高校檔案現(xiàn)代化管理中的問題及對策研究

李歡

摘 要：高校檔案，是高校發(fā)展過程中的教學(xué)、科研、人事、行政、財務(wù)和服務(wù)社會等社會實踐活動的一種記錄，是高校自身發(fā)展中的一種真實的記錄。隨著時代的發(fā)展，高校的檔案工作也向著檔案現(xiàn)代化的方向改變，比如加強檔案管理觀念的現(xiàn)代化、加強檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、加強檔案管理人員素質(zhì)的專業(yè)化、加強檔案管理工作的法制化、加強檔案管理方法的科學(xué)化等等。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案管理;現(xiàn)代化;對策研究

1 引言

高校檔案，是高校發(fā)展過程中的教學(xué)、科研、人事、行政、財務(wù)和服務(wù)社會等社會實踐活動的一種記錄，是高校自身發(fā)展中的一種真實的記錄。隨著時代的發(fā)展，高校的檔案工作也向著檔案現(xiàn)代化的方向改變，具體表現(xiàn)為：新的檔案模式和新的檔案形成者不斷產(chǎn)生;電子檔案越來越多且形式多變;傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式或者單機靜態(tài)檔案管理信息系統(tǒng)已不能滿足新形勢下的高校檔案的管理需要。目前我國高等教育事業(yè)快速發(fā)展，高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模也在不斷擴大，從而高校檔案的館藏數(shù)量也在急劇增長，這為檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)，所以要盡快實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，但在實現(xiàn)過程中不免出現(xiàn)一些問題，以下就高校檔案現(xiàn)代化管理過程中出現(xiàn)的問題做一些對策分析。

2 高校檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

1）檔案管理的現(xiàn)代化意識不強。檔案管理現(xiàn)代化運用了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的方法以及原理，根據(jù)檔案工作在具體實施過程中的客觀規(guī)律，通過計劃、組織、協(xié)調(diào)、指揮、控制等具體的操作手段，科學(xué)、合理的規(guī)劃好檔案系統(tǒng)的物力資源、財力資源、人力資源等，實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理的最小投入最大服務(wù)化。觀察實際情況，高校檔案現(xiàn)代化管理工作中，現(xiàn)代化意識不強，很多高校的檔案管理意識十分薄弱，對檔案管理工作認識不足，檔案資源的接收方式依舊停留在“被動接收”的觀念中，歸檔部門“交什么就保管什么、交多少就保管多少”，并且在管理方法上沿用以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。

2）檔案管理現(xiàn)代化人才不足。高校檔案管理現(xiàn)代化的實施是需要依賴具有現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識的專業(yè)人才。觀察當(dāng)前高校的檔案管理人員，有很多檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理的基本知識，并且年齡結(jié)構(gòu)也欠合理性，導(dǎo)致高校的檔案管理工作依舊存在建檔、管檔、看檔的基礎(chǔ)工作之上。過去檔案的管理模式基本不變，高校檔案往往是“重藏輕用”，所以一直未出現(xiàn)過什么大的紕漏，這也導(dǎo)致檔案管理人員滿足于現(xiàn)狀，不愿意接受新鮮事物，導(dǎo)致了檔案現(xiàn)代化水平滯后、檔案管理現(xiàn)代化人才不足。

3）檔案管理設(shè)備和技術(shù)程度不高。高校檔案管理現(xiàn)代化需要運用很多現(xiàn)代化技術(shù)，包括安全與保密技術(shù)以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是，很多高校在檔案管理工作中沒有很好的運用現(xiàn)代化技術(shù)。高校檔案館建立的檔案數(shù)據(jù)庫缺乏全面性、整體性、系統(tǒng)性，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低，檔案管理范圍規(guī)模小，檔案管理類型單一，無法滿足高校師生對于檔案的多種需求。高校的檔案信息無法實現(xiàn)資源共享，而且高校建成的檔案數(shù)據(jù)庫很少考慮檔案的信息安全，沒有采取有效的檔案保密措施以及檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全管理措施，在與外界網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)時很有可能會遭受到安全事故發(fā)生[1]。究其原因，是高校的檔案管理意識不夠，導(dǎo)致高校檔案管理工作的資金投入不到位，相關(guān)管理部門缺少資金購買一些必須的現(xiàn)代化設(shè)備，加劇了現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識系統(tǒng)的專業(yè)人才的引進困難現(xiàn)象，甚至導(dǎo)致專業(yè)人才流失。

4）高校檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)工作不完善。高校的檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)的前提需要，就是高校檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。當(dāng)前很多高校的大量檔案案卷的質(zhì)量不合格，缺乏系統(tǒng)的檢索工具，許多相關(guān)部門的立卷、檢索、編目等，沒有按照國家檔案局制定的規(guī)范操作以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)[2]，也沒有制定一系列管理檔案的規(guī)章制度。

3 加快高校檔案現(xiàn)代化管理的基本對策

1）加強檔案管理觀念的現(xiàn)代化。高校檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)的前提，就是高校相關(guān)檔案管理人才的檔案管理觀念現(xiàn)代化。高校相關(guān)檔案管理人才需要迎合新時期的現(xiàn)代化管理模式，從傳統(tǒng)的檔案管理觀念中走出來，將高校檔案管理工作更融洽地融入學(xué)校的未來發(fā)展計劃中。促進檔案管理人才向現(xiàn)代化觀念的轉(zhuǎn)變，進一步提升檔案管理人才的綜合素質(zhì)水平，加深其對檔案管理信息以及檔案管理知識的理解轉(zhuǎn)變，建立新時期現(xiàn)代化的檔案管理意識高校檔案。

2）加強檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化。加強檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，需要從實現(xiàn)技術(shù)和設(shè)備的現(xiàn)代化下手，即實現(xiàn)檔案管理技術(shù)的自動化、檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息的數(shù)字化[3]。檔案管理技術(shù)的自動化是高校檔案管理工作的重要關(guān)鍵，實現(xiàn)高校檔案管理技術(shù)的自動化，需要各個相關(guān)部門結(jié)合自身的實際檔案管理情況，從功能需求以及信息需求等多角度、多方面制定一套系統(tǒng)、全面、科學(xué)、合理的實施方案，選擇可操作性強的高校檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理技術(shù)的自動化。檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化需要高校相關(guān)檔案管理人才依據(jù)國家相關(guān)的政策法規(guī)行事，落實好檔案資源的開發(fā)利用和共享工作的同時，做好高校檔案信息的保密工作。檔案信息的數(shù)字化是借助先進的科學(xué)技術(shù)，將以紙質(zhì)為載體形式的傳統(tǒng)檔案信息以及以光盤、磁盤為載體的信息存儲淘汰，轉(zhuǎn)換為新型的機讀檔案以及檔案信息數(shù)字化，促進檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化。

3）加強檔案管理人員素質(zhì)的專業(yè)化。在高校檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展過程中，需要具有專業(yè)知識的檔案管理人員去實行。在檔案管理工作中，加強檔案管理人員素質(zhì)的專業(yè)化十分重要，相關(guān)管理人員需要有針對性的培養(yǎng)出懂信息技術(shù)、懂專業(yè)知識、具有綜合工作能力的新型的高層次管理人才以及信息專業(yè)人才，為高校檔案現(xiàn)代化管理傳輸新鮮血液。檔案管理人員需要提高自身的專業(yè)素質(zhì)水平，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識體系、檔案管理現(xiàn)代化的前沿知識以及計算機信息處理的各項技能。

4）加強檔案管理工作的法制化。建立健全高校檔案管理工作的法制管理系統(tǒng)，根據(jù)國家相關(guān)的《檔案法實施辦法》以及《中華人民共和國檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范高校檔案管理的行為，保證高校檔案的保密性，按照審批權(quán)限進行[4]。提高高校檔案管理人員的法律意識，加強其對于相關(guān)的法規(guī)知識的學(xué)習(xí)，加大高校檔案管理的行政執(zhí)法力度，健全的檔案管理的法制制度，落實獎罰分明的法制管理工作。

5）加強檔案管理方法的科學(xué)化。加強檔案管理方法的科學(xué)化有三個有效途徑：實行目標(biāo)管理、建立明確的崗位責(zé)任制以及實行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化[5]。實行目標(biāo)管理是根據(jù)高校檔案管理工作的總目標(biāo)要求，制定不同部門的具體目標(biāo)，并且在一定時間內(nèi)達到定量要求。按照科學(xué)、系統(tǒng)、合理的原則，實行目標(biāo)歸類管理，提高高校檔案管理工作效率。建立明確的崗位責(zé)任制，需要高校檔案管理現(xiàn)代化完善管理過程中需要的相關(guān)制度和規(guī)范，明確每個職位的責(zé)任范圍，落實每個工作人員的應(yīng)盡義務(wù)，讓每一位檔案管理人員承擔(dān)自己工作責(zé)任。實行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，深入研究國家出臺的《中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)——檔案著錄規(guī)則》《電子文件歸檔及管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合自身高校檔案管理工作的實際情況，制定適合高校的一系列工作標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)完善檔案管理工作，提高高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進加強檔案管理方法的科學(xué)化。

4 總結(jié)

在實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的過程中，需要高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和檔案管理工作人員的全力配合，結(jié)合自身高校檔案管理工作的實際情況，努力汲取優(yōu)秀的高校檔案管理現(xiàn)代化觀念、技術(shù)、設(shè)備，重視傳統(tǒng)高校檔案管理工作的研究和改造。為了避免高校檔案管理工作出現(xiàn)低效、混亂的現(xiàn)象，高校檔案管理現(xiàn)代化還需要實施檔案管理方法的科學(xué)化與檔案管理工作的法制化，扎實做好高校檔案管理的基礎(chǔ)工作，為高校檔案管理現(xiàn)代化工作的開展提供有利條件。

參考文獻

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[5]張凱茹，張學(xué)先.高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)初探[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010，20（05）：178-179.