做好水電站工程項目檔案管理的措施研究

段盆蓮

摘 要：在水電站項目中，水電站的檔案是比較重要的，它能真實記錄水電站整個項目的建設(shè)過程，能客觀反映建設(shè)成果，是工程項目建設(shè)者汗水以及智慧的結(jié)晶，最重要的是它是整個項目投產(chǎn)以后運行、管理、擴建、維修、改建以及技術(shù)改造等等環(huán)節(jié)最主要的依據(jù)。相關(guān)建設(shè)單位與各相關(guān)參建單位一定要清楚地認識到檔案的重要性，要有認真、負責(zé)的態(tài)度，還要有一個良好的宗旨，把項目檔案管理工作盡可能做到最好。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;水電站項目

項目建設(shè)比較重要的一部分就是項目檔案管理工作，加強檔案管理工作是工程建設(shè)項目管理相關(guān)的工作需求，一定要把項目建設(shè)真實的、全部的過程，完完整整地記錄，而且要保留起來，要為以后建設(shè)項目的運行、管理、擴建、維修、改建以及技術(shù)改造等提供準(zhǔn)確的、真實的檔案資料，這是水電站項目建設(shè)的一個相當(dāng)重要的部分和內(nèi)容?？墒?，在建設(shè)工程項目過程中，很大一部分參建單位精力都集中在工程建設(shè)上，對檔案工作不夠重視，導(dǎo)致檔案工作完結(jié)在工程建設(shè)之后，所以檔案是否準(zhǔn)確，是否足夠完善，這都沒辦法考證。

1 要督促相關(guān)單位建立完善的管理制度以及健全檔案管理體系

水電站的建設(shè)工作比較繁瑣，建設(shè)周期長，工作內(nèi)容涉及的比較廣泛，應(yīng)該在項目建設(shè)初期就要建立較科學(xué)、操作性強、適用、合理的一套相關(guān)的檔案管理制度。足夠具體的、全方位的檔案管理制度是建設(shè)項目檔案能否順利開展、工作是否規(guī)范的重要的保證。相關(guān)業(yè)主單位應(yīng)該在制度中清楚明了的制定出建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位各自的檔案工作職責(zé)是什么，還要對文件材料的形成、歸檔、移交等提出明確的要求。在平時的檔案管理工作中，要對庫房的檔案借閱、利用、統(tǒng)計等制定出一套合理的制度，用來指導(dǎo)管理人員的日常工作。

要了解檔案管理這項工作的責(zé)任和義務(wù)，還要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)資料庫，這也是進行檔案管理信息化的一個重要步驟。各個參建單位必須要建立自己的檔案管理團隊，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人和檔案員的職責(zé)，進而能形成各級人員健全的檔案網(wǎng)絡(luò)管理機構(gòu)，以保證建設(shè)單位對參建單位檔案方面的工作實施高效率的指導(dǎo)和嚴格的監(jiān)督。

2 加強《中華人民共和國檔案法》的宣傳實施力度，提升全員的檔案意識

水電項目的檔案管理工作在整個建設(shè)工程項目中非常重要，它貫穿于建設(shè)項目的整個過程，范圍很廣，觸及到每個參與建設(shè)代為和工作人員、包括管理人員，完善好檔案工作不光是檔案工作人員的事情，也是各參建單位的各個環(huán)節(jié)的工作人員一起共同完成、努力配合的。而且建設(shè)單位不僅需要通過訓(xùn)練來增強檔案工作人員的能力，還需要重視檔案的宣傳工作，要時常舉辦與檔案相關(guān)的宣傳活動，進而幫助全體員工提升檔案意識，要清楚的知道文件材料是如何形成的、如何積累、如何編制、如何整理、如何歸檔的，這是貫徹、實施《中華人民共和國檔案法》的總體需求，也是需要履行的義務(wù)，增強工作人員要求自己做好檔案項目的責(zé)任感。要建立獎罰機制，對檔案工作做得好的員工給予一定的獎勵。這樣能有效激勵每個參建單位在做好工程項目的同時，也給與檔案管理工作一定的重視[1]。

3 要增強檔案工作技術(shù)人員的培訓(xùn)，提高能檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

水電站工程項目的檔案管理工作專業(yè)性比較強，對檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)素質(zhì)的要求也是具有一定高度的。相關(guān)建設(shè)單位以及參建單位的檔案工作人員要求持證上崗。在建設(shè)水電站過程中，要確保人員穩(wěn)定，為了確保檔案的品質(zhì)，需要對專職和兼職的工作人員組織培訓(xùn)。檔案人員要進行專業(yè)的學(xué)習(xí)，掌握一定的理論知識，還有水電項目檔案管理的技能和措施。建設(shè)項目檔案管理是實踐操作很復(fù)雜的工作，檔案工作人員需要把專業(yè)性的理論知識運用到實際工作中，要做到實踐和理論相結(jié)合，這樣就可以切實的把檔案管理工作做好[2]。

檔案工作人員除了要學(xué)習(xí)相關(guān)知識理論之外，還要有工程管理和技術(shù)方面的基本知識，要知道工程建設(shè)每個項目的動態(tài)，要積極地和參建單位相關(guān)部門進行溝通交流，嚴格地監(jiān)管各個單位仔細認真地開展檔案工作[3]。

4 要確保檔案管理與工程建設(shè)項目能夠同時進行

水電站整個項目建設(shè)所需資金量大，工作時間長，并且技術(shù)相對復(fù)雜，為了保障工程檔案足夠的完整和準(zhǔn)確，一定要確保建設(shè)項目工程檔案與工程建設(shè)能同步進行，一起管理?！叭齻€納入”，“四個同步”，“五個參與”是開展同步管理的重要實施步驟，在建設(shè)水電站項目過程中一定要嚴謹?shù)芈鋵嵪氯?。將整個項目的相關(guān)文件的各個環(huán)節(jié)納入項目工程領(lǐng)導(dǎo)的日程和職責(zé)范圍里[4]。在進行合同簽訂時，要明確工程檔案的品質(zhì)、歸檔要求、移交等方面的條款;在下發(fā)項目工程方案的時候提出文件的歸檔條例;在進行檢查項目工程方案的進度和質(zhì)量的時候要檢查項目工程檔案文件形成、整理、收集等;在項目工程竣工的時候要檢查檔案是否完整、準(zhǔn)確等。檔案工作人員一定要對項目的質(zhì)量進行實地勘察，認真的進行核實，要確保相關(guān)材料歸檔完好和準(zhǔn)確[5]。

5 要利用現(xiàn)代化技術(shù)方式，進而實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化

水電站項目的建設(shè)工程所產(chǎn)生的檔案量巨大、檔案載體多樣化，如果還一成不變的使用傳統(tǒng)的手工管理方式，將達不到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)，因為傳統(tǒng)的方式并不能滿足項目工程檔案的管理需求，應(yīng)該運用現(xiàn)代化技術(shù)來對檔案進行管理。

第一，要選擇適當(dāng)?shù)能浖M行管理，有規(guī)范、安全、易用、靈活、擴充等特點。規(guī)范性是依據(jù)國家與電力行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，安全性要保證數(shù)據(jù)在運行傳輸時的安全，易用性就是使用簡單、容易懂，靈活性是在管理工作中可以根據(jù)需要修改，擴充性是進行檔案管理的軟件能進行擴充[6]。第二，還要對電子文檔的管理提出一些合規(guī)的要求[7]，進而有效的提高工作人員的工作效率。

6 要做好檔案的利用工作，更好地服務(wù)于項目建設(shè)管理

在工程項目建設(shè)過程中，尤其重要的就是要做好檔案的利用工作。檔案工作人員在查找文件時，要求要對內(nèi)容非常熟悉，這樣能更好的提高工作效率，發(fā)現(xiàn)問題時能迅速尋找解決措施，能有效的保證文件的準(zhǔn)確和完整性。在項目建設(shè)過程中要嚴謹?shù)刈龊脵n案利用工作，當(dāng)出現(xiàn)項目質(zhì)量問題時，可以通過查閱檔案追究到具體責(zé)任人，這是確保施工工程能順利進行有效的捷徑。

7 結(jié)束語

水電站檔案管理工作是整個水電站建設(shè)和基礎(chǔ)管理工作中的基礎(chǔ)性內(nèi)容，國家和行業(yè)都對水電站的檔案管理工作要求很高，要充分保證項目檔案的準(zhǔn)確性、完整性及安全性，這是一項極其復(fù)雜和艱巨的任務(wù)。我們要把各項制度體系建立完整，同步落實，堅決做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]羅坤琴.淺析如何做好水電站工程建設(shè)項目檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.

[2]蘇雪玲.做好水電站工程項目檔案管理工作的思考[J].中國科技投資，2017（31）.

[3]陳玖龍，張獻，龔建華.白鶴灘水電站零星工程項目管理方法研究[J].人民長江，2018（S1）.

[4]周玉娟.伊犁人民水電站工程的竣工驗收及檔案管理措施[J].中國水運（下半月），2013，13（9）.

[5]余弦.云南省現(xiàn)有三個全國建設(shè)項目檔案管理示范工程比較研究[D].云南大學(xué)，2014.

[6]陳登觀.水利水電工程項目檔案管理的現(xiàn)狀與對策建議淺析[J].中國室內(nèi)裝飾裝修天地，2018，000（022）：356.

[7]彭永珍.在建水電站工程檔案特點與建檔方法及檔案管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（21）：53-54.