簡論加強國有企業(yè)檔案管理的策略

王建英

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，我國的國有企業(yè)也進行了不斷的深化改革，這對檔案管理工作就提出了新的要求。檔案管理工作作為國有企業(yè)的重要組成部分，其重要性不言而喻?；诖?，本文將對國有企業(yè)檔案管理進行初步探討，以期助力國有企業(yè)檔案管理工作的開展。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，社會信息化進程的加快，如何做好企業(yè)檔案管理工作就顯得越來越重要?；跉v史原因，國有企業(yè)檔案的保護管理已成為一個普遍性的問題，亟須引起相關(guān)各方高度重視并付諸具體行動，以充分體現(xiàn)檔案存憑留史的價值，彰顯檔案工作服務(wù)企業(yè)，幫助企業(yè)發(fā)展的重要性，為加強國有企業(yè)檔案管理作出積極探索，同時也引發(fā)了工作中的一些思考。

1 加強國有企業(yè)檔案管理的必要性

1）適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求。隨著21世紀的全面到來，市場競爭越來越激烈，國有企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，就要不斷提高自身綜合實力，緊跟時代發(fā)展的步伐與潮流。國有企業(yè)的檔案管理創(chuàng)新工作，是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的、長期的工程，需要耗費大量的人力、物力與財力，才能充分發(fā)揮檔案管理的價值與功能。因此國有企業(yè)就要積極適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，做好檔案管理創(chuàng)新工作，為其拓展更加寬廣的發(fā)展空間。

2）提高檔案管理工作的效率要求。創(chuàng)新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。在國有企業(yè)中，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，就能夠促使國有企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展，擁有源源不斷的發(fā)展動力。通過實踐創(chuàng)新，還能夠提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，促使檔案管理工作的效率與質(zhì)量獲得提高，促使國有企業(yè)獲得長遠發(fā)展。

2 國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1）對檔案管理工作的重要性認識不足。我國的部分國有企業(yè)管理者對檔案管理工作的重要性認識不足，錯誤地認為檔案資料的保存和管理不重要。檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒有安排專業(yè)的管理人員，通常是由其他工作人員兼任或者管理者缺乏專業(yè)的檔案知識。在日常的檔案管理和保存中，沒有專業(yè)的分類和集中管理。

2）檔案管理人員缺乏專業(yè)性。檔案管理工作不是能夠直接迅速產(chǎn)生經(jīng)濟效益的工作，因此，在實際的管理工作中常常被認為不重要。企業(yè)在引進管理人才的時候，經(jīng)常會忽略檔案管理人才這一塊內(nèi)容。通常企業(yè)會選擇非專業(yè)的人員管理檔案，而檔案管理工作內(nèi)容本身比較枯燥，導致人員流動性比較大，同時也導致檔案管理工作交接的不完整。

3）檔案管理信息化水平。在當前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)國有企業(yè)經(jīng)營管理的需要。部分國有企業(yè)沒有隨著信息技術(shù)發(fā)展和更新檔案管理工作方式，嚴重制約著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4）檔案安全問題。檔案信息資源的開發(fā)利用涉及檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權(quán)的侵犯等。大數(shù)據(jù)給國有企業(yè)核心信息的保存和防止破壞、丟失、盜取帶來了技術(shù)上的難題。大數(shù)據(jù)時代信息傳播的速度極快，微博等移動媒體在任何時間都能夠?qū)⑦@些信息發(fā)布到世界各個角落，短時間內(nèi)就能給國有企業(yè)造成巨大影響。因此，如何通過正當?shù)?、合法的手段積極保護國有企業(yè)的核心信息，將成為大數(shù)據(jù)時代國有企業(yè)檔案管理面臨的新問題。

3 加強國有企業(yè)檔案管理的策略

1）增強原有檔案利用率，創(chuàng)新檔案信息資源共享機制。面對新形勢，檔案管理除了管理機制上的創(chuàng)新變化，還需構(gòu)建時代信息設(shè)備，形成網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案信息共享機制，增強原有檔案利用。對于國有企業(yè)檔案管理的信息資源共享，其主要指通過信息溝通把兩個以上或多個信息機構(gòu)進行資源整合，從而擴大原有檔案資源利用率，如一些國有企業(yè)檔案資源過少，可利用檔案信息資源共享機制補全檔案資源，以此提高企業(yè)整體服務(wù)水平，滿足用戶對企業(yè)資源需求。所以，新形勢下，增強原有檔案資源利用率，創(chuàng)新檔案信息資源共享機制至關(guān)重要?？梢哉f，在國有企業(yè)中創(chuàng)新檔案信息資源共享機制可取長補短，帶動其他企業(yè)發(fā)展，提高原有檔案資源利用效率，推動企業(yè)全面發(fā)展。

2）健全檔案信息化管理的規(guī)章制度，在實際的工作中，企業(yè)要加強自身的檔案信息管理的規(guī)章制度，在原有的制度上，結(jié)合實際的情況，不斷地進行完善，確保檔案工作的順利進行。結(jié)合時代發(fā)展的潮流，引入一些新的管理理念和管理制度，制定科學合理的檔案管理制度，是提國有企業(yè)管理工作水平的重要保障，加強檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。從資料的收集到最終檔案的借閱，都需要對每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，確保檔案的內(nèi)容完整無損。除此之外，企業(yè)要加強工作人員重視檔案管理工作的相關(guān)意識，在工作時，嚴格遵循企業(yè)的規(guī)章制度進行操作，提升國有企業(yè)的檔案管理水平。

3）加大信息化的投入力度。21世紀是信息化、數(shù)字化時代，因此國有企業(yè)檔案管理在創(chuàng)新發(fā)展中，也需要緊跟時代發(fā)展的步伐與潮流，將先進的科學信息技術(shù)應(yīng)用其中。首先要實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部無線網(wǎng)與局域網(wǎng)的全面覆蓋，促使各個部門、各個崗位的工作方法都實現(xiàn)信息化與智能化。方便檔案管理人員第一時間搜集準確、全面的信息資料，然后展開整理、歸納、分析、保存與運用。其次要借助云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，建立數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)的檔案資料存入到數(shù)據(jù)庫中。方便各個崗位職工的使用，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置與數(shù)據(jù)共享。最后要做好軟件設(shè)備的定期升級、硬件設(shè)備的定期更新。并且通過用戶名與登錄密碼的設(shè)置，保障檔案資料的準確無誤;通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)的使用，防止檔案資料丟失與損壞;加強與專業(yè)維修人員的合作，定期進行殺毒升級，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4）增強檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。由于檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)對于檔案管理這一工作的影響較大，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，就成為提高檔案質(zhì)量和效率的主要途徑。為了加強檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，首先要從根源上改變檔案管理人員整體素質(zhì)較差的情況，因此企業(yè)在人員招聘的過程中，應(yīng)該嚴格把關(guān)，以員工的能力和素質(zhì)作為衡量標準，選擇和錄用合適的員工。此外，為了提高已有工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，企業(yè)應(yīng)該定期舉辦企業(yè)文化活動，并定期對工作人員進行檔案管理知識的普及、培訓，同時，對員工進行法律方面的培訓和相關(guān)制度的培訓，以此提高員工的能力，提高員工的工作質(zhì)量和工作效率。

5）要充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)職能。國有企業(yè)在進行檔案管理工作是由于缺乏重視程度，因此也無法充分發(fā)揮檔案管理工作的應(yīng)有價值，為了實現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新，也應(yīng)該提升檔案管理工作的服務(wù)水平，應(yīng)該充分的借助于網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行檔案管理，這樣才能夠及時的向企業(yè)員工們進行各種檔案資料的提供以及數(shù)據(jù)的查詢，從而充分發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)有價值，為國有企業(yè)的發(fā)展提供強有力的數(shù)據(jù)資料，促進國有企業(yè)占領(lǐng)市場、實現(xiàn)新的發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，企業(yè)檔案管理是國有企業(yè)管理體系的重要組成部分，檔案作為重要的信息資源，已經(jīng)成為企業(yè)的無形資產(chǎn)，加強檔案管理工作中各個管理渠道的整合與規(guī)范，切實創(chuàng)新檔案管理模式，結(jié)合自身企業(yè)檔案的特點，有效的開發(fā)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，才能更好的推動企業(yè)騰飛，再造輝煌。

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