新形勢(shì)下如何做好檔案利用服務(wù)工作

趙文

摘 要：從我國(guó)現(xiàn)階段檔案利用作用以及檔案利用現(xiàn)狀來看，有效分析影響檔案利用服務(wù)工作的原因，結(jié)合新形勢(shì)下如何做好檔案利用服務(wù)工作這一主要思想，筆者通過對(duì)檔案利用服務(wù)工作的現(xiàn)狀和原因進(jìn)行深入分析探討，得出結(jié)論并采取通過對(duì)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式那有效為群眾解決問題，進(jìn)一步完善相關(guān)檔案利用工作服務(wù)平臺(tái)，使得相關(guān)檔案利用服務(wù)工作公開透明化，接受群眾的監(jiān)督等等，讓檔案利用發(fā)揮其本身的最大價(jià)值，有效為人民群眾提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案利用;新形勢(shì)下;原因與策略

檔案利用主要是指檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)來尋找或者查詢到相關(guān)有效、需求的檔案信息，使得相關(guān)檔案信息資源能夠得以有效利用，是檔案信息資源作用得到發(fā)揮，而在新形勢(shì)下隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷高速發(fā)展，社會(huì)各方面對(duì)于檔案信息資源需求越來越大，檔案信息資源正以各種各樣的形式出現(xiàn)在人們生活當(dāng)中，檔案信息資源已經(jīng)成為人們生活當(dāng)中的重要內(nèi)容，同時(shí)，由于檔案工作的最終目的是以達(dá)到檔案需求者的目的，從新形勢(shì)下各級(jí)政府部門以及事業(yè)單位進(jìn)行相關(guān)檔案利用服務(wù)工作，其最終的目的都是服務(wù)國(guó)家和人民，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案利用服務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)而努力。

1 檔案利用服務(wù)工作在現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用

檔案利用服務(wù)工作可以通過多種方式來為相關(guān)檔案資料需求者提供信息服務(wù)，例如，可以使得相關(guān)群眾利用檔案來證明親屬關(guān)系或者證明其他個(gè)人信息等，同時(shí)，工程師還可以利用相關(guān)基建檔案信息資源來有效地進(jìn)行建筑修繕工作，以及律師還可以利用相關(guān)檔案來為案件訴訟提供有力的證據(jù)支持等等，檔案信息資源是現(xiàn)階段人們生活當(dāng)中必不可少的一項(xiàng)資源，檔案既能夠呈現(xiàn)其真實(shí)性以其說服性，同時(shí)還能夠有效的記錄各方面最為原始的信息，從現(xiàn)階段檔案利用服務(wù)工作來看，各級(jí)政府以及相關(guān)事業(yè)單位開始對(duì)檔案服務(wù)工作加以重視和不斷完善，使得相關(guān)檔案能夠有效的傳續(xù)下去，使其為相關(guān)需求者提供更好的便利，充分有效地來發(fā)揮檔案其本身的作用和價(jià)值，有效滿足人們對(duì)相關(guān)檔案資源的需求，從而更好地為人民服務(wù)。

2 檔案利用服務(wù)工作的現(xiàn)狀及原因

1）遵循著舊的管理模式。從現(xiàn)階段檔案利用服務(wù)工作管理模式來看，大多數(shù)檔案管理模式仍然遵循著舊的管理模式，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作還沒有全部深入到位，許多檔案館仍然采取舊的管理模式，沒有有效利用信息化技術(shù)，從而導(dǎo)致其被動(dòng)的進(jìn)行上門服務(wù)等工作，使得相關(guān)工作者工作量大但是效率卻非常低的情況出現(xiàn)，同時(shí)也不能夠及時(shí)有效地讓檔案資源需求者方便快捷的快速利用到所需的檔案信息資源。

2）沒有正確認(rèn)識(shí)檔案利用和檔案的關(guān)系。由于在檔案利用服務(wù)工作當(dāng)中，經(jīng)常涉及一些私人檔案或者保密檔案，由于檔案內(nèi)容較為敏感而不能夠?qū)ν膺M(jìn)行公開，這使得有部分檔案工作者不能夠正確認(rèn)識(shí)檔案利用和檔案之間的關(guān)系，其認(rèn)為檔案保密與檔案利用是相互排斥的，相關(guān)工作者過于在乎檔案保密工作，從而導(dǎo)致檔案不能夠被有效利用，使得檔案信息資源只是擺設(shè)，不能夠有效發(fā)揮檔案利用的社會(huì)價(jià)值，同時(shí)也有一些檔案由于涉及保密信息，而相關(guān)工作者沒有對(duì)保密檔案進(jìn)行歸類和確認(rèn)信息方向，從而導(dǎo)致社會(huì)各界不能夠在相關(guān)檔案館尋求到自身所需或是所想利用的檔案，這也使得相關(guān)檔案不能夠被有效利用，從而失去了其存在的意義。

3）館內(nèi)結(jié)構(gòu)不夠豐富。從現(xiàn)階段大部分檔案收藏館內(nèi)部的檔案資源信息種類發(fā)布來看，主要是以黨政機(jī)關(guān)單位的文件為主要文件，由于政府相關(guān)資料檔案較為多，在某一事件或是某一地區(qū)的相關(guān)專門人民檔案資料所占的比重較小，這在一定程度上使得館內(nèi)由于檔案信息資源不夠豐富，導(dǎo)致其在利用程度上十分之少，再者，由于館內(nèi)許多檔案以文字性的紙質(zhì)檔案為主，而相關(guān)照片或是影像等檔案所占比例不多，再利用相關(guān)資料過程當(dāng)中就不能夠有效地來進(jìn)行分類尋找，同時(shí)由于現(xiàn)階段信息技術(shù)的不斷高速發(fā)展，紙質(zhì)文字檔案相關(guān)資源不能夠有效地滿足群眾對(duì)于檔案信息的需求，相關(guān)檔案利用服務(wù)工作必須豐富其館內(nèi)的檔案信息資源。

3 新形勢(shì)下檔案利用服務(wù)工作的重要性

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展、社會(huì)治理過程中不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，是一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展水平和文明程度的重要標(biāo)志。檔案工作是中國(guó)特色社會(huì)主義的一部分，檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代。在新形勢(shì)下，我們檔案服務(wù)部門如何創(chuàng)新服務(wù)方式提高文件利用服務(wù)能力和水平，對(duì)檔案事業(yè)更好的地為黨和國(guó)家為人民服務(wù)具有重要意義。

4 新形勢(shì)下如何做好檔案利用服務(wù)工作

1）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。為解決群眾，尤其是上班族沒時(shí)間前往查閱檔案，設(shè)立假日服務(wù)崗可以方便群眾，利用工作日中午、周六、周日等休息時(shí)間提供預(yù)約服務(wù)，市民可電話、網(wǎng)絡(luò)等便捷方式預(yù)約，為老弱病殘群眾提供預(yù)約上門服務(wù)。設(shè)置AB崗，保證不空崗不缺位，任何情況都不延誤工作的正常處理。

2）優(yōu)化辦事流程，服務(wù)便民利民。簡(jiǎn)化辦事環(huán)節(jié)和手續(xù)，優(yōu)化服務(wù)流程，明確標(biāo)準(zhǔn)，查詢政府公開文件內(nèi)容無需群眾提供身份證明以外任何證明，讓群眾辦事更簡(jiǎn)捷更方便。實(shí)現(xiàn)“一窗通辦”，切實(shí)做到便民利民惠民。

3）主動(dòng)接受群眾監(jiān)督，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。印制辦事指南，辦事流程簡(jiǎn)便清晰，服務(wù)過程公開透明，切實(shí)保障群眾的知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)。在服務(wù)窗口處放置意見薄、辦事滿意度測(cè)評(píng)表等，廣泛征求辦事群眾對(duì)窗口服務(wù)質(zhì)量的意見和建議，不斷改進(jìn)工作方法，提高文件、信息管理水平面，提升服務(wù)質(zhì)量。

4）完善服務(wù)平臺(tái)。多渠道提供咨詢服務(wù)，指定專人提供咨詢服務(wù)，并能夠進(jìn)行預(yù)約。電話、郵件咨詢應(yīng)做到暢通有效、回復(fù)及時(shí)。開發(fā)手機(jī)APP及微信公眾號(hào)，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，拓展服務(wù)方式，讓大眾更加便捷地查閱和利用政府公開信息。

5）加強(qiáng)十九大精神學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。加強(qiáng)十九大精神學(xué)習(xí)和培訓(xùn)可以很好的培養(yǎng)和不斷提升檔案工作者的職業(yè)操守、文化素養(yǎng)和專業(yè)能力。不斷完善現(xiàn)場(chǎng)和非現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)措施，服務(wù)態(tài)度熱情誠懇，用語文明禮貌，服務(wù)方式簡(jiǎn)捷便利。

6）加強(qiáng)檔案收集整理。對(duì)移交單位制定好時(shí)間，依照時(shí)間移交文件。文件收入庫房后對(duì)一些利用率特別高的單位進(jìn)行及時(shí)數(shù)字化工作，例如：人力社會(huì)資源保障局，每年利用率比較高，及時(shí)數(shù)字化可以縮短流程，不用調(diào)閱原件，直接窗口即可查閱打印，大大縮短了辦事時(shí)間從而提高了效率。

5 結(jié)束語

檔案的接收和管理工作最終的目的都是為了讓相關(guān)檔案能夠被很好的利用，從而有效實(shí)現(xiàn)其存在的社會(huì)價(jià)值，檔案利用服務(wù)工作可以通過強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)來有效轉(zhuǎn)變相關(guān)工作者的服務(wù)方式，并實(shí)現(xiàn)讓群眾監(jiān)督方式來不斷提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量，在檔案服務(wù)工作當(dāng)中，最為重要的一點(diǎn)是加強(qiáng)相關(guān)檔案收集整理工作，并做好相關(guān)檔案宣傳利用工作，使得人們更能直觀和深入的了解到檔案存在的社會(huì)價(jià)值以及其作用性和重要性，從而為檔案工作發(fā)展奠下良好基礎(chǔ)，促進(jìn)相關(guān)檔案服務(wù)工作的開展。

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