人事檔案數(shù)字化在人事檔案管理中的重要性分析

摘 要：在人力資源管理工作中人事檔案管理是非常重要的環(huán)節(jié)，科學有效的開展人事檔案管理工作可以及時有效的記錄工作人員的工作表現(xiàn)，這為選拔人才提供重要的考核依據(jù)。同時，干部管理中的重要環(huán)節(jié)就是人事檔案管理，其發(fā)揮著無可取代的重要作用。由此可見，實施人事檔案數(shù)字化管理具有非常重要的現(xiàn)實意義。本文筆者首先分析了加強人事檔案數(shù)字化管理的重要性，在此基礎上，提出了加強人事檔案數(shù)字化管理的有效措施，希望能夠為后續(xù)人事檔案的數(shù)字化管理提供值得借鑒的思路。

關鍵詞：人事檔案管理;數(shù)字化檔案管理;重要性

人事檔案數(shù)字化管理就是將先進的互聯(lián)網(wǎng)技術融入人事檔案管理工作中，這樣創(chuàng)新的檔案管理模式在很大程度上提升了管理效率。對人事檔案進行數(shù)字化管理不僅可以及時準確的實現(xiàn)認識檔案的統(tǒng)計、保管、鑒別、轉(zhuǎn)遞、整理、收集等工作，同時檔案還可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術進行共享，在改善傳統(tǒng)檔案管理模式的同時降低了檔案管理者的工作量。因此，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理能夠提升檔案的利用率，將其參考、依據(jù)以及憑證等作用最大限度的發(fā)揮出來。

1 加強人事檔案數(shù)字化管理的重要性

1.1 加強人事檔案數(shù)字化管理，提升檔案管理效率

加強人事檔案數(shù)字化管理，不僅能夠有效降低工作人員的工作量，而且還能夠從根本上優(yōu)化檔案管理各環(huán)節(jié)，進而提升檔案管理效率。一方面，檔案的日常管理工作主要包含收集、轉(zhuǎn)遞、匯總、驗收、審核、導入、修改以及導出等環(huán)節(jié)。具體表現(xiàn)在以下幾方面，首先，及時提醒檔案查詢、轉(zhuǎn)遞以及借閱等待辦理事項，同時根據(jù)相關標準的要求對各種檔案事項的所有步驟制定科學合理的工作流程，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化人事檔案管理有效避免了各種弊端和缺陷，簡化了檔案使用和查詢的過程，使其更加簡單明了，這在一定程度上節(jié)約了成本和時間，先進的數(shù)字化技術有效的提升了檔案管理的效率，使檔案管理工作更有針對性。其次，授權(quán)給那些計劃查詢檔案的人員，必須確保符合查詢檔案的相關要求才能對其進行授權(quán)，同時要求授權(quán)的人員必須進行本人身份驗證，最大限度的確保檔案材料的安全性，而且對于借閱或查詢檔案的過程檔案管理系統(tǒng)還應該自動生成記錄。另外一方面，合理有效的使用庫房管理技術，盡可能實現(xiàn)檔案材料的自動清點并及時記錄，確保能夠快速準確的找到檔案的位置，同時還必須合理管控存放檔案庫房的溫度。

1.2 完善人事管理制度，確保檔案支撐服務效果

將先進的數(shù)字化技術應用于檔案管理工作中，積極完善人事管理制度，為檔案管理工作的有效開展提供極為便利的條件，從而高效實現(xiàn)檔案管理工作的多維印證、一點查詢、多點利用以及同一調(diào)度等，這具有非常重要的作用。完善人事管理制度，在一定程度上有效促進了人事檔案信息的審核、查閱的利用頻率和準確性，這也會在人力資源的配置、人員考核評價、人事選拔調(diào)動等工作發(fā)揮著非常重要的現(xiàn)實作用，有效的確保了檔案的支撐服務效果。

1.3 建立健全人事檔案管理機制，提升檔案管理水平

將數(shù)字化技術應用于人事檔案管理中，能夠?qū)θ耸聶n案進行全方位的控制和管理。如明確不同層次人事檔案的職能，并合理對其進行分級。人事檔案的數(shù)字化管理有效的保障了檔案管理工作的層次感和針對性，使不同層級的人事檔案管理流程得以規(guī)范，統(tǒng)一了管理平臺，從根本上優(yōu)化數(shù)字化人事檔案管理機制。建立健全人事檔案管理機制后，檔案管理者可以通過人事檔案管理系統(tǒng)對檔案的統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、庫房管理、歸集和查詢等情況進行實時檢查和監(jiān)控，這極大的簡化了檔案借閱流程，進而提升檔案管理水平。

2 加強人事檔案數(shù)字化管理的有效措施

2.1 強化人事檔案數(shù)字化管理意識

在開展數(shù)字化檔案管理工作的過程中，管理意識具有決定性作用。人事檔案管理者應該更新理念，塑造數(shù)字化檔案管理意識，建立專業(yè)性強的檔案管理隊伍。檔案管理人員要嚴格根據(jù)相關標準的要求確認檔案管理資料，同時還應該制定相關工作規(guī)范。此外，檔案管理者與單位的關系是相互促進、互相依靠且相互聯(lián)系的，檔案管理者應該及時更新自己的管理意識，單位也應該堅持以人為本，注重培育人才，為其創(chuàng)造晉升平臺。

2.2 加強紀律保障

人事檔案的管理工作中加強紀律保障也是非常關鍵的，可以有效保障檔案材料的安全性。檔案材料的私密性極高，因此其安全性的要求也比較高，這就要求對檔案查閱和管理的各環(huán)節(jié)都應該制定嚴格的流程規(guī)范，避免發(fā)生檔案遺失等意外狀況。一旦人事檔案丟失，必然會使檔案管理系統(tǒng)帶來不可逆的破壞和影響，為了盡可能避免發(fā)生這種情況，檔案管理者應該及時排除潛在的各種安全隱患，制定完善的檔案管理安全保護制度，確保檔案管理工作滿足管理工作的要求，最大限度的提升檔案管理的安全性。

2.3 合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體

載體對人事檔案管理工作具有非常關鍵的作用，它是確保順利有效開展人事檔案數(shù)字化管理工作的保障和基礎條件。所以，為了積極完善人事檔案管理工作，管理者必須合理選擇檔案管理數(shù)字化載體，從而有效確保檔案管理的高效性。在進行人事檔案數(shù)字化載體建設的時候，必須要保證檔案信息的安全性和不可更改性，同時還應該充分考慮到各檔案載體的周期，切勿僅僅關注信息載體的運行速度和便捷程度，更應該重點關注信息載體性能的全面性。

3 結(jié)語

綜上所述，新時期下，人事檔案的數(shù)字化管理有著非常重要的現(xiàn)實意義。它既可以實現(xiàn)數(shù)字化人事檔案管理標準的高效性和統(tǒng)一性，而且還對檔案管理流程進行了規(guī)范，建立人事檔案全生命周期閉環(huán)管理體系，從而最大限度的確保了人事檔案管理的有效性和規(guī)范性。單位可以通過強化人事檔案數(shù)字化管理意識、加強紀律保障以及合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體等方式加強人事檔案數(shù)字化管理。

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作者簡介

時玉（1983-），女，漢族，安徽蒙城，學士學位，安徽博物院人力資源部，政工師，研究方向：思想政治工作和人事檔案管理。