科研院所涉密檔案安全管理研究

摘 要：科研院所作為重要的知識、技術密集型機構，科研成果及產(chǎn)品往往涉及國家、企業(yè)的國家秘密、商業(yè)秘密，關系到黨和國家的安全、企業(yè)的生死存亡，對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用和影響，涉密檔案管理是檔案安全管理工作的重中之重，本文針對科研院所涉密檔案安全管理存在的檔案保密法律落地不實、涉密檔案定密、標密不規(guī)范，導致檔案和保密出現(xiàn)脫節(jié);涉密檔案的密級時常變化給管理帶來的不便，檔案保密環(huán)境更加復雜，對檔案保密技術提出了更高的要求等問題，做了認真分析，從涉密檔案管理人員、管理制度、檔案全過程、信息化過程等方面提出應對措施，供大家參考。

關鍵詞：科研院所;涉密;檔案;安全

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[2014]15號），文中明確提出：“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”，檔案安全保障體系建設已經(jīng)上升為一項國家戰(zhàn)略。2019年1月3日，國家檔案局印發(fā)《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》的通知，指出：“檔案安全是檔案工作的底線。在國有企業(yè)改革中，要更加重視檔案安全工作”?？梢?，做好檔案安全保密工作，是檔案部門和每一個檔案管理人員的重要任務。

科研院所作為重要的知識、技術密集型機構，科研成果及產(chǎn)品往往涉及國家、企業(yè)的國家秘密、商業(yè)秘密，關系到黨和國家的安全、企業(yè)的生死存亡，是企業(yè)在激烈的市場競爭中保持不敗的“秘密武器”，對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用和影響，涉密檔案管理是檔案安全管理工作的重中之重，該研究對檔案管理工作具有重要意義。

1 存在問題

1）檔案保密法律落地不實。目前國家相關的法律有《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，要求及措施都比較宏觀，科研院所大多缺少更加具體、有針對性的落地涉密檔案接收、調(diào)密等制度。

2）涉密檔案定密、標密不規(guī)范，導致檔案和保密出現(xiàn)脫節(jié)。我們在梳理檔案時發(fā)現(xiàn)，因為一些原因，有些涉密文件資料上往往沒有保密標識，這就容易造成疏漏，降低了涉密檔案的保密性。

3）涉密檔案的密級不是一成不變的，它會隨時間的推移以及文件落實的情況變化而變化，涉密檔案的管理也需要根據(jù)密級的不同不斷調(diào)整，給檔案實際工作帶來了一定的難度。

4）檔案保密環(huán)境更加復雜，對檔案保密技術提出了更高的要求?？蒲性核鶛n案資料種類多、數(shù)量龐大，各業(yè)務系統(tǒng)、軟件、平臺交叉使用，檔案形成環(huán)節(jié)多，信息敏感度高，更容易受到網(wǎng)絡攻擊，造成泄密。

2 應對措施

1）加強保密宣傳教育，強化檔案管理人員的保密意識和管理素質(zhì)。檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任，所以要選聘思想素質(zhì)過硬、職業(yè)素養(yǎng)較高的人員專職管理涉密檔案，加強保密宣傳教育，時刻警惕，時刻防止日常接觸的一些“無形”的儲存在頭腦中秘密和“有形”的涉密檔案的泄露。

2）完善涉密檔案管理制度。根據(jù)國家保密法律制度，結合科研院所實際，制定《涉密檔案管理辦法》，對涉密檔案接收、保管、利用、鑒定、解密等內(nèi)容和程序進行具體規(guī)定;與保密部門密切合作，建立調(diào)密通知制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，下發(fā)通知單告知有關科室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動;并建立檔案管理人員和涉密人員相關管理制度，如《涉密人員保密管理制度》，落實涉密檔案管理責任制度，進一步規(guī)范領導責任與具體崗位人員責任，做到保密工作有法可依，有章可循。

3 嚴把涉密檔案的全過程管理

1）立卷、歸檔及移交。涉密文件資料在立卷、歸檔或者向檔案館移交時，應當對其密級和保密期限重新鑒定。屬于本機關本單位產(chǎn)生的密件，凡是可以解密、降密或變更保密期限的，應當按照保密法規(guī)規(guī)定的程序進行解密、降密和變更保密期限，再移交檔案館館藏。不屬于本機關本單位產(chǎn)生的密件，原產(chǎn)生機關單位未作出解密、降密和變更保密期限決定的，不得擅自變更密級和保密期限。已經(jīng)立卷、歸檔的密件，保密期限屆滿的，應當及時解密。需要立卷、歸檔的密件，在立卷、歸檔時經(jīng)鑒定仍然屬于國家秘密的，應當在檔案卷宗封面或者首頁上做出與卷內(nèi)密件密級和保密期限相同的標志。

2）保管：一是要增加基礎設施投入，庫房應配有監(jiān)控設備、報警系統(tǒng)，防護門、保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。二是必須杜絕涉密和非密文件、高密級和一般密級文件混合組卷、混合保管、混合提供，以免造成擴散機密的漏洞。加強涉密檔案管理，定期核查清點，防止丟失。檔案工作人員發(fā)現(xiàn)失、泄密事件要及時報告并采取補救措施，避免或減輕損害后果。三是適時調(diào)整密級。隨著時間的推移和文件貫徹情況的變化，檔案保管過程中的密級常常會發(fā)生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，我們要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導，切實搞好涉密檔案的清查鑒定，定時做好密級調(diào)整工作，以方便檔案的借閱與使用。

3）借閱利用：一是要貫徹落實《保密法》以及國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，嚴格劃清涉密檔案與非密檔案的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)提供利用，哪些還不能提供利用，力爭使涉密檔案提供利用工作按照解密劃控的標準規(guī)范化。二是企業(yè)涉密檔案的借閱利用應嚴格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須認真履行登記、審批簽字手續(xù)，并嚴格控制接觸范圍，不得向無關人員擴散、泄露查檔內(nèi)容，涉密檔案在規(guī)定的時間內(nèi)使用完畢后，還應及時核對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

4）涉密載體的銷毀：所有涉密載體均不得擅自銷毀，銷毀涉密載體應當符合國家關于秘密載體保密管理的規(guī)定，使用符合國家保密標準的銷毀設備和方法，確保國家秘密信息無法還原

5）注意涉密檔案的數(shù)字化掃描等重點環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化加工要嚴格遵守保密制度，服務外包要簽訂相關的保密協(xié)議，

4 加強檔案信息化過程中的安全建設。

隨著信息技術的高速發(fā)展，檔案信息化建設的普及，計算機信息系統(tǒng)被廣泛運用于涉密檔案管理。這里涉及涉密檔案的數(shù)字化，要研究比較完善的制度，如外包服務保密制度，防止涉密檔案泄密，給國家、企業(yè)造成重大損失。還涉及檔案信息資源共享的問題，一般涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密，尤其對于涉及國家和企業(yè)安全的重要信息一旦實現(xiàn)了網(wǎng)絡化管理即應列入重點控制和監(jiān)管范疇。企業(yè)應加強檔案信息平臺及各協(xié)同軟件平臺安全建設，通過采取多級授權和密碼管理等各種安全控制方法，有效保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和控制。

參考文獻

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作者簡介

黃芳（1981-），女，漢，山東省鄒城市，中石油華東設計院有限公司，碩士研究生，館員，檔案。