基于檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用研究

馬麗娜

摘 要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息量不斷趨向于多元化，這在很大程度上增加了單位的工作量。檔案管理是在開(kāi)展其他工作的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)單位資金和其他相關(guān)工作的有效利用，這同樣是一種對(duì)后續(xù)工作的支持，此外，檔案收集工作對(duì)檔案利用的質(zhì)量也有著一定影響。而隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，各種信息技術(shù)涌入檔案管理行業(yè)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代的社會(huì)需求，所以，如何利用信息技術(shù)構(gòu)建出新的電子檔案管理模式，已經(jīng)成為管理單位面臨的首要問(wèn)題?；诖耍疚膶?duì)新形勢(shì)下檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了討論，并提出了電子信息化管理模式的構(gòu)建策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息化;管理模式;建設(shè)策略

信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要相關(guān)工作人員在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新，以此來(lái)構(gòu)建出全新的信息化管理模式，全面提升檔案管理工作的效率。信息時(shí)代的檔案管理事務(wù)不斷增多，亟待構(gòu)建出新體系實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，并在此過(guò)程中加強(qiáng)改革創(chuàng)新，在降低人力、物力財(cái)力消耗的同時(shí)，提升檔案管理水平。

1 檔案管理中的現(xiàn)狀

1）檔案人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練，檔案管理制度的落實(shí)較差。近些年來(lái)由于單位制度的變革，導(dǎo)致檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)，再加上沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入以及工資發(fā)布等情況中沒(méi)有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對(duì)檔案的真實(shí)性和隱私性造成了較大的影響。

2）管理不夠規(guī)范，檔案的管理意識(shí)有待提升。檔案管理人員沒(méi)有嚴(yán)格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定辦事”[1]，且一些管理部門缺乏具體的實(shí)施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過(guò)是流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，一些人員對(duì)于檔案管理意識(shí)不足也是一大問(wèn)題，對(duì)于相關(guān)檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著的就是學(xué)歷材料以及入黨資料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過(guò)于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，這就直接導(dǎo)致檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。

3）檔案的管理較為分散。首先是由于近幾年來(lái)管理的機(jī)構(gòu)改革導(dǎo)致人員檔案管理較為分散。比如在黨辦相關(guān)的干部檔案、人事部門的在職人員檔案以及退休人員的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，到不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理設(shè)備都還停留在一個(gè)十分落后的水平，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。而隨著信息時(shí)代的到來(lái)，事務(wù)量不斷增大，一些管理部門在選擇檔案管理設(shè)備時(shí)還具有較大的隨意性，多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則[2]，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

4）現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案管理在很大程度上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是由于其應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開(kāi)發(fā)出一個(gè)既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2 檔案管理電子信息化管理模式的構(gòu)建策略

1）完善硬件設(shè)備，規(guī)范管理制度。規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善[3]，這是保證檔案完整的前提條件，加大計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化硬件的投入力度。檔案庫(kù)內(nèi)還有必要配置計(jì)算機(jī)或者打印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問(wèn)題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管，卻無(wú)一人負(fù)責(zé)的情況出現(xiàn)，管理的錯(cuò)位或者交叉也會(huì)極大的影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，檔案管理部門需要建立一個(gè)檔案歸檔整理、人員職責(zé)以及檢查核對(duì)制度，并將這些制度落到實(shí)處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒(méi)有依據(jù)相關(guān)報(bào)表不查，不在本單位的范圍內(nèi)不查，不是正式黨員干部不查，沒(méi)有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

2）提升檔案管理人員的信息管理水平。檔案管理的專職人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)知識(shí)。首先，需要大力進(jìn)行對(duì)人事檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對(duì)檔案的管理的認(rèn)識(shí)，讓其意思到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，讓在職員工具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過(guò)培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。

3）檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。信息時(shí)代最注重的就是信息技術(shù)現(xiàn)代化，隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)能現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次就是對(duì)管理檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對(duì)提升檔案信息的實(shí)效性有重大意義。

4）保證檔案內(nèi)容的真實(shí)和準(zhǔn)確。電子信息管理模式更加注重信息的真實(shí)性，檔案人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定，實(shí)事求是的對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不斷提升檔案的真實(shí)性以及價(jià)值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責(zé)任意識(shí)，要對(duì)每一位人員的資料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進(jìn)入，保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3 總結(jié)

信息時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)了極大的機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，需要管理部門抓住這些機(jī)遇，搭建出高效、全新的電子信息管理系統(tǒng)，對(duì)管理人員進(jìn)行觀念上的更新，并根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的開(kāi)展趨勢(shì)，在創(chuàng)新管理制度的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]肖欽欽.檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用[J].才智，2019（27）：231.

[2]侯雯.檔案管理中電子信息化管理模式的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（21）：32.

[3]曹太剛.基于檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用研究[J].中國(guó)管理信息化，2020，23（04）：195-196.