網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下的醫(yī)院外事檔案管理工作的思考

宋秀菊

摘 要：伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)固發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)療行業(yè)的對外交流活動愈發(fā)頻繁，這一方面導(dǎo)致醫(yī)院外事檔案管理工作的重要性愈發(fā)突顯，另一方面也使得外事檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出多元化、及時化、多樣化的發(fā)展趨勢。對此，文章針對醫(yī)院外事檔案管理工作，以網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下該工作的開展特點(diǎn)和存在問題為依托，詳細(xì)探索了提升醫(yī)院外事檔案管理工作水平的具體方法，旨在給予廣大醫(yī)院一定的幫助和指導(dǎo)，并最終保障醫(yī)院教學(xué)科研、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)等多方面外事工作的高效、協(xié)調(diào)進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息時代;醫(yī)院外事檔案管理;工作現(xiàn)狀;創(chuàng)新路徑;發(fā)展特點(diǎn)

在現(xiàn)代醫(yī)院管理體系中，外事檔案管理工作以其與醫(yī)院外事工作間非常重要的關(guān)系逐漸引起了整個醫(yī)療行業(yè)的重視和關(guān)注。其中，依托于醫(yī)院外事檔案管理工作，一方面能夠?qū)Πㄡt(yī)療行業(yè)學(xué)術(shù)交流、科研溝通在內(nèi)的外事活動進(jìn)行真實記錄，另一方面也能通過詳細(xì)的信息分析為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整發(fā)展決策提供充足的幫助。

1 網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下的醫(yī)院外事檔案管理工作特點(diǎn)

1.1 信息渠道多元化

近年來，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們獲取信息的渠道更加多樣，而這不僅大幅提升了信息傳輸?shù)男?，同時也使得信息管理人員的工作量顯著增多。其中，對于傳統(tǒng)醫(yī)院外事檔案管理模式來說，人工管理仍是其主要施行的管理方法，這意味著在信息來源的不斷增多過程中，管理人員的工作壓力更大，對于先進(jìn)管理思想的需求更高。因此，從某種意義上來講，網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來一方面給醫(yī)院外事檔案管理部門帶來了空前的挑戰(zhàn)，另一方面也得力于其在實現(xiàn)多部門間互聯(lián)溝通層面的影響價值使得醫(yī)院外事檔案管理工作的作用愈發(fā)突顯。

1.2 檔案管理及時化

在傳統(tǒng)手工管理模式中，由于醫(yī)院外事檔案信息相對較少，因此管理人員往往并不會面臨較大的工作量，而對于網(wǎng)絡(luò)信息時代的醫(yī)院外事檔案管理工作來說，其工作量更大，對于管理人員處理效率的要求更高。在此背景下，依托于不斷更新的信息化檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院外事檔案管理工作得以真正實現(xiàn)電子化和信息化發(fā)展，進(jìn)而一方面可在滿足多部門信息實時獲取的基礎(chǔ)上保障醫(yī)院外事活動的協(xié)調(diào)開展，另一方面也能夠借助檔案信息獲取后的及時錄入、存儲和共享有效構(gòu)建完整的外事檔案數(shù)據(jù)庫，并最終促進(jìn)醫(yī)院的良性健康發(fā)展。

1.3 數(shù)據(jù)存儲多樣化

在傳統(tǒng)醫(yī)院外事檔案管理思想中，文本方式是信息存儲的主要形式，但這種存儲方式有著本質(zhì)上的缺陷，即存儲量相對較少且安全性難以保障。對此，通過引入網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下的信息化檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員能夠以聲音、圖像、文本等多種方式就外事活動的具體信息進(jìn)行記錄，不僅可大幅節(jié)約紙質(zhì)檔案所需的大量物理空間，同時也使得檔案存儲的范圍更加廣泛，并有助于在延長檔案數(shù)據(jù)存儲壽命的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮醫(yī)院外事檔案的使用價值。

2 網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下的醫(yī)院外事檔案管理工作問題

2.1 外事檔案認(rèn)識不足，檔案管理思想落后

從實際來看，醫(yī)院外事工作是一項兼具政治性和政策性的工作，即不僅承載著增進(jìn)國內(nèi)外醫(yī)院及醫(yī)學(xué)院校間合作關(guān)系的重要作用，同時也與傳播優(yōu)秀醫(yī)學(xué)文化、加強(qiáng)醫(yī)療技術(shù)交流等方面發(fā)揮著較大作用。但是，在網(wǎng)絡(luò)信息時代到來后，原有落后的外事檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)日益增多的醫(yī)院外事活動，尤其是醫(yī)院對于外事檔案管理的重視缺失以及認(rèn)識不足，使得不僅專業(yè)檔案管理人員嚴(yán)重欠缺，同時也很容易忽視對于外事活動中各種文件、證書、材料的及時整理，并最終影響外事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

2.2 管理網(wǎng)絡(luò)尚未形成，檔案管理模式單一

對于醫(yī)院外事檔案管理工作來說，完善的檔案管理機(jī)制不僅是確保外事檔案完整性的根本前提，同時也是構(gòu)成完整檔案管理網(wǎng)絡(luò)的根本路徑。但是，從實際來看，目前我國大多數(shù)醫(yī)院依舊使用由各部門、各科室單獨(dú)管理檔案的管理機(jī)制，即既未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，又缺乏完善的管理制度。此外，于實際檔案信息收集過程，雖然在網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下檔案存儲的形式更加多樣，但是檔案錄入環(huán)節(jié)仍很容易發(fā)生檔案信息不正確的問題，進(jìn)而輕則降低檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，重則影響醫(yī)院的正確發(fā)展決策。

2.3 監(jiān)督體系不夠完善，檔案管理人才缺失

誠然，在網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下，醫(yī)院外事檔案的管理效率較以往有了明顯的增強(qiáng)，但是，由于現(xiàn)階段我國醫(yī)院針對外事檔案管理的重視程度仍處于較低水平，使得包括優(yōu)秀管理人才缺失在內(nèi)的問題依舊影響著醫(yī)院外事檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。其中，拋開因信息化檔案管理系統(tǒng)技術(shù)漏洞所致的檔案信息遺失問題不談，單是管理人員責(zé)任意識缺失以及專業(yè)水平欠缺所致的專業(yè)化不足問題，便足以在很大程度上限制外事檔案管理工作的整體效率，并阻礙醫(yī)院外事檔案信息的合理應(yīng)用。

3 網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下醫(yī)院外事檔案管理工作方法

3.1提升檔案管理重視，健全檔案管理制度

基于日益增多的醫(yī)院外事檔案信息，應(yīng)進(jìn)一步給予外事檔案管理工作足夠的重視和關(guān)注，在充分認(rèn)清其管理重要性的基礎(chǔ)上建立健全完善的檔案管理制度，并以此保障檔案管理工作的規(guī)范化、高效化進(jìn)行。其中，除了應(yīng)就管理流程尤其是信息采集、存儲流程進(jìn)行規(guī)范以確保外事檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性外，還應(yīng)盡可能就現(xiàn)有醫(yī)院科室間的界限進(jìn)行消除，在加強(qiáng)多部門橫向溝通聯(lián)系的過程中形成共享式的外事檔案管理體系，最終以此發(fā)揮外事檔案信息的應(yīng)用價值，并對醫(yī)院各部門的發(fā)展起到實質(zhì)性的幫助作用。

3.2 加強(qiáng)醫(yī)院資金投入，創(chuàng)新檔案管理方法

在網(wǎng)絡(luò)信息時代到來后，以信息化檔案管理系統(tǒng)為依托開展外事檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院發(fā)展的必然。對此，醫(yī)院要結(jié)合當(dāng)前外事檔案管理部門發(fā)展情況逐步給予其足夠的資金支持和建設(shè)投入，在加強(qiáng)人才引進(jìn)的基礎(chǔ)上不斷建成先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案信息數(shù)據(jù)庫，最終以此促進(jìn)外事檔案管理信息化的快速實現(xiàn)。此外，針對已安裝的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)升級和技術(shù)維護(hù)，在安裝防病毒軟件以規(guī)避黑客及電腦病毒入侵的基礎(chǔ)上保障外事檔案信息的安全性。

3.3 拓寬人才培養(yǎng)渠道，提升檔案管理水平

針對檔案管理人員角度，除了應(yīng)進(jìn)一步健全檔案管理部門的監(jiān)督體系保障各級管理人員的工作積極性外，還應(yīng)定期通過培訓(xùn)教育就已有外事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升，進(jìn)而一方面使其能夠充分適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代外事檔案管理工作的具體要求，另一方面也能夠以網(wǎng)絡(luò)信息時代下的信息化檔案管理思想為依托不斷就其管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。此外，針對現(xiàn)階段醫(yī)院外事檔案管理人員整體不足的問題，應(yīng)進(jìn)一步就檔案管理人才的培養(yǎng)渠道進(jìn)行拓寬，在積極引進(jìn)行業(yè)人才的過程中形成專業(yè)的檔案管理隊伍，并以此確保整體的管理水平。

4 結(jié)束語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)信息時代到來后，醫(yī)院外事檔案管理工作不僅迎來了較大的發(fā)展機(jī)遇，同時也面臨著空前的風(fēng)險挑戰(zhàn)，因此，醫(yī)院檔案管理部門需進(jìn)一步拓寬管理人才培養(yǎng)渠道，并在不斷完善檔案管理制度的基礎(chǔ)上，有效創(chuàng)新檔案管理的方法和手段，進(jìn)而以此逐步提升外事檔案的管理水平，并保障醫(yī)院外事活動的順利進(jìn)行。

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