當(dāng)前勞動就業(yè)和社會保障管理中檔案管理的重要性

摘 要：黨的十八大以來，黨中央堅持以人民為發(fā)展中心，高度重視保障和改善民生，把促進就業(yè)擺在經(jīng)濟社會發(fā)展的優(yōu)先位置，把加強社會保障體系建設(shè)作為促進公平正義、實現(xiàn)共同富裕的重要途徑，不斷改進勞動就業(yè)和社會保障管理。目前社會保障體系的建設(shè)正朝著規(guī)范化、法制化與社會化的方向發(fā)展，作為社會保障體系中重要組成部分的檔案管理也必須與時俱進，本文旨在分析勞動就業(yè)和社會保障管理中檔案管理的現(xiàn)況，以及闡述社會保障管理中檔案管理的必要性，并針對突出問題提出一些策略。

關(guān)鍵詞：社會保障;檔案管理;勞動就業(yè);重要性

1 勞動就業(yè)和社會保障中檔案管理的現(xiàn)況

1）檔案管理機制不健全。檔案管理機制氛圍兩個組成部分，一個是機構(gòu)設(shè)置，另一個是內(nèi)部檔案管理制度。首先國家對機構(gòu)設(shè)置具有明確的分工，根據(jù)不同的職能規(guī)劃不同的層次分級，社會保障檔案的管理就是缺乏系統(tǒng)的類別歸納。在將不同類型的社會保障檔案進行歸納時，沒有根據(jù)具體的情況進行分類，沒有形成統(tǒng)一的管理模式。這樣就會導(dǎo)致各個部門之間職責(zé)分工不明確，工作交流不暢通，甚至相關(guān)部門會出現(xiàn)檔案丟失的情況。其次，內(nèi)部檔案管理制度不完善，沒有及時更新檔案的分類在檔情況，很多地區(qū)習(xí)慣于從前的舊制度，并沒有對新入檔案進行個性化歸納，使得檔案提取工作復(fù)雜而繁瑣，也不利于社會保障系統(tǒng)的發(fā)展。

2）檔案管理方式落后?，F(xiàn)在還有很多地方，實行檔案管理時僅采用人工管理，社會保障涉及方方面面，它涵蓋了社會保險、社會福利、社會救助以及社會優(yōu)撫安置等。不同群體在參與社會保障工作的同時會提供很多紙質(zhì)材料和電子檔材料，并且隨著我國社會保障體系的不斷完善，參加社保的人群越來越龐大，信息存儲量大，基數(shù)大，檔案管理方式科技化程度普遍不高。由于各地區(qū)經(jīng)濟水平還存在一定的不平衡，所以檔案管理信息化管理中也會存在信息設(shè)備不齊全、信息采集不準確、采集程序不規(guī)范或者是信息資源利用服務(wù)效果不理想等一系列問題。

3）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。勞動保障檔案管理是一項專業(yè)性的工作性質(zhì)，是屬于服務(wù)管理層次，管理工作的質(zhì)量與管理人員的綜合素質(zhì)是密不可分的。第一，管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高。受傳統(tǒng)國家管理體制的影響，一般我國的檔案管理都是由國家設(shè)立的相關(guān)經(jīng)辦機構(gòu)，很多人都是直接通過崗位安置。所以存在管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，專業(yè)素質(zhì)不高，學(xué)歷水平普遍偏低的問題，往往會導(dǎo)致管理人員學(xué)習(xí)能力偏低，難以快速接受新理念和新政策的貫徹。

2 勞動就業(yè)和社會保障中檔案管理的必要性

檔案管理的工作主要都是從事與社保相關(guān)的信息收集整理工作，是為了有效提升社會保障檔案管理的效率，為進一步實現(xiàn)我國保障體系健全化提供必要條件。

一方面，社會保障體系設(shè)計的方面比較廣泛，所以也整合了各類社會資源?？紤]社會保障相關(guān)材料很多，整個運行程序相對復(fù)雜，所以合理的檔案管理能夠?qū)⑦@些材料與資源進行整合，為后期開展下一步工作提供保障。

另一方面，社會保障體系是為了實現(xiàn)全社會人民的協(xié)調(diào)發(fā)展服務(wù)，合理的檔案管理，有利于促進社會穩(wěn)定發(fā)展與社會和諧。

3 探討有效應(yīng)對策略

1）加強檔案管理制度化建設(shè)。社會保障機構(gòu)是屬于政府單位，管理制度也是由國家統(tǒng)一頒布，國家頒布的制度到真正落實到實際是需要一個過程和時間。國家要充分理解互聯(lián)網(wǎng)信息時代的特征，加強制度化監(jiān)督和落實，在統(tǒng)一基本要求標準的前提下，適當(dāng)?shù)胤艡?quán)，給相關(guān)部門一定的自由創(chuàng)新空間?？紤]到每個地區(qū)的實際情況是有差別的，比如有些地區(qū)經(jīng)濟情況比較落后，就無法做到數(shù)字化檔案管理體系，檔案管理工作要因地制宜，使各個地區(qū)能采用適合自身的管理方式。

2）加強管理機制建設(shè)。第一、強化檔案信息化的關(guān)聯(lián)性，建立全國統(tǒng)一的檔案管理平臺。由于檔案涉及的層面都很廣，基數(shù)內(nèi)容繁多，通過數(shù)字化互聯(lián)網(wǎng)平臺將每份檔案錄入到統(tǒng)一的平臺系統(tǒng)，進行統(tǒng)一的管理和維護。另外。我們還可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)全部程序網(wǎng)上繳費功能，基于網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的聯(lián)動作用，我們可以做到真正的無紙辦公，用戶可以通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，輸入自己的社保賬號，就能進行繳費，簡化繳費程序。第二、建立電子社會保障檔案，社會保障系統(tǒng)的歸屬會與人事動態(tài)息息相關(guān)，會因人事變動而發(fā)生變動，因而在檔案管理中一定要及時保持檔案所有者與檔案管理單位信息的一致性，充分發(fā)揮檔案管理的作用。這個工作就涉及要與企業(yè)社會保障端口進行銜接，確保檔案流程的順利進展與信息的及時傳遞，用最少的時間完成檔案流動信息化的傳遞，避免造成不必要的檔案丟失。第三、保證社會保障檔案管理中信息化數(shù)據(jù)的安全性，國家為了將社會保障工作做到全面覆蓋，采取了分級網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，依托中央、省、市三級網(wǎng)絡(luò)，覆蓋到城鎮(zhèn)和鄉(xiāng)村的基層組織中，達到社會保障業(yè)務(wù)中電子政務(wù)的全覆蓋。與此同時，網(wǎng)絡(luò)管理體系有利于數(shù)據(jù)高效傳遞，數(shù)據(jù)信息能夠安全可靠地運轉(zhuǎn)。

3）加強管理人員隊伍建設(shè)。第一、引進專業(yè)人才。現(xiàn)階段，社會保障已經(jīng)成為我國大學(xué)高校教育體系中的一類專業(yè)，通過教學(xué)任務(wù)與社會實踐，很多大學(xué)生已經(jīng)全面學(xué)習(xí)了社會保障體系的運轉(zhuǎn)流程，高校已經(jīng)為市場培養(yǎng)了一批優(yōu)秀的社會保障方面的相關(guān)人才。檔案管理要想真正地從根源改變現(xiàn)狀，最好的方式就是引進高端技術(shù)人才。把招錄的指標和選擇權(quán)交給市場，由市場根據(jù)其實際需要選拔優(yōu)秀、合適的管理技術(shù)人才，進一步加強專業(yè)技術(shù)人員的隊伍建設(shè)。第二、加強管理技術(shù)性人才的培訓(xùn)。想要強化隊伍的綜合能力，最有效的方法就是進行培訓(xùn)，通過加強管理人員的綜合素質(zhì)和管理技能，改變其管理意識和理念。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該是因地制宜，是切實有效的，要根據(jù)各個地區(qū)內(nèi)不同的情況制定不同的管理模式，將這種管理模式引入到培訓(xùn)課堂中，讓人員隨時都可以互相交流新的思路和方法，為共同進步搭建一個學(xué)習(xí)平臺。

4）運用科學(xué)先進的管理模式。社會保障的檔案具有持續(xù)性，因為是涉及一個人的長期性發(fā)展的過程。一個人從出生到死亡的過程，都是需要受到社會保障體系的依托。個人資料要進行及時、有效地更新與關(guān)注，隨著社會人員實踐活動的不斷拓展，數(shù)據(jù)管理和更新是一個任務(wù)量極大的工程。因此，運用先進的管理模式，將計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化的管理模式充分運用到檔案管理工作中去，進一步促進檔案管理工作的落實。

科學(xué)先進的管理模式，可以有效地提高檔案管理工作的效率，從根本上解決檔案管理中數(shù)據(jù)儲存量較大的問題，采用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化管理也進一步加強各個機構(gòu)之間的工作協(xié)調(diào)。

4 總結(jié)

在新形勢下，社會保障關(guān)乎到我國社會和國家的全面發(fā)展，是國家政府為了保障國民利益，實現(xiàn)全面建成小康社會所采取的一系列有效措施。檔案管理作為社會保障的基礎(chǔ)部分，對實現(xiàn)全面發(fā)展目標具有深遠意義。當(dāng)前社會保障還存在檔案管理機制不健全、檔案管理方式落后、檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。針對這些主要的問題，我們也做了充分的調(diào)查研究，制定出了一系列有效的措施，例如加強檔案管理制度化建設(shè)、加強管理機制建設(shè)、加強管理人員隊伍建設(shè)、運用科學(xué)先進的管理模式，這些有效的措施有利于進一步強化社會保障資源利用服務(wù)，構(gòu)建先進的社會保障檔案管理信息化模式，為加快建設(shè)現(xiàn)代化社會保障檔案管理進程提供有力的保障。

參考文獻

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作者簡介

張慶濤（19704-），男，山東巨野，大專，館員，巨野縣獨山鎮(zhèn)人力資源社會保障所，研究方向：檔案管理。