信息化時代機關(guān)檔案管理困境的突破與抉擇探究

李紅霞

摘 要：運用信息化技術(shù)管理機關(guān)檔案符合現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢。本文闡述了運用信息化技術(shù)管理機關(guān)檔案的優(yōu)勢，結(jié)合傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足時代需求等機關(guān)檔案管理面臨的困境，提出建立完善的信息化檔案管理制度，加強對管理人員的信息化培訓(xùn)等突破困境的方式，同時針對信息化檔案管理可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行了探討，希望機關(guān)單位能夠提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化時代;信息化技術(shù);機關(guān)檔案管理;突破困

機關(guān)單位，是指從事國家管理和行使國家權(quán)力的各級機關(guān)，包括權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)和軍事機關(guān)。在這些單位中存放的檔案，帶有不同程度的機密性質(zhì)，一旦泄露，會給國家造成重大損失，因此在信息化時代加強機關(guān)檔案管理，保證檔案安全非常重要。檔案管理人員在日常工作中，需要不斷的總結(jié)信息化管理經(jīng)驗，從而提高管理效率。

1 運用信息化技術(shù)管理機關(guān)檔案的優(yōu)勢

機關(guān)單位的檔案管理工作結(jié)合信息化技術(shù)，用電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，具有如下優(yōu)勢：第一，電子檔案具有存儲優(yōu)勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，為了避免混淆，需要裝入不同的檔案袋加以區(qū)分，隨著檔案數(shù)量的增加，會形成龐大的規(guī)模，查找不便。而在信息化技術(shù)下，再多的檔案資料都只是數(shù)據(jù)，存儲空間以字節(jié)為單位，與容量很小的16G存儲卡或U盤相比，差距非常大。第二，電子檔案具有時間優(yōu)勢。機關(guān)單位在辦公過程中如果需要調(diào)取紙質(zhì)檔案，必須經(jīng)過仔細(xì)查找，如果管理人員變更頻繁，很多年代久遠(yuǎn)的檔案在短時間內(nèi)無法找到。而運用電子設(shè)備，只需要在存儲系統(tǒng)內(nèi)搜索關(guān)鍵詞，在極短時間內(nèi)即可精確定位，極大地提高了效率。第三，電子檔案具備空間優(yōu)勢。部分工作需要跨單位調(diào)取檔案，傳統(tǒng)的借閱模式下，管理人員無論是親自護(hù)送還是通過電話傳真，都會將部分時間用在交通上，而運用信息化技術(shù)，只要擁有計算機、手機等智能設(shè)備，瞬間即可完成檔案傳輸，從而省去很多不便[1]。

2 信息化時代機關(guān)檔案管理面臨的困境

2.1 傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足時代需求

信息化時代強調(diào)效率，當(dāng)前社會的一切工作都需要提高速度。作為機關(guān)單位來說，檔案管理工作同樣如此。如果不能采用高效、安全、即時的檔案管理模式，會對人民群眾的日常生活造成諸多不便。而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時代的需求，因此，必須進(jìn)行改革，借助信息化技術(shù)和現(xiàn)代化管理方式才能夠?qū)崿F(xiàn)。

2.2 傳統(tǒng)的管理方式嚴(yán)重制約辦公效率

機關(guān)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式，將文獻(xiàn)資料收入棕色的紙質(zhì)檔案袋，經(jīng)過封存之后，存儲在書柜或保險箱內(nèi)。為了提高保管區(qū)域的安全系數(shù)，機關(guān)單位的很多重要科室內(nèi)均鋪設(shè)防水紙，以防意外。但受限于紙張自身的使用壽命，很多檔案經(jīng)過數(shù)十年的存放，已經(jīng)出現(xiàn)紙張發(fā)黃、墨跡揮發(fā)等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容無法清晰顯示，給檔案調(diào)取、查找工作帶來了諸多不便，如果采用重新謄寫紙質(zhì)檔案的方式，不僅費時費力，經(jīng)過一段時間后，同樣的問題難免循環(huán)出現(xiàn)。而這樣的管理方式已經(jīng)嚴(yán)重制約機關(guān)單位的辦公效率，所以必須予以重視。

2.3 管理人員的業(yè)務(wù)水平影響信息化管理效果

現(xiàn)代社會講究專業(yè)化，即讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，檔案管理工作看似只是“雜事”、“閑差”，似乎任何人隨便管管就可以完成。既然涉及管理，就必須遵循管理制度，保證管理效率和管理安全。部分檔案管理人員意識淡薄，業(yè)務(wù)水平不強，在需要即時提供所需檔案時手忙腳亂，無法完成任務(wù)。此外，一些單位雖然配備了電子計算機等設(shè)備，但是擁有設(shè)備不能與擁有現(xiàn)代化管理制度劃等號，管理人員沒有進(jìn)行完善的歸檔、整理工作，致使檔案雖然存儲在了電子設(shè)備內(nèi)，但依然混亂。

2.4 落后的電子設(shè)備限制了檔案調(diào)閱速度

很多機關(guān)單位開展信息化檔案管理的時間較早，此舉有利也有弊。有利的方面在于年代久遠(yuǎn)的檔案在很早以前已經(jīng)完成了從紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，因此查找時非常方便且相關(guān)記錄也十分清晰。弊端在于，部分單位的計算機設(shè)備經(jīng)過長期使用后，已經(jīng)嚴(yán)重老化。相對于鍵盤、鼠標(biāo)等“外設(shè)”，只要按鍵功能良好，盡管標(biāo)識磨損，但以現(xiàn)代人的計算機操作水平足可以駕馭。重點在于計算機的內(nèi)存和硬盤空間。當(dāng)前市場上臺式電腦的大眾內(nèi)存配置為8GB，機關(guān)單位目前普遍配給的內(nèi)存是4GB，在進(jìn)行正常的檔案存儲和調(diào)閱時沒問題，一旦出現(xiàn)占用空間較大，或者是在進(jìn)行多項檔案同時傳輸、調(diào)閱操作時，4GB的內(nèi)存會嚴(yán)重“拖累”計算機反應(yīng)速度，從而在很大程度上影響檔案管理工作效率。如果在錄入過程中因為內(nèi)存不足導(dǎo)致計算機運行“卡殼”，還會對智能檔案存儲系統(tǒng)造成破壞，反而得不償失?；诖耍瑱C關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該予以重視，對檔案管理工作的重視程度需要逐漸提升，適當(dāng)?shù)膭潛茉O(shè)備更新費用，使信息化檔案管理更加便捷的同時，也可以激發(fā)檔案管理人員的“心氣兒”，在根本上提高管理質(zhì)量[2]。

3 信息化時代機關(guān)檔案管理突破困境的方式

3.1 建立完善的信息化檔案管理制度

為了突破困境，機關(guān)單位必須建立完善的信息化檔案管理制度。第一，電子檔案的本質(zhì)是數(shù)據(jù)，因此負(fù)責(zé)存儲的計算機設(shè)備需要定期進(jìn)行維護(hù)并備份，發(fā)現(xiàn)疑似數(shù)據(jù)亂碼，不能擅自操作，根本原則是保護(hù)電子檔案的安全。比如檔案管理人員可能會在管理過程中發(fā)現(xiàn)計算機出現(xiàn)“宕機”、藍(lán)屏等狀態(tài)，此時必須找專業(yè)維修人員對計算機系統(tǒng)、硬盤進(jìn)行全方位審查，一旦擅自重啟電腦，和可能造成系統(tǒng)崩壞、硬盤磨損，部分或全部檔案數(shù)據(jù)如果丟失，后果不堪設(shè)想。第二，機關(guān)單位需要引入信息化檔案管理系統(tǒng)，對所有電子檔案實施科學(xué)分級管理。不同部門擁有的檔案查閱權(quán)限不同，按照“單位主管領(lǐng)導(dǎo)-科室主任-管理人員”的順序從高到低設(shè)置訪問級別。在查找高級別檔案時，必須取得上級監(jiān)管部門的同意授權(quán)，并在管理人員的監(jiān)督下才可以查閱。第三，任何人員登陸檔案管理系統(tǒng)查找檔案資料時，必須進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)登記，具體到姓名-科室-職務(wù)-時間（按照年、月、日、時、分、秒順序排列）。如果不填寫訪問記錄，則無法查閱資料。只有這樣，才能有效保護(hù)機關(guān)信息化檔案的安全。

3.2 加強對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)

信息時代，電子通信技術(shù)發(fā)展一日千里，對于檔案管理人員來說，必須及時了解更加先進(jìn)的設(shè)備操作知識，才能有效開展檔案管理工作。因此，機關(guān)單位應(yīng)該加強對相關(guān)人員的信息化培訓(xùn)，具體方式如下，第一，開展電子檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、組織檔案管理人員參與全國、省市組織的檔案業(yè)務(wù)管理交流會等。第二，機關(guān)檔案具有機密性，一旦泄露，對檔案管理人員來說，輕則失職，重則犯罪，因此還需要加強法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，用具體事例對相關(guān)人員進(jìn)行教育。第三，電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，信息載體發(fā)生了變化，管理方式也更加信息化，因此管理人員不能輕易滿足、故步自封，應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識和電子設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)技術(shù)，從而提高自身信息化檔案管理能力。

3.3 提高安全管理意識，開展優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)工作

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案雖然在日常調(diào)用和管理上非常方便，但安全隱患也隨之增加。一旦負(fù)責(zé)管理的計算機被侵入，利用數(shù)據(jù)拷貝，在極短時間內(nèi)即可達(dá)成目的。因此，機關(guān)單位從上到下都需要提高安全管理意識。首先，對信息化檔案管理系統(tǒng)實施不間斷的監(jiān)控，對客戶端每一次登陸、退出情況都應(yīng)該了如指掌，必要時還可以追蹤異常登陸者的IP地址，防止別有用心者入侵。其次，安裝正版系統(tǒng)和防火墻軟件，不斷提高計算機防護(hù)等級，確保未經(jīng)授權(quán)的賬號無法登陸。除此之外，還應(yīng)該對每一次檔案調(diào)閱的具體數(shù)量作出規(guī)定，比如跨單位調(diào)閱時一次最多允許查看三份檔案，如果需要查看更多，則必須提前向上級申請，經(jīng)過允許之后才可以更改。最后，對檔案進(jìn)行備份是必要的，部分機關(guān)單位開展信息化檔案管理的時間較早，將很多檔案存放在了光盤之中?，F(xiàn)代社會對光盤的使用程度已經(jīng)很低，因此特別需要注意對光盤的保管，如存放的相對濕度應(yīng)該保持在40%-65%，適宜溫度在10℃-25℃，惡劣的環(huán)境會導(dǎo)致光盤損壞，從而使檔案丟失。如果條件允許，可以將之轉(zhuǎn)存到移動硬盤，備用計算機等，方便存放的同時，還能夠保證檔案的安全。機關(guān)單位檔案如果在信息化時代下實現(xiàn)了良好管理，相關(guān)人員提升工作效率的同時，還能夠面向社會開展優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)工作，從而提高政府機構(gòu)的辦事效率，使人民滿意[3]。

4 信息化時代機關(guān)檔案管理需要注意的問題

4.1 電子檔案更新時需要注意的問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理時，管理人員需要對變動的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審查，之后根據(jù)規(guī)定，進(jìn)行更替或共同保存并注明時間，在后續(xù)審查檔案時，可以進(jìn)行參照對比，所以較為方便。對于電子檔案來說，進(jìn)行內(nèi)容的更新或其他方式的修改，通過計算機能夠很快實現(xiàn)，但問題的產(chǎn)生往往也在此處。第一，工作人員打開原有的電子檔案后，很可能直接在原檔案上進(jìn)行修改，在改完之后，才想起來需要兩份檔案共同保存。如果在修改過程中沒有觸摸保存組合鍵（word、wps等文檔中的快速保存鍵是ctrl+s），那么只需要將修改完成的內(nèi)容復(fù)制到新的空白文件，然后將其他項依次粘貼過來另存即可;然而很多人在實際操作計算機的過程中，為了避免電腦死機、斷電等異常情況導(dǎo)致自己辛苦工作白費，常常下意識地按下保存鍵，如此原檔案被即時替換，在沒有其他備份的情況下，致使原件丟失。盡管當(dāng)前的計算機系統(tǒng)以及wps等軟件存在自動保存及數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，但查找起來會耗費很多精力。因此，檔案管理人員在對檔案進(jìn)行更新時，需要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，無論具體的要求為何，都應(yīng)該新建一個空白文檔，然后進(jìn)行內(nèi)容的更改，這樣做能夠最大程度保證檔案的準(zhǔn)確性[4]。

4.2 電子檔案存儲審閱格式要求需要注意的問題

曾幾何時，美國微軟公司對word辦公軟件進(jìn)行了嚴(yán)格的編寫代碼封鎖，導(dǎo)致國人在使用過程中經(jīng)常受制于版權(quán)問題。彼時，不同公司提供的辦公軟件和正版、盜版操作系統(tǒng)之間存在嚴(yán)重的兼容問題，很多檔案在不同的應(yīng)用之間呈現(xiàn)的視覺效果差距非常大。但隨著微軟面向世界公開了源代碼，兼容問題似乎得到了解決，金山公司出品的wps軟件無論在工藝還是使用上都與word高度相似，且針對各種權(quán)限的檔案都能夠自行調(diào)整。需要注意的問題在于，很多機關(guān)單位互相之間通過電子郵箱進(jìn)行檔案傳送，對于一些報表、申請表的填寫或者制式文章都有嚴(yán)格的格式要求，一絲一毫都不能錯。部分人員不熟悉細(xì)節(jié)，在審核時經(jīng)常通過郵箱自帶的附件預(yù)覽功能進(jìn)行查閱。真實情況是，郵箱附件的存儲空間有限且經(jīng)常將檔案文件進(jìn)行壓縮，接收方只有在下載解壓之后才能呈現(xiàn)原有的面貌。因此預(yù)覽功能只適用于對主要內(nèi)容進(jìn)行核對，無法針對格式細(xì)節(jié)詳細(xì)驗看?；诖耍瑱n案的發(fā)送方明明已經(jīng)全部完成了相關(guān)的格式要求，卻在接受相關(guān)單位審核時一遍遍被告知格式錯誤，故而需要檔案管理人員格外注意。

除了上文提到的郵箱預(yù)覽檔案格式很可能出現(xiàn)問題外，檔案文件的后綴信息也值得注意。比如word或wps文檔現(xiàn)在已經(jīng)高度通用，因而很少有人能夠了解后綴.docx和.doc的區(qū)別。一般來說，.docx是在word2007版本之后出現(xiàn)的，通俗來說，是將文檔進(jìn)行壓縮，每次打開的過程實質(zhì)上是軟件自動解壓，從而降低占用空間;而.doc是一個純文本文檔。目前幾乎很少有人使用word2003版本的辦公軟件，因此在存儲新的文本、表格或是PPT檔案時，后綴名都是.docx，而在信息化檔案剛剛建立的時候，后綴名都為.doc。如果在管理時沒有充分注意兩者的區(qū)別，特別是在檔案數(shù)量較多的情況下，采用批量處理，根據(jù)檔案后綴進(jìn)行排序或復(fù)選擇時，很可能出現(xiàn)檔案遺漏的情況，從而給檔案管理工作造成困擾。故而檔案管理人員在進(jìn)行電子檔案檢查時，應(yīng)該特別注意此類問題，向負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)如實反映獲得授權(quán)之后，將符合條件的檔案全部修改為當(dāng)前格式及相關(guān)后綴，同時做好備注工作[5]。

4.3 電子檔案備份需要注意的問題

電子檔案備份方式為使用移動硬盤、U盤等占用空間較小且存放方便的設(shè)備。但正如上文提到的，雖然操作簡單，一旦問題出現(xiàn)時，造成的損失很可能超出預(yù)期。比如很多木馬程序侵入了計算機，之后通過USB接口進(jìn)入了U盤，會對U盤的內(nèi)置存儲程序造成破壞，從表面上看，U盤沒有任何問題，額定的存儲空間也會實時顯示，細(xì)查之下發(fā)現(xiàn)之前存放的檔案文件已經(jīng)消失不見。如果不了解情況的管理人員在拿到相關(guān)設(shè)備之后，經(jīng)常會以為U盤經(jīng)過了格式化操作，只需要重新拷貝相關(guān)檔案即可。然而此時U盤會出現(xiàn)異常的自動格式化操作，即進(jìn)入的一切文件檔案都無法留存，操作人員在不查之下將僅有一份的檔案剪切存放之后，憑借一般的數(shù)據(jù)恢復(fù)手段很難追回。因此，機關(guān)單位的信息化檔案管理必須提高檢測標(biāo)準(zhǔn)，除了對檔案本身的內(nèi)容進(jìn)行核查之外，還需要對計算機、移動硬盤、U盤甚至是存儲卡進(jìn)行全面、定期的檢測，杜絕一切潛在風(fēng)險。

4.4 電子檔案分級加密管理需要注意的問題

當(dāng)前計算機最常見的操作系統(tǒng)毫無疑問是windows，如果使用的是正版系統(tǒng)，那么在對相關(guān)文件檔案進(jìn)行修改或設(shè)置權(quán)限時，系統(tǒng)會自動跳出是否由在管理員權(quán)限下運行。很多檔案管理人員對這一機制的目的并不了解。簡單來說，同一臺計算機的使用者很可能不止一人，除了本人（對于機關(guān)單位檔案管理人員來說，管理員即為負(fù)管理總責(zé)的人）之外，為了以防萬一，其他人員的權(quán)限需要降低。換句話說，一些操作只有管理員才能執(zhí)行?；诖?，檔案管理人員應(yīng)該不斷提升對計算機知識的掌握程度，從而在管理中心更加得心應(yīng)手。除此之外，電子檔案針對不同的使用人員，應(yīng)該進(jìn)行分級加密管理，比如其他單位行政級別較低的工作人員借閱檔案時，管理者賦予的權(quán)限應(yīng)該僅僅在于閱讀，且無法更改界面以及無法運用常規(guī)方法提取檔案內(nèi)容。如果發(fā)現(xiàn)非法接入第三方軟件對管理程序或權(quán)限監(jiān)督程序進(jìn)行修改時，應(yīng)該立即上報并采用緊急方案阻止該人員繼續(xù)操作。

5 結(jié)語

機關(guān)檔案的載體從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔是信息化時代下的必然選擇，這樣的轉(zhuǎn)變方式雖然能夠極大地提升管理效率，但并不是萬無一失，一旦管理不善，造成信息數(shù)據(jù)丟失，后果是災(zāi)難性的。因此，建立完善的信息化管理制度的同時，不斷提高管理人員的認(rèn)知水平，為機關(guān)單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。信息化檔案管理看似簡單，但實際工作時，不經(jīng)意間很可能出現(xiàn)問題，需要特別注意。

參考文獻(xiàn)

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