨(dú)立識(shí)別信息的能力。除此之外，國(guó)外的一些國(guó)家在人事檔案管理電子信息化方面具備先進(jìn)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)可以聘請(qǐng)權(quán)威專家來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)，幫助企業(yè)人事檔案管理人員具備國(guó)際化的眼光和水平。企業(yè)可以對(duì)人事檔案管理人員設(shè)定考核方案，提出獎(jiǎng)罰措施，可以激勵(lì)檔案人員實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息技術(shù)的全面掌控，提高工作效率。

4、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)信息化水平逐步提升，信息技術(shù)運(yùn)用到社會(huì)上各種行業(yè)，石油企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的現(xiàn)代社會(huì)要進(jìn)一步發(fā)展，就需要進(jìn)行人事檔案管理的電子信息化，這樣企業(yè)在進(jìn)行管理的時(shí)候可以減少管理成本，操作方便，更加容易與現(xiàn)代化模式接軌，使企業(yè)的檔案管理工作更加高效，也能提高管理工作的質(zhì)量，推動(dòng)石油企業(yè)更快更好的發(fā)展。

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