淺談檔案信息的系統(tǒng)管理

朱良毅

摘 要：本文對(duì)檔案信息概念和檔案信息系統(tǒng)管理的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了簡(jiǎn)要的闡述和介紹，同時(shí)還對(duì)檔案信息系統(tǒng)管理的方法進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案;信息;系統(tǒng)管理

1 檔案信息概述

檔案信息是多種多樣的，按其歷史時(shí)期分，可以分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案信息;按其內(nèi)容性質(zhì)分，可以分為文書(shū)檔案信息、科技檔案信息、專(zhuān)門(mén)檔案信息等;按不同的載體形式分，可以分為甲骨檔案信息、金石檔案信息、簡(jiǎn)牘檔案信息、紙質(zhì)檔案信息、影像檔案信息、電子檔案信息等。

檔案信息具有管理性、服務(wù)性、政治性、原始記錄性等基本特性。因此，檔案信息是生產(chǎn)建設(shè)的重要依據(jù)，是科學(xué)研究的必要條件，是開(kāi)展政治斗爭(zhēng)的重要手段，是宣傳教育的生動(dòng)素材。保證檔案信息的齊全完整，很多工作就可以少走彎路，也可以減少一些不必要的損失。所以，加強(qiáng)檔案信息的系統(tǒng)管理是十分必要的。

2 檔案信息系統(tǒng)管理的基本理論

2.1 系統(tǒng)論認(rèn)為

世界上所有的事物都可以讓其系統(tǒng)化，每一個(gè)系統(tǒng)中還有無(wú)數(shù)個(gè)子系統(tǒng)。當(dāng)每一個(gè)子系統(tǒng)都實(shí)現(xiàn)了其最好的效果，那么整個(gè)系統(tǒng)便自然而然會(huì)達(dá)到最好的效果。因此，我們把檔案信息作為一個(gè)系統(tǒng)，把檔案信息與檔案信息管理工作作為一個(gè)系統(tǒng)工程，那么，按照檔案信息與檔案信息管理工作的自身規(guī)律，進(jìn)行合理組織和合理管理，最大限度地發(fā)揮其人力、物力、財(cái)力、檔案信息資源的作用，來(lái)達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。如果我們不把檔案信息工作進(jìn)行系統(tǒng)的分析，我們的檔案信息工作就可能處在一個(gè)沒(méi)有業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、沒(méi)有科學(xué)方法與手段、沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)章制度的環(huán)境中，整個(gè)檔案信息系統(tǒng)管理就不可能協(xié)調(diào)。

2.2 應(yīng)根據(jù)不同檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)管理

這里的信息并不是人們?nèi)粘ＫJ(rèn)為事物本身，這里指的是事物本身所釋放出來(lái)的信息，信號(hào)中的東西。通常人們把它理解為具有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息。文書(shū)檔案信息主要是指：文件、電報(bào)、調(diào)查報(bào)告、論證材料、情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、群眾來(lái)信來(lái)訪、報(bào)紙刊物等。此外，還包括領(lǐng)導(dǎo)批示、口頭匯報(bào)、直接觀察和會(huì)議發(fā)言等。檔案信息作為一種重要的信息資源，它可以很好的對(duì)客觀社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行較為系統(tǒng)的記載，具有非常重要的信息價(jià)值。檔案信息可以在很大程度上為一些問(wèn)題的處理提供幫助，因?yàn)闄n案信息可以作為依據(jù)。檔案信息和其他信息有很大的不同，其更加的真實(shí)客觀，而且還能展示事物最原始的一面，因此檔案信息的價(jià)值不言而喻。在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，檔案信息也發(fā)揮著很大的作用，對(duì)生產(chǎn)要素起著非常大的增值作用;在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基礎(chǔ)。但部分檔案信息，不屬于開(kāi)放范圍，所以應(yīng)建立必要的管理制度加以控制和篩選。

2.3 檔案信息在一定的范圍內(nèi)需要有所控制

控制就是建立強(qiáng)有力的控制措施，保證隨時(shí)糾正偏差，防止檔案信息工作出現(xiàn)不必要的偏差，致使國(guó)家和人民的利益受到大的損失。一個(gè)國(guó)家、一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)組織、一個(gè)檔案信息工作系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，像一架機(jī)器，既要有開(kāi)動(dòng)器，也要有控制器，否則，只能開(kāi)，不能停，其后果就不堪設(shè)想。我們對(duì)檔案信息的有所控制，最終的目的都是為了祖國(guó)和人民的利益。

國(guó)家制定了《中華人民共和國(guó)檔案法》就是為了對(duì)檔案信息進(jìn)行有效地保護(hù)。而且《檔案法》規(guī)定：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”。當(dāng)然對(duì)檔案信息工作者來(lái)說(shuō)，保護(hù)檔案不僅是應(yīng)盡的義務(wù)，而且是一切工作的首要職責(zé)。檔案信息工作部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案信息的機(jī)密程度，建立檔案信息的借閱制度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。檔案信息部門(mén)保管的檔案信息，是現(xiàn)行的檔案信息，它主要是為本部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén)服務(wù)，不屬于開(kāi)放范圍。對(duì)外提供服務(wù)需經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)。采取切實(shí)可行的控制措施保證檔案信息的齊全、完整、準(zhǔn)確來(lái)提高檔案信息案卷的質(zhì)量。

3 檔案信息系統(tǒng)管理的方法

3.1 檔案信息的分級(jí)集中管理

檔案信息的原始記錄性質(zhì)，賦予檔案信息重要的保存價(jià)值，使檔案信息成為國(guó)家的寶貴財(cái)富。目前，我國(guó)對(duì)于國(guó)家的寶貴財(cái)富檔案信息實(shí)行的是統(tǒng)一制度，而且對(duì)于檔案信息實(shí)行的是分級(jí)負(fù)責(zé)的集中管理，即：全國(guó)各個(gè)單位自己的檔案信息原則上是由本單位進(jìn)行自主保管?！稒n案法》第十條規(guī)定，對(duì)于國(guó)家要求的一些檔案信息應(yīng)當(dāng)進(jìn)行立卷歸檔的要及時(shí)的進(jìn)行信息的立卷歸檔，這些應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的信息要由相關(guān)部分進(jìn)行收集歸納整理，而且這些檔案信息是任何單位和個(gè)人都不能據(jù)為己有的。同時(shí)，對(duì)于那些不需要進(jìn)行歸檔的信息材料，不可以擅自對(duì)信息進(jìn)行歸檔。而且在《檔案法》的第十一條還有這樣的規(guī)定，對(duì)于單位哪些具有永久或者長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息，各單位要定期的把這些檔案信息向有關(guān)檔案館進(jìn)行移交，從而讓這些具有永久保存價(jià)值的檔案信息能夠得到集中統(tǒng)一管理。

作為國(guó)家重要財(cái)富之一的檔案信息，在對(duì)其管理上一定要堅(jiān)持“實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，這樣才能夠更好的保證檔案信息的安全以及檔案信息的完整性，便于為社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

3.2 檔案信息的程序化管理

檔案信息工作是一門(mén)科學(xué)，有其自身的規(guī)律，要想把這項(xiàng)工作做好，使其與社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，就必須建立一個(gè)與檔案信息工作自身規(guī)律符合的檔案信息管理程序。也就是針對(duì)文書(shū)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、檔案信息部門(mén)的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成不同任務(wù)，不同層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，建立一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化程序。所謂標(biāo)準(zhǔn)化程序，就是要合理的制定實(shí)行各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案信息工作可以變的更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。第一、檔案信息收集、整理、鑒定。檔案信息的收集、整理、鑒定就是把分散在各機(jī)關(guān)、各社會(huì)組織和個(gè)人手中的檔案信息以及散失在國(guó)外的歷史檔案信息，遵照國(guó)家規(guī)定有計(jì)劃地分別集中到有關(guān)檔案信息部門(mén)，進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化。把對(duì)今后社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展有價(jià)值的檔案信息保存起來(lái)。第二、檔案信息統(tǒng)計(jì)、利用。檔案信息統(tǒng)計(jì)就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案信息和檔案信息工作情況。檔案信息的利用就是提供檔案信息資源為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，它包括檔案信息原件提供利用，檔案復(fù)制品提供利用，根據(jù)檔案信息內(nèi)容綜合編資料提供利用。檔案信息提供利用，是檔案信息工作賴以生存的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案信息事業(yè)的發(fā)展，具有重要的意義。

3.3 檔案信息的分類(lèi)管理和綜合管理

檔案信息分類(lèi)管理就是按照全宗內(nèi)檔案信息的來(lái)源、時(shí)間、問(wèn)題和內(nèi)容的異同，把檔案信息分為若干類(lèi)別。在現(xiàn)行的機(jī)構(gòu)中，有很多單位則是把各類(lèi)別的檔案信息分別在各個(gè)部門(mén)中保管;如人事檔案信息在人事部門(mén)中保管;財(cái)務(wù)檔案信息在財(cái)務(wù)部門(mén)保管;生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息在科技檔案信息部門(mén)保管。分類(lèi)管理是必要的，但不能絕對(duì)化，過(guò)分強(qiáng)調(diào)分類(lèi)而否定綜合管理忽視檔案信息的系統(tǒng)內(nèi)在聯(lián)系，不利于檔案信息的利用。檔案信息的系統(tǒng)管理要求把一個(gè)單位所有檔案信息集中統(tǒng)一管理。對(duì)各類(lèi)檔案信息集中綜合管理，有利于及時(shí)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案信息工作的各項(xiàng)方針、政策，把檔案信息工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，強(qiáng)化對(duì)檔案信息部門(mén)的職能作用，有利于檔案信息的科學(xué)管理和維護(hù)檔案信息的完整與安全，有利于檔案信息的提供利用和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，有利于檔案信息工作者的素質(zhì)提高，有利于檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而使檔案信息工作發(fā)揮更大的作用。

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