檔案數(shù)字化的質(zhì)量管理和安全保密工作相關(guān)措施

鐘瓊香

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)也被應(yīng)用在了各行各業(yè)的發(fā)展中。任何企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理都發(fā)揮出了積極的作用。近年來(lái)被廣泛使用的檔案數(shù)字化管理是一種新型的管理方式，在一定程度上保證了檔案資料查閱工作的方便和快捷。本次就詳細(xì)的分析了檔案數(shù)字化在質(zhì)量方面的管理以及做好檔案保密工作的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;質(zhì)量管理;安全保密;創(chuàng)新措施

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)受到了各行各業(yè)的青睞，其不但改變了行業(yè)傳統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)模式，還為行業(yè)的發(fā)展作出了極大的貢獻(xiàn)。對(duì)檔案的數(shù)字化管理實(shí)際上也是時(shí)代不斷發(fā)展的產(chǎn)物，此種數(shù)字化的檔案管理方式打破了傳統(tǒng)的檔案管理思維，高效并且快捷的完成了高難度和大規(guī)模量的工作[1]。但是在運(yùn)用檔案數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，其檔案泄密事件也開(kāi)始頻繁發(fā)生。各企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案管理的新方法，詳細(xì)分析此過(guò)程中逐漸凸顯出來(lái)的質(zhì)量管理及安全保密方面的問(wèn)題，并針對(duì)企業(yè)自身實(shí)際情況，提出有針對(duì)性的改進(jìn)措施。

1 提高檔案數(shù)字化質(zhì)量管理效果的措施

檔案數(shù)字化管理也就是采用數(shù)字化的模式針對(duì)檔案信息質(zhì)量控制工作，進(jìn)而提高檔案的使用效率，在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行優(yōu)化。作為檔案管理的工作人員，在工作的過(guò)程中一定要清楚檔案建設(shè)的方式，并遵循一定的原則對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行規(guī)范。另外，在檔案管理軟件的選擇上，要選擇與本企業(yè)檔案業(yè)務(wù)、查詢(xún)方式等相符合的管理軟件，科學(xué)的設(shè)置相應(yīng)的功能，在后期工作中能夠根據(jù)工作的需求對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化。

1.1 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力

檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)比較新型的工作方式，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技能及綜合素養(yǎng)，還要制定相應(yīng)的考核制度，定期或者不定期的進(jìn)行考核，保證檔案管理崗位上的每一位工作人員都能具備較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。對(duì)此，企業(yè)要將選拔制度與技術(shù)培訓(xùn)結(jié)合起來(lái)，在人員招聘上，應(yīng)優(yōu)先選擇技術(shù)能力過(guò)硬、能夠適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作需求的工作人員，還要具備細(xì)致、謹(jǐn)慎的工作責(zé)任心，在遵守企業(yè)相關(guān)規(guī)范的基礎(chǔ)上，明確自身工作職責(zé)，管理人員也要明確分工，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人。對(duì)于在崗人員，也要定期對(duì)其進(jìn)行檔案管理知識(shí)的考核，培養(yǎng)其正確的道德意識(shí)。

1.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的完善

企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理之前，一定要制定符合本企業(yè)使用的規(guī)章制度，這對(duì)保證檔案管理工作的順利進(jìn)行是非常重要的。企業(yè)在制定規(guī)章制度時(shí)要注意遵循相關(guān)的原則，如數(shù)字化檔案管理原則，還要考慮到一些政策對(duì)檔案數(shù)字化管理的影響。在培養(yǎng)技術(shù)人員的基礎(chǔ)上進(jìn)一步調(diào)整和優(yōu)化原有的規(guī)章制度，促使企業(yè)所建立的相關(guān)制度能夠?qū)ぷ魅藛T的行為起到約束的作用。隨著企業(yè)發(fā)展年限的延長(zhǎng)，其涉及的檔案資料在種類(lèi)、數(shù)量上也會(huì)越來(lái)越多，檔案管理的內(nèi)容也會(huì)越發(fā)復(fù)雜，這樣一來(lái)，檔案管理人員的工作量會(huì)明顯增加，在這樣的情況下，企業(yè)要想保證檔案工作的準(zhǔn)確性，就必須要建立科學(xué)合理的規(guī)章制度，明確的劃分檔案管理人員的工作職責(zé)，保證檔案管理中的每一項(xiàng)工作都要有專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，這對(duì)提高檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量是非常重要的。

1.3 建立科學(xué)的監(jiān)督體系

企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作極其重要，檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)系著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。為了有效預(yù)防檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，就要對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的流程進(jìn)行監(jiān)督，準(zhǔn)確的評(píng)估檔案管理的質(zhì)量。在檔案管理整個(gè)過(guò)程中貫穿監(jiān)督體系，建立嚴(yán)格的管理工作驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)檔案管理走向現(xiàn)代化發(fā)展的方向。在對(duì)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量進(jìn)行控制的過(guò)程中，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度及階段性的目標(biāo)，如月度目標(biāo)、季度目標(biāo)等，在每個(gè)階段考核結(jié)束后還要對(duì)工作人員的工作結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，對(duì)表現(xiàn)出色的給予獎(jiǎng)勵(lì)，提高工作人員對(duì)工作的積極性，進(jìn)而提高數(shù)字化檔案管理工作的總體質(zhì)量。

2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全保密的措施

檔案數(shù)字化安全保密工作涉及了多個(gè)方面的內(nèi)容，如建立科學(xué)的制度規(guī)范、確定保密管理的目標(biāo)等，這也就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，要求其明確自身工作職責(zé)，嚴(yán)格遵守相應(yīng)的安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防，保證檔案信息的安全性。

2.1 提高控制技術(shù)方面的措施

數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，在為企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了便捷的同時(shí)，也增加了安全方面的風(fēng)險(xiǎn)。在此種環(huán)境下，企業(yè)要想做好檔案信息的安全保密工作，就要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息泄露、丟失等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的預(yù)防，從根本上杜絕安全事件的發(fā)生。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，數(shù)字化檔案管理模式則需要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，充分的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)中尋求相應(yīng)的幫助，如可利用防火墻技術(shù)、密碼加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等提高檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，進(jìn)而為檔案管理工作提供一個(gè)安全的操作環(huán)境[2]。尤其是加密技術(shù)，此種技術(shù)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息安全管理中應(yīng)用比較廣泛的一項(xiàng)技術(shù)，屬于比較安全的控制模式，且使用效果較好，對(duì)提高檔案資料等信息文件的安全性，保證檔案資料的完整性等均起到了積極的作用。檔案加密技術(shù)中，所涉及的具體的加密方式又比較多，如密鑰非對(duì)稱(chēng)加密方式，能夠有效保證信息傳輸?shù)陌踩?。還可通過(guò)使用公開(kāi)密鑰和私人密鑰，在信息發(fā)送和接受的過(guò)程中，有效防止第三方對(duì)檔案信息的截獲和解碼，進(jìn)一步保證檔案數(shù)字化的安全保密水平。

2.2 完善相應(yīng)的控制制度

企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，各工作人員要將檔案信息的安全保密工作重視起來(lái)，但是在切實(shí)做好檔案數(shù)字化安全保密時(shí)，需要健全的檔案管理規(guī)章制度為依據(jù)，要進(jìn)一步明確在互聯(lián)網(wǎng)及信息化環(huán)境下，檔案管理工作的正確程序，對(duì)檔案管理人員的工作職能和責(zé)任制度進(jìn)行明確的劃分，保證檔案數(shù)字化管理工作在相對(duì)安全的環(huán)境下進(jìn)行，促使檔案信息資料能夠得到安全利用。企業(yè)可根據(jù)檔案資料的內(nèi)容對(duì)其安全等級(jí)進(jìn)行劃分，然后根據(jù)各工作人員所負(fù)責(zé)的工作范圍，得到相應(yīng)的文件處理的權(quán)限。企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，促使企業(yè)檔案管理工作在安全的環(huán)境中高效的進(jìn)行，使企業(yè)管理人員及相關(guān)問(wèn)題的決策人員能夠在共享檔案資料信息的同時(shí)，保證檔案信息不被泄露。另外，企業(yè)還要注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的定期維護(hù)，如可針對(duì)電磁波、非法拷貝、病毒進(jìn)入、計(jì)算機(jī)硬件零件出現(xiàn)損壞等，加強(qiáng)對(duì)這些現(xiàn)象的預(yù)防，保證檔案數(shù)據(jù)信息不丟失、不缺損、不盜用[3]。部分檔案管理人員為了防止檔案信息丟失、受到破壞等，對(duì)部分檔案信息進(jìn)行了備份，但是需要注意的是，在備份數(shù)據(jù)時(shí)，要及時(shí)做好相應(yīng)的登記，并及時(shí)加密相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理方式在各企業(yè)中的應(yīng)用逐年增多，但是企業(yè)通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息資料的管理，促使企業(yè)在檔案管理工作效率及管理質(zhì)量等方面均有了明顯的提升。對(duì)于工作人員較多的企事業(yè)單位，所涉及的檔案信息包括人事檔案，還包括一些保密性較高的機(jī)密文件，在將檔案數(shù)字化管理模式應(yīng)用到檔案管理工作中之后，檔案管理質(zhì)量有了明顯的提升。因此，企業(yè)在應(yīng)用檔案數(shù)字化管理模式時(shí)，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化安全保密的控制，使檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供切實(shí)性的保障。在信息技術(shù)廣泛使用的現(xiàn)代化，企業(yè)檔案數(shù)字化管理就要充分的利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行控制，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的安全共享。

參考文獻(xiàn)

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