關(guān)于做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作的幾點思考

張軍

摘 要：在當(dāng)前時期如何能夠保證大中專畢業(yè)生檔案管理工作的有效性有著十分重要的意義，這樣也能夠更好服務(wù)大專中專學(xué)生、切實有效地為大專中專畢業(yè)生做好服務(wù)工作，使他們在接下來的就業(yè)活動當(dāng)中得到有效的支持與幫助。因此，本文將針對如何做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作展開深入分析。

關(guān)鍵詞：大中專畢業(yè)生;檔案管理工作;思考

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展與進(jìn)步，各行各業(yè)對人才的需求也隨之增長，這使得人才流動的速度也在逐步加快。與此同時，我國每年畢業(yè)生的人數(shù)也在隨之進(jìn)行增加，這些實際問題都為當(dāng)大中專畢業(yè)生檔案管理工作帶來了一定的困難。因此，針對這樣的實際情況運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理模式則很難達(dá)到理想的管理效果，也便需要推出幾點新的措施來彌補(bǔ)在傳統(tǒng)大中專畢業(yè)生檔案管理工作中所存在的不足之處。

1 大中專畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 管理技術(shù)較為陳舊

隨著我國信息技術(shù)與科技技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，在各個領(lǐng)域當(dāng)中都凸顯出了其應(yīng)用價值，但是在我國部分地區(qū)的人力資源保障局對于大中專畢業(yè)生檔案的管理手段還存在著陳舊性的實際問題，從而影響著整個管理工作的質(zhì)量。在進(jìn)行大中專畢業(yè)生檔案管理工作的過程中依舊采用著手工操作的方式進(jìn)行管理，即使是運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行管理也只是將計算機(jī)當(dāng)中的信息庫來作為一個媒介、運(yùn)用計算機(jī)來查詢到學(xué)生的檔案編號接著以手工操作的方式來抽調(diào)檔案，這樣的工作模式一定程度上會影響著大中專畢業(yè)生檔案管理工作的效率，在展開工作活動的過程中也比較耗費人力。因此，便應(yīng)該采用現(xiàn)階段所適合的先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作，這樣才能夠充分發(fā)揮出信息時代現(xiàn)代化檔案管理模式的優(yōu)勢和價值。

1.2 檔案管理制度存在漏洞

在觀察人力資源和社會保障局人才交流中心對大中專畢業(yè)生檔案管理工作的實際情況之后發(fā)現(xiàn)，大中專畢業(yè)生檔案管理的制度存在著一定的漏洞，這也直接影響著大中專畢業(yè)生檔案管理工作的有效性。在進(jìn)行檔案管理的過程中所沿用的管理制度依舊是以往傳統(tǒng)、陳舊的管理制度，因此，在進(jìn)行管理活動時難以符合現(xiàn)階段大中專畢業(yè)生的實際情況，這一問題也需要得到合理改善，以便能逐步提升大中專檔案管理工作的實效性。

2 關(guān)于做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作的有效策略

2.1 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)展開大中專畢業(yè)生檔案管理工作

為了有效的解決以往進(jìn)行大中專畢業(yè)生檔案管理工作時所存在的問題，人力資源和社會保障局人才交流中心一定要加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，通過結(jié)合實際工作內(nèi)容來選擇適當(dāng)?shù)默F(xiàn)代管理手段、對以往的管理模式做出相應(yīng)的革新。首先，在進(jìn)行管理的過程中要充分地運(yùn)用好計算機(jī)技術(shù)來創(chuàng)新整個檔案管理思路，并且構(gòu)建起一個極具現(xiàn)代化的大中專畢業(yè)生檔案管理制度，從而能夠有效地提升整個檔案管理的效率。除此之外，避免在對大中專畢業(yè)生檔案管理中運(yùn)用組卷、裝訂的形式來進(jìn)行管理，通過合理采用信息化的整理方式盡可能的提升檔案的抽調(diào)與歸檔。

2.2 大中專生檔案管理工作制度規(guī)范化

在對大中專生的檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，保證檔案管理工作制度的規(guī)范化有著十分重要的意義，一般情況下來講，大中專畢業(yè)生的檔案當(dāng)中所包含的文件內(nèi)容以及類型都比較復(fù)雜，因此，管理人員要適當(dāng)?shù)膶n案進(jìn)行篩選并且在保證檔案中材料的完整性和真實性的情況下突出檔案的重點。與此同時，根據(jù)檔案的不同類型也要進(jìn)行科學(xué)合理的整理和分類，以此來進(jìn)一步提升大中專畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量。并且，要盡可能的找出檔案與檔案之間的關(guān)聯(lián)性，將有關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合再重新組卷之后進(jìn)行裝訂分類。除此之外，也應(yīng)該對大中專畢業(yè)生的檔案進(jìn)行規(guī)范化的編碼，并且結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)來建立起多種多樣的檢索方式，這樣一來能夠有效的縮短在檢索檔案時所耗費的時間。

2.3 提升人事檔案工作人員的整體素質(zhì)

社會的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為人事檔案工作人員在展開大中專畢業(yè)生檔案管理工作提出了更多的要求和挑戰(zhàn)，因此，無論是管理模式、管理環(huán)境還是管理工作的任務(wù)都存在著一定的變化，這無疑也對人事檔案管理人員提出了更多的要求。因此，提升人事檔案管理工作者的整體素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力也有著十分重要的意義，這也直接影響著最終人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化以及規(guī)范化。在展開大中專畢業(yè)生檔案管理工作的過程中不僅要求檔案管理工作人員具有極強(qiáng)的道德素養(yǎng)以及政治意識，還需要檔案工作管理人員擁有較高的創(chuàng)新能力、創(chuàng)新意識，能夠合理的應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備來提升自己的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，這樣整個大中專畢業(yè)生檔案管理工作才會充滿新的生機(jī)和活力，也能夠適應(yīng)日新月異的大中專畢業(yè)生檔案管理工作需要。

3 結(jié)束語

綜上所述，為了保證大中專畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量便要從多個角度出發(fā)、解決在以往大中專畢業(yè)生檔案管理工作中所存在的難點和弊端問題。通過運(yùn)用科學(xué)、合理個規(guī)范化的管理模式來展開檔案管理活動，以便能更加高效的為大中專畢業(yè)生服務(wù)。

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